۱۲ استراتژی ارتباطی موثر برای استفاده در محل کار

ارتباطات مؤثر در محل کار می تواند تأثیر قابل توجهی بر تقریباً هر جنبه از بهره وری و موفقیت یک شرکت داشته باشد. درک موانع ارتباطی و راهبردهای غلبه بر آنها می تواند به شما کمک کند کارمند مؤثرتری باشید. در این مقاله از ایوسی، به انواع مختلف موانع ارتباطی و ۱۲ راهکار برای بهبود ارتباطات در محل کار می پردازیم.

اشکال اصلی ارتباط چیست؟

ارتباط نحوه تبادل اطلاعات با دیگران است. اشکال اصلی ارتباط به شرح زیر است:

ارتباط کلامی

این شامل صحبت کردن، مکالمات، ارائه ها، چت تصویری و تماس های تلفنی است.

ارتباطات کتبی

این نوع ارتباط شامل کلمات نوشتاری مانند ایمیل ها، یادداشت ها، گزارش ها، محتوای وب سایت و اسناد می شود.

ارتباط غیرکلامی

این شامل زبان بدن، حالات چهره و ظاهر کلی است. به عنوان مثال، پیروی از کد لباس برای یک رویداد رسمی نشان دهنده رعایت و احترام است، در حالی که پوشیدن شلوار جین در یک رویداد رسمی می تواند نشان دهنده عدم احترام یا تحقیر باشد.

استراتژی‌های ارتباطی را می‌توان در همه اشکال ارتباطی برای بهبود میزان درک و دریافت اطلاعات پیاده‌سازی کرد.

بیشتر بخوانید: نمونه هایی از ارتباطات غیرکلامی در محیط کار | ۱۰ مزیت ارتباط موثر در محیط کار

انواع موانع ارتباطی

افراد هر روز به روش های مختلف ارتباط برقرار می کنند. با این حال، همه ارتباطات موثر نیستند. نحوه انتقال اطلاعات می تواند تأثیر قابل توجهی بر نحوه ترجمه آن اطلاعات داشته باشد و به طور بالقوه می تواند مانعی ایجاد کند که فرد را از درک درست ما باز می دارد.

موارد زیر انواع موانع ارتباطی است که می تواند در محل کار ایجاد شود:

موانع فیزیکی

این نوع مانع ارتباطی می تواند به چیدمان فیزیکی محل کار (مناطق کاری مجزا، درهای بسته اداری) و همچنین مناطق درک شده در یک فضای اداری اشاره داشته باشد. به عنوان مثال، اگر همه سرپرستان در یک منطقه از یک دفتر کار کنند، سایر کارمندان ممکن است هنگام نزدیک شدن به این منطقه احساس ترس کنند و در نتیجه از آن منطقه دوری کنند.

موانع عاطفی

موانع ارتباط عاطفی آنهایی هستند که از احساساتی مانند بی اعتمادی و ترس ناشی می شوند. به عنوان مثال، اگر فردی از مدیر خود بترسد، احتمالاً ارتباطات با مدیر را به شیوه ای منفی و نزدیک تفسیر می کند.

موانع زبان

نمونه هایی از موانع زبانی عبارتند از استفاده از اصطلاحات تخصصی، عبارات ناآشنا و اختصارات در ارتباطات نوشتاری و شفاهی.

مرتبط: راهنمای بهبود ارتباطات تیمی در محل کار

۱۲ استراتژی ارتباطی برای استفاده در محل کار

۱۲ استراتژی ارتباطی زیر می تواند به شما در غلبه بر چالش های ارتباطی در محل کار و جلوگیری از آن کمک کند:

۱. از زبان بدن خود آگاه باشید

زبان بدن، حالات چهره و سایر نشانه های غیرکلامی می توانند نقش زیادی در برقراری ارتباط موثر داشته باشند. هنگام برقراری ارتباط به زبان بدن خود توجه داشته باشید و اگر زبان بدن شما از چیزی که می خواهید برقرار کنید پشتیبانی نمی کند، تنظیم کنید. وضعیت بدن می تواند نوعی زبان بدن باشد، بنابراین مطمئن شوید که صاف می نشینید تا نشان دهنده احترام و توجه در طول مکالمه یا جلسه باشد.

۲. تماس چشمی را حفظ کنید

حفظ ارتباط چشمی نشان می دهد که شما به طرف مقابل توجه می کنید و بخشی فعال در گفتگو هستید.

۳. درخواست و ارائه بازخورد

پیشنهاد دادن و درخواست بازخورد نشان می دهد که شما به صحبت های طرف مقابل و همچنین نظرات او در مورد موضوع مورد بحث اهمیت می دهید.

۴. از نظرات شفاهی کوچک تشویق کننده استفاده کنید

هنگام شرکت در یک مکالمه، از کامنت های شفاهی کوچکی مانند “اوهوم” استفاده کنید. این می تواند گوینده را تشویق کند که ادامه دهد و به او بفهماند که شما در حال گوش دادن هستید.

۵. حرف را قطع نکنید

زمانی که شخص دیگری در حال صحبت است برای نشان دادن احترام و اینکه به حرف های او گوش می دهید از قطع صحبت خودداری کنید.

۶. بر آنچه که طرف مقابل می گوید تمرکز کنید

توجه کلید ارتباط موثر است. وقتی شخص دیگری صحبت می کند، تمام توجه خود را به او معطوف کنید و تصدیق کنید که پیام او را می شنوید.

۷. حواس پرتی را محدود کنید

ارتباط زمانی بسیار مؤثرتر است که حواس پرتی کم باشد یا اصلاً وجود نداشته باشد. هنگام برقراری ارتباط، دستگاه تلفن همراه خود را کنار بگذارید، رایانه خود را خاموش کنید و هرگونه مزاحمت دیگری که ممکن است شما را از حضور در حین مکالمه منع کند محدود کنید.

مرتبط: ۴ نوع ارتباط و نحوه بهبود آنها

۸. در کلاس سخنرانی عمومی شرکت کنید

شرکت در کلاس سخنرانی می تواند به ایجاد اعتماد به نفس هنگام صحبت با دیگران کمک کند و شما را با استراتژی های ارتباطی موثر مجهز کند.

مرتبط: ۱۴ قانون برای سخنرانی عمومی

۹. آنچه دیگران بیان می کنند را تصدیق کنید

هنگام مکالمه با کسی، با تکان دادن سر، استفاده از حالات چهره و شرکت در گفتگو در صورت لزوم، آنچه را که می‌گوید تصدیق کنید.

۱۰. لحن صدای خود را در نظر بگیرید

لحن صدای شما می تواند تأثیر قابل توجهی بر نحوه تفسیر دیگران از آنچه می گویید داشته باشد. به عنوان مثال، اگر در مورد یک موضوع جدی بحث می کنید، لحن شما باید مطمئن و محکم باشد تا بازیگوش یا نامطمئن.

۱۱. از دستور زبان و املای مناسب استفاده کنید

از به کار بردن اختصارات، عامیانه، اصطلاحات تخصصی و سایر اشکال زبانی که ممکن است توسط دیگران قابل درک نباشد خودداری کنید. کلمات را هجی کنید و از املا و دستور زبان مناسب اطمینان حاصل کنید.

۱۲. تصحیح و ویرایش کنید

قبل از ارسال ایمیل، متن یا سایر اشکال مکتوب ارتباطی، زمانی را برای تصحیح و انجام هر گونه ویرایش لازم اختصاص دهید. این تضمین می کند که ارتباط نوشتاری شما حرفه ای است و پیام شما را تا حد امکان دقیق منتقل می کند.

مطالب مرتبط: مهارت های ارتباطی: تعاریف و مثال ها