۱۴ روش برای سازماندهی در محل کار

بهره وری در محل کار می تواند به کسب و کارها در رسیدن به اهداف کل شرکت خود کمک کند. یکی از راه‌های افزایش بهره‌وری، بهبود سازمان است، زیرا به کارکنان کمک می‌کند تا روی وظایف فردی خود تمرکز بیشتری داشته باشند و به طور مؤثرتری با همکاران همکاری کنند. اگر می خواهید در محل کار احساس اعتماد به نفس داشته باشید و ضرب الاجل های خود را به طور مداوم رعایت کنید، مهم است که یاد بگیرید چگونه سازماندهی کنید.

در این مقاله از ایوسی به معنای سازماندهی، اهمیت سازماندهی و اقداماتی که می توانید برای سازماندهی در محل کار بردارید، توضیح می دهیم.

سازماندهی به چه معناست؟

سازماندهی به این معنی است که تمرکز بر روی وظایف آسان تر است تا بتوانید در محل کار کارآمدتر باشید. سازمان می تواند عملکرد کاری کارکنان را بهبود بخشد و می تواند به همکاری موثر در پروژه ها کمک کند. هنگامی که کارکنان در محل کار سازماندهی می شوند، اولویت بندی پروژه ها و تکمیل آنها در مهلت مقرر آسان تر می شود.

کارمندان ممکن است با مرتب نگه داشتن فضای کاری و پرهیز از بهم ریختگی یا با نگه داشتن یک تقویم دقیق برای ادامه برنامه خود سازماندهی شوند.

بیشتر بخوانید: مهارت های سازمانی: نحوه توسعه و استفاده از آنها

چرا سازماندهی مهم است؟

هنگامی که در محل کار هستید، سازماندهی بسیار مهم است تا بتوانید به طور همزمان بین بسیاری از وظایف مختلف تعادل برقرار کنید. سازماندهی نیز می تواند به روش های زیر به شما کمک کند:

اهداف را به انجام برسانید

وقتی سازماندهی شده باشید، به احتمال زیاد به اهداف شغلی خود دست خواهید یافت. با یک برنامه، کار شما ساده تر می شود و می توانید وظایف را سریع تر انجام دهید. به عنوان مثال، سازماندهی می تواند در وقت شما صرفه جویی کند، که ممکن است به شما امکان دهد در اوقات فراغت خود اهداف شغلی دیگری را دنبال کنید، مانند بازگشت به مدرسه یا کسب گواهینامه برای پیشبرد نقش خود در شرکت. هنگامی که سازماندهی شده باشید، می توانید به شرکت خود در رسیدن به اهداف خود نیز کمک کنید.

تعادل کار و زندگی را حفظ کنید

سازمان می تواند به تعادل بهتر بین کار و زندگی کمک کند، زیرا به احتمال زیاد به جای نیاز به انجام پروژه به خانه، اضافه کاری یا برقراری تماس های کاری و پاسخ به ایمیل های خارج از محل کار، وظایف خود را در ساعات کاری تکمیل می کنید. همچنین اگر بتوانید تمام کارهای محول شده خود را در طول هفته کاری به پایان برسانید، می توانید از تعطیلات آخر هفته خود در خانه لذت ببرید. حفظ تعادل بین کار و زندگی به شما کمک می کند تا برای شروع هر هفته جدید با ذهنی روشن آماده شوید.

بیشتر بخوانید: ۱۰ نکته برای تعادل بهتر کار و زندگی در حال حاضر (که حتما کار می کند)

به حرکت خود ادامه دهید

وقتی در طول روز سازماندهی می‌شوید، می‌توانید کارها را سریع‌تر به پایان برسانید و در کار خود شتاب ایجاد کنید. تکانه می تواند انگیزه لازم برای انجام وظایف را به موقع و به ترتیب اولویت به شما بدهد. همچنین به شما کمک می‌کند موارد را از فهرست کارهایتان بررسی کنید و می‌تواند در پایان روز کاری به احساس موفقیت کمک کند.

افزایش بهره وری

وقتی سازماندهی شده اید، می توانید به جای جستجوی یادداشت ها و ایمیل ها و بررسی اسناد روی میز، زمان بیشتری را به انجام وظایف کاری خود اختصاص دهید. سازمان همچنین ارتباطات را بهبود می بخشد، که به تیم ها کمک می کند به طور کلی سازنده تر شوند.

مرتبط: ۵ راه برای افزایش بهره وری شما (در کمتر از یک هفته)

متمرکز بمانید

با داشتن یک فضای کاری تمیز و منظم، می توانید تمرکز بیشتری روی وظایف خود داشته باشید. نه تنها یافتن آنچه نیاز دارید آسان تر است، بلکه حواس پرتی های بالقوه کمتری را نیز فراهم می کند. وقتی روی یک کار متمرکز هستید، ممکن است درک بهتری از کارهای دیگری که باید انجام دهید و تا چه زمانی انجام دهید، داشته باشید. ممکن است کمک کند که وظایف خود را به ترتیب اهمیت بنویسید تا بدانید دقیقاً روی چه چیزی باید کار کنید.

استرس و اضطراب را کاهش دهید

منظم بودن می تواند به شما کمک کند استرس و اضطراب را کاهش دهید زیرا می توانید هر بار روی یک پروژه یا هدف با حواس پرتی کمتر تمرکز کنید. این می تواند به شما کمک کند گردش کار روان تری داشته باشید و به شما امکان می دهد بهترین عملکرد را داشته باشید.

چگونه در محل کار منظم بمانیم

راه های زیادی برای منظم ماندن در محل کار وجود دارد. این مراحل را برای به حداکثر رساندن بهره وری و کارایی محل کار خود در نظر بگیرید:

۱. زمان روزهای شما را مسدود می کند

زمان مسدود کردن روزهای شما می تواند به شما کمک کند روی وظایف خود تمرکز کنید. مسدود کردن زمان شامل برنامه‌ریزی تقویم خود می‌شود تا کارهای خاصی را در ساعات خاصی از روز انجام دهید، که به به حداقل رساندن حواس‌پرتی کمک می‌کند. وقتی از بلوک‌های زمانی به‌عنوان راهنمایی برای روز خود استفاده می‌کنید، می‌توانید انعطاف‌پذیر باشید و آن‌ها را در صورت نیاز بر اساس جلسات و سایر درخواست‌های لحظه آخری که دریافت می‌کنید، تنظیم کنید.

مطالب مرتبط: ۱۲ نکته برای اینکه باهوش‌تر کار کنید، نه سخت‌تر

۲. یک برنامه روتین ایجاد کنید

هنگامی که یک برنامه روزانه ایجاد می کنید، به احتمال زیاد عادت هایی ایجاد می کنید که به شما ساختار می دهد و هر روز را روان تر می کند. یک روال هر چه مدت طولانی تری در جای خود داشته باشید خودکارتر می شود و می تواند به شما کمک کند تا به اهداف خود با کارایی بیشتری دست یابید زیرا مراحلی که برای رسیدن به آنها برمی دارید اکنون ساده تر شده اند.

۳. به برنامه خود پایبند باشید

بعد از اینکه وقتتان را مسدود کردید، به بهترین شکل ممکن به این برنامه و روال خود پایبند باشید. در حالی که انحرافات ممکن است رخ دهند، داشتن یک برنامه زمانبندی بازگشت به کار مورد نیاز خود را آسان تر می کند. زمانی که با همکاران خود روی پروژه ای کار می کنید، برنامه ها نیز مهم هستند. به عنوان مثال، همکاران شما ممکن است قبل از اینکه بتوانند وظیفه خود را انجام دهند، برای انجام یک کار به شما تکیه کنند، بنابراین مهم است که در برنامه باقی بمانید تا مطمئن شوید که تمام کارهای خود را به موقع انجام می دهید.

مطالب مرتبط: چگونه یک برنامه کاری روزانه بسازیم

۴. از تقویم ایمیل خود استفاده کنید

در محل کار، احتمالاً جلساتی منظم با همکاران، مدیران یا کل دفتر دارید. استفاده از تقویم ایمیل خود برای تنظیم هشدارها برای این جلسات می تواند به شما کمک کند تا سازماندهی شده باشید و زودتر برای آنها آماده شوید. یک تقویم ایمیل همچنین برای وارد کردن سررسید وظایف مفید است تا بتوانید کار خود را به موقع انجام دهید و به روال خود پایبند باشید.

۵. چیزها را یادداشت کنید

نوشتن چیزها می تواند به شما کمک کند اطلاعات مهم را به خاطر بسپارید و در صورت نیاز مکانی برای ارجاع به یادداشت های خود در آینده فراهم کنید. بسته به اینکه چه چیزی برای شما و فضای کاری شما بهتر است، می توانید چیزها را روی کاغذ یا دفترچه یادداشت دیجیتال بنویسید. یادداشت‌های جلسه، تاریخ‌های مهم و فهرست کارهایی را که باید انجام دهید را یادداشت کنید.

۶. یک لیست وظایف با کد رنگی ایجاد کنید

وقتی آیتم ها دارای کد رنگی هستند، نگاه کردن به لیست کارهای خود و درک آنچه باید انجام دهید بسیار آسان تر است. به عنوان مثال، می توانید بر اساس هر پروژه و سطح اولویت آن کد رنگ کنید. با انجام این کار، فوراً می‌دانید که ابتدا باید روی چه مواردی کار کنید و همه وظایف یک پروژه خاص با هم گروه‌بندی می‌شوند.

مطالب مرتبط: نحوه مدیریت فهرست کارها

۷. چک لیست ها و الگوها را ایجاد کنید

اگر پروژه ها و وظایف تکراری دارید، چک لیست ها و الگوهایی را ایجاد کنید تا به شما کمک کند فرآیندهای کاری خود را ساده و استاندارد کنید. چک لیست ها به شما کمک می کند تا هنگام تکمیل یک پروژه هیچ مرحله ای را از دست ندهید، و الگوها کارهای تکراری را ساده می کنند زیرا لازم نیست هر بار از ابتدا شروع کنید، بنابراین هر دو ابزار می توانند بهره وری، تمرکز و سازماندهی شما را بهبود بخشند.

۸. یک سیستم بایگانی ایجاد کنید

چه برای کاغذبازی فیزیکی و چه دیجیتالی، ایجاد یک سیستم بایگانی به شما کمک می‌کند تا نظم و ترتیب را کاهش دهید. به عنوان مثال، می توانید پوشه هایی برای انواع مختلف اسناد مهم مانند فاکتورها و قراردادها داشته باشید. همچنین می‌توانید پوشه‌های ایمیل را برای دسته‌های مختلف، مانند پروژه‌ها یا فرستنده‌ها، تنظیم کنید تا مطمئن شوید که تمام مکاتبات مهم را بدون نگهداری موارد زیادی در صندوق ورودی خود ذخیره می‌کنید.

۹. مرتباً تمیز کنید

یک فضای کاری تمیز به کارکنان کمک می کند تا با انگیزه، متمرکز و سازنده باقی بمانند. همچنین یافتن اسناد مهم و سایر اسناد را سریعتر و آسان تر می کند. هر هفته زمانی را به دور ریختن درهم و برهمی های غیر ضروری اختصاص دهید و وسایل را در پوشه ها یا کشوهای میز مرتب کنید.

۱۰. سازمان دهندگان میز را دریافت کنید

هنگامی که فضای کاری خود را تمیز می کنید، ممکن است استفاده از سازماندهی میز و کشو کمک کند. به عنوان مثال، می‌توانید یک سازمان‌دهنده برای وسایل تحریر و دفترچه‌های خود و دیگری برای فشار سنج، گیره‌ها و سایر اقلام کوچک اداری داشته باشید. موارد مشابه را کنار هم نگه دارید و فضای روی میز و داخل کشوهای خود را به حداکثر برسانید تا فضای خود را تمیز و منظم نگه دارید.

۱۱. از انجام چند کار خودداری کنید

به جای چندوظیفه ای، تلاش خود را روی تکمیل یک پروژه یا کار در یک زمان متمرکز کنید. انجام این کار می تواند از اشتباهات جلوگیری کند، استرس محل کار را کاهش دهد و به شما در رعایت ضرب الاجل ها کمک کند. همچنین ممکن است زمانی که روی یک کار خاص بدون حواس‌پرتی تمرکز می‌کنید، احساس موفقیت بیشتری کنید، و پس از انجام آن، می‌توانید آن کار را از فهرست کارهای خود بررسی کنید و از آن به عنوان یک حرکت برای شروع کار بعدی روز خود استفاده کنید.

مطالب مرتبط: ۵ نکته برای متمرکز ماندن در کار در خانه

۱۲. به طور منظم استراحت کنید

برای منظم ماندن در طول روز کاری خود، به طور منظم استراحت کنید. از روی میز خود بلند شوید و در اطراف ساختمان اداری خود قدم بزنید یا به بیرون بنشینید و برای چند دقیقه از فضای باز لذت ببرید. استراحت های منظم می تواند به شما کمک کند تمرکز خود را حفظ کرده و حواس پرتی را به حداقل برسانید. اگر با سرعت زیاد کار می کنید و روی یک کار خاص متمرکز هستید، صبر کنید تا به یک نقطه توقف خوب برسید تا استراحت کنید.

۱۳. زمان خاصی را برای ایمیل ها در نظر بگیرید

به جای اینکه زمان زیادی را در طول روز صرف بررسی صندوق ورودی خود کنید، هر زمان که ایمیل جدیدی وارد می‌شود، بخش‌هایی از زمان را در برنامه خود برای بررسی ایمیل خود قرار دهید. در این زمان‌ها، به پیام‌های اولویت‌دار پاسخ دهید، ایمیل‌هایی را که باید بعداً به آن‌ها دسترسی پیدا کنید ستاره‌دار کنید و ایمیل‌های اطلاعاتی را در پوشه‌ها سازمان‌دهی کنید.

با گنجاندن سازمان در صندوق ورودی خود، می توانید بدون حواس پرتی روی کارها متمرکز بمانید و در عین حال اطمینان حاصل کنید که همچنان به ایمیل ها به موقع پاسخ می دهید.

مطالب مرتبط: چگونه ایمیل خود را مدیریت کنیم

۱۴. از ابزار مناسب استفاده کنید

مهم نیست چه شغلی دارید یا در چه صنعتی کار می کنید، می توانید از نرم افزارها و ابزارهای خاصی مانند Trello برای مدیریت پروژه یا Focus To-Do برای مدیریت زمان و تمرکز شما بهره مند شوید. همچنین برنامه های کاربردی دیگری برای گزارش و همکاری، از جمله، وجود دارد. به دنبال ابزارهایی باشید که شما را منظم نگه می دارد و به شما کمک می کند کارتان را کارآمدتر و موثرتر انجام دهید.

مطالب مرتبط: ۱۰ مورد از بهترین برنامه های مدیریت زمان برای سال ۲۰۲۱