۱۱ نکته برای مدیریت موثر کارکنان از راه دور

۱. انتظارات فوری و واضح را تعیین کنید

بخش بزرگی از مدیریت تیم های راه دور این است که مطمئن شوید کارکنان از راه دور شما دقیقاً انتظارات شما را می دانند. به عنوان مثال، به آن‌ها بگویید هر چند وقت یک‌بار می‌خواهید چک‌این کنند، آیا می‌خواهید قبل از پایان روز کاری‌شان، پایه را لمس کنند و آیا باید زمان خود را پیگیری کنند. در حالی که برخی از رهبران انتظار دارند روزانه از هر یک از اعضای تیم به روز رسانی شود، برخی دیگر ممکن است از یک جلسه توجیهی هفتگی راضی باشند. با اطلاع دادن به تیم خود از قبل از آنچه از آنها می خواهید، می توانید مطمئن شوید که همگام هستید.

مطالب مرتبط: راهنمای مدیریت افراد: تعریف، نکات و مهارت ها

۲. استراتژی ارتباطی خود را مستند کنید

علاوه بر به اشتراک گذاشتن انتظارات با هر یک از اعضای تیم به صورت جداگانه، همچنین مهم است که فرآیند ارتباط خود را مستند کنید تا کارمندان از راه دور چیزی برای ارجاع داشته باشند. برای مثال، نوع سؤالات یا مسائلی را که نیاز به یک جلسه گروهی یا تماس ویدیویی را در مقابل یک پیام یا ایمیل سریع ضروری می کند، مشخص کنید. جزئیات مربوط به زمان و پاسخگویی را ارائه دهید، مانند اینکه چه مدت انتظار دارید در ساعات کاری به یک ایمیل پاسخ دهید.

۳. تا آنجا که ممکن است درگیر باشید

حداقل یک بار در روز، چه از طریق ایمیل، پیام فوری، تماس تلفنی یا چت تصویری، لحظه ای را صرف تعامل مستقیم با کارمندان از راه دور کنید. هر چه بیشتر بدون تماس با این کارمندان ادامه دهید، احتمال اینکه آنها احساس کنند کنار گذاشته شده و از کار خود جدا می شوند بیشتر می شود – که ممکن است منجر به عملکرد ضعیف و جابجایی شود. تعامل مداوم با هر یک از اعضای تیم، چه آنها به صورت دورکار کار کنند یا نه، باعث می شود که آنها احساس انگیزه ، مشارکت و ارزشمندی داشته باشند.

۴. جلسات منظم تیم را برنامه ریزی کنید

صرف نظر از اینکه نیروی کار شما تا حدی یا کاملاً از راه دور باشد، تنظیم جلسات منظم گروهی، رویدادهای مجازی زنده و فعالیت‌های تیم‌سازی مجازی برای تقویت حس اتحاد و کمک به پیوند کارکنان ضروری است. این جلسات می تواند به کارمندان کمک کند تا یکدیگر را بشناسند، ارتباطات ایجاد کنند و تمایل بیشتری به همکاری و برقراری ارتباط منظم با یکدیگر داشته باشند. علاوه بر این، جلسات تیم به کارگران از راه دور این فرصت را می دهد تا ایده های خود را به اشتراک بگذارند و ارتباطات نادرست در مورد جزئیات پروژه، ضرب الاجل ها و انتظارات را برطرف کنند.

با این حال، حتماً مراقب «خستگی زوم» باشید، اصطلاحی که برای توصیف فرسودگی یا خستگی مرتبط با استفاده بیش از حد از جلسات ویدیویی استفاده می‌شود. استفاده از روش‌های ارتباطی جایگزین (مانند ایمیل، برنامه‌های پیام‌رسان، تماس‌های تلفنی)، پشتیبانی از زمان انتقال بین جلسات و اختیاری کردن برخی جلسات اجتماعی، همه چیزهایی هستند که می‌توانید برای کمک به مبارزه با خستگی زوم انجام دهید.

۵. شفاف باشید

کارمندان اغلب به رهبران به عنوان نمونه ای از نحوه رفتار در محل کار نگاه می کنند. به عنوان مثال، اگر شما باز و صادق باشید، به احتمال زیاد با شما روراست و صادق هستند. با تبدیل شفافیت به بخشی از فرهنگ تیم خود ، اعتمادسازی با همه کارمندان آسان‌تر می‌شود و اطمینان حاصل می‌شود که آنها احساس راحتی می‌کنند با هر سؤال یا نگرانی به سراغ شما بیایند.

فقط مطمئن شوید که شفافیت شما به طور یکسان برای همه اعضای تیم گسترش می یابد. به عنوان مثال، اگر اخباری برای به اشتراک گذاشتن دارید، مطمئن شوید که به همه اعضای تیم به طور همزمان اطلاع دهید. به این ترتیب، کارمندان از راه دور شما احساس نمی کنند که آخرین نفری هستند که در مورد آنچه در دفتر اتفاق می افتد می شنوند، یا اینکه شما عمداً اطلاعات را از آنها مخفی می کنید.

۶. با هر یک از اعضای تیم یک رابطه قوی ایجاد کنید

هنگام مدیریت کارمندان از راه دور، آنها را مانند کارمندان غیر از راه دور خود بشناسید، از جمله سرگرمی ها، علایق و آرزوهای شغلی آنها . در حالی که ممکن است در حین یک تماس یا چت تصویری برای تمرکز بر کسب و کار تحت فشار باشید، همیشه چند دقیقه را برای صحبت های کوچک در ابتدا یا انتهای جلسات خود اختصاص دهید – درست مانند جلسات حضوری. صرف پرسیدن در مورد تعطیلات آخر هفته کارمند، گپ زدن در مورد خانواده آنها یا پرس و جو در مورد برنامه های آنها برای تعطیلات آینده می تواند به آنها کمک کند با شما احساس راحتی بیشتری کنند و ارتباط شخصی برقرار کنند. در واقع، یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۸ نشان داد که کارمندانی که دوستی و ارتباطات شخصی در محل کار دارند، درگیر و انگیزه بیشتری برای انجام کارهای عالی هستند.

۷. از فناوری برای غلبه بر مرزهای جغرافیایی استفاده کنید

ابزارها و فناوری های مهمی که برای مدیریت نیروی کار از راه دور به آنها نیاز دارید عبارتند از ابزارهای چت و همکاری تیمی (به عنوان مثال، Slack)، نرم افزار کنفرانس ویدیویی، ابزارهای اشتراک صفحه نمایش، سیستم های مدیریت پروژه برای پیگیری کارهای مهم، برنامه های ردیابی زمان و موارد دیگر.

همان فناوری که شرکت شما برای فعال کردن کار از راه دور استفاده می‌کند، می‌تواند برای ایجاد یک جامعه نیز مورد استفاده قرار گیرد. از ابزارهایی برای تعاملات بیشتر رو در رو استفاده کنید و فضاهایی ایجاد کنید – مانند کانال‌های پیام‌رسان فوری جداگانه یا انجمن‌های آنلاین – که در آن کارمندان می‌توانند در زمان استراحت در مورد موضوعات غیر مرتبط با کار بحث کنند.

ایده دیگر این است که یک نسخه از راه دور از هر کاری که به صورت محلی انجام می دهید ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر سنت در دفتر خواندن “تولدت مبارک” برای کارمندان دارید، حتماً همین کار را برای کارمندان از راه دور با جمع کردن تیم برای یک تماس ویدیویی انجام دهید.

۸. زمانی را برای مکالمات منظم فردی اختصاص دهید

هنگامی که مشغول هستید، لغو یا به تعویق انداختن رویدادهای به ظاهر غیر ضروری مانند مکالمات یک به یک آسان است. با این حال، این جلسات برای مدیریت موثر تیم های راه دور بسیار مهم هستند. دلیلش این است که کارمندان از راه دور اغلب به‌روزرسانی‌های کوچک و جلسات موقتی را که در طول روز اتفاق می‌افتند از دست می‌دهند و ممکن است به‌اندازه کارمندان محلی به‌روز نباشند. تمام تلاش خود را بکنید تا جلسات انفرادی را به صورت هفتگی یا دوهفته ای به طور همزمان برگزار کنید و به هر یک از کارمندان از راه دور حداقل نیم ساعت توجه خود را اختصاص دهید تا بتوانید بازخورد بدهید و آنها بتوانند سوالاتی بپرسند و مطرح کنند. نگرانی ها و یا به اشتراک گذاشتن ایده های خود.

۹. کارکنان از راه دور را مستثنی نکنید

وقتی کارمندان در یک محیط اداری با هم کار می کنند، مکالمات به صورت ارگانیک اتفاق می افتد. چت‌های به اصطلاح «آب‌کولر» می‌توانند به مکالمات مهمی تبدیل شوند که در آن شما یا یکی از اعضای تیمتان اطلاعات مهمی را به اشتراک می‌گذارید. هنگامی که این مکالمات توسعه یافت، مطمئن شوید که پیام را در اسرع وقت به کارمندان از راه دور خود منتقل کنید.

اگر کارمندان از راه دور را از بحث‌های معنی‌دار درباره اهداف، چشم‌اندازها و/یا برنامه‌های شرکت کنار بگذارید، ممکن است شروع به احساس بیگانگی و کم‌ارزش شدن کنند. نظرسنجی های رضایت کارکنان را به صورت دوره ای ارسال کنید تا میزان احساس کارکنان از راه دور را در مورد محیط کاری خود ارزیابی کنید.

۱۰. ریزمدیریت نکنید

بخشی از جذابیت کار از راه دور برای کارمندان، استقلال است. اما وقتی در کنار کارمندان خود نمی‌نشینید، به راحتی می‌توانید تصور کنید که آنها کار نمی‌کنند یا به وظایفی که محول کرده‌اید پایبند هستند. این می تواند به سرعت به رفتار مدیریت خرد تبدیل شود که در آن رهبران کارکنان از راه دور را با ارتباطات بمباران می کنند و به طور مداوم گزارش های پیشرفت را درخواست می کنند.

با این حال، مدیریت خرد کارمندان از راه دور می تواند برای هر دو طرف استرس زا باشد و باعث شود کارمندان احساس کنند برای انجام کارشان به آنها اعتماد ندارند. درعوض، به جای فعالیت قابل مشاهده و ساعات کار، بر نتایج و اهداف تمرکز کنید. تا زمانی که کارمند کار خود را به خوبی و به موقع انجام می دهد، ممکن است سبک کاری آنها بی ربط باشد.

در عین حال، مهم است که کارکنان از راه دور با اتلاف وقت و نادیده گرفتن حجم کاری خود از استقلال خود استفاده نکنند. برخی از کارمندان ممکن است انضباط خود را برای کار از راه دور نداشته باشند، و بسیار مهم است که قبل از اینکه بر بهره وری تیم تأثیر بگذارد، سریعاً این رفتار را تشخیص دهید.

بیشتر بخوانید: چگونه از مدیریت خرد در محیط کار جلوگیری کنیم

۱۱. یک خط مشی “در باز” ایجاد کنید

کارمندان از راه دور ممکن است با تماس با شما خارج از زمان‌های جلسه برنامه‌ریزی‌شده، احساس کنند که مزاحم شما می‌شوند، به خصوص اگر در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنید. برای جلوگیری از این امر، یک خط مشی “درهای باز” ایجاد کنید که در آن کارکنان از راه دور و غیر از راه دور می توانند در هر زمان با شما تماس بگیرند. در حالی که ممکن است نتوانید بلافاصله پاسخ دهید، مطمئن شوید که کارمندان شما می دانند که چیزی به نام ارتباط زیاد وجود ندارد.

و به یاد داشته باشید: در حالی که کارمندان در دفتر می توانند ببینند که شما در جلسات هستید، در هنگام ناهار یا خارج از دفتر هستید، کارکنان از راه دور هیچ راهی ندارند که بدانند آیا در محل کار خود هستید یا نه. اگر زمانی که یک کارمند از راه دور تلاش می کند با شما تماس بگیرد، در دسترس نیستید، سعی کنید در اسرع وقت پاسخ دهید.

سوالات متداول در مورد مدیریت کارکنان از راه دور

چگونه می توانم کارمندانی را که از راه دور کار می کنند نظارت کنم؟

در حالی که مهم است از مدیریت خرد کارمندان از راه دور خودداری کنید، اما همچنان باید بدانید که آنها در طول ساعات کاری در حال انجام چه کاری هستند. با تعیین ضرب‌الاجل‌ها، درخواست از کارمندان برای به‌روزرسانی‌های روزانه یا هفتگی در مورد پیشرفت یک کار یا پروژه و/یا استفاده از ابزارها و برنامه‌های ردیابی زمان، بر کارمندان از راه دور خود نظارت کنید.

آیا کارگران از راه دور بازده کمتری دارند؟

طبق یک نظرسنجی توسط بازار اجتماعی airtasker، کارمندان از راه دور ۱.۴ روز بیشتر در هر ماه (یا ۱۶.۸ روز بیشتر در سال) نسبت به افرادی که در یک محیط اداری مشغولند، کار می کنند. با این حال، بهره وری کارمندان از راه دور شما به عوامل مختلفی بستگی دارد، مانند نوع کار، اگر آنها دارای یک سیستم WFH راحت هستند، تعداد موارد حواس پرتی آنها در خانه (مانند حیوانات خانگی، کودکان)، نوع شخصیت آنها، محل کار، ترجیحات و خیلی بیشتر راه‌های بهبود بهره‌وری تیم از راه دور عبارتند از: تشویق کارمندان به استراحت منظم، ارائه کمک هزینه کار از راه دور برای پرداخت هزینه راه‌اندازی دفتر خانه، تعیین اهداف SMART و ایجاد فرصت‌هایی برای تیم شما برای ارتباط از طریق فعالیت‌های اجتماعی.

چگونه به کارکنان از راه دور انگیزه می دهید؟

با انگیزه نگه داشتن کارکنان از راه دور می تواند تأثیر مستقیمی بر شادی و بهره وری آنها داشته باشد و می تواند نرخ ماندگاری را افزایش دهد. برای نشان دادن بهترین کارمندان از راه دور، فرصت‌های آموزشی در مورد چگونگی کار موثر از خانه ارائه دهید، اهداف روشن و مسیری را برای پیشرفت شغلی ارائه دهید، بازخورد مثبت و شناسایی کنید و خطوط ارتباطی را باز نگه دارید.

اگر به مدیریت کارمندان از راه دور عادت ندارید، می تواند یک منحنی یادگیری باشد. با این حال، با پیروی از این ۱۱ نکته، می توانید یک سیستم مدیریت از راه دور کارآمد ایجاد کنید، ارتباطات را تسهیل کنید و اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان ابزارهای مناسب برای موفقیت هر چه بیشتر در اختیار دارند.