راهنما: مراحل بازیابی پروژه های مشکل دار

یک پروژه اغلب با اهداف روشن شروع می شود، اما گاهی اوقات تحقق اهداف در طول اجرا چالش برانگیز می شود و پروژه را فراتر از یک آستانه قابل مدیریت سوق می دهد. درک تلورانس های پروژه برای تعیین اینکه آیا پروژه با مشکلات خارج از محدوده قابل قبول مواجه است یا خیر ضروری است. بر خلاف پروژه شکست خورده ای که در حال نجات است، یک مدیر می تواند یک پروژه مشکل دار را با کنترل مناسب و اقدامات اصلاحی بازیابی کند.

در این مقاله از ایوسی، به اهمیت نجات یک پروژه مشکل دار و اقداماتی که می توانید برای موفقیت بردارید، پرداخته ایم.

چرا بازیابی یک پروژه مشکل دار مهم است؟

بازیابی یک پروژه مشکل دار بر رسیدن به اهداف در برنامه در اسرع وقت متمرکز است.

بازیابی پروژه ای که روی آن کار می کنید ضروری است زیرا می توانید:

• با شناسایی چالش‌های پروژه مشکل‌دار و مکانیسم‌های پاسخ ایده‌آل برای استفاده، اعتماد به نفس را برای مدیریت موفق پروژه‌های آینده ایجاد کنید.

• از تلاش ذینفعان و تیم مدیریت پروژه استفاده کنید

• محصولات تحویلی، محدوده و مرزهای پروژه را بررسی کنید

• از رضایت مشتری اطمینان حاصل کنید، عمدتاً زمانی که یک محصول نهایی استثنایی را تحویل می دهید

• با نشان دادن اینکه سازمان شما می تواند بر چنین چالش هایی غلبه کند، روحیه اعضای تیم خود را تقویت کنید

مداخله بازیابی برای یک پروژه مشکل دار می تواند منجر به نرخ تکمیل موفقیت آمیز شود. علاوه بر این، سازمان‌هایی که پروژه‌های مشکل‌دار را بازیابی و تکمیل می‌کنند، احتمالاً بهره‌ورتر و کارآمدتر خواهند بود.

مطالب مرتبط: اهمیت مدیریت پروژه

فهرست مراحل برای بازیابی یک طرح پروژه مشکل دار

اغلب پروژه‌ها در اواخر چرخه عمر خود علائمی از مشکل را نشان می‌دهند و بسیاری از مدیران برای انجام ارزیابی‌های لازم و اجرای برنامه بهبود زمان کافی ندارند. برای یک اقدام سریع و کامل، در اینجا ۹ مرحله وجود دارد که می توانید برای نتایج فوری دنبال کنید.

۱. منشور را تعریف کنید

منشور پروژه بخشی از فرآیند ارزیابی است که بر تعیین وضعیت واقعی فعلی پروژه و تغییرات پرسنلی مورد نیاز تمرکز دارد. یک منشور اختیارات را به افراد خارج از پروژه تفویض می کند و آنها را به عنوان مدیران برنامه بهبود (RPMs) تبدیل می کند. از آنجایی که RPM ها و تیم های آنها افراد خارجی هستند، منشور تضمین می کند که می توانند قبل از ادامه پروژه با تیم بازیابی از نزدیک همکاری کنند.

در این مرحله شما سعی در شناسایی و توافق عوامل حیاتی مختلف در منشور پروژه دارید.

• ماموریت را برای حامیان مالی توضیح دهید . خیرین هم از مدیر برنامه بهبودی و هم به تیم پشتیبانی می کنند. فقدان حمایت آنها می تواند یک عامل کمک کننده به مشکلات یک پروژه باشد. به این ترتیب، شما به حامیانی با سطح اعتبار و ارشدیت مناسب نیاز دارید تا ذینفعان را متقاعد کنید که یک طرح بهبود، اقدام درستی است.

• تاریخچه و حساسیت های پروژه را درک کنید . پروژه ها در یک محیط سیاسی عمل می کنند. بهتر است مدیران اهداف را بدانند و بیاموزند که چه چیزی باعث انگیزه ذینفعان کلیدی می شود. درک کل تاریخچه پروژه، مذاکرات بهتری را در هنگام بحث در مورد مسائل مهمی که ممکن است در مراحل ارزیابی و بازیابی به وجود آیند، تسهیل کند.

• تیم خود را زودتر بشناسید بازیابی پروژه شامل ارتباط دائمی بین مدیر طرح بازیابی و تیم بازیابی است. هنگامی که با هر دو تیم تماس اولیه برقرار می کنید، می توانید ترس از تلافی را به حداقل برسانید و حمایت کامل آنها را به دست آورید. نتیجه افزایش تمایل تیم برای کمک به بهبودی است.

• یک رویکرد ارزیابی عملی را انتخاب کنید . ارزیابی ها به تجزیه و تحلیل عملکرد رفتار و مجموعه مهارت ها در تیم ها کمک می کند. مدیر پروژه بازیابی یک طرح ارزیابی موثر ایجاد می کند و به کل تیم توضیح می دهد که این فرآیند شامل چه مواردی می شود. یک طرح عملی اغلب مراحل متعددی را شامل می شود و منابعی از جمله داده هایی را که تیم می تواند برای هر مرحله استفاده کند، شناسایی می کند.

منشور را تکمیل کنید و با اطمینان از اینکه همه افراد درگیر در این فرآیند موافق هستند و به اهداف مشابهی متعهد هستند، تأییدیه دریافت کنید. قبل از توزیع نسخه هایی از سند بین همه ذینفعان، منشور را به یک مدیر ارشد بدهید تا امضا کند.

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد منشور پروژه (با نکات و مثال ها)

۲. ارزیابی را توسعه و اجرا کنید

با استفاده از مدلی که ایجاد می‌کنید، تیم بازیابی ارزیابی واقع‌بینانه‌ای را ایجاد می‌کند که می‌تواند برای دستیابی به اهداف منشور اجرا کند و در عین حال امکان بررسی دیگران را در کمترین زمان ممکن فراهم کند. این مدل بر دو حوزه فعالیت متمرکز است: انجام مصاحبه و تجزیه و تحلیل داده های پروژه. طرح ارزیابی با به حداقل رساندن حواس پرتی، یافته های دقیق را تضمین می کند.

پس از تدوین طرح ارزیابی، که بر تعیین وضعیت فعلی پروژه تمرکز دارد، سعی کنید تهدیدها، فرصت ها و مشکلات اصلی پروژه را شناسایی کنید. همچنین، ایجاد یک تیم گسترده برای تلاش های بهبودی را در نظر بگیرید. مشارکت دادن تیم گسترده در مراحل اولیه بهبودی می تواند شانس موفقیت را افزایش دهد.

۳. مستندات پروژه حیاتی را انجام دهید

ارزیابی زمانی شروع می شود که یک تیم اسناد پروژه را برای به دست آوردن بینش، درک و دیدگاه می خواند. برخی از اسنادی که تیم بازیابی بررسی می کند عبارتند از:

• منشور پروژه

• طرح های پروژه

• قراردادها یا بیانیه کار

• معیارها و فرآیندهای پروژه

• امضای قراردادهای داخلی با سازمان های داخلی

• برآوردها و جزئیات قیمت

• نمودارهای سازمانی پروژه

تیم بازیابی می‌تواند با بررسی مستندات بالا، بهتر بفهمد که چرا پروژه با مشکل مواجه است.

۴. ذینفعان را برای مصاحبه شناسایی کنید

تیم بازیابی می تواند افراد با ارزشی را که می توانند در مصاحبه شرکت کنند با استفاده از نمودار سازمان پروژه شناسایی کنند. نمونه هایی از ذینفعان عبارتند از:

• پرسنل دفتر مدیریت پروژه (PMO).

• اعضای تیم پروژه

• مدیر پروژه

• حامیان پروژه

• پیمانکاران و فروشندگان

• مشتریان

ذینفعان ذکر شده در بالا برای ایجاد داده های مورد استفاده در طرح بازیابی پروژه با یکدیگر همکاری می کنند.

۵. دستور کار و برنامه مصاحبه را آماده کنید

یک برنامه روز به روز و ساعت به ساعت بسیار دقیق از فرآیند ارزیابی تهیه کنید. این تکنیک به همه افراد درگیر با یادآوری اینکه زمان ارزشمند است و در دسترس بودن متخصصان خاص در لحظات خاص برای کمک به تیم بازیابی حیاتی است، اطلاع می دهد.

یک طرح ارزیابی کامل شامل موارد زیر است:

• اهداف سازنده ارزیابی

• ساختار شکست کار (WBS) فرآیند ارزیابی

• برآوردها و منابع مورد نیاز برای ارزیابی

• رویکردهای مدیریت ریسک و مشکل

• برنامه ساعتی کلیه فعالیت ها

• ابزار برای هر کار

• لیست محصولات قابل تحویل برای تولید

• نیازهای اتاق جنگ، در صورت وجود

فرآیند ارزیابی تنها چند روز طول می کشد، و هر چه یک برنامه خاص دقیق تر باشد، تیم بازیابی سازنده تر می شود.

بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن دستور جلسه: نکات، الگو و نمونه

۶. مصاحبه ها را انجام دهید

مدیر طرح بازیابی ذینفعانی را شناسایی می کند که می توانند داده های دقیق را در طول مصاحبه ارائه دهند. مهارت‌های عالی مصاحبه و ارتباط صادقانه بین مصاحبه‌گر و مصاحبه‌شونده برای جمع‌آوری اطلاعات ارزشمند بسیار مهم است، بنابراین نکات زیر را برای بهترین نتایج در نظر بگیرید:

• تدارکات مصاحبه روز قبل را تایید کنید

• با خواندن رزومه یا تحقیق در مورد دستاوردهای همه مصاحبه شوندگان آماده شوید

• تیم خود را به گرمی معرفی کنید تا مصاحبه شوندگان راحت باشند

• اهداف پروژه و نقش هر فرد در دوران بهبودی را توضیح دهید

• فقط سوالات مرتبط با پروژه را بپرسید

جزئیات آنچه را که در مورد آن صحبت می کنید را از طریق یک تماس تلفنی یا ایمیل پیگیری کنید. از ارتباط صادقانه برای تشکر از مشارکت همه مصاحبه شوندگان استفاده کنید.

۷. داده ها را تجزیه و تحلیل کنید

داده هایی را که در طول مصاحبه جمع آوری می کنید و اطلاعات موجود در اسناد پروژه را تجزیه و تحلیل کنید. تجزیه و تحلیل دقیق به تیم بازیابی کمک می کند تا وضعیت واقعی پروژه را درک کند و اطمینان حاصل کند که همه به طور کامل داده ها را درک می کنند. پس از آن، تیم بازیابی یافته‌های خود را آماده می‌کند تا فهرستی کاملاً تعریف شده از تهدیدها، فرصت‌ها و مشکلات را که بر اساس اولویت آنها رتبه‌بندی می‌شوند، تهیه کنند. اگر نتایج حجیم باشد، می توانید داده ها را برای وضوح و مدیریت آسان تجمیع و جمع آوری کنید.

مرتبط: ۲۱ پرسش و پاسخ متداول مصاحبه مدیر پروژه

۸. برنامه بهبودی را تدوین کنید

بر توسعه یک طرح پروژه بازیابی کاری و جمع آوری یک تیم شایسته برای تکمیل کار تمرکز کنید. با توجه به اینکه یک طرح تجاری اهداف را روشن می کند و عملکرد موفقیت آمیز را تسهیل می کند، یک طرح ایده آل برای یک پروژه مشکل دار ممکن است نیاز به تفکر بیشتری نسبت به یک پروژه جدید داشته باشد.

یک طرح برای یک پروژه مشکل دار می تواند استراتژی و بررسی دقیق را به دنبال داشته باشد زیرا:

• یک تغییر اساسی گسترده در هزینه، برنامه و محدوده ارائه می دهد

• به فرکانس بیشتر ارتباط و گزارش نیاز دارد

• تحت نظارت و کنترل شدیدتر است

• تحت نظارت شدید است

• مدت زمان کمتری دارد

• نیاز به مدرکی دارد که نشان دهد بازیابی تصمیم درستی بوده است

هنگامی که تیم بازیابی پروژه ای را بر عهده می گیرد، یک برنامه موثر می تواند به اطمینان از موفقیت آن کمک کند.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد یک طرح بازیابی بلایا در ۷ مرحله 

۹. ریکاوری را انجام دهید

تیم کار روی پروژه را در حین بازیابی شروع می کند و در عین حال بر جلوگیری از هرگونه مشکل بعدی تمرکز می کند. برای موفقیت در فرآیند بازیابی، تیم با کنترل های پروژه و سیستم های مدیریتی کاملاً تعریف شده کار می کند که برنامه را نظارت و اجرا می کند. همانطور که طرح بازیابی آشکار می شود، تیم به طور مداوم اجرای هر مرحله را نظارت می کند و تجزیه و تحلیل واریانس را در پایان هر هفته انجام می دهد تا طبق برنامه باقی بماند.