طرح بهبود مستمر محل کار: تعریف، تکنیک ها و مثال ها

رهبران اغلب به دنبال راه هایی برای ایجاد رشد شرکت هستند و وظیفه دارند از پیشرفت به سمت اهداف جدید و موجود اطمینان حاصل کنند. این نوع تفکر را می توان با «برنامه بهبود مستمر محل کار» ساختار داد، که دائماً کسب و کار را برای رسیدن به اهداف جدید به چالش می کشد.

در این مقاله بهبود مستمر را با تکنیک هایی در مورد نحوه استفاده از آن در محیط کار تعریف می کنیم. ما همچنین نمونه هایی از برنامه های بهبود مستمر محیط کار را بررسی خواهیم کرد.

بهبود مستمر چیست؟

بهبود مستمر استراتژی است که تمرکز شرکت را بر بهبود شیوه مدیریت عملکردهای تجاری حفظ می کند. رهبران ممکن است علاوه بر اهداف سه ماهه و سالانه، اهداف کوچکی را برای دستیابی به هر ماه تعیین کنند. این شرکت را به حرکت رو به جلو و ایجاد شتاب حفظ می کند. چندین تکنیک مختلف وجود دارد که می توانید برای توسعه برنامه های بهبود مستمر از آنها استفاده کنید.

مرتبط:  تعیین اهداف برای بهبود شغل خود

چگونه یک فرهنگ بهبود مستمر در محل کار ایجاد کنیم

برای ایجاد فرهنگ بهبود مستمر موفق در محل کار خود می توانید این پنج مرحله را دنبال کنید:

۱. روش مناسب را انتخاب کنید

روش های بهبود مستمر زیادی وجود دارد که می توانید متناسب با نیازهای محل کار خود انتخاب کنید.

برخی از تکنیک های بهبود خاص عبارتند از:

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

اولین مرحله در فرآیند جمع آوری داده ها و اطلاعات، مرحله “طرح” است. در مرحله «انجام»، طرح خود را در مقیاس کوچک اجرا خواهید کرد. پس از یک دوره زمانی تعیین شده، نتایج روش خود را در مقیاس کوچک «بررسی» کرده و هرگونه تنظیمات مورد نیاز را انجام خواهید داد. برای «عمل کردن»، راه حل یا روش خود را در مقیاس کامل اعمال خواهید کرد. می توانید هر چند وقت یکبار که لازم است این روند را تکرار کنید.

نقشه برداری جریان ارزش

این روش به تیم ها اجازه می دهد تا تصویری از فرآیند یا روش ایجاد کنند. آنها اطلاعاتی در مورد وضعیت فعلی پروژه یا فرآیند خود جمع آوری می کنند، سپس مراحلی را که برای رسیدن به یک هدف پیشنهادی باید بردارند، ترسیم می کنند. نقشه برداری جریان ارزش یک روش ناب است، به این معنی که به تیم ها کمک می کند تا زمان و منابع اتلاف را شناسایی و حذف کنند تا فرآیندها سریعتر و آسان تر شود.

استراتژی ۵S

استراتژی ۵S که از ژاپنی ترجمه شده است شامل «مرتب‌سازی»، «به‌ترتیب»، «درخشش»، «استاندارد کردن» و «پایداری» است. در مرحله «مرتب‌سازی»، منابع غیرضروری را شناسایی و از فرآیند حذف خواهید کرد. پس از جمع آوری منابع لازم، آنها را به گونه ای سازماندهی خواهید کرد که در مکان های مناسب قرار گیرند. “درخشش” شامل تمیز کردن و سازماندهی منظم فضای کاری شما برای حفظ جریان کاری روان است. هنگامی که «استانداردسازی» می کنید، فرآیندهای خاصی را برای سازماندهی کردن فضای کاری خود ایجاد خواهید کرد. مرحله آخر، “پایداری” به این معنی است که به کارمندان اجازه می دهید روش های خود را مدیریت کنند.

۲. رشد را رصد کنید

شما باید به طور منظم رشد را زیر نظر داشته باشید تا تأیید کنید که تیم ها به اهداف عملکردی دست یافته اند. جلسات منظمی برگزار کنید تا مطمئن شوید که همه با اهداف احساس راحتی می کنند و منابع مورد نیاز خود را در اختیار دارند. اطمینان حاصل کنید که برای هر هدف عملکردی ضرب الاجل خاصی دارید تا اعضای تیم بتوانند جدول زمانی داشته باشند.

۳. اهداف قابل مدیریت تعیین کنید

تعیین اهداف کوچک و واقع بینانه برای موفقیت یک تیم ضروری است. مدیریت کردن اهداف، کارکنان را برای دستیابی به آنها تشویق و ترغیب می کند. به عنوان مثال، یک هدف واقع بینانه برای یک تیم خدمات مشتری، افزایش رضایت مشتری تا پایان سه ماهه تا ۵ درصد است. در پاسخ، آنها می توانند ارتباطات مشتری را بهبود بخشند و از آنها درخواست کنند که پس از هر تعامل بازخورد ارائه کنند.

مطلب مرتبط: ویژگی های یک هدف خوب چیست؟

۴. از کارکنان بازخورد بخواهید

داشتن یک تیم متعهد بسیار مهم است و همه اعضای تیم باید نقش فعالی داشته باشند. درخواست منظم از اعضای تیم برای به اشتراک گذاشتن پیشرفت و ناکامی‌های خود می‌تواند به شما کمک کند تا تنظیمات را انجام دهید و در صورت لزوم راهنمایی ارائه دهید. کارمندان همچنین ممکن است ایده های جدیدی برای رسیدن به اهدافی داشته باشند که برای شما آشکار نبوده است.

۵. تیم را به طور منظم به روز کنید

با به‌روزرسانی به موقع پروژه‌ها و اهداف، تیم خود را تشویق کنید. هر هفته تیم را در مورد پیشرفت به‌روزرسانی کنید تا ببینند کارشان چگونه بر اهداف تأثیر می‌گذارد. این می تواند آنها را برانگیزد تا روی وظایف خود متمرکز بمانند و به سرعت به هر مشکلی که باید رسیدگی کنند رسیدگی کنند.

مطالب مرتبط:  ۱۰ سبک رایج رهبری

نمونه های بهبود مستمر

در اینجا دو نمونه از روش های بهبود مستمر آورده شده است:

۱. افزایش فروش

یک شرکت هدفی را برای افزایش فروش تعیین می کند، بنابراین مدیر بخش فروش با تیم خود ملاقات می کند تا در مورد جدول زمانی و چگونگی دستیابی به هدف صحبت کند. وقتی مدیر یک ماه بعد جلسه دیگری برگزار می کند، متوجه می شود که نیمی از فروش هایی را که امیدوار بودند داشته باشند، دارند. مدیر درخواست بازخورد در مورد فرآیند می کند تا ببیند آیا می تواند آن را بهبود بخشد یا خیر.

چندین کارمند اشاره می‌کنند که فکر نمی‌کنند تکنیک‌های فروش فعلی مفید هستند، بنابراین تیم با هم کار می‌کنند تا روش جدیدی را برای امتحان ایجاد کنند. مدیر برنامه دارد تا دو ماه دیگر دوباره با تیم دیدار کند. تنها پس از یک ماه، مدیر متوجه می شود که تیم ۵۰ درصد بیشتر از آنچه پیش بینی شده بود فروخته است.

۲. محصولات را بهبود بخشید

یک شرکت نرم‌افزاری محصول جدیدی دارد که وارد بازار می‌شود و تیم تضمین کیفیت باید قبل از عرضه عمومی آن را تأیید کند که خوب کار می‌کند. این تیم از رویکردهای مختلفی برای آزمایش عملکردهای خود به طور مداوم استفاده می کند. هنگامی که آنها با یک خطا مواجه می شوند، تیم برای بحث در مورد آنچه که می تواند باعث آن شود و روش های آزمایشی جدید ایجاد می کند، گرد هم می آیند. آنها این فرآیند آزمایش برنامه و امتحان ایده های جدید را تا زمانی که برنامه عاری از خطا باشد، تکرار می کنند.