استفاده از مدیریت عملکرد در محیط کار

مدیریت عملکرد به مدیران و سرپرستان اجازه می دهد تا ارزیابی کنند که آیا کارکنان به اهداف کاری خود می رسند یا خیر. همچنین به شناسایی مناطق اضافی، ضایعات و سطوح کم کارایی کمک می کند. علاوه بر این، مسئولان برنامه‌های مدیریت عملکرد می‌توانند از نتایج برای همسو کردن مهارت‌ها و شایستگی‌های کارگران با اهداف سازمانی استفاده کنند.

مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد عبارت است از ارزیابی مداوم و ارائه بازخورد به کارکنان در ارتباط با نقش ها و مسئولیت های آنها. یک سیستم مدیریت عملکرد به مدیران کمک می کند تا انتظارات کارکنان را به اشتراک بگذارند تا اطمینان حاصل شود که همه معنای موفقیت در موقعیت خود را می دانند. در حالی که ارائه پیشنهادات برای بهبود بسیار مهم است، ارائه بازخورد مثبت هم برای اهداف روحی و هم برای اهداف یادگیری به همان اندازه مهم است.

مزایای مدیریت عملکرد

یک سیستم مدیریت عملکرد که در تمام بخش‌ها ثابت می‌ماند، از پاسخگویی مداوم پشتیبانی می‌کند. به جای تشویق کارکنان برای دستیابی به اهداف سازمانی فقط در زمان بررسی، مدیریت عملکرد منسجم، درخواست مداوم برای پیشرفت را ترویج می کند. هنگامی که یک سیستم مدیریت عملکرد به دقت اجرا شود، منجر به بهبود در عملکرد و نرخ بهره‌وری می‌شود. علاوه بر این، متوجه بهبود در ارتباطات، کاهش استرس در مورد عملکرد ضعیف و تیم های شادتر خواهید شد. اگر افراد به وضوح درک کنند که چه انتظاراتی از آنها برای رشد در شغلشان می رود، می توانند اقدامات لازم را برای دستیابی به اهداف شغلی خود انجام دهند.

با وجود یک سیستم مدیریت عملکرد خوب، سازمان شما می تواند نرخ گردش کارکنان را کاهش دهد، تولید را بهبود بخشد و به طور بالقوه حاشیه سود را افزایش دهد.

نحوه ایجاد یک سیستم مدیریت عملکرد

در حالی که بررسی عملکرد سالانه مطمئناً می تواند مفید باشد، نباید اولین باری باشد که افراد در مورد بازخورد مثبت یا انتقادی می شنوند. در عوض، ایجاد یک سیستم مدیریت عملکرد را در نظر بگیرید که به عنوان چرخه ای عمل می کند که در آن بازخورد خرد و قدردانی را در طول سال ارائه می دهید. برای ایجاد این چرخه، باید ورودی های مناسب را داشته باشید، از جمله موارد زیر:

1. انتظارات برای هر موقعیت را به وضوح تعریف کنید. هر نقشی باید شرح وظایف خاص خود را داشته باشد که مسئولیت‌های مورد انتظار از جمله زنجیره مدیریت مدیریت را مشخص می‌کند. در حالت ایده‌آل، هر فرد نقش و مسئولیت خود را به همراه نقش سطح بعدی دریافت می‌کند تا بداند برای کسب ارتقاء چه چیزی لازم است. معنای شکست، موفقیت و فراتر از انتظارات را در هر نقش تعریف کنید.
2. آموزش مدیران برای مدیریت عملکرد مدیران باید بتوانند سیستم مدیریت عملکرد را در تیم های فردی خود پیاده سازی کنند. این بدان معناست که آنها باید مسئول ارائه بازخورد مثبت و انتقادی مداوم باشند تا تیم آنها بدانند چگونه در نقش خود رشد کنند.
3. منابع را برای رشد فراهم کنید. جهت گیری و آموزش استخدام جدید شما باید افراد را برای موفقیت آماده کند، و مهمتر از همه، محیط کار باید به جای اینکه علیه آنها کار کند، نتایج مطلوب را تسهیل کند. برای مثال، اگر بازخورد انتقادی به آنها داده شود، باید منابعی نیز در اختیار آنها قرار گیرد تا در حوزه های خود برای بهبود ایجاد کنند.

یک سیستم مدیریت عملکرد موثر موارد زیر را انجام می دهد:

• وظایف و انتظارات شغلی را روشن کنید.
• سطح بهره وری فردی و گروهی را افزایش دهید.
• از طریق بازخورد قوی و مربیگری، قابلیت های کارگران را با حداکثر پتانسیل خود تقویت کنید.
• رفتاری را هدایت کنید که با اهداف، ارزش ها و مأموریت سازمانی همسو باشد.
• بهبود ارتباطات در تمام سطوح
• ارائه یک مبنای محکم برای تصمیم گیری عملیاتی سرمایه انسانی.

موارد مرتبط: نحوه انجام ارزیابی کارکنان (با سوالات متداول)

سیستم بازخورد عملکرد خود را مدیریت کنید

در حالی که راه اندازی یک چرخه مدیریت عملکرد خوب اولین گام در این فرآیند است، همچنین نیاز به نگهداری و نظارت مداوم دارد. در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای حفظ یک سیستم قوی دنبال کنید:

۱ . طرح

ارزیابی صحیح عملکرد کارکنان با توضیح آنچه از آنها انتظار می رود شروع می شود. در طول گرایش و آموزش استخدام جدید، مطمئن شوید که یک دوره زمانی را برای توضیح دقیق آنچه که هر وظیفه شغلی نیاز دارد اختصاص دهید. همچنین سطوح مختلف رضایتی را که کارگر می تواند هر وظیفه را انجام دهد توضیح دهید. یک دستورالعمل به کارمند ایده روشنی در مورد چگونگی فراتر رفتن از انتظارات شما می دهد.

به عنوان مثال، شما یک حسابدار جدید استخدام کرده اید. یکی از مسئولیت های کلیدی ارسال فاکتورهای معوقه برای مشتریان در اول هر ماه است. این وظیفه شغلی دارای سه سطح رضایت است که کارگر می تواند آن را انجام دهد:

• ضعیف: فاکتورهای معوقه را در اول هر ماه برای مشتریان ارسال نمی کند.
• رضایت بخش: در اول هر ماه صورتحساب های معوقه را برای مشتریان ارسال می کند و نرم افزار حسابداری را به روز می کند تا منعکس کننده ارسال این اخطارها باشد.
• ممتاز: در اول هر ماه صورتحساب های معوق را برای مشتریان ارسال می کند، نرم افزار حسابداری را به روز رسانی می کند تا ارسال اخطارها را منعکس کند و لیست جدیدی از مشتریانی که در صورتحساب های خود عقب مانده اند تهیه می کند و این لیست را برای سرپرست بخش حسابداری ارسال می کند.

با وجود انتظارات روشن، موفقیت در نقش های خود برای کارگران بسیار آسان تر می شود.

در ابتدا، ممکن است به نظر برسد که مرحله برنامه ریزی تنها زمانی رخ می دهد که یک کارمند جدید آموزش را طی کند. از آنجایی که سیستم مدیریت عملکرد یک چرخه است، مرحله برنامه ریزی باید به طور منظم برای هر کارمند انجام شود. در مرحله برنامه ریزی است که می توانید نقاط قوت و ضعف کارمند را مورد بحث قرار دهید و احتمالاً مسئولیت های شغلی را بر اساس آن نقاط قوت اضافه کنید. هر بار که مسئولیت شغلی را اضافه می کنید، مطمئن شوید که ایده روشنی در مورد چگونگی فراتر رفتن از انتظارات خود برای آن کار خاص ارائه می دهید.

همچنین در مرحله برنامه ریزی است که به کارکنان توضیح می دهید که چگونه وظایف شغلی آنها در دستیابی به اهداف سازمانی کمک می کند. مرحله برنامه ریزی زمان بسیار خوبی برای نشان دادن قدردانی است. می‌توانید درباره پیشرفت‌هایی که در کارمند مشاهده کرده‌اید و اینکه چگونه این پیشرفت‌ها برای کل شرکت سودمند بوده است صحبت کنید.

۲ . عمل کنید

مدیریت کارآمد عملکرد بسیار بیشتر از ارزیابی موفقیت یک پروژه پس از اتمام آن است. این در مورد مشارکت فعال در وظایف و پروژه های روزمره است تا کارکنان را در راه های بسیاری راهنمایی کند که از طریق آنها می توانند در نقش های خود کارآمدتر و سازنده تر شوند. سطح مشارکت شما ممکن است بسته به سبک مدیریت شما متفاوت باشد ، که مطمئنا قابل قبول است.

درگیر شدن با وظایف روزانه تیم خود در سطوحی به شما فرصتی می دهد تا بازخوردهای مثبتی را در مورد کار تیم خود به اشتراک بگذارید. به علاوه، زمان مناسبی برای تشویق پیشرفت بیشتر با تشویق تیمتان است. برخی دیگر از مزایای شناسایی کارکنان عبارتند از:

• اعتماد به نفس را افزایش می دهد
• انتظارات شما را تقویت می کند
• اعتماد ایجاد می کند
• روابط سالم برقرار می کند

۳ . نظارت کنید

سازمان ها اغلب در تصمیم گیری برای نظارت و سنجش عملکرد کارکنان با مشکل مواجه هستند. برخی از وظایف شغلی با توجه به شاخص های عینی عملکرد مانند حجم فروش، سطح تولید محصول یا سودآوری قابل اندازه گیری هستند. با این حال، توجه به این نکته مهم است که شاخص های عینی می توانند منجر به مشکلات بالقوه شوند. اولاً، این احتمال وجود دارد که همه کارمندان وظایف شغلی یکسانی را انجام ندهند، به این معنی که نمی‌توانید یک کارمند را با کارمند دیگری مقایسه کنید. همچنین، ممکن است همه کارکنان برای انجام وظایف شغلی خود به منابع یکسان دسترسی نداشته باشند.

فرض کنید به یاسمیدا و هنری هر دو حداقل سهمیه تولید ۱۰۰ در هفته داده می شود. یاسمیدا اما در بخشی از کارخانه با تجهیزات مدرن تولیدی مشغول به کار است. هنری در بخشی از کارخانه با تجهیزات قدیمی‌تری کار می‌کند که حجم بالایی از محصول را در مدت زمان کوتاهی به اندازه آنچه یاسمیندا می‌تواند تولید کند، تولید نمی‌کند. اگر یاسمیدا تا چهارشنبه هر هفته به حداقل سهمیه برسد و هنری در روز جمعه به آن برسد، این لزوماً به این معنی نیست که یاسمیدا بهتر از هانری عمل می کند.

مشکلات شدت منابع یکی دیگر از مسائل پایش عملکرد بر اساس شاخص های عینی است. جمع‌آوری داده‌های معنادار به معیارهای گسترده نیاز دارد، که می‌تواند به پیامدهای منابع اصلی تبدیل شود، به ویژه هرچه تعداد معیارهایی که برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده می‌شوند بیشتر باشد.

مشکلات ذاتی همراه با استفاده از شاخص های عینی برای اندازه گیری عملکرد باعث شده است که بسیاری از شرکت ها مسیر جایگزینی را انتخاب کنند. این مسیر شامل ارزیابی کارکنان بر اساس شایسته ترین دستاوردهای آنهاست. همچنین شامل ارزیابی آن دستاوردها برای تعیین اینکه چگونه آنها برای شرکت به عنوان یک کل سود می برند، می باشد. با این نوع اندازه‌گیری، با محدودیت‌هایی که معمولاً هنگام استفاده از شاخص‌های عینی برای ارزیابی عملکرد با آن مواجه می‌شوید، مواجه نمی‌شوید. این مسیر اندازه‌گیری، سایر حوزه‌های عملکرد را نیز در نظر می‌گیرد که با شاخص‌های عینی قابل اندازه‌گیری نیستند، مانند رهبری تیم .

۴ . جایزه

همانطور که دستاوردهای هر فرد را مرور می کنید، می توانید با یک هدیه قدردانی به آنها پاداش دهید. ایجاد یک سیستم پاداش که در کل سازمان برای ترویج عدالت اعمال می شود، مناسب است.

شما می توانید این سیستم پاداش را بر اساس یک سیستم رتبه بندی عددی که برای رتبه بندی کارکنان خود بر اساس شاخص های عینی یا دستاوردهای شایسته آنها استفاده می کنید، پیاده سازی کنید. یک مقیاس رتبه بندی هفت درجه ای معمولا برای متمایز کردن سطوح عملکرد کارکنان به طور موثر کافی است. افتادن بر روی ترازو به عنوان یک یا دو امتیاز، کارمند را به عنوان یک عملکرد پایین واجد شرایط می کند. پرتاب های سه، چهار و پنج امتیازی به عنوان بازیکنان میانی واجد شرایط هستند. شش و هفت امتیازی واجد شرایط به عنوان بهترین عملکرد هستند. در حالت ایده آل، شما یک مقیاس امتیازی متفاوت برای چهار سطح مختلف از کارگران خواهید داشت – استخدام جدید (شش ماه اول)، سطح ابتدایی، مدیریت سطح اول و مدیریت سطح دوم.

شما کارمندان را بر اساس هر نقش ارزیابی خواهید کرد. در زیر یک نمونه سیستم رتبه بندی آورده شده است:

۷ – به طور پیوسته بر اساس یک استاندارد “الگوی نقش” عمل می کند.

۶ – تقریباً همیشه بر اساس یک استاندارد «الگوی نقش» عمل می کند.

۵- در حدود ۵۰ درصد مواقع در استاندارد «الگوی نقش» و در حدود ۵۰ درصد مواقع در سطح «برآورد انتظارات» عمل می کند.

۴ – به طور مداوم در سطح “برآورده انتظارات” عمل می کند.

۳ – در حدود ۵۰ درصد مواقع در سطح «برآورد انتظارات» و در حدود ۵۰ درصد مواقع در سطح «زیر انتظارات» عمل می کند.

۲ – تقریباً همیشه در سطح “زیر انتظار” عمل می کند.

۱ – به طور مداوم در سطح “زیر انتظارات” عمل می کند.

با استفاده از سیستم رتبه بندی بالا، فرض کنید که روهان دارای پنج وظیفه شغلی است که مسئولیت آنها را بر عهده دارد و رتبه های زیر را دریافت می کند.

• مدیریت پروژه ها: ۶.
• گزارش به سرپرست: ۷.
• آپلود داده ها در اکسل: ۶.
• ایجاد گزارش: ۵.
• ارتباط یافته های گزارش با مشتریان: ۶.

برای تعیین نمره عملکرد کلی او، تعداد کل امتیازهای او را اضافه می کنیم و بر تعداد وظایف شغلی تقسیم می کنیم – ۳۰/۵ = ۶. در طول بررسی عملکرد او، شما با زاخاری در میان می گذارید که او نمره عملکرد کلی ۶ را دریافت کرده است. .

۵ . مرور

مرحله بررسی چرخه مدیریت عملکرد شامل نشستن با کارمند و بررسی آنچه در آخرین ارزیابی اتفاق افتاده است. می توانید کارمند را به خاطر رتبه های برترش تحسین کنید و بازخورد دلگرم کننده ای در مورد نحوه بهبود رتبه های پایین تر ارائه دهید. با استفاده از سیستم پاداشی که ایجاد کرده‌اید، می‌توانید در این مدت با استفاده از سیستم رتبه‌بندی خود، جوایز را نیز توزیع کنید.

یک سیستم مدیریت عملکرد با دقت ساخته شده برای کمک به کارکنان شما برای بهبود موقعیت هایشان ضروری است. همچنین به شما این امکان را می دهد که مکان های ارائه تبلیغات و جوایز را شناسایی کنید. علاوه بر این، یک سیستم مدیریت عملکرد که به عنوان یک چرخه مداوم عمل می کند، سرپرستان و مدیران شما را فعالانه در تمام فرآیندهای عملیاتی در طول سال درگیر نگه می دارد. این کلید برای به حداقل رساندن ضایعات و بهبود کارایی عملیاتی است.