خستگی زوم: ۷ راه برای کمک به کارکنان برای جلوگیری از آن

خستگی زوم چیست؟

خستگی زوم فرسودگی یا خستگی ناشی از استفاده بیش از حد از برنامه های کنفرانس ویدیویی است. می تواند خود را به طرق مختلف نشان دهد. مردم ممکن است به سادگی بیش از حد معمول از تماس های ویدیویی آزرده شوند – یا از آنها تا حدی وحشت داشته باشند که باعث حواس پرتی شود. آنها ممکن است بعد از تماس یا در طول روز کاری دچار خستگی شوند یا در تمرکز روی کار خود یا موضوع یک تماس خاص مشکل داشته باشند.

دانشمندان دقیقاً نمی دانند که چه چیزی باعث خستگی زوم می شود. تئوری‌های مربوط به علل خستگی زوم شامل قطع ارتباط بین محتوای روی صفحه و محتوای صوتی، افزایش چندوظیفه‌ای و ارتباط کلی تماس‌های ویدیویی با «همه‌گیری جدید عادی» است.

۵ پیامد منفی بیش از حد تماس های ویدیویی تجاری

دلایل خستگی زوم هر چه که باشد، می تواند عواقب منفی بر کسب و کار شما داشته باشد. در اینجا فقط برخی از اثرات بدی که ممکن است شما و کارمندانتان در صورت زیاده‌روی در تماس‌های تجاری زوم تجربه کنید، آورده شده است.

1. روحیه کارکنان پایین است. روحیه کارکنان ممکن است شروع به آسیب ببیند و مردم واقعاً ندانند دلیل آن چیست. آنها ممکن است وضعیت کلی جهان را به اشتراک بگذارند، به خصوص زمانی که از Zoom و ویدئو کنفرانس بیشتر در شرایط خانه نشینی مانند یک بیماری همه گیر استفاده می کنید. و در حالی که عوامل دیگر مطمئناً می توانند بر روحیه کارمندان تأثیر بگذارند، ممکن است متوجه شوید که پرداختن به میزان زوم کردن، حتی در مواجهه با مشکلات دیگر، اوضاع را بهبود می بخشد.
2. ارتباط ضعیف تر یکی از دلایلی که تیم ها به زوم و کنفرانس ویدیویی روی می آورند این است که معتقدند تعامل چهره به چهره، حتی به صورت دیجیتالی، باعث افزایش ارتباطات می شود. و در حالی که درست است که کنفرانس ویدیویی می‌تواند به انتقال پیام سریع‌تر و دقیق‌تر از ایمیل یا چت کمک کند، اما اگر در زوم زیاده روی کنید، ممکن است این مزیت را از دست بدهید. در یک نظرسنجی در سال ۲۰۲۰ درباره زوم و جلسات ویدئو کنفرانس ، ۲۷ درصد از مردم گفتند که سعی کرده‌اند توجه کنند اما اغلب در طول چنین تماس‌هایی از منطقه خارج می‌شوند، و تنها ۲۰ درصد گفتند که فعالانه به تماس‌ها گوش می‌دهند و درگیر آن هستند.
3. عدم تمرکز به طور کلی. بخشی از دلیل عدم مشارکت در تماس‌های ویدیویی این است که مردم بر روی آن‌ها تمرکز ندارند. چه آنها پشت میز در دفتر باشند، چه در خانه یا در یک کافی شاپ، چیزهای زیادی توجه آنها را به خود جلب می کند. و اگر حواس‌پرتی‌های بیرونی کافی نبود، از هر چهار نفر یک نفر در حین گوش دادن به نام‌شان کارهای دیگر را انجام می‌دهد تا بداند آیا نیاز به زنگ زدن دارد یا خیر. در زمان بهره وری دیگر، کارمندان و شرکای تجاری ممکن است احساس کنند که گزینه دیگری ندارند.
4. رنجش در زمان تخلیه می شود. کارمندان ممکن است از زمان خود ناراحت شوند، به خصوص اگر جلسات Zoom برای اهداف اجتماعی یا خارج از ساعات کاری برنامه ریزی شده باشد.
5. افزایش نرخ خطا همه اینها – عدم تمرکز، ارتباطات ضعیف و کاهش روحیه – می تواند منجر به افزایش نرخ خطا در کار کارکنان شود. و این در نهایت می تواند بر روی مشتریان و نتیجه نهایی شما تأثیر بگذارد.

۷ نکته برای کمک به کارکنان برای جلوگیری از خستگی زوم

آیا باید ابزارهایی مانند زوم یا سایر گزینه های کنفرانس ویدیویی را دور بریزید؟ نه، زیرا مواقعی وجود دارد که ملاقات حضوری واقعاً بهترین راه برای رسیدگی به چیزی است، و اگر همه کارمندان شما در یک مکان نباشند، این فناوری کمک بزرگی است. اما می‌توانید برای کاهش تأثیر منفی جلسات زوم بر محل کار و اعضای تیم، قدم‌هایی بردارید – و کارمندانتان را تشویق کنید که همین کار را انجام دهند.

۱. تعداد جلسات زوم غیر ضروری را محدود کنید

این یک حقیقت تاسف بار در دنیای تجارت است که جلسات تمایل دارند وظایف سازنده تری را به عهده بگیرند. بر اساس یک نظرسنجی Korn Ferry ، بیش از ۶۵٪ از کارگران، جلسات فراوان را به خاطر ناتوانی در تکمیل کار خود به بهترین شکل ممکن سرزنش می کنند.

قبل از اینکه شما یا تیمتان به یک نگرانی، سؤال یا نیاز با «بیایید روی زوم برویم» پاسخ دهید، مطمئن شوید که واقعاً باید «رو در رو» دور هم جمع شوید. اگر پاسخ ساده است یا فردا با همین افراد جلسه دارید و موضوع فوری نیست، ممکن است امروز از تماس زوم صرف نظر کنید.

از همه اعضای تیم خود بخواهید قبل از زمان‌بندی تماس‌های ویدیویی، بررسی کنند که آیا تماس‌های ویدیویی ضروری است یا خیر. سپس از آنها بخواهید که به صورت جداگانه بررسی کنند که آیا در تماس هایی که به آنها دعوت شده اند، به آنها نیاز است یا خیر. اگر از روی حسن نیت به یک تماس دعوت شده اید تا بتوانید در مورد چیزی «آگاه باشید»، در عوض ممکن است از شخصی بخواهید که خلاصه ای از جلسه و آنچه تصمیم گرفته شده را برای شما ارسال کند.

۲. روش های ارتباطی جایگزین

استفاده مناسب از سایر روش های ارتباطی می تواند به کاهش خستگی زوم کمک کند. ایمیل، نرم‌افزار مدیریت پروژه و گزینه‌های چت مانند Slack همگی ابزارهای خوبی برای برقراری ارتباط زمانی هستند که در همان دفتر نیستید – و حتی زمانی که هستید.

کارمندان را تشویق کنید تا از روش ارتباطی استفاده کنند که برای کار در حال انجام است، به جای اینکه برای همه چیز به طور پیش فرض از کنفرانس ویدیویی استفاده کنند.

۳. از زمان انتقال بین جلسات پشتیبانی کنید

یکی از دلایلی که ممکن است برخی از کارمندان از خستگی زوم رنج ببرند این است که احساس می کنند هرگز متوقف نمی شود و نمی توانند نفس بکشند.

کارکنان ممکن است از یک کنفرانس ویدئویی به کنفرانس دیگر با زمان کمی برای انجام کارهای خود یا حتی رسیدگی به امور شخصی مانند استفاده از سرویس بهداشتی یا خوردن لقمه ای بروند. آنها همچنین قادر به پردازش و بازنشانی از اطلاعات یک تماس زوم قبل از راه‌اندازی به دیگری نیستند و این می‌تواند منجر به سردرگمی، فراموشی اطلاعات مهم یا خطاها شود.

خط مشی ای ایجاد و پشتیبانی کنید که به کارکنان اجازه می دهد بین جلسات زمان بگذارند. حداقل، کارکنان را تشویق کنید تا جلسات را برنامه ریزی کنند تا حداقل ۵ دقیقه بین تماس های کاری زوم فاصله داشته باشند. اگر بتوانید سیاستی را تشویق کنید که ۳۰ دقیقه کامل بین تماس‌ها قرار می‌گیرد، حتی بهتر است، زیرا به کارکنان این فرصت را می‌دهد تا در صورت نیاز یک استراحت ناهار داشته باشند یا کارهای مربوط به تماسی را که به تازگی داشتند انجام دهند.

۴. تماس های اجتماعی و تیم سازی را اختیاری کنید

بسیاری از رهبران از Zoom در روزهای اولیه همه‌گیری COVID-19 استفاده کردند تا به ایجاد یک محیط تیمی مثبت ادامه دهند و اطمینان حاصل کنند که کارکنان فرصت‌های اجتماعی شدن دارند. تماس‌های زوم ساعت شاد محبوب شدند، برای مثال، تیم‌هایی که تقریباً در پایان روز جمع می‌شوند فقط برای چت کردن یا اشتراک‌گذاری چالش‌ها و برنده‌های آن روز.

اگرچه این تماس‌های اجتماعی و تیم‌سازی ممکن است مزایای مثبتی را به همراه داشته باشد، اما می‌تواند به خستگی زوم نیز کمک کند. به تعداد تماس‌هایی که برنامه‌ریزی کرده‌اید نگاهی واقع بینانه بیندازید: آیا افراد ملزم یا تشویق می‌شوند که تقریباً هر روز یا بیش از یک بار در هفته ملاقات کنند؟ این زمان اجتماعی بالقوه بیشتر از زمانی است که کارمندان ممکن است در یک محیط اداری واقعی صرف کنند!

تماس های اجتماعی را کاهش دهید تا آنها را معنادارتر کنید. و روشن کنید که بسیاری از این تماس‌ها اختیاری هستند و می‌دانید که کارکنان تعهدات خانوادگی و دیگر تعهداتی دارند که ممکن است آنها را از تماس‌های خاص باز دارد.

۵. کارکنان را تشویق کنید که در طول تماس ها چند کار را انجام ندهند

از کارمندان بخواهید زمانی که بخشی از تماس زوم هستند، روی کار در حال انجام تمرکز خود را حفظ کنند. چندوظیفگی نام اشتباهی است، زیرا وقتی دو کار را همزمان انجام می‌دهید، در واقع فقط بین دو کار جابه‌جا می‌شوید، نه اینکه هر دو را به طور همزمان انجام دهید.

این بدان معناست که افرادی که در حین تماس زوم مشغول انجام کارهای دیگر هستند، به طور کامل در تماس حضور ندارند. اگر در تماس به توجه کامل کسی نیاز ندارید، آیا اصلاً در تماس به او نیاز دارید؟ هنگامی که لیست مهمانان تماس زوم را به طور مناسب تری در نظر می گیرید، می توانید خستگی زوم را با استفاده از تنها افرادی که واقعاً نیاز به توجه دارند کاهش دهید. و سپس، می توانید از آنها درخواست کنید که این کار را انجام دهند.

۶. از کارمندان بخواهید در صورت امکان از پس زمینه های ساده استفاده کنند

یک نظریه برای اینکه چرا تماس‌های زوم تا این حد خسته‌کننده هستند این است که همه روی صفحه نمایش داده می‌شوند و این می‌تواند به معنای ده‌ها پس‌زمینه مختلف باشد. دریافت محرک های بصری ممکن است دشوار باشد و حواس پرتی را پرت کند. با درخواست از کارمندان برای استفاده از پس زمینه های ساده در صورت امکان، این نوع مسائل را کاهش دهید. مثلاً ممکن است خود را در مقابل یک پرده یا یک دیوار نسبتاً خالی قرار دهند.

۷. در همه تماس ها ویدئو را به طور پیش فرض انجام ندهید

در نهایت، فقط به این دلیل که از سرویسی استفاده می‌کنید که ویدیو را در حین تماس پشتیبانی می‌کند، به این معنا نیست که هر بار باید آن را به‌طور پیش‌فرض تنظیم کنید. تماس تلفنی قدیمی هنوز هم می تواند کارهای بزرگی انجام دهد، حتی اگر از طریق رایانه وصل باشید. می توانید از Zoom برای گوش دادن به تماس و ارائه بازخورد صوتی استفاده کنید.

از کارمندان بخواهید تنظیمات پیش‌فرض نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی را خاموش کنند تا هر بار که تماس می‌گیرند از ویدیو استفاده نکنند. می‌توانید در درخواست‌های جلسه افراد مشخص کنید که آیا ویدیو برای تماس لازم است یا خیر—و سپس این کار را فقط در صورت ویدیو انجام دهید. ارزش افزوده ای برای ارتباطات در دست به ارمغان می آورد. این ممکن است شامل مصاحبه‌های مجازی ، برنامه‌ریزی جلساتی باشد که شامل اشتراک‌گذاری صفحه‌ها و جلسات اعلامیه‌ای است که می‌خواهید واکنش مردم به اخبار را ببینید.