آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

تیم‌ها معمولاً پروژه‌های بزرگ را در مرحله تکمیل می‌کنند تا وظایف را به ترتیب خاصی به پایان برسانند. به عنوان مدیر پروژه تیم خود، می توانید از مراحل مختلف مدیریت پروژه برای پیگیری و سازماندهی پیشرفت گروه خود به سمت هدف خود استفاده کنید. در این مقاله، فرآیند مدیریت پروژه، مراحل مختلف آن و اینکه چگونه تیم ها می توانند از این فرآیندها برای تکمیل یک پروژه به طور کامل و طبق برنامه استفاده کنند را بررسی می کنیم.

مدیر پروژه چیست؟

مدیران پروژه مسئول ملاقات با مشتریان و ذینفعان برای درک و نظارت بر الزامات هر یک از جنبه های یک پروژه هستند. آنها با سهامدارانی که به نتیجه یک پروژه علاقه دارند، از جمله مشتریان، مدیران، حامیان مالی یا اعضای هیئت مدیره ارتباط برقرار می کنند. اگر مدیر پروژه هستید، می توانید برنامه هایی را بر اساس نیازهای بودجه، ضرب الاجل ها و منابع تهیه کنید. مدیران پروژه با تیم هایی کار می کنند تا پیشرفت پروژه را ردیابی کنند و در غیر این صورت به تکمیل پروژه کمک کنند.

فرآیند مدیریت پروژه

مدیران پروژه از فرآیندهای مختلفی برای هدایت پروژه به سمت تکمیل استفاده می کنند. به عنوان مدیر پروژه، احتمالاً از بسیاری از فرآیندهای زیر استفاده می کنید:

• مدیریت فاز: تیم ها، ذینفعان و مدیر پروژه مکرراً از سند شروع پروژه بازدید می کنند تا مطمئن شوند که هر مرحله از اهداف تعیین شده در مراحل استراتژی و برنامه ریزی پیروی می کند. هر یک از اعضای تیم درک خود از اهداف پروژه و نقش فردی خود را در هر مرحله بررسی می کند. هنگامی که تمام محصولات قابل تحویل، یا محصولات یا نتایج برنامه ریزی شده، تیم های برنامه ریزی شده برای فاز کامل شوند، تیم ها می توانند به مرحله بعدی بروند.
• برنامه ریزی: در ابتدای هر مرحله، می توانید منابع لازم را مجدداً بررسی کنید تا از در دسترس بودن آنها مطمئن شوید. هنگامی که هر مرحله را در مرحله برنامه ریزی شروع می کنید، می توانید احتمال برآورده شدن نیازهای بودجه و جدول زمانی تیم خود را افزایش دهید.
• کنترل: ردیابی معیارهای پروژه و استفاده از گزارش ها برای تجزیه و تحلیل هر مرحله به شما امکان می دهد بودجه، محدوده، زمان و مشکلاتی را که در هر مرحله ایجاد می شود کنترل کنید.
• مدیریت تیم: به عنوان یک مدیر پروژه، به آموزش و حمایت از اعضای تیم در طول پروژه کمک می کنید. این فرآیند ممکن است شامل اطمینان از ارائه ابزارهای مورد نیاز و در زمان مناسب باشد یا آموزش استفاده از آن ابزارها را قبل از شروع مرحله ارائه دهید.
• ارتباطات: مدیران پروژه می‌توانند مسئولیت‌های ارتباطی را به یک فرد یا تیم محول کنند تا همه اعضای تیم، منابع و ذینفعان پروژه را در هر مرحله مطلع کنند. واگذاری ارتباطات، مدیر پروژه را قادر می سازد تا بر سایر وظایف برنامه ریزی، تدارکات و ادغام تمرکز کند.
• تدارکات: برای تهیه منابع، شما و تیمتان باید منابع مورد نیاز پروژه را شناسایی کنید، به دنبال پیشنهادات پیمانکار باشید و بودجه و جدول زمانی پیمانکاران را مدیریت کنید. همچنین باید قراردادهای تکمیل شده را به محض اتمام آنها ببندید تا مطمئن شوید که گردش کار پروژه را حفظ می کنید.
• یکپارچه سازی: به عنوان مدیر پروژه، از هماهنگی تمامی فرآیندها و تیم ها اطمینان حاصل می کنید. برخی از فرآیندها ممکن است همپوشانی داشته باشند یا با هم رقابت کنند. به عنوان مثال، یک تیم ممکن است نیاز به نتیجه کار یک پیمانکار برای شروع کار خود در فاز فعلی داشته باشد. می‌توانید استراتژی‌های هماهنگی را برنامه‌ریزی کنید و از ارتباطاتی مانند جلسات منظم برای به‌روزرسانی اعضای تیم در مورد پیشرفت در سایر فرآیندهایی که بر کار آنها تأثیر می‌گذارد، استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: درباره مدیر پروژه بودن بیاموزید

مراحل مدیریت پروژه

مدیران پروژه پیشرفت پروژه را بر حسب فازها در نظر می گیرند تا اطمینان حاصل کنند که تیم هایشان محصولات قابل تحویل هدف را تولید می کنند و نیازمندی ها را برآورده می کنند. در برخی موارد، شرکت ها نسخه های خود را از مراحل پروژه توسعه می دهند.

1. استراتژی و شروع
2. طراحی و برنامه ریزی
3. اجرا و تست
4. راه اندازی و آموزش
5. حمایت و تحقق منافع
6. پروژه بسته شد

۱ . استراتژی و شروع

در ابتدای یک پروژه، اعضای تیم یک ایده را قبل از ارائه آن به سهامداران مربوطه برای تایید، به طور کامل توسعه می دهند. در این مرحله، الزامات پروژه را تعریف می‌کنید و نشان می‌دهید که چگونه تیم می‌تواند در چارچوب بودجه و چارچوب زمانی شما به اهداف دست یابد.

ذینفعان تصمیم می گیرند که آیا مزایای پروژه شما هزینه ها را توجیه می کند یا خیر. در طول مرحله توسعه، مراحلی که تیم شما برای تکمیل پروژه برمی‌دارد ممکن است تغییر کند زیرا آنها از کارشناسان مشاوره می‌خواهند و در مورد هر مرحله تحقیق می‌کنند. شما و اعضای تیمتان باید اهدافی را که در طول این مرحله استراتژی در طول پروژه ایجاد کرده اید بازبینی کنید تا مطمئن شوید که نتیجه با ایده اصلی و اهداف مورد توافق ذینفعان و اعضای تیم مطابقت دارد.

۲ . طراحی و برنامه ریزی

در طول این مرحله، ذینفعان ساختار تجزیه کار را تعیین می کنند، اعضای تیم را استخدام می کنند، منابع را ایمن می کنند و سند شروع پروژه را تایید می کنند. آنها اهداف SMART را ترسیم می کنند، وظایف را تعیین می کنند، بودجه تعیین می کنند و مشکلات و راه حل ها را پیش بینی می کنند.

اهداف SMART برای تیم های پروژه مفید هستند زیرا عبارتند از:

• خاص
• قابل اندازه گیری
• قابل دستیابی
• مربوط
• مبتنی بر زمان

تیم ها، مدیران و ذینفعان می توانند از ابزارهای اضافی برای حل مشکلات در این مرحله برنامه ریزی استفاده کنند، یا ممکن است در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کنند. مدیران پروژه و تیم ها باید با هر تغییر یا طرح جدید به دنبال تایید از ذینفعان باشند. در این زمان، آنها می توانند برنامه زمانبندی پروژه را تنظیم کنند.

بیشتر بخوانید:  اهداف هوشمند: تعریف و مثال

۳ . اجرا و تست

پروژه ها اغلب از مرحله برنامه ریزی به مرحله اجرا با یک جلسه آغازین برای توزیع منابع و اطمینان از درک همه نقش خود حرکت می کنند. تیم ها اجزای پروژه خود را اجرا می کنند و هر تحویلی را در حین تکمیل وظایف خود آزمایش می کنند. به عنوان مثال، اگر تیم شما روی نرم افزار یا اجزای طراحی کار می کند، می توانید این عناصر را در هر مرحله آزمایش کنید.

مدیران پروژه سیستم‌های ارتباطی و زمان‌های جلسات منظم را در صورتی که مربوط به پروژه یا فاز باشد ایجاد می‌کنند. لازم است مدیران پروژه سازماندهی شده، مراقب خطرات یا مسائل باشند و اهداف پروژه را دوباره بررسی کنند. برای پروژه های پرخطر، برخی از مدیران ممکن است برای بررسی واقع بینانه بودن اهداف، جدول زمانی و بودجه، نکته ای را در این مرحله لحاظ کنند. بسته به موقعیت، یک مدیر پروژه ممکن است تصمیم بگیرد که پروژه را به مرحله برنامه ریزی بازگرداند.

۴ .  راه اندازی و آموزش

پس از اتمام مرحله اجرا و آزمایش تیم، می توانند پروژه را راه اندازی کرده و در دسترس کاربران قرار دهند. در صورت لزوم، تیم ها می توانند آموزش هایی مانند نحوه استفاده از یک سیستم، ابزار یا محصول جدید را ارائه دهند. در طول این مرحله، مدیران پروژه اغلب از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی عملکرد تیم‌ها استفاده می‌کنند و در صورت نیاز، تنظیماتی را در منابع و بودجه پروژه انجام می‌دهند.

چند نمونه از KPIها عبارتند از:

• اهداف ملاقات
• رعایت استانداردهای کیفیت
• پیگیری بودجه و جدول زمانی
• توانایی تعیین تاریخ اتمام

بیشتر بخوانید: استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای دستیابی به اهداف

۵ . حمایت و تحقق منافع

ذینفعان و مدیران تعیین می کنند که آیا نتیجه پروژه با اهداف مطابقت دارد یا خیر. مدیران پروژه سیستم‌های پشتیبانی اضافی را در محل قرار می‌دهند که ممکن است در درازمدت ادامه داشته باشند، مانند دکمه‌ای برای درخواست کمک در صورت اجرای نرم‌افزار جدید پروژه. ذینفعان و مدیران پروژه می توانند نحوه تجزیه و تحلیل و نگهداری قابل تحویل با معیارها و روش ها را انتخاب کنند. برای مثال، مدیران پروژه ممکن است بسته به صنعت و اهداف پروژه، روش‌های کنترل کیفیت یا پروتکل‌های حفظ مشتری را پیاده‌سازی کنند. این مرحله کیفیت مستمر نتایج پروژه را تضمین می کند.

۶ . پروژه بسته شد

در طول بسته شدن پروژه، مدیران پروژه، تیم ها و ذینفعان می توانند بررسی و مستندسازی کنند که آیا نتایج با اهداف اصلی مطابقت دارند یا خیر. ارزیابی و تجزیه و تحلیل در این مرحله مهم است و ذینفعان می توانند بر اساس نتایج پروژه را ببندند یا عناصری را که نیاز به بهبود دارند اصلاح کنند.

به عنوان یک مدیر پروژه، ارتباط و کارایی ضروری است. صرف زمان برای درک و استراتژی آگاهانه در مورد فرآیندها و مراحل یک پروژه می تواند به شما کمک کند تا سازماندهی کنید. شما می توانید از این روش ها با تیم های خود برای تکمیل پروژه ها به طور موثر استفاده کنید.