ارائه و دریافت بازخورد: تعاریف و مثال ها

ممکن است در مقطعی در طول کار خود، نیاز به ارائه یا دریافت بازخورد در مورد کار داشته باشید. وقتی آن را به طور موثر انجام می دهید، دادن و دریافت بازخورد برای رشد یک فرد یا شرکت مفید است. در این مقاله به این می پردازیم که بازخورد موثر چیست، چگونه آن را ارائه دهیم، چگونه آن را دریافت کنیم و مثال هایی برای استفاده در محل کار داشته باشیم.

بازخورد موثر چیست؟

بازخورد مؤثر راهی برای دادن ورودی است که می تواند مثبت (مانند تعارف)، منفی (مانند یک اقدام اصلاحی) یا خنثی (مانند مشاهده کلی) باشد، اما همیشه برای گیرنده مفید است. بینش یا پیشنهادهایی را در اختیار گیرندگان قرار می دهد که به نتایج دلخواه کمک می کند. اگر می‌خواهید بازخورد مؤثری ارائه دهید، باید هدفتان این باشد که در جهتی که برای تغییر، بهبود یا ادامه اقدامات و عملکرد مورد نیاز است، حمایت‌کننده، تشویق‌کننده و مشخص باشید.

مطالب مرتبط: اهمیت دادن بازخورد سازنده با مثال ها و نکات به کارکنان

چرا دادن و دریافت بازخورد در محل کار مهم است؟

دادن و دریافت بازخورد در محل کار برای تغییر رفتارها، بهبود بهره وری و ارزیابی عملکرد مهم است. کارمندان و مدیران آنها باید بدانند چه کاری را به خوبی انجام می دهند و در زمینه هایی که می توانند در آنها بهتر عمل کنند، بدانند که چه کاری را ادامه دهند یا چه چیزی را تغییر دهند. ایده این است که خود و همکارانتان را برای ادامه عملکرد در سطح بالاتر به چالش بکشید.

دلایل دیگر برای ارائه و دریافت بازخورد در محل کار عبارتند از:

• رشد الهام بخش: کارکنان با دریافت بازخورد در مورد اینکه چگونه رفتارهایشان بر اطرافیانشان تأثیر می گذارد، دیدگاه جدیدی به دست می آورند.
• هدف دادن به افراد: بازخورد به افراد کمک می کند تا با یادآوری کارهایی که انجام می دهند، احساس مفید بودن و ارزشمند بودن کنند.
• بهبود مشارکت کارکنان: طبق یک مطالعه، اگر کارمندان حداقل یک بار در هفته بازخورد دریافت کنند، احتمال بیشتری دارد که در محل کار مشارکت کنند.
• پرورش و تحکیم روابط کاری: کانال های ارتباطی هنگام ارائه یا دریافت بازخورد همتا به همتا باز هستند، که می تواند به حل مشکلات قبل از غیرقابل کنترل شدن کمک کند.

نحوه ارائه بازخورد در محل کار

دانستن نحوه ارائه بازخورد موثر یک مهارت مهم برای محل کار است. در اینجا نحوه ارائه بازخورد مؤثر آمده است:

1. هدف خود را بدانید برای مثبت و سازنده نگه داشتن چیزها، داشتن دلیل خوبی برای ارائه بازخورد کمک می کند. از نتیجه ای که امیدوارید به دست آورید آگاه باشید و بازخوردی را از جایی که نگرانی واقعی دارد، تمایل به مربیگری یا راهنمایی همکار خود و تعهد به حمایت و تماشای رشد آنها ارائه دهید.
2. روی رفتار تمرکز کنید نه شخص. بازخورد باید رفتارها را هدف قرار دهد نه اینکه چگونه به نظر می رسد، فکر می کند، کیست یا به چه چیزی اعتقاد دارد. مهم است که از اظهارنظرهایی که به شخصیت، هوش یا سایر شناسه‌های شخصی اشاره می‌شود، خودداری کنید و در عوض، مکالمه را به موقعیتی که نیاز به بحث دارد اشاره کنید.
3. روی اینکه این رفتار چه تاثیری بر شما داشته است تمرکز کنید. نکته مهم این است که فقط به احساس خود توجه کنید یا آنچه را که دوست دارید یا دوست ندارید و از صحبت کردن برای دیگران یا در مورد نظر خود در مورد اهداف آنها اجتناب کنید. به عنوان مثال، می توانید به آن شخص بفهمانید که وقتی کاری را انجام می دهد یا می گوید، احساس خاصی در شما ایجاد می کند.
4. سوالات خود را بپرسید. با شروع گفتگو با سوال، طرف مقابل را به بحث دعوت می کنید. پرسیدن سوالات همچنین به شما فرصتی می دهد تا درک آنها از موقعیت را ارزیابی کنید و دیدگاه آنها را بشنوید.
5. خاص باشید استفاده از مثال‌های خاص و دقیق به گیرنده کمک می‌کند تا درک روشنی از وضعیت موجود و رفتارهایی که باید تغییر دهد یا ادامه دهد ایجاد کند. همچنین، زمانی که شما مشخص هستید، مکالمه بر روی مشکل یا شرایطی متمرکز می شود که نیاز به رسیدگی دارد.
6. به موقع باشد. بازخورد زمانی بسیار مفید است که در اسرع وقت پس از بروز یک رفتار خاص، آن را ارائه دهید. پرداختن به مسائل زودتر شفافیت را ارائه می‌دهد و به کسی این فرصت را می‌دهد که فوراً رفتارهای لازم را برای بهبود تلاش‌های رو به جلو اعمال کند. علاوه بر این، ستایش به موقع عملکرد مثبت را تقویت می کند.
7. حواستان به لحظه باشد. بهترین زمان برای ارائه بازخورد زمانی نیست که احساسات بالا باشد. بهتر است لحظه ای صبر کنید که گیرنده بازخورد بیشتری برای شنیدن بازخورد داشته باشد و شما در وضعیت عاطفی مناسبی قرار داشته باشید تا آن را به شیوه ای سازنده و مفید ارائه دهید.

مطالب مرتبط: بهترین شیوه ها برای ارائه بازخورد سازنده

نحوه دریافت بازخورد در محل کار

یادگیری نحوه دریافت بازخورد به همان اندازه مهم است که برای ادامه رشد خود در محل کار، بازخورد بدهید. این یک مهارت است که می توانید با تمرین آن را توسعه دهید. در اینجا چند راه برای پذیرش بازخورد سازنده وجود دارد:

1. اغلب بازخورد بخواهید. اگر بازخورد بخواهید ، غافلگیری از دریافت آن را از بین می‌برد، بنابراین می‌توانید برای استفاده از توصیه‌های داده شده برای یادگیری و بهبود، بازتر باشید. از کسانی که به آنها اعتماد دارید و می توانند عملکرد کاری شما را به دقت ارزیابی کنند، سؤالات باز بپرسید. برخی از زمان‌های مناسب برای درخواست بازخورد ممکن است در شروع کار جدید باشد و پس از تکمیل پروژه، ارائه‌ای ارائه دهید یا در یک جلسه شرکت کنید یا میزبانی کنید.
2. پذیرای بازخوردهای سازنده باشید. سعی کنید از همه اشکال بازخورد مثبت استفاده کنید. به راه هایی برای تغییر رفتار خود فکر کنید که ممکن است به نتایج بهتری منجر شود. اگر مطمئن نیستید که از کجا شروع کنید، پیشنهادات خود را بپرسید.
3. برای پردازش بازخورد وقت بگذارید. قبل از اینکه بتوانید تغییرات لازم را ایجاد کنید، ممکن است به مدتی نیاز داشته باشید تا در مورد آنچه شنیده اید فکر کنید. سعی کنید به دقت به بازخوردهای داده شده گوش دهید و با نوشتن آن و استفاده از آن برای ایجاد اهداف، آن را به طور کامل پردازش کنید. این تاکتیک در ردیابی پیشرفت شما برای بهبود نیز مفید است.
4. مایل به رشد باشید. به بازخورد به عنوان فرصتی برای رشد فکر کنید تا انتقاد از عملکرد فعلی خود. رشد به شما در بهبود، پیشرفت و دستیابی به اهداف کمک می کند.
5. اشتباهات خود را در اختیار داشته باشید و به جلو حرکت کنید. موفقیت شامل درس گرفتن از شکست های شما نیز می شود. تصدیق کنید که اشتباه کرده اید، خود را ببخشید و تصمیم بگیرید که همه چیز را به گونه ای متفاوت امتحان کنید و به جلو بروید.
6. برای بازخورد سپاسگزار باشید. از شخصی که به شما بازخورد ارائه کرده است تشکر کنید تا به او نشان دهید که نه تنها گوش کرده اید و درک کرده اید، بلکه آنچه را که گفته است نیز می پذیرید. سعی کنید ایده های خود را برای بهبود در صورت نیاز به اشتراک بگذارید تا به آنها اطمینان دهید که واقعاً قصد دارید توصیه های آنها را در نظر بگیرید و روی اجرای تغییرات کار کنید. با ابراز قدردانی خود، به دیگران نشان می دهید که از بازخورد استقبال می کنید و آنها در آینده تمایل بیشتری به شما خواهند داشت.

نمونه هایی از بازخورد سازنده

روشی برای ارائه بازخورد وجود دارد که توسط بسیاری از مشاغل مورد استفاده قرار می گیرد به نام روش ارتباط بدون خشونت روزنبرگ که شامل چهار مرحله یا ایده زیر است:

1. مشاهدات: این چیزی است که «من» مشاهده می‌کنم و «شما» مشاهده می‌کنید که به رفاه طرف مقابل کمک نمی‌کند.
2. احساسات: این احساس «من» و «شما» بر اساس مشاهدات است.
3. نیازها: این چیزی است که «من» به آن نیاز دارد و «شما» به آن نیاز دارید که بر احساسات شما تأثیر می گذارد.
4. درخواست‌ها: درخواست‌ها باید واضح باشند و شامل اقدامات ملموس بدون مطالبه باشند.

فکری که در پس این روش وجود دارد این است که به وضوح وضعیت خود را بدون سرزنش یا انتقاد یا دریافت همدلانه اطلاعاتی در مورد وضعیت خود بدون شنیدن سرزنش یا انتقاد دریافت کنید. در عمل، ممکن است به شکل زیر باشد:

• بازخورد دادن: «وقتی دیر به جلسات می‌آیید، باعث می‌شود من احساس ناامیدی کنم. من باید به عنوان یک همکار احساس احترام و قدردانی داشته باشم و شرکت به شما نیاز دارد که قابل اعتماد باشید. آیا حاضرید یک تقویم روزانه داشته باشید تا از وقت‌شناسی خود در جلسات مهم اطمینان حاصل کنید؟»
• دریافت بازخورد: «وقتی اطمینان نمی‌دهم که منابع لازم برای تکمیل وظایف خود را دارید، می‌دانم که احساس دلسردی می‌کنید و تولید شما را کند می‌کند. شما باید تمام ابزارهای لازم را داشته باشید تا کار خود را به خوبی انجام دهید. آیا می‌خواهید برای تکمیل این پروژه به شما لوازم اضافی سفارش دهم؟»