راهنمای مدیریت افراد: تعریف، نکات و مهارت ها

مدیریت کارآمد افراد یک کیفیت ضروری برای رهبران فعلی و مشتاق است که هدفشان بهبود ارتباطات در محل کار و آماده سازی کارکنان برای موفقیت است. بررسی مهارت‌هایی که مدیریت افراد را تشکیل می‌دهند می‌تواند به شما در کشف نقاط قوت و شناسایی زمینه‌های بهبود کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، ما بررسی می‌کنیم که مدیریت افراد چیست و چگونه می‌توان مهارت‌هایی را توسعه داد که برای مدیریت افراد با کیفیت در محیط کار حیاتی هستند.

مدیریت مردم چیست؟

مدیریت افراد فرآیند آموزش، ایجاد انگیزه و هدایت کارکنان برای بهینه سازی بهره وری در محل کار و ارتقای رشد حرفه ای است. رهبران محل کار، مانند رهبران تیم، مدیران و روسای بخش از مدیریت افراد برای نظارت بر گردش کار و افزایش عملکرد کارکنان هر روز استفاده می کنند.

مدیریت افراد در بسیاری از موقعیت‌های محل کار مفید است، مانند موارد زیر:

رسیدگی به تعارضات بین فردی

مدیران و کارکنان در پست های رهبری نقش مهمی در حل تعارض دارند. مدیریت مؤثر افراد می تواند به شما کمک کند تا در تعارضات بین کارکنان به گونه ای میانجیگری کنید که همکاری و احترام را ارتقاء دهد.

آموزش کارکنان پیشرو

به عنوان یک رهبر در محل کار، ممکن است مسئول جذب کارکنان جدید و مربیگری کارکنان فعلی در فرآیندهای به روز باشید. شما می توانید از عناصر مدیریت افراد برای ارائه بازخورد سازنده و راهنمایی کارکنان استفاده کنید تا بتوانند در موقعیت های خود موفق شوند.

مدیریت ضرب الاجل

هدایت کارکنان شامل تعیین وظایف و ایجاد اهداف قابل دستیابی است. مدیریت مؤثر افراد می تواند به شما کمک کند منابع تیم خود را ارزیابی کرده و ضرب الاجل های واقع بینانه ای تعیین کنید که پیشرفت را تشویق می کند.

فرهنگ شرکت ساختمانی

موقعیت رهبری شما ممکن است به شما این امکان را بدهد که تأثیر مثبتی بر محیط کاری خود داشته باشید. شما می توانید از مسئولیت های مدیریت افراد خود برای ایجاد رابطه با کارمندان استفاده کنید. همچنین می‌توانید از تیم خود درباره دیدگاه‌شان درباره شرکت بازخورد بخواهید، و سپس آن بازخورد را به تغییرات عملی در فرهنگ شرکت تبدیل کنید که هر کارمند می‌تواند به توسعه آن کمک کند.

مهارت های ضروری مدیریت افراد

مدیریت افراد به چندین مهارت نرم نیاز دارد، از جمله مهارت‌هایی که می‌تواند منجر به ارتباطات باز و صادقانه و همچنین بهبود تجربه کارکنان شود. هر یک از این مهارت ها می تواند به شما در تعامل با کارمندان و انجام وظایف سازمانی بهتر کمک کند.

در اینجا هشت مهارت ضروری مدیریت افراد وجود دارد که باید در محل کار خود بگنجانید:

1. توانمند سازی کارکنان
2. گوش دادن فعال
3. حل تعارض
4. انعطاف پذیری
5. صبر
6. ارتباط شفاف
7. اعتماد کنید
8. سازمان

۱. توانمندسازی کارکنان

توانمندسازی کارمندان به آنها کمک می کند تا مهارت های جدیدی را توسعه دهند و بهره وری بیشتری داشته باشند. مهم است که کارکنان جدید را به خوبی آموزش دهیم و دانش و منابع مورد نیاز برای انجام وظایف محوله و ادامه یادگیری را به آنها ارائه دهیم.

سایر جنبه های مهم توانمندسازی کارکنان عبارتند از:

• ارائه بازخورد سازنده برای تشویق مهارت‌سازی
• در دسترس بودن برای سوالات یا آموزش های اضافی
• اجازه دادن به آنها برای تنظیم گردش کار یا فرآیندهای استاندارد در صورتی که بهره وری آنها را بهبود بخشد
• تشویق آنها به گذراندن دوره های آموزشی اضافی و فرصت های یادگیری
• حمایت از آنها یا مدیریت پروژه های چالش برانگیز

۲. گوش دادن فعال

گوش دادن فعال، تمرین گوش دادن به سخنران برای درک کامل دیدگاه، سؤال یا نگرانی او قبل از پاسخ دادن است. شنوندگان فعال حواس‌پرتی را حذف می‌کنند، تماس چشمی را حفظ می‌کنند و نشانه‌های کلامی یا غیرکلامی را برای نشان دادن مشارکت و درک خود ارائه می‌کنند.

هنگامی که کارمندی با سوال یا مشکلی به سراغ شما می آید، از نشانه های غیرکلامی مانند تکان دادن سر برای نشان دادن مشارکت خود در حین صحبت استفاده کنید. با تکرار خلاصه ای از درک خود از پیام آنها، متفکرانه پاسخ دهید. اگر متوجه شده اید، می توانید سؤالات بعدی را بپرسید تا در مورد نیاز آنها بیشتر بدانید. همچنین می توانید بیان کنید که با تجربه آنها همدلی می کنید تا مطمئن شوید که آنها را درک می کنید و به آنها احترام می گذارید. این تکنیک های گوش دادن فعال منجر به مدیریت افراد با کیفیت می شود که تعاملات مثبت را در محل کار ترویج می کند.

۳. حل تعارض

مهارت های خوب حل تعارض می تواند به حل چالش های بین فردی کمک کند. شما می توانید موقعیت را تجزیه و تحلیل کنید و تشخیص دهید که دلایل درگیری ممکن است چیست. اگر ارتباط نادرست یا نظرات متفاوتی وجود دارد، می توانید بین طرف های مخالف میانجیگری کنید و به آنها کمک کنید تا مصالحه کنند یا به تفاهم جمعی برسند. پس از میانجیگری، وضعیت را زیر نظر بگیرید تا مطمئن شوید که درگیری به طور کامل حل شده است و از وقوع مجدد آن جلوگیری کنید.

۴. انعطاف پذیری

دانستن اینکه چه زمانی باید انعطاف پذیر بود و چه زمانی باید کارکنان را با قاطعیت هدایت کرد، یکی از جنبه های مهم مدیریت موثر افراد است. شما می‌توانید انعطاف‌پذیری در سبک مدیریت خود را با برآوردن نیازهای فردی کارکنان – مانند برنامه‌های قابل تنظیم یا گزینه‌های کار از راه دور – نشان دهید و به کارکنان اجازه دهید گردش کار فردی خود را تنظیم کنند تا بتوانند تا حد امکان سازنده باشند. شما باید نتایج فرآیند کارمند را ارزیابی کنید تا از کارایی آن اطمینان حاصل کنید و در صورت امکان بهینه سازی، به آنها کمک کنید تا روند را اصلاح کنند.

به عنوان مثال، اگر یکی از کارمندان شما ترجیح می دهد وظایف مرتبط را به صورت دسته جمعی انجام دهد در حالی که کارمند دیگری بین وظایف مختلف به جلو و عقب حرکت می کند، نتایج هر کارمند را تجزیه و تحلیل کنید. اگر هر دو کارمند با استفاده از فرآیندهای مربوطه خود بیشترین بهره وری را دارند، می توانید آنها را تشویق کنید که به استفاده و بهبود سیستم های خود ادامه دهند. حتی ممکن است از آنها بخواهید که فرآیندهای فردی خود را به سایر کارمندان نشان دهند تا گردش کار کل تیم را بهینه کنند. اگر به نظر می‌رسد کارمندی با شخصی‌سازی فرآیند خود مشکل دارد، می‌توانید او را در مراحل استاندارد راهنمایی کنید و به او کمک کنید تا بفهمد چه چیزی برای او بهتر است.

۵. صبر

صبر یک مهارت مهم مدیریت افراد است که از مهربانی، احترام و همدلی استفاده می کند و در عین حال به دیگران کمک می کند تا بر موانع غلبه کنند. هنگام آموزش کارکنان جدید، آموزش فرآیندهای جدید، رسیدگی به تعارضات یا حل مشکلات می توانید از صبر استفاده کنید. هنگامی که کارکنان می توانند به مدیران خود اعتماد کنند که صبور باشند، به احتمال زیاد برای اطمینان از درک دستورالعمل ها و افزایش کیفیت کار خود، توضیح می خواهند.

به عنوان مثال، اگر یک کارمند به پرسیدن سؤالات در مورد یک فرآیند ادامه دهد، شما باید به راهنمایی خود ادامه دهید و در عین حال راه های جدیدی را برای انتقال بهتر پیام خود امتحان کنید. ارائه مثال‌های متعددی را در نظر بگیرید که دستورالعمل‌های شما را روشن و نشان می‌دهد، یا در صورت امکان دستورالعمل‌های تایپ‌شده را با نمودارهای بصری ترکیب کنید.

از صبر و حوصله در محل کار استفاده کنید تا کارکنان را تشویق کنید تا در صورت نیاز همیشه درخواست کمک کنند.

۶. ارتباط شفاف

ارتباط یک مهارت ضروری مدیریت افراد است که اعضای تیم را قادر می‌سازد تا در حل مشکلات، ایده‌های جدید و سازگاری با تغییرات جدید با یکدیگر همکاری کنند. توانایی شما در برقراری ارتباط واضح با همکارانتان می تواند به شما کمک کند تا عضو تیم بهتری باشید.

ارتباط موثر را با استفاده از زبانی واضح و ساده تمرین کنید تا هر گیرنده پیام شما را بفهمد. برای جلوگیری از موانع رایج ، مانند اطلاعات زیاد در یک زمان یا اصطلاحات غیرقابل دسترس، روش ارسال پیام خود را تجدید نظر کنید  . به کارمندان خود اجازه دهید سؤالات روشنگری بپرسند، و مستقیماً تأیید کنید که هر یک از اعضای تیم شما اطلاعات را درک می کنند تا هیچ گونه ارتباط نادرستی وجود نداشته باشد.

۷. اعتماد

اعتماد به این معناست که باور داشته باشید در زمانی که به آن نیاز دارید، می‌توانید به توانایی‌ها، کمک‌ها یا توصیه‌های کسی اعتماد کنید. ایجاد اعتماد به تیم شما کمک می کند تا کارآمدتر و سازنده تر با هم کار کنند. تیم ها باید بتوانند اعتماد کنند که رهبر آنها از آنها حمایت می کند و به کار سخت آنها اعتقاد دارد. رهبران باید بتوانند اعتماد کنند که تیم آنها می تواند وظایف را به درستی و به موقع انجام دهد.

شما می توانید با انجام مطمئن وظایف خود و نشان دادن مهارت های فنی زمانی که کارمندان درخواست کمک می کنند، اعتماد ایجاد کنید. همچنین وقتی بازخورد سازنده ای ارائه می دهید که به اعضای تیم کمک می کند تا مهارت ها و کیفیت کار خود را بهبود بخشند، می توانید اعتماد را تقویت کنید.

۸. سازمان

مدیریت یک تیم شامل انجام چندین کار مختلف در حال انجام به طور همزمان است. سازماندهی یک مهارت مهم مدیریت افراد است که به شما کمک می کند بهره وری تیم خود را پیگیری و حفظ کنید. نشانه های سازماندهی مؤثر عبارتند از:

• پاسخگویی سریع به ایمیل ها، درخواست های تایید و سوالات
• نگه داشتن یک تقویم برای پیگیری فعالانه ضرب الاجل ها
• برگزاری جلساتی که به طور موثر در مورد اطلاعات بحث می کنند
• تخصیص صحیح وظایف به اعضای تیم

چگونه مهارت های مدیریت افراد خود را توسعه دهید

اگر بتوانید مهارت های مدیریت افراد خود را نشان دهید، می توانید کاندیدای قوی تری برای نقش های رهبری آینده شوید. شناسایی نقاط قوت و زمینه های بهبود می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید کدام مهارت های متمایز را رشد دهید. استفاده از این استراتژی ها را برای توسعه مهارت های مدیریت افراد خاص در نظر بگیرید:

۱. مهارت های فردی را برای تمرکز بر روی آنها انتخاب کنید

مدیریت افراد یک مجموعه مهارت گسترده است. یک مهارت خاص را از لیست بالا انتخاب کنید، مانند حل تعارض، و در مورد مهارت، مزایای آن و نحوه به کارگیری آن در محل کار بیشتر بدانید.

۲. در دوره های توسعه حرفه ای ثبت نام کنید

برخی از شرکت ها برنامه های آموزشی مدیریت خود را ارائه می دهند در حالی که برخی دیگر ممکن است از کارمندان برای گذراندن دوره های توسعه در جاهای دیگر حمایت کنند. می توانید دوره ها را به صورت آنلاین یا از طریق یک موسسه آموزشی بیابید.

۳. یک مربی یا مربی کسب و کار پیدا کنید

توجه تخصصی یا هدفمند راهی عالی برای توسعه سریع مهارت های مدیریت افراد است. مربیان و مربیان کسب و کار می توانند به شما بازخورد شخصی و استراتژی های خاص و عملی بدهند.

۴. از سایر مدیران بازخورد یا مشاوره بخواهید

از مدیر یا سرپرست خود در مورد چگونگی توسعه مهارت‌های مدیریت افراد و فرصت‌های بالقوه رهبری که می‌توانید آن مهارت‌ها را نشان داده و تمرین کنید، راهنمایی بخواهید.