چرا ضرب الاجل ها مهم هستند

داشتن ضرب الاجل و رعایت آنها می تواند راهی موثر برای اطمینان از دستیابی به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت باشد. صرف نظر از ماهیت آنها، ضرب الاجل ها می توانند تأثیر مستقیمی بر برنامه های آینده شما داشته باشند. رسیدن به یک ضرب الاجل یک ویژگی مهم است، اما نیاز به نظم و اراده دارد. در این مقاله از ایوسی به اهمیت مهلت‌ها و چگونگی تعیین مهلت‌های واقعی می‌پردازیم.

چرا ضرب الاجل مهم است؟

داشتن ضرب‌الاجل‌ها و رعایت آن‌ها می‌تواند به شما در دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود با ارائه یک چارچوب زمانی مشخص به آنها کمک کند. در اینجا چندین دلیل برای مهم بودن ضرب الاجل وجود دارد:

مرتبط: ۱۰ نکته برای هدف گرا بودن در محل کار

۱. آنها به شما کمک می کنند اولویت بندی کنید

تعیین ضرب الاجل معمولاً راهی مؤثر برای کمک به شما برای تکمیل وظایف با توجه به اهمیت آنها است. با توجه به اینکه زمان محدود است و راه های متعددی وجود دارد که می توانید آن را صرف کنید، تصمیم گیری در مورد اینکه چه کاری برای شما مهم است و تعیین ضرب الاجل برای آن وظایف می تواند به شما در استفاده بهتر از زمان کمک کند. اولویت بندی می تواند به شما کمک کند تا روی کارهایی تمرکز کنید که احتمالاً مطلوب ترین نتایج را به همراه دارند.

۲. آنها شما را وادار می کنند که اهداف خود را به وضوح مشخص کنید

هنگامی که یک ضرب الاجل ایجاد می کنید، باید در مورد زمانی که برای تکمیل یک کار خاص به خود اختصاص می دهید، تصمیم بگیرید. این اساساً شما را مجبور می کند که تمام مراحلی را که برای تکمیل کار باید بردارید و مدت زمانی که برای تکمیل آنها نیاز دارید را به طور کامل در نظر بگیرید. با گذراندن این فرآیند فکری، احتمالاً دید واضح تری از اهداف خود و آنچه برای دستیابی به آنها لازم است خواهید داشت.

۳. برای رسیدن به اهدافتان به شما انگیزه می دهند

داشتن یک تاریخ مشخص برای تکمیل یک کار می تواند به شما انگیزه دهد تا آن را به موقع انجام دهید. اگر ضرب الاجلی تعیین نشده باشد، ممکن است انگیزه مستقیمی برای شما برای تکمیل یک کار تا یک لحظه خاص وجود نداشته باشد، که معمولاً به این معنی است که بیشتر از آنچه باید طول می کشد. یک ضرب‌الاجل می‌تواند شما را وادار کند که به موقع به پایان برسانید، حتی اگر ممکن است نیاز به صرف زمان صرف شده برای فعالیت‌های کمتر مهم داشته باشد.

۴. آنها می توانند خلاقیت شما را افزایش دهند

یک ضرب الاجل فشرده اغلب به راه حل های خلاقانه برای تکمیل وظایف مورد نیاز نیاز دارد. افراد معمولاً زمانی که شرایط آنها را مجبور به خلاقیت می‌کند، بیشتر خلاق هستند، به این معنی که یک ضرب‌الاجل مشخص می‌تواند به یک فرد یا یک تیم کمک کند تا به پتانسیل خلاقیت کامل خود دست یابد.

۵. آنها به شما کمک می کنند تا به وعده های خود عمل کنید

تعیین ضرب الاجل و پایبندی به آنها می تواند به شما کمک کند از دادن وعده هایی که نمی توانید به آنها عمل کنید، اجتناب کنید. زمانی که تمام وظایف شما یک ضرب الاجل مشخص دارند، معمولاً تشخیص اینکه برای کدام فعالیت ها وقت دارید و برای کدام فعالیت ها ندارید، آسان تر است. این بخش مهمی از اطلاعات است که باید هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه آیا باید یک کار اضافی را انجام دهید یا خیر، داشته باشید، زیرا تعیین ضرب الاجل برای تمام وظایف موجود می تواند به شما کمک کند تعیین کنید که آیا زمانی برای انجام یک کار جدید دارید یا خیر.

مطالب مرتبط: نکاتی برای غلبه بر اهمال کاری

۶. آنها به شما کمک می کنند تا از کمال گرایی بیش از حد خودداری کنید

در غیاب ضرب الاجل، برخی از افراد ممکن است زمان زیادی را صرف تمرکز بر یک یا چند جنبه از کار خود کنند. در حالی که حفظ استانداردهای بالا مهم است، تعیین ضرب الاجل می تواند به شما کمک کند به جای تخصیص زمان به جای دیگر، از تحلیل بیش از حد جنبه های مختلف کار خود اجتناب کنید. تنظیم یک سرفصل واقع بینانه می تواند به شما در دستیابی به تعادل بین استانداردهای کیفیت بالا و تحویل به موقع کمک کند.

۷. آنها می توانند اعتماد به نفس شما را افزایش دهند

با توجه به اینکه تعیین ضرب‌الاجل‌ها احتمالاً شانس ارائه کار با کیفیت را به موقع افزایش می‌دهد، تعیین و رعایت مداوم ضرب‌الاجل‌ها نیز می‌تواند روحیه شما و تیمتان را افزایش دهد. دانستن اینکه می توانید یک جدول زمانی مشخص برای کارهای برجسته خود تنظیم کنید و آنها را در برنامه کامل انجام دهید، می تواند اعتماد به نفس و عزت نفس شما را افزایش دهد.

مطالب مرتبط: مهارت های برنامه ریز استراتژیک: تعریف و مثال

نحوه تعیین ضرب الاجل قابل دستیابی

هنگام تعیین ضرب الاجل، بازه زمانی داده شده باید واقع بینانه باشد. در اینجا چند نکته در مورد چگونگی تعیین ضرب الاجل قابل دستیابی وجود دارد:

۱. اهداف هوشمندانه ایجاد کنید

هنگامی که قصد دارید در یک بازه زمانی خاص به یک هدف برسید، با استفاده از تکنیک SMART مطمئن شوید که هدفی واقع بینانه است. این بدان معنی است که اهداف شما باید این باشد:

• خاص : اگر اهداف شما محدود و مشخص باشند، احتمال دستیابی به آنها بیشتر است

• قابل اندازه گیری: اهداف شما باید معیارهای مشخصی داشته باشند که به شما بگوید آیا کارتان را خوب انجام می دهید یا خیر

• مرتبط: اهداف شما باید با ارزش ها و اهداف بلند مدت شما مرتبط باشد

• مبتنی بر زمان: در نهایت، هنگامی که اهداف به وضوح مشخص، قابل اندازه گیری و مرتبط هستند، باید یک ضرب الاجل واقع بینانه و بلندپروازانه برای آنها تعیین کنید.

مطالب مرتبط: نحوه نوشتن یک هدف هوشمند (و نحوه عملکرد آنها)

۲. پاداش ها و مجازات های مشخصی برای ملاقات یا عدم رعایت مهلت تعیین شده داشته باشید

اگر می‌خواهید ضرب‌الاجلی برای شما ایجاد انگیزه و الهام بخش باشد، رعایت آن باید پیامدهای مثبتی داشته باشد. به همین ترتیب، ناتوانی در برآورده کردن آن نیاز به عواقب منفی دارد. این مهلت را برای شما مهم‌تر می‌کند و انگیزه‌های بیشتری برای تکمیل کارتان در بازه زمانی اختصاص داده شده ارائه می‌دهد.

۳. یک بازه زمانی واقع بینانه تنظیم کنید

اگرچه ضرب‌الاجل‌های فشرده احتمالاً به شما انگیزه می‌دهد و خلاقیت‌تان را افزایش می‌دهد، تنظیم بازه‌های زمانی کوتاه غیرواقعی برای تکمیل وظایف‌تان می‌تواند منجر به شکست شما در انجام آن‌ها شود که می‌تواند بر روحیه شما تأثیر بگذارد. از طرف دیگر، تنظیم سرفصل‌های آزاد می‌تواند تمرکز شما را از دست داده و اهمیت کار را کمرنگ کند، که معمولاً منجر به استانداردهای کیفیت پایین‌تر برای کار شما می‌شود. یافتن تعادل مناسب بین این دو ضروری است.

۴. اجازه ندهید ترس از دست دادن یک ضرب الاجل تحت تأثیر قرار بگیرید

تعیین ضرب الاجل به طور کلی ایده خوبی است، اما مهم است که به یاد داشته باشید که عملاً غیرممکن است که به تک تک مهلت ها در یک دوره زمانی طولانی عمل کنید. هنگامی که ضرب الاجل تعیین می کنید، باید هر کاری که می توانید برای رسیدن به آن انجام دهید، اما اجازه ندهید هر گونه اضطراب ناشی از عدم تکمیل به موقع وظایف خود بر کیفیت کار شما تأثیر بگذارد.

۵. ضرب الاجل های زیادی نداشته باشید

تعیین ضرب الاجل می تواند به شما کمک کند تا با اضافه کردن بازه های زمانی مشخص به اهداف خود سازماندهی بیشتری داشته باشید، اما باید مراقب باشید که زیاده روی نکنید. اولویت‌بندی صحیح اهداف شامل شناسایی اهدافی است که باید در یک بازه زمانی مشخص انجام شوند و آنهایی که انجام نمی‌دهند. مجبور کردن خود به انجام فوری کارهایی که طبیعتاً فوری نیستند، می تواند برای اهداف بلندمدت شما مضر باشد.

بیشتر بخوانید: ۱۸ نکته برای رعایت ضرب الاجل ها