بازخورد همتایان: ۱۸ نکته برای ارائه بازخورد سازنده

بهبود عملکرد و به‌روزرسانی مجموعه مهارت‌هایتان یک اقدام ضروری برای فرصت‌های پیشرفت شغلی و ارتقاء است. یکی از راه‌های بهبود مهارت‌های خود این است که علاوه بر روش سنتی دریافت نظرات از سرپرستان، از همکاران خود بازخورد بخواهید.

در این مقاله از ایوسی، اهمیت دادن بازخورد همتا به همتا را توضیح خواهیم داد و به ترتیب ۱۸ نکته برای انجام این کار ارائه خواهیم داد.

اهمیت دادن بازخورد به همسالان

بازخورد یکی از بهترین راه ها برای شناسایی نقاط قوت و ضعف حرفه ای است. هنگامی که از زمینه هایی که در آنها برتری دارید و مواردی که می توانید در آنها پیشرفت کنید آگاه شدید، می توانید توجه خود را بر توسعه بخش های ضعیف و تبدیل شدن به یک کارمند سازنده تر متمرکز کنید.

از لحاظ تاریخی، مدیران بیشترین بازخورد را به کارکنان خود می دهند، اما روند رو به رشدی وجود دارد که بازخورد را به یک فعالیت همتا به همتا ارائه می دهد.

ارائه بازخورد سازنده به همتایان خود در مورد عملکرد آنها برای هر دوی شما مفید است. این به شما امکان می‌دهد تا به طور رسمی حوزه‌های مهم در حوزه خود را شناسایی کنید و ارتباطات را تمرین کنید، و به همتایان یا همتایان خود اطلاعات ارزشمندی برای بهبود کار خود می‌دهد.

مطالب مرتبط: بهترین شیوه ها برای بازخورد سازنده

نکاتی برای ارائه بازخورد به همسالان

هنگام آماده شدن برای ارائه بازخورد به همسالان خود، در نظر گرفتن اینکه چه چیزی می خواهید بگویید و چگونه می خواهید بگویید، می تواند تجربه را برای همه افراد درگیر مثبت کند. این نکات را در نظر بگیرید تا به شما در ساختار جلسه بازخورد بعدی همتایان خود برای حداکثر پذیرش و موفقیت کمک کند:

۱. ارائه بازخورد با نیت خوب

به همکار خود بگویید که بازخورد شما از محل مراقبت و تمایل به کمک به آنها برای بهبود عملکرد کاری خود می آید. اطمینان حاصل کنید که لحن و نشانه‌های غیرکلامی شما این را منعکس می‌کند تا همکارتان احساس راحتی کند و در حالی که بازخورد سازنده‌تان را برای او ارائه می‌دهید، حمایت می‌شود.

مطالب مرتبط: نحوه درخواست بازخورد در محل کار در ۷ مرحله

۲. در فرآیند بررسی منظم شرکت کنید

هرچه مرورهای همتایان مکرر و عادی تر شوند، در به اشتراک گذاری بازخورد سازنده بهتر خواهید بود و همتایان شما در دریافت آن بهتر خواهند بود. در صورتی که در تیم یا محل کار شما وجود نداشته باشد، با رهبر یا مدیر تیم خود در مورد راه اندازی یک فرآیند بازبینی منسجم و رسمی صحبت کنید.

مطالب مرتبط: ۱۲ اصل بازخورد برای نتایج سازنده

۳. زودتر از موعد آماده شوید

اگر مسئول به اشتراک گذاری بازخورد با همتا هستید، از قبل برای جلسه آماده شوید. نکات خاصی را که می‌خواهید به آن‌ها بپردازید تعیین کنید و نحوه اشتراک‌گذاری آن نکات را پیش‌نویس کنید. در صورت امکان، مثال هایی ارائه کنید و پیشنهاداتی برای بهبود منطقه تمرکز ارائه دهید.

۴. بدانید که همتای شما چگونه بازخورد را به بهترین نحو می پذیرد

همه دوست ندارند بازخورد سازنده را به یک شکل بشنوند. برخی از همسالان شما ممکن است از چالش یادگیری مهارت‌هایی که می‌توانند با انتقاد مستقیم و سازنده بهبود بخشند لذت ببرند، در حالی که برخی دیگر ممکن است رویکرد ملایم‌تری همراه با پیشنهادات و راهنمایی‌ها را برای بهبود ترجیح دهند.

قبل از جلسه بازخورد همسالان خود با همکار خود صحبت کنید و ترجیحات آنها را در مورد دریافت انتقاد سازنده بپرسید تا از راحتی آنها و شما اطمینان حاصل کنید.

مطالب مرتبط: ۱۰ سبک بازخورد با نمونه هایی از نحوه استفاده از آنها

۵. با بازخورد رهبری کنید و با نقاط قوت دنبال کنید

در جلسه بازخورد همسالان خود، قبل از هر نقطه قوت، انتقاد سازنده خود را به اشتراک بگذارید. هنگامی که بازخوردها را دریافت کردید، سپس زمینه های مثبتی را که همکارتان در آن برتری دارد، به اشتراک بگذارید. اگر می توانید، سعی کنید بازخورد را با نقاط قوت به طور مساوی متعادل کنید یا مکالمه خود را نسبت به نقاط قوت وزن کنید.

۶. از یک ذهنیت رشد حمایت کنید

طرز فکر می تواند تأثیر زیادی بر نحوه پردازش انتقاد سازنده شما یا همتایانتان داشته باشد. یک طرز فکر «ثابت» ذهنیتی است که منحصراً بر نتیجه یک عمل تمرکز دارد. اگر فرد در تلاش خود شکست بخورد، ذهنیت ثابت تمام تلاش را یک شکست می داند.

در مقابل، طرز فکر «رشد» در فرآیند به جای نتیجه ارزش پیدا می کند. اگر فرد در تلاش خود شکست بخورد، ذهنیت رشد بر دستاوردهای جزئی در طول فرآیند تمرکز می کند و در نظر می گیرد که چگونه ممکن است در تلاش های آینده از آنها استفاده شود.

قبل از بحث درباره بازخورد همکارتان، اهمیت ذهنیت رشد را برای همکارتان مرور کنید. از انتقاد سازنده به عنوان فرصتی برای بحث در مورد آنچه که آنها می توانند از بازخوردها برای بهبود پروژه ها یا تکالیف آینده استفاده کنند، استفاده کنید.

مطالب مرتبط: رشد شغلی: یادگیری از بازخورد منفی

۷. از صدای منفعل استفاده کنید

صدای منفعل، فردی را که اقدام می کند از جمله حذف می کند. این می تواند ابزار مفیدی در هنگام ارائه انتقاد سازنده باشد تا اطمینان حاصل شود که همکار شما مورد حمله قرار نمی گیرد.

به جای گفتن، ” فراموش کردید که فرم ها را پست کنید، و آنها دیر آمدند “، سعی کنید، ” فرم ها به موقع پست نشدند و دیر رسیدند. ” این استراتژی به ویژه برای همکارانی مفید است که ممکن است بازخوردها را به خوبی دیگران پردازش نکنند.

۸. کمک های تکنولوژیکی را در نظر بگیرید

نیازی نیست شخصا بازخورد بدهید. ارسال بازخورد از طریق یک برنامه بازخورد دیجیتال رسمی به جای اشتراک گذاری آن در یک جلسه حضوری می تواند مفید باشد.

متناوباً، در نظر داشته باشید که قبل از جلسه، یادداشت‌هایی درباره بازخورد خود برای همکارتان بفرستید تا آنها برای گفتگوی مفید و سازنده در مورد استراتژی‌ها و تاکتیک‌های آینده به جای تمرکز بر انتقاد سازنده آماده شوند.

۹. بر توصیف تمرکز کنید

هنگامی که در مورد یک نقطه خاص از بازخورد بحث می کنید، به جای قضاوت، یک توصیف ارائه دهید. شما می خواهید به جای هیئت منصفه یا قاضی، یک پیام رسان بی طرف باقی بمانید.

به عنوان مثال، به جای اینکه بگویید: “هر بار که به تلفن پاسخ می دهید فراموش می کنید که به مشتری سلام کنید. مهارت های شما در ارائه خدمات به مشتری ضعیف است”، بگویید: “من متوجه شدم که وقتی دیدم شما پاسخ می دهید از مشتری نپرسیدید که چگونه است. تلفن هفته گذشته.” در مثال دوم، شما به جای اینکه فرض کنید آنها نماینده خدمات مشتری بدی هستند، یک اقدام را توصیف می کنید .

مطالب مرتبط: بازخورد مثبت: چرا مهم است و چگونه آن را ارائه دهیم

۱۰. بازخورد سازنده را منحصراً به اشتراک بگذارید

ممکن است متوجه خصوصیات یا اقداماتی از همکاران خود شوید که با نحوه انجام کار شما مطابقت ندارد. اگر این اقدامات بر عملکرد همتایان شما تأثیر نمی گذارد، یا هیچ کاری نمی توانند برای تغییر رفتار انجام دهند، دیگر نیازی به ذکر آن نیست. بازخورد خود را سازنده نگه دارید تا به همکارتان کمک کنید محصول کاری خود را بهبود بخشد.

۱۱. آنچه را مشاهده می کنید بیان کنید

هنگام ارائه انتقاد سازنده تا حد امکان از زبان احساسی کمتری استفاده کنید. به جای فرضیات در مورد همکار خود، یادداشت های مشاهده ای را با استراتژی ارائه دهید.

به عنوان مثال، به جای این که بگویید: “شما تکلیف خود را تا موعد مقرر تمام نکردید، بنابراین فرض می کنم تنبل هستید”، بگویید: “پت تکلیف را با یک هفته تاخیر دریافت کرد.” حذف زبان عاطفی می تواند به سازنده بودن مکالمه کمک کند.

مطالب مرتبط: ۱۶ روش برای بهبود مهارت های بازخورد خود در محل کار

۱۲. رفتار را شناسایی کنید

هنگام بحث درباره انتقاد سازنده، به جای اینکه روی آنها به عنوان یک فرد رفتار کنید، روی رفتارهایی تمرکز کنید که همسالان شما می توانند به آنها توجه کنند و بهبود بخشند. به عنوان مثال، همکار شما ممکن است عادت داشته باشد که در طول جلسات کارکنان در مورد موضوعات شخصی بحث کند.

به جای اینکه بگویید: “شما هرگز در زمانی که باید متمرکز نیستید”، بگویید: “بحث آخر هفته در جلسه کارکنان ضروری نیست.” این امر به جای فرد، عمل – بحث و گفتگو را هدف قرار می دهد.

۱۳. تعداد پیشنهادات را محدود کنید

ارائه ایده های بیش از حد برای بهبود می تواند برای همکار شما طاقت فرسا باشد. بسته به همتا و اقدامات مورد نیاز برای بهبود بازخورد، بین یک تا سه نمونه بازخورد را برای به اشتراک گذاشتن انتخاب کنید. هر یک را به وضوح مشخص کنید تا مطمئن شوید که همکارتان افکار و راهنمایی شما را درک می کند.

مطالب مرتبط: نحوه پاسخگویی به بازخورد سازنده در ۷ مرحله

۱۴. محترم باشید

همکار خود را با احترام و قدردانی برای مشارکت حرفه ای آنها مورد خطاب قرار دهید. آنها ممکن است با آنچه شما می‌گویید موافق نباشند، اما حتی در آن موقعیت، به نشان دادن حرفه‌ای بودن خود ادامه دهید و به آنها یادآوری کنید که پیشنهادات شما برای کمک به همتایانتان برای بهبود مهارت‌های خود و پیشرفت شغلی وجود دارد.

۱۵. ارائه شواهد

در صورت امکان، شواهدی برای کمک به ادعاها و پیشنهادات خود ارائه دهید. به عنوان مثال، اگر یکی از همتایان با یک تعامل با مشتری اشتباه برخورد کرد، از زبان کتابچه راهنمای کارمند برای راهنمایی پیشنهادات خود برای نحوه مدیریت مشتری ناراحت در دفعه بعد به جای تکیه بر ایده ها و احساسات شخصی خود استفاده کنید.

مرتبط: دادن و دریافت بازخورد: تعریف و مثال

۱۶. همدلی نشان دهید

دریافت بازخورد می تواند ناراحت کننده باشد. وقتی در موقعیت ارائه دهنده بازخورد هستید با همکار خود همدلی کنید. از این همدلی برای در نظر گرفتن احساس و واکنش نسبت به اشتباهات، اشتباهات یا انتقادات دیگر از کار خود استفاده کنید. همدلی می تواند به شما و همسالانتان کمک کند تا یک مکالمه سازنده با نتیجه مثبت داشته باشید.

مطالب مرتبط: همدلی در محل کار

۱۷. کلمات خود را با دقت انتخاب کنید

قبل از اینکه به صورت شفاهی بازخورد خود را به اشتراک بگذارید یا آن را به صورت کتبی بنویسید، فکر کنید. آماده کردن یادداشت ها قبل از یک جلسه حضوری می تواند به شما کمک کند هنگام به اشتراک گذاشتن بازخورد خود از زبان مثبت و کلمات غیر احساسی استفاده کنید. تصحیح و ویرایش یک ایمیل یا فرم بازخورد دیجیتال تضمین می کند که ایده های واضح و مفیدی را به همکار خود ارائه می دهید.

مطالب مرتبط: مدل بازخورد چیست؟ مزایا و انواع رایج

۱۸. مشخص باشید

اطمینان حاصل کنید که بازخوردی که به همکار خود ارائه می دهید، هم خاص و هم قابل اجرا باشد. پس از شناسایی رفتار یا نمونه‌ای برای بهبود، پیشنهادها یا تاکتیک‌هایی را ارائه دهید که همتایان شما می‌توانند دفعه بعد که در آن موقعیت قرار گرفتند به کار گیرند.