نحوه پاسخگویی به بازخورد سازنده در ۷ مرحله

ارائه و دریافت بازخورد به طور منظم می تواند به سازمان ها کمک کند تا تغییر، کارایی و رشد را در تیم های خود ارتقا دهند. به طور خاص، بازخورد سازنده – یا نوع بازخوردی که پیشنهادات و مشاهدات مفیدی را برای کمک به پیشرفت شخصی ارائه می‌کند – می‌تواند در کمک به درک عملکردتان و متعهد شدن به توسعه بیشتر مهارت‌هایتان بسیار ارزشمند باشد. با وجود این، پاسخ دادن محترمانه به بازخورد سازنده می تواند برای بسیاری ناراحت کننده باشد، زیرا انجام این کار اغلب مستلزم سطح خاصی از آسیب پذیری است.

در این مقاله از ایوسی، دلیل مهم بودن بازخورد و نحوه پاسخگویی موثر به آن را در هفت مرحله، از جمله پاسخ‌های نمونه، بیان می‌کنیم.

مطالب مرتبط: نحوه درخواست بازخورد

چرا بازخورد مهم است؟

دریافت و ارائه بازخورد فرآیندهای مهمی برای کمک به تیم ها برای موفقیت و تولید کار با کیفیت هستند. وقتی فرصت‌های بازخورد بخشی منظم از جریان کاری یک تیم باشد، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا اثربخشی کلی را نظارت کنند و رشد را در رهبران، کارکنان و همتایان به طور یکسان تشویق کنند. با این کار، نه تنها بازخورد می تواند به شما در درک عملکرد فردی شما کمک کند، بلکه می تواند بینش حیاتی در مورد اینکه چه کاری را به خوبی انجام می دهید و چگونه می توانید مهارت های خود را برای موفقیت در نقش خود بیشتر توسعه دهید، به شما بدهد. در اینجا چند نمونه از آنچه بازخورد می تواند به انجام آن در محل کار کمک کند آورده شده است:

• تحریک تغییر و الهام بخش رشد

• نشان دادن قدردانی و تجلیل از موفقیت ها

• حفظ مسئولیت پذیری در محل کار

• بهبود مشارکت در محل کار

• ارائه اهداف روشن و تعیین معیارها

• عملکرد عالی الهام بخش به طور کلی

• ایجاد روابط کاری سالم

• ترویج ذهنیت رشد محور

• جلوگیری از رکود در بهره وری

در حالی که بازخورد ممکن است فوق‌العاده مفید باشد، پردازش و پاسخ به نمونه‌هایی از بازخورد انتقادی می‌تواند برای بسیاری از افراد یک چالش باشد. این نوع بازخورد می‌تواند باعث شود بسیاری از افراد احساس آسیب‌پذیری کنند و احساس بی‌درنگ و غیرقانونی دفاعی کنند. در حالی که این احساسات طبیعی هستند – به خصوص اگر از بازخورد شگفت زده شوید – در چنین لحظاتی، مهم است که به یاد داشته باشید که همکاران اغلب با نیت خوب بازخورد ارائه می دهند. آنها ممکن است این کار را به عنوان راهی برای کمک به شما برای دستیابی به اهداف بیان شده و رشد در نقش خود انجام دهند، زیرا بازخورد سازنده می تواند در کمک به پیشرفت شغلی شما بسیار ارزشمند باشد.

از آنجایی که بازخورد بخش مهمی در پیشبرد پیشرفت حرفه‌ای شماست، ایده خوبی است که توانایی دریافت بازخورد را با ظرافت توسعه دهید، حتی اگر ممکن است همیشه با دیدگاه‌های همکاران خود موافق نباشید. در حالی که دریافت بازخورد انتقادی می تواند ناراحت کننده باشد، سعی کنید بازخوردی که دریافت می کنید را جدی بگیرید. ممکن است به شما کمک کند عملکرد خود را بهبود ببخشید و با همکاران خود به طور مؤثرتری همکاری کنید.

مطالب مرتبط: ۴ روش بازخورد عملکرد را در محل کار بهبود می بخشد

چگونه به بازخورد پاسخ دهیم

راه های زیادی وجود دارد که می توانید به بازخوردها پاسخ دهید، و مسیر دقیقی که باید انتخاب کنید تا حد زیادی به موقعیت خاص شما بستگی دارد. با این حال، با وجود این، چند اصل اساسی وجود دارد که باید هنگام پاسخ دادن به بازخوردهای سازنده که می تواند به رشد حرفه ای و شخصی شما کمک کند، رعایت کنید. در اینجا نحوه پاسخگویی موثر به بازخورد در هفت مرحله آورده شده است:

۱. گوش کنید

وقتی کسی به شما بازخورد می دهد، مهم است که به دقت به آنچه می گوید گوش دهید. توضیح اقدامات خود ممکن است اولین غریزه شما باشد، اما چنین تلاش هایی ضروری نیست و احتمالاً در دراز مدت مفید نخواهد بود. همکاران اغلب برای کمک به بهبود عملکرد خود بازخورد می دهند، بنابراین سعی کنید با اجتناب از قطع صحبت یا دخالت دادن نظرات خود، به آنها اجازه دهید دیدگاه های خود را به طور کامل توضیح دهند.

هنگام گوش دادن، سعی کنید اجزای اصلی را در بازخورد خاص آنها یادداشت کنید. درک قصد پشت بازخورد آنها و توصیه های مشخصی که آنها برای رشد ارائه می دهند به شما کمک می کند تا پاسخ خود را به طور مؤثرتری شکل دهید. این امر به ویژه در مورد همکارانی که به آنها اعتماد دارید و قابل اعتماد هستید صادق است – احتمالاً از بازخورد آنها چیزی یاد خواهید گرفت، بنابراین باید فعالانه گوش دهید. می توانید یادداشتی ذهنی بنویسید یا حتی افکار خود را هنگام صحبت یادداشت کنید تا ایده های خود را سازماندهی کنید.

مطالب مرتبط: رشد شغلی: یادگیری از بازخورد منفی

۲. منتظر واکنش باشید

پس از گوش دادن به نظرات همکارتان که به شما بازخورد می دهد، باید مدتی به خودتان فرصت دهید تا به گفته های آنها واکنش نشان دهید. به جای اینکه مستقیماً وارد گفتگو در مورد بازخورد و نحوه اجرای آن شوید، باید چند دقیقه وقت بگذارید و از نظرات همکاران خود تشکر کنید.

از اینجا می‌توانید تکنیک‌های ذهن‌آگاهی و تأیید خود را به صورت درونی تمرین کنید. ممکن است یک دقیقه قبل از پردازش و واکنش به خود یادآوری کنید که برای سازمانتان ارزش قائل هستید و به نقش خود اختصاص داده اید. این نوع اظهارات تاکیدی – که می تواند به شما کمک کند در موقعیت های آسیب پذیر احساس امنیت بیشتری داشته باشید – ممکن است به شما این توانایی را بدهد که بازخورد همکار خود را در چشم انداز قرار دهید و افکار خود را در حین آماده شدن برای پاسخ دادن به افکار آنها مستقر کنید.

۳. اطلاعات بیشتر بخواهید

هنگامی که بازخورد همکاران خود را بررسی کردید، ممکن است از آنها اطلاعات بیشتری بخواهید و دقیقاً آنچه را که گفته اند روشن کنید. شاید در مورد موارد خاصی که رفتاری را که آنها توصیف می کنند از خود نشان داده اید سؤال داشته باشید، یا ممکن است کنجکاو باشید که چگونه اقدامات شما بر کارایی کلی تیم شما تأثیر گذاشته است. صرف نظر از اینکه چه اطلاعاتی را می خواهید روشن کنید، دریافت اطلاعات بیشتر در مورد بازخورد می تواند به شما کمک کند تا دیدگاه همکار خود را به درستی درک کنید و بفهمید که چگونه ممکن است از یادگیری چنین اطلاعاتی رشد کنید.

همچنین می‌تواند مفید باشد که از همکار خود بخواهید بازخورد خود را به طور رسمی‌تر برای شما ارسال کند تا در صورت لزوم به آن مراجعه کرده و شفاف‌سازی را درخواست کنید. آنها ممکن است بتوانند یک نسخه کتبی از افکار خود را از طریق ایمیل یا پلتفرم دیگری برای شما ارسال کنند. در اینجا مثالی از نحوه ارائه چنین درخواستی آورده شده است:

من واقعا از زمانی که برای فکر کردن در مورد این مسائل صرف کرده اید و بازخورد سازنده ای به من می دهید، قدردانی می کنم. امیدوارم چند نکته را برای من روشن کنید، مخصوصاً در مورد اولین نکته ای که به آن اشاره کردید و تأثیر آن بر تیم ما. با توضیح بیشتر، ممکن است بتوانم بازخورد شما را در مواقعی که موقعیت های مشابهی پیش می آید، بهتر اجرا کنم. آیا می توانید امروز بعداً یک نسخه از بازخورد و توضیحات خود را از طریق ایمیل برای من ارسال کنید؟ خیلی خوب است که یک نسخه مکتوب برای ارجاع داشته باشید، زیرا من افکار شما را پردازش می کنم.

۴. زمان درخواست

پس از اینکه توضیح خواستید و لحظه ای به پاسخ خود توجه کردید، بهتر است از همکار خود مدتی بخواهید تا در مورد بازخورد آنها فکر کنید. مگر اینکه بازخوردی که دریافت کرده اید در محل اجرا شود، درخواست زمان برای پردازش افکار همکارتان می تواند در دراز مدت بسیار سودمند باشد. این تاکتیک نه تنها به خنثی کردن یک موقعیت بالقوه ناراحت کننده کمک می کند، بلکه به شما زمان بیشتری می دهد تا به بازخوردی که دریافت کرده اید پاسخ مناسبی بدهید.

حتی بیشتر از آن، درخواست زمان بیشتر می تواند به همکارتان نشان دهد که بازخورد او را جدی می گیرید و آنچه را که گفته اند با دقت در نظر می گیرید. این امر به ویژه مهم است، زیرا احتمالاً همکار شما به دنبال تأییدیه در مورد بازخورد خود است. از اینجا، حتی می توانید فرآیند تجزیه و تحلیل دقیق نحوه اجرای بازخورد آنها را آغاز کنید. در اینجا مثالی از نحوه درخواست زمان بیشتری پس از دریافت بازخورد آورده شده است:

از بازخورد شما و اینکه وقت گذاشتید و با من صحبت کردید سپاسگزارم. این برای من بسیار معنی دارد که می توانید با احترام به من مراجعه کنید و با دیدگاه خود به من اعتماد کنید. به همین دلیل، من می‌خواهم آنچه را که شما گفته‌اید مورد توجه جدی قرار دهم و هفته آینده برای برنامه‌ریزی یک نشست نشسته با شما تماس بگیرم. سپس، می‌توانیم در مورد اینکه چگونه می‌توانم بازخورد شما را اجرا کنم و عملکردم را بهبود بخشم، صحبت کنیم. به نظر شما چطور است؟

مطالب مرتبط: ۱۶ روش برای بهبود مهارت های بازخورد خود در محل کار

۵. یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید که با تغییرات قابل مشاهده شروع شود

در حالی که برای در نظر گرفتن بازخورد همکارتان وقت می گذارید، باید روی پاسخ واقعی خود در قالب یک برنامه اقدام کار کنید. حتی اگر در ابتدا با همه چیزهایی که آنها گفته‌اند موافق نیستید، سعی کنید موقعیت را از دیدگاه آنها تجسم کنید و حداقل چند چیز را که آنها شناسایی کرده‌اند در بازخوردشان پیدا کنید که مایلید روی آنها کار کنید. از اینجا، می‌توانید یک برنامه عملیاتی در مورد نحوه اجرای بازخورد آنها در وظایف روزمره خود ایجاد کنید. برای کمک به سازماندهی موارد اقدام خود، می توانید برنامه خود را یادداشت کرده و در حین ورود بعدی خود با همکار خود به اشتراک بگذارید.

برنامه اقدام شما باید با پیاده سازی هایی شروع شود که منجر به تغییرات قابل مشاهده شود. این می تواند به همکار شما کمک کند تا بهبود شما را به طور ملموس ببیند در حالی که شما متعهد به سایر فرآیندهای توسعه حرفه ای کمتر قابل مشاهده هستید. به احتمال زیاد آنها بلافاصله متوجه تلاش های شما خواهند شد و از ابتکاری که برای رشد به عنوان فردی به کار می گیرید قدردانی خواهند کرد. همانطور که در موارد اقدام خود پیشرفت می کنید، به بازخورد اصلی همکار خود مراجعه کنید و سعی کنید راه های دیگری برای بهبود پیدا کنید.

۶. یک مورد اعتماد صادق پیدا کنید

اغلب، دریافت بازخورد سازنده و گذراندن فرآیندهای پیاده سازی می تواند به صورت مجزا چالش برانگیز باشد. بنابراین، شما باید یک فرد قابل اعتماد پیدا کنید – دوست یا همکار که می توانید به او اعتماد کنید – که بتوانید صادقانه و آشکارا درباره بازخوردی که دریافت کرده اید صحبت کنید.

در حالی که ممکن است وسوسه شوید که به آنها بگویید بازخورد چه احساسی در شما ایجاد کرده است، در عوض باید از این فرصت استفاده کنید و موارد بازخورد را با شخصی که از نزدیک درگیر یا سرمایه گذاری نشده است بررسی کنید. این نوع گفتگو ممکن است بتواند بینش ارزشمندی در مورد معتبر بودن بازخورد و نحوه پردازش چنین اطلاعاتی به شما بدهد. حتی بیشتر، فرد مورد اعتماد شما ممکن است بتواند ایده های بیشتری در مورد اینکه چگونه می توانید اقدام کنید و بازخوردها را در کار روزانه خود اجرا کنید، به شما ارائه دهد.

مرتبط: دادن و دریافت بازخورد: تعاریف و مثال ها

۷. پیگیری در دراز مدت

درک این نکته مهم است که دریافت و پاسخگویی مؤثر به بازخورد سازنده یک فرآیند طولانی مدت است. تغییر یک شبه اتفاق نمی افتد، بنابراین به خودتان زمان بدهید تا تغییرات را اعمال کنید و فواصل زمانی را برای پیگیری با همکارتان به صورت نیمه منظم، مانند ۳۰ یا ۶۰ روز پس از دریافت بازخورد، برنامه ریزی کنید. پیگیری می تواند به شما کمک کند خود را در قبال رشد مسئول نگه دارید و به همکار خود نشان دهید که بازخورد آنها را با دقت در نظر گرفته اید. در اینجا مثالی از نحوه پیگیری دراز مدت با همکار خود آورده شده است:

من به بازخوردی که به من داده‌اید و موارد عملی که در جلسه دوم خود شناسایی کردیم، بسیار فکر کرده‌ام. در طول ۳۰ روز گذشته، من تغییرات قابل توجهی در فرآیندهای گردش کار خود ایجاد کرده ام و امیدوارم که پیشرفت من را متوجه شده باشید. دوست داری با هم در مورد پیشرفت من صحبت کنیم؟”