نحوه واگذاری کار به کارمندان: سوالات و نکات متداول

در مرحله ای از حرفه حرفه ای خود، احتمالاً مجبور خواهید بود وظایف را به همکاران، هم تیمی ها یا کارمندان محول کنید. تفویض اختیار ابزار مهم و مؤثری است که افرادی که در پست های مدیریتی هستند باید بدانند چگونه و چه زمانی آن را انجام دهند.

در این مقاله از ایوسی، تفویض اختیار چیست، چه زمانی باید کار را محول کنید، چگونه کار را به کارمندان یا اعضای تیم تفویض کنید و سایر سوالات متداول درباره تفویض اختیار در محل کار را بررسی خواهیم کرد.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار به توانایی فرد در انتقال مؤثر مسئولیت یک کار یا تصمیم خاص به شخص دیگر اشاره دارد. تفویض اختیار به عنوان یک مهارت نرم در نظر گرفته می شود و هر فردی در نقش رهبری باید از آن برخوردار باشد. این مهارت در مورد این نیست که به دیگران بگوییم چه کاری انجام دهند یا به سادگی وظایف را از فهرست کارهای رهبر به یکی از اعضای تیم منتقل کنیم، بلکه در مورد هدایت مؤثر افراد به مسئولیت‌های خاص و انتظارات از آنها است. این همچنین در مورد کمک در صورت نیاز است، اما همچنین به کارمندان استقلال لازم برای انجام وظایف خود به تنهایی را می دهد.

اکثر سرپرستان، رهبران تیم یا مدیران هنگام کار بر روی یک پروژه وظایف را محول می کنند. برای مثال، یک رهبر ممکن است تلاش‌های بازاریابی رسانه‌های اجتماعی را به یک بخش یا گروهی از افراد اختصاص دهد و بازاریابی موتور جستجو را به دیگری اختصاص دهد. هر گروه باید به وضوح بفهمد که چه انتظاراتی از آنها می‌رود، چه زمانی وظایف انجام می‌شود و چگونه وظایف مورد نیاز برای انجام کار را انجام دهند.

مطالب مرتبط: واگذاری وظایف: تعریف و مثال ها

مولفه های تفویض اختیار چیست؟

سه عنصر اصلی تفویض اختیار باید وجود داشته باشد تا تفویض اختیار به طور مؤثر کار کند. این اجزا عبارتند از:

• مسئولیت: اولین عنصر تفویض مسئولیت، مسئولیت است. کارکنان باید برای انجام وظیفه ای که به آنها محول شده است احساس مسئولیت کنند. این مسئولیت شامل رعایت موعد مقرر و درخواست کمک در صورت نیاز است.
• اختیار: اختیار دومین جزء تفویض است و به قدرت تصمیم گیری اشاره دارد. تصمیمات بسته به موقعیت می توانند به چندین مورد مختلف مرتبط باشند. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است به یکی از اعضای تیم این اختیار را بدهد که تصمیم بگیرد چگونه از منابع خاصی برای انجام یک کار استفاده کند. اقتدار باید به وظیفه خاص مربوط باشد و از کارکنان در انجام وظایفی که به آنها محول شده است حمایت کند.
• پاسخگویی: یکی دیگر از مؤلفه های ضروری تفویض اختیار مؤثر، پاسخگویی است. این به احساس مسئولیت‌پذیری اشاره دارد که فرد برای انجام وظیفه‌ای که به او محول شده است، احساس می‌کند. وقتی کار به کارمندی محول می شود، باید خود را پاسخگو بداند تا این کار را به موقع و دقیق انجام دهد.

چه زمانی باید کار را محول کنید؟

چندین مورد وجود دارد که باید در محل کار تفویض اختیار کنید. برای تعیین اینکه آیا تفویض اختیار مناسب است، سؤالات زیر را در نظر بگیرید:

• آیا کار یا پروژه ارزشی برای سازمان یا شغل شما خواهد داشت؟ اگر نه، ممکن است بخواهید این وظایف را به دیگران محول کنید. قبل از انجام این کار، مطمئن شوید که ابتدا ارزش کار را اضافه کنید. اگر نمی توانید ارزش اضافه کنید، این کار را به طور کلی رد کنید.
• آیا این وظیفه مختص مهارت ها و توانایی های شماست؟ در غیر این صورت، می توانید آن را به فردی که توانایی های مناسب برای این کار را دارد واگذار کنید.
• آیا پروژه یا وظیفه فرصتی را برای فردی در تیم شما برای یادگیری و رشد فراهم می کند؟
• آیا زمان کافی برای تفویض اختیار موثر وجود دارد؟ تفویض اختیار زمان می برد که شامل آموزش، تعیین تکلیف و پاسخ به سؤالات است.
• آیا این وظیفه ای است که باید انجام دهید؟

مطالب مرتبط: مدیریت چیست؟ تعاریف، توابع و سبک ها

نحوه واگذاری کار به کارمندان

هنگام واگذاری وظایف یا کارهای دیگر به اعضای تیم یا کارمندان، مراحل زیر می‌توانید انجام دهید:

۱. تعیین کنید کدام وظایف را می خواهید محول کنید

اولین قدم در تفویض اختیار این است که تصمیم بگیرید کدام وظایف را باید به دیگران محول کنید و چه مسئولیت هایی را می خواهید برای خود نگه دارید. سوالاتی که باید بپرسید عبارتند از:

• آیا کسی در تیم من وجود دارد که بتواند این وظیفه را بهتر از من انجام دهد؟
• آیا فردی در تیم من وجود دارد که از انجام این کار سود ببرد؟
• آیا این وظیفه ای است که من فقط می توانم انجام دهم؟
• برای تفویض این وظیفه چه چیزی لازم است؟
• آیا برای انجام تمام وظایف برنامه خود وقت دارید؟

۲. تصمیم بگیرید که کار را به کدام کارمندان یا اعضای تیم محول کنید

گام بعدی این است که مشخص کنید کدام فرد کدام وظیفه را به عهده خواهد گرفت. شما باید برای اطمینان از اینکه کارها با توانایی ها و مهارت های فرد مطابقت دارند و اینکه فرد زمان کافی برای انجام کارها را به طور موثر و به موقع دارد، وقت بگذارید.

مطالب مرتبط: چگونه نقش ها و مسئولیت های تیم خود را تعریف کنیم

۳. در هیئت های خود منصف باشید

شما باید سعی کنید در هنگام واگذاری وظایف تا حد امکان منصف باشید. سعی کنید به همه اعضای تیم به تعداد مساوی کار یا وظایفی بدهید که در سطح سختی یکسانی هستند. همچنین باید به اعضای تیم خود اعتماد کنید تا وظایف را به طور مؤثر انجام دهند و در صورت امکان از مدیریت خرد اجتناب کنید.

۴. زمینه و جهت را برای هر کار ارائه دهید

هر وظیفه ای که به شخص دیگری محول می کنید باید جهت و زمینه روشنی داشته باشد. اجازه دهید کارمند بداند که چرا این وظیفه به آنها محول می شود و این کار چگونه به نفع کل پروژه یا شرکت خواهد بود. برای پاسخ به هر سوالی وقت بگذارید و در صورت لزوم بازخورد خود را ارائه دهید.

۵. ارائه بازخورد مثبت و سازنده

در حالی که نمی خواهید تیم خود را خرد مدیریت کنید، اما می خواهید در صورت لزوم بازخورد ارائه دهید. این شامل بازخورد مثبت و سازنده است. ارائه بازخورد به طور منظم به کارمندان کمک می کند تا در وظیفه خود باقی بمانند و کار را به طور مؤثر و موفقیت آمیزی انجام دهند.

دلایل رایجی که مردم با تفویض اختیار مشکل دارند چیست؟

عوامل متعددی وجود دارد که چرا یک فرد ممکن است زمان چالش برانگیزی برای واگذاری وظایف در محل کار داشته باشد. رایج ترین موانع تفویض اختیار موثر عبارتند از:

• ترس: برخی از مدیران می ترسند مسئولیت یک کار را رها کنند، زیرا می ترسند اگر خودشان آن کار را انجام ندهند، کار به درستی انجام نشود. این می تواند منجر به این شود که یک رهبر بیشتر از آنچه واقعاً می تواند انجام دهد کار کند و همچنین باعث دلسردی کارکنان تحت مدیریت شود. مهم است که به یاد داشته باشید در حالی که مطمئناً اشتباهاتی رخ خواهد داد، اما هیچ کس کامل نیست و بیشتر کارمندان می خواهند بهترین کار خود را هنگام تکمیل وظایف انجام دهند.
• زمان: مدیران ممکن است در تفویض اختیار شکست نخورند، زیرا احساس می کنند توضیح دادن کار به کارمند زمان زیادی می برد یا واگذاری تمام وظایفی که نیاز به تفویض دارند، بسیار طول می کشد.
• عدم اعتماد: برخی از رهبران به دلیل عدم اعتماد کافی به تیم خود در واگذاری کارها به طور مؤثر شکست می خورند. شرکت در فعالیت های تیم سازی و صرف زمان برای شناخت همه اعضای تیم و همچنین نقاط قوت و ضعف آنها، راه بسیار خوبی برای مبارزه با عدم اعتماد به یک تیم است.

• فقدان مهارت: دلیل دیگری که باعث می‌شود برخی از مدیران وظایف را به طور مؤثر در محل کار محول نمی‌کنند این است که معتقدند تیمشان مهارت‌های لازم برای انجام وظایف را ندارد. اگر اینطور است، کار انفرادی با کارمندان را در نظر بگیرید تا مهارت هایشان را توسعه دهند یا یک کارگاه مهارتی برگزار کنید که در آن همه اعضای تیم بتوانند مهارت خاصی را بیاموزند.