سازماندهی پروژه ها در محل کار: ۱۰ استراتژی برای موفقیت

سازمان می تواند به شما در مدیریت پروژه های شخصی، برقراری ارتباط موثر و رعایت ضرب الاجل های بیشتر کمک کند. شما می توانید هر رویکردی را برای سازماندهی کار خود به گونه ای سفارشی کنید که نیازهای خود را برآورده کند، چه مدیر پروژه باشید یا صرفاً سعی کنید کار خود را به عنوان یک کارمند سازماندهی کنید. یادگیری در مورد استراتژی های مختلف سازمانی همچنین می تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید کدام تکنیک ممکن است برای شما بهتر کار کند.

در این مقاله از ایوسی، به مزایای سازماندهی پروژه ها در محل کار می پردازیم، سپس ۱۰ استراتژی را که باید اجرا شوند را فهرست می کنیم.

مزایای سازماندهی پروژه ها در محل کار

چه یک مدیر پروژه حرفه ای باشید یا فقط سعی کنید کار را برای چندین مشتری به طور همزمان به پایان برسانید، داشتن یک سیستم سازمانی می تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه کاری باید انجام دهید و آن را انجام دهید. اگر سازماندهی شده باشید، انجام پروژه ها در زمان مقرر آسان تر است، بودجه خود را حفظ کرده و مطمئن شوید که تمام ارتباطات شما به روز است. برای اطمینان از صرفه جویی در زمان و عدم اجرای فرآیندهای غیر ضروری، قبل از تصمیم گیری در مورد استراتژی، وضعیت خود را در نظر بگیرید.

مرتبط: مهارت های سازمانی: ۱۰ نوع و نحوه بهبود آنها

۱۰ استراتژی برای سازماندهی پروژه ها در محل کار

چه در حال سازماندهی و هماهنگی پروژه ها برای کل شرکت خود باشید و چه فقط تلاش می کنید کار خود را انجام دهید، می توانید استراتژی ها و نکات مشابهی را اعمال کنید. در اینجا ۱۰ استراتژی وجود دارد که می توانید از آنها برای سازماندهی پروژه ها در محل کار استفاده کنید:

۱. انتظارات پروژه را تنظیم کنید

قبل از شروع برنامه ریزی و کار بر روی یک پروژه، مهم است که ابتدا انتظارات پروژه را مشخص کنید. در نظر بگیرید که کارکنان یا تیم خود را در مورد انتظارات خود و اینکه چگونه نقش آنها می تواند به برآورده کردن این انتظارات کمک کند، آگاه کنید. برای مثال، ممکن است اعضای تیم را در مورد کیفیت کاری که انتظار دارید و برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه لازم است، آگاه کنید.

۲. برنامه های سازمان را بپذیرید

اگر کار شما شامل مدیریت چندین پروژه یا برقراری ارتباط با افراد زیادی به طور همزمان است، ممکن است یک برنامه سازمانی برای شما مفید باشد. برنامه‌های مختلفی برای سازماندهی تقویم، مدیریت فهرست کارها، ارتباطات و اشتراک‌گذاری فایل، مستندسازی و اهداف دیگر وجود دارد و برخی از برنامه‌ها قابلیت‌های متعددی را ارائه می‌دهند. قبل از خرید یا دانلود یک برنامه و وارد کردن تمام اطلاعات شما، می تواند به بررسی نحوه استفاده و بررسی خوب آن کمک کند.

در اینجا مواردی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• قابلیت های فنی

• سازگاری با دستگاه های خودتان

• سازگاری با سیستم های شرکت

• نیازهای خودکار، مانند افزودن به تقویم ها یا اشتراک گذاری اسناد

• دسترسی از راه دور از طریق برنامه های مبتنی بر ابر

• زمان لازم برای آموزش

اگر در سازمان خود پیشرو هستید، بسیار مهم است که مطمئن شوید برنامه یا نرم افزار جدید قبل از تعهد به آن، در وقت هم تیمی های شما صرفه جویی می کند. هر هم تیمی که از برنامه های جدید استفاده می کند باید نحوه استفاده از آنها را یاد بگیرد و ممکن است در طول فرآیند یادگیری با تاخیر یا اشتباه مواجه شوید. برنامه‌هایی که می‌توانند توابع را فشرده کرده و چندین منبع دیگر را جایگزین کنند، ممکن است نسبت به سایر برنامه‌هایی که فقط یک عملکرد را برای تیم شما ارتقا می‌دهند، ارزشمندتر باشند.

مطالب مرتبط: ۱۰ مورد از بهترین برنامه های مدیریت زمان 

۳. برنامه ریزی پروژه های فردی

قبل از شروع هر پروژه، مطمئن شوید که متوجه شده اید چه چیزی منحصر به فرد در مورد آن است. قبل از شروع در هر مرحله از پروژه کار کنید و یادداشت ها یا لیست های لازم را تهیه کنید. اینکه چقدر طول می کشد می تواند به نوع پروژه ای که انجام می دهید، میزان آشنایی شما با پروژه و محدوده پروژه بستگی دارد.

قبل از شروع پروژه، می‌توانید فهرستی از مواد و ابزارهایی که نیاز دارید، یا هر سند یا قراردادی که از افراد دیگر نیاز دارید تهیه کنید. اگر مدیر پروژه هستید، این مرحله ممکن است شامل برنامه ریزی رسمی، تحقیق و بودجه بندی باشد.

۴. از روش های سازمان دهی بصری استفاده کنید

نمودارها می توانند یک ابزار برنامه ریزی قدرتمند برای مرجع خود و برای به اشتراک گذاری اطلاعات با اعضای تیم و سهامداران باشند. در ابتدا، ممکن است از یک نمودار بصری برای نشان دادن اینکه چه کسی روی یک پروژه کار می‌کند، چگونه به تیم‌ها گروه‌بندی می‌شوند و چه کسی هر تیم را مدیریت می‌کند، استفاده کنید. نمودارها همچنین می توانند برای نشان دادن وظایفی که اعضای تیم برای کمک به اولویت بندی کل گروه باید انجام دهند مفید باشند.

۵. یک روش ذخیره سازی کاغذ بازی را اجرا کنید

در نظر بگیرید که چگونه باید به هر مستندی که در پروژه شما وجود دارد دسترسی داشته باشید. اگر جمع‌آوری امضاهای فیزیکی مهم است، یا قراردادها یا محصولات کاغذی در رابطه با مشتریان خود دارید، ممکن است از یک سیستم بایگانی فیزیکی که برای شرایط شما طراحی شده است بهره مند شوید. به جای اینکه فرض کنید فایل های شما باید بر اساس حروف الفبا باشد، نحوه سازماندهی ذهنی پروژه های خود را در نظر بگیرید.

در اینجا چند روش برای سازماندهی اسناد خود آورده شده است:

• نوع پروژه

• شرکت مشتری

• تاریخ سررسید پروژه

• موقعیت جغرافیایی پروژه

اگر اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره می‌کنید، همچنان مهم است که به سرعت آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید. می‌توانید یک طرح نام‌گذاری را اجرا کنید که در آن داده‌های مهمی مانند نام‌ها یا تاریخ‌ها را در قالب یکسان برای عنوان سند وارد کنید. می‌توانید پوشه‌هایی برای اشتراک‌گذاری بیش از یک سند در یک زمان ایجاد کنید یا برخی از اسناد را در فضای ذخیره‌سازی ابری نگه دارید تا کل تیم بتوانند آنها را ویرایش کنند.

مطالب مرتبط: چگونه کارهای کاغذی خود را در ۷ مرحله سازماندهی کنید

۶. اولویت های خود را در نظر بگیرید

در نظر گرفتن اولویت‌هایتان در حین برنامه‌ریزی پروژه‌هایتان، می‌تواند به شما کمک کند تا معضلات را قبل از به وجود آمدن آنها حل کنید و با سهولت بیشتری به ضرب‌الاجل‌ها برسید. ابتدا به این فکر کنید که کدام پروژه ها یا وظایف دارای ضرب الاجل مشخص هستند و سپس در صورت لزوم آنها را به تقویم خود اضافه کنید تا بتوانید بر اساس فوریت اولویت بندی کنید. سپس، اولویت را از نظر اندازه، میزان کار یا زمان مورد نیاز آنها در نظر بگیرید، خواه یک سفارش بزرگ، یک پروژه طولانی یا درآمد زیادی که انتظار دارید.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد اولویت های استراتژیک

۷. تصمیم بگیرید که چه زمانی تفویض اختیار کنید

اگر حجم کاری زیادی دارید، تفویض اختیار به شما کمک می‌کند زمان کمتری را صرف کارهایی کنید که برای شما مناسب نیستند یا کارهایی که یک برنامه یا رایانه می‌تواند آنها را خودکار کند. هنگامی که به یک لیست طولانی کارها یا یک لیست کامل مشتری نگاه می کنید، می توانید با واگذاری برخی وظایف به دیگران فعال باشید. به عنوان یک کارمند، ممکن است از مدیر خود بخواهید که برخی از وظایف را مجدداً اختصاص دهد یا با یک هم تیمی در مورد مسئولیت بیشتر در یک پروژه مشترک صحبت کند.

مرتبط: استراتژی های تفویض اختیار برای محل کار

۸. سیستم های خود را حفظ کنید

هر سیستم یا طرحی نیاز به تعمیر و نگهداری دارد، بنابراین در حین حرکت، اطلاعات برنامه خود را به روز کنید. این امر به ویژه برای بودجه ها و برنامه ها بسیار مهم است، که ممکن است مستقیماً بر مشتری یا جدول زمانی پرداخت شما تأثیر بگذارد. ممکن است هر روز یا هفته زمان خاصی را برای به روز رسانی برنامه خود یا بررسی هزینه ها و درآمد هفته تعیین کنید.

مگر اینکه یک سیستم هزینه اضافی دارد یا بر پروژه شما تأثیر منفی می گذارد، سعی کنید حداقل برای یک پروژه به طور مداوم از آن استفاده کنید. به این ترتیب می توانید از انتقال اطلاعات به مکان جدید در اواسط تولید جلوگیری کنید و می توانید نحوه عملکرد سیستم را برای هر مرحله از فرآیند خود درک کنید. به عنوان مثال، اگر سیستم تقویم جدید شما برای ردیابی هر جلسه و مرحله فرآیند شما کار نمی کند، ممکن است فرآیند ردیابی ارسال قرارداد کارآمدتری را ارائه دهد که یادآوری زمان سررسید قراردادها را آسان می کند.

مرتبط: راهنما: مراحل بازیابی پروژه های مشکل دار

۹. ارتباطات را بهینه کنید

مزیت سازماندهی این است که به شما امکان دسترسی به به روزترین اطلاعات موجود را می دهد. برای بهینه سازی این مزیت، مطمئن شوید که ارتباط خود را با کارمندان به گونه ای که برای تیم شما مناسب است ادامه دهید. ممکن است متوجه شوید که جلسات منظم کارآمدترین راه برای دریافت به‌روزرسانی‌ها در مورد روز یا هفته گذشته است، یا یک برنامه به سبک تابلوی اعلانات آنلاین ممکن است به همه اعضای تیم اجازه دهد بدون تعهد به یک جلسه طولانی مدت، به‌روزرسانی‌ها را ارائه دهند.

۱۰. به طور منظم پیشرفت را بررسی کنید

بررسی منظم پیشرفت در حین پیشرفت برنامه برای اطمینان از رعایت ضرب الاجل ها و اینکه اعضای تیم به طور موثر کار می کنند، کلیدی است. زمانی که ارزیابی پیشرفت را انتخاب می کنید می تواند بخشی از مراحل اولیه برنامه ریزی شما باشد. یکی از راه‌های بررسی پیشرفت، درخواست به‌روزرسانی و بازخورد از اعضای تیم و رسیدگی به مشکلاتی است که ممکن است قبل از شروع تأثیرگذاری بر پروژه کلی ایجاد شود.