سرمایه زمان را غنیمت بشمار

«زمان چیزی است که بیشتر از همه به دنبالش هستیم اما بدترین استفاده‎‌ها را از آن می‌ کنیم»

ویلیام پن – William Penn

با یک بررسی صحیح می‌ ‎توانید دریابید که تنها سرمایه‎ِ واقعی هر شخص زمان [عمر] او است، که این سرمایه به مثالِ آبی روان که در سراشیبی قرار گرفته، با سرعت در گذر می‌ باشد. هر لحظه ‎ای که می‌ گذرد از این سرمایه‌ی گران‎ بها در حال کاسته شدن است، همان طور که امام علی می‌ گویند: «عمر انسان به هیچ قیمتی قابل ارزیابی نیست» ^{[اسرارالبلاغه، ص ٨٩]}، پس در مسیر کامیابی و موفقیت باید نهایت دقت و توجه را به خرج دهید تا این سرمایه‎ عظیم شما به بهترین و والاترین اندوخته بدل شود.

در واقع هیچ راهکاری جهت جلوگیری از صرف و اتمام سرمایه‎ زمان به عنوان نادرترین منبع توفیقات وجود ندارد اما می‌ توانید با بهره ‎برداری صحیح و بجا، از اتلاف آن جلوگیری کرده و این گذر را به فرصت‌‎هایی ناب تبدیل کنید. و در این صورت، قادر خواهید بود بهروزی و خوشبختی را برای آینده ‎ی خود به ارمغان بیاورید.

زمان خود را مدیریت کنید

به‌ طور قطع، در روند پیمودن مسیر موفقیت، مدیریت زمان یکی از مهم‎ترین عوامل خواهد بود. در واقع مدیریت زمان مجموعه ‎ای از ترفند‌ها و مهارت ‎‌ها است که شما را در بهره ‌برداری حداکثری از وقت خود و کنترل کامل این سرمایه یاری می‌کند. اگر در ساماندهی زمان موفق عمل نشود، مجال در اختیار داشتن آن نیز گرفته خواهد شد و ماحصل آن مواجهه با مشکل جدی در راه کسب توفیق و در پی آن کاهش عزت نفس و خودباوری خواهد بود.

اما لازمه‎ ی فرآیندِ مدیریت زمان، نظم‌‎دهی و برنامه‌ریزی جهت توزیع صحیح وقت میان فعالیت‌های خاص است که بدین ‏منظور نیاز است راه‎کارهایی همچون موارد زیر را مورد توجه ویژه قرار دهید:

اهداف خود را مشخص کنید

پیش از هر چیز باید بدانید که مدیریت زمان یک مهارت مجزا نیست. در واقع زمان را نمی ‎توانید مدیریت کنید، بلکه فقط می‌توانید چگونگی استفاده از زمان به منظور هدف ‎گذاریِ اثربخش را مدیریت کنید. مادامی که اهداف‌تان به درستی تعیین و اولویت ‎بندی شده باشند، بهره‎برداری از زمان حداکثر سودمندی را خواهد داشت.

البته اغلب اوقات ما فکر می‌کنیم هدف از زندگی خود را درک کرده ‎ایم و برای رسیدن به آن نیز از هیچ تلاشی فرو نمی‎گذاریم. اما واقعیت چیز دیگری است؛ شمار زیادی از خواسته‎ های ما چیزی جز رویایی دلچسب با کیفیت و کمیت نامعلوم نیست.

دست به قلم شده و بنویسید

اکثر مردم دوست دارند جزو انسان‎ های موفق باشند اما حتی زحمت چند دقیقه نوشتن هدف‎‌ها و خواسته ‎های‌شان را هم به خود نمی‎ دهند. من به این دسته از مردم دست مریزاد می‌گویم که خدا و خرما را با هم می‌خواهند.

در حقیقت مکتوب کردن برنامه ‎های زندگی و کاری، اهداف، دغدغه‎‌ها و حتی ترس‎‌ها مزایای بسیار زیادی دارد که هر فردِ خواهانِ موفقیت باید به آن تَن دهد و آن را به یک عادت همیشگی بدل کند. چراکه:

• – «کمرنگ‎ترین جوهر‌ها از قوی ‎ترین حافظه‎‌ها ماندگارترند» ^{[ضرب‌المثل چینی]}
• – نوشتن مانع آشفتگی ذهنی شده و استرس را کاهش می‌دهد
• – نوشتن نوعی ورزش ذهنی است و باعث هوشیار نگه داشتن ذهن می‌شود
• – تحریر برنامه‎‌ها مانع از حواس پرتی، بی نظمی و نابسامانی افکار و عملکرد می‌شود
• – نگاشتن، مهارت‎ های ارتباطی را بهبود می‌دهد
• – در زمانِ نوشتن، امکان برانگیختنِ مثبتِ شور و هیجانات احساسی بیشتر است
• – نوشتن، شخص را در زمره ‎ی ۳ درصد افراد موفق دنیا قرار می‌دهد
• – نوشتن، ابزاری مناسب برای بیان بهتر خود و شناخت خوبتر خویشتن است
• – ثبت کَتبی، تمرکز حواس را افزایش داده و بهره‌وری را حداکثر می‌کند
• – نکته‎ برداری راهی مناسب برای ثبت چکیده‎ ی مطالب مفید و بهره ‎برداری از آنهاست
• – نوشتن قدم اول در نظم‎ دهی زندگی و مدیریت زمان است

و ده ‎‌ها دلیل دیگر که نشان می‌ دهد شما برای موفقیت باید حاضر به پرداخت این هزینه ‎ی اندک باشید

شبانه برنامه‎ ریزی کنید و روزانه عمل کنید

یکی از بهترین روش ‎‌ها جهت بهره ‎برداری کارآمد از زمان شبانه ‎روزی خود، تنظیم برنامه روز آینده در شبِ پیش از آغاز این روز است. با این روش، نه تن‌ها شما فردا برای شروعِ فعالیت سردرگم و بی‎ نظم نیستید، بلکه از شب گذشته ذهنتان به برنامه‎ ی فردا خو گرفته و مغز نیز در مدت زمانِ استراحت، به پردازش دستور کاری فردا می‌ ‎پردازد.

همچنین مرور مجدد برنامه در زمان بیدار شدن و در هنگام سحرگاهی، موجب تثبیت کامل برنامه در ذهن می‌شود، و با توجه به استراحت کامل ذهن در مدت شامگاه، آمادگی کامل جهت تحلیل مجدد برنامه و رفع نواقصِ احتمالی را به‌طور کامل دارد.

البته خیلی ‎‌ها می‌ گویند چرا وقتم را صرف چنین عملی بکنم! آن هم وقتی‎ که می‌ ‎توانم همان زمان را بلافاصله معطوف به ادامه کارم بکنم؟ توجه کنید که هزینه کردن یک ساعت در شبانه روز، برای تنظیم صحیح و اصولی برنامه‎ های آن روز با روش ‎هایی که در بخش‎ های بعدی اشاره خواهم کرد، می‌تواند کارایی شما را چندصد درصد افزایش دهد. چرا که برنامه‎ ریزی کارآمد شبیه به تیری است که ابتدا در کمان به عقب کشیده می‌شود؛ اما میزان عقب رفتن آن مقدار شتاب، سرعت و پیش‎روی آن را مشخص می‌کند.

توانایی نه گفتن را در خود تقویت کرده و زمان را برای غیر محدود کنید

تا چند سال پیش عدم توان من در نه گفتن به دیگران موجب شده بود که علیرغم توانایی های بالایم و ایده‎ های سازنده‎ی زیادی که به طور مداوم به ذهنم خطور می‌ ‎کرد؛ هیچ‎ گاه وقت کافی جهت استفاده‎ ی درخور از استعداد‌ها و توان‎مندی‎ هایم در پیاده ‎سازی ایده‎ هایم را نداشتم و اغلب به کاری مشغول بودم که از عهده ‎ی افراد زیاد دیگری هم برمی‎ آمد.

به یاد داشته باشید که عاجز بودن در “نه گفتن” می‌ ‎تواند بزرگترین دزد زمان شما باشد. بنابراین از این پس هرگاه زمان کافی برای انجام کاری برای دیگران را داشتید، آن را قبول کنید. و با نگاه به جنبه‌های مثبت نه گفتن از فکرِ اشتباه خودخواه شدن نترسید.

مهارت نه گفتن را بیاموزید:
         مهارت نه گفتن را در خود تقویت کنید
         ۱۱ روش فوق العاده برای تقویت قدرت نه گفتن
         ۴ مرحله‌ی نه گفتن حرفه ای را فرا بگیرید
         نه گفتن به بطالت، خالق فرصت ها است

سعی کنید با ایجاد برنامه‎ی زمانی که شامل قرار‎های از قبل تعیین شده و تغییرناپذیر برای شما و کارتان است، توانایی نه گفتن را در خود تقویت کنید. کارهایی که باید در ماه به صورت صددرصدی انجام شوند را تعیین کنید و اولویت فعالیت و زمانتان را برای انجام این امور بگذارید.

البته توجه کنید که توانایی نه گفتن به دیگرا با نه گفتن به وقایع و رخداد‌ها کاملا متفاوت است، چراکه افرادی که به پیش‎آمدهای زندگی خود به طور مداوم نه می‌گویند، به طور مکرر نیز فرصت‎های خود را از بین می‌برند.

اصل تمرکز در کار را جدی بگیرید

تمرکز در کار و امور مهم زندگی از دو جنبه حائز توجه است:

• – اول؛ مدیریت مکان، زمان و عوامل فعالیت، جهت پرهیز از هرگونه حواس ‎پرتی و کج‎روی در انجام کار
• – دوم؛ متمرکز شدن در کار فعلی، به معنی داشتن دید بلندمدت و دوری از هرگونه سستی در آن، تا زمان رسیدن به نتیجه ‎ی مطلوب

فراموش نکنید که اگر در فرایند انجام هر فعالیت، تمرکز شما از آن تلاش برداشته شود موجب ایجاد حواس پرتی‎ هایی خواهد شد که بازدهی کاری شما را به‌طور قابل ملاحظه ‎ای پایین می‌آورد و زمان پایان رساندن کار را نیز افزایش می‌دهد؛ که این مسئله خود موجب بدبینی شما به آن تلاش خواهد شد و بدین‎ گونه فرایند ایجاد یک دور باطل و مخرب آغاز خواهد شد.

همچنین فقدان نگاه بلندمدت در اجرای هر کار می‌تواند از شاخه‎ ای به شاخه‎ ای رفتن، ر‌ها کردن کار‌ها در نیمه ‎ی راه و شکست در آن کار را به همراه داشته باشد.

در انجام کاری که قصد انجامش را دارید تأخیر نداشته باشید

به‌طور قطع در شروع هر کاری بهانه ‎های فراوانی موانعی جهت انجام آن کار خواهند بود؛ بهانه ‎هایی همچون اوضاع مملکت خراب است، خانواده ام این‌طور و آن‌طور است، اگر والدینم پولدار بودند، اگر می‌توانستم مهاجرت کنم، اگر شرایط مالی من بهتر بود، اگر سنم کمتر یا بیشتر بود و … این‌ها بهانه ‎هایی هستند که هیچ ‎وقت تمام شدنی نیستند و فقط راهی کاذب برای پوشاندن اهمال و کوتاهی‎‌ها در انجام آن کار هستند. ناپلئون هیل (Napoleon Hill) در این باره می‌گوید:

«تعلل نکن، زمان هیچ گاه مناسب نخواهد بود»

همیشه برای رسیدن به موفقیت باید از قدم اول شروع کنید و لازمه‎ی آن نیز خودداری از تعلل‎های بیجا و قدم برداشتن در مسیر پیروزی است.

شیوه ی مقابله با تعلل را فرا بگیرید:
         ۸ دلیل مهمِ تعلل‌ را بشناسید
         روشی آسان برای توقف تعلل ها و ایجاد ثبات قدم

از تعلل سازنده بهره بگیرید

اگر چه برای موفقیت لازم است تا از عادتِ بدشگون تعلل دور شوید؛ اما یک راه ساده برای بهره‎ برداری هرچه بیشتر از زمان، استفاده از تعلل سازنده‎ است. بدین‎ صورت که در انجام امور غیر ضروری و لذت‎های زودگذر زندگی، به‌طور عمدی و مداوم امروز و فردا کرده و پرداختن به این امور را به فردا و روزهای بعدی موکول کنید.

با این شیوه ‎ی ساده که به طور قطع همه ما از قبل آن را برای فرار از انجام امور مهم یاد گرفته ‎ایم، ذهن خود را بار‌ها گول بزنید و زمانتان را جهت پرداختن به اولویت‎های کاری و زندگی به طور شگفت‎ انگیزی افزایش دهید.

         در مدیریت زمان، تعلل را بازی بدهید

کار را پیچیده نکنید و جزئیات را حذف کنید

یکی از دشمنان اصلی زمان شما کمال‌گرایی و وسواس زیاد در انجام دقیق و مو به موی جزئیات است. اگرچه نزدیکی هر چه بیشتر به ایده‎آل‌های ذهنی می‌تواند موجب رشد، رضایت و پختگی حداکثری شما شود؛ اما عدم آغاز و انجام امور با این نگرش که باید آن امر صددرصد متبحر شوید و سپس شروع کنید موجب می‌ شود که هیچ وقت زمان رویارویی با امور محقق نشود.

در واقع طلب کمال همچون شمشیری دو لبه است؛ از یک سو، تلاش برای رسیدن حداکثری به کمال می‌تواند موجب بیشترین رشد و نمو شود، و از سوی دیگر، توقف به منظور آمادگی صددرصدی می‌تواند موجب هدر دادن دادن سرمایه زمان شود؛ ضمن اینکه افراد کمال‌گرا (در حالت دوم) هیچ وقت از شرایط کنونی خود رضایت پیدا نمی‎کنند و این سبب خودتخریبی آن‌ها می‌ ‎شود.

یکی دیگر از مشکلات کمال‌گرایی منفی این است که فرد کمال‌گرا نمی‎ تواند هیچ‎وقت به عملکرد و کیفیت کار دیگران اعتماد کند، از این رو همیشه در تلاش است تا تمامی کار‌ها را یک‎تنه انجام دهد که این با کار گروهی، استفاده از اهرم و مدیریت زمان در تضاد است.

از اوقات بیکاری خود سود ببرید

امروزه با رشد بسیار زیاد تکنولوژی، دسترسی سریع به هر چیزی می‌سر و آسان است. حضور فوری در یک سمینار برخط، همراه داشتن همیشگی چندین کتاب الکترونیکی یا صوت سخنرانی‎های مورد علاقه، امکان استفاده مداوم از دانشنامه‎های تحت وب و …؛ همه‎ی این موارد نشان دهنده آن است که شما در اوقات فراغت خود همچون در زمان رفت و آمد، استراحت هم می‌توانید از زمان خود نهایت استفاده و بهره را ببرید و این اوقات نمی‌تواند بهانه‌‎ای برای اتلاف وقت و تعلل در کار‌ها شود.

به عنوان مثال من فراگیری زبان‎هایی غیر از زبان مادری خود از طریق صوت‎های آموزشی را به اوقات فراغت خود بویژه در هنگام رانندگی موکول کرده‎ام و تاکنون نیز بازخورد بسیار خوبی از آن گرفته‎ام. شما نیز می‌توانید مدت زمان رفت و آمد به محل کار یا خانه خود و یا زمانی‎ که نیازمند تمرکز حواس نیست را با شنیدن سخنرانی یا کتاب‎ های صوتی، فکر کردن و فهمیدن همراه کنید و از آن نهایت استفاده را ببرید.

منظم و مرتب باشید

داشتن نظم و ترتیب نه تن‌ها به شما آرامش و عزت نفس می‌دهد بلکه سبب صرفه‎جویی قابل توجه در زمان و هزینه‎ های شما خواهد شد. پژوهش‌‌ها نیز نشان داده که بی‌نظمی باعث می‌شود فرد تمرکز خود را از دست بدهد و با اختلال در تمرکز، زمان نیز از دست خواهد رفت؛ و این یعنی عدم مدیریت زمان.

لذا خود را ملزم کنید تا برای هر چیز، مکانی مختص آن چیز داشته باشید، اسباب و دارایی‎های به درد نخور را بخشیده یا دور بریزید، اسناد قابل بهره‎برداری خود را به صورت قاعده مند بایگانی کنید، اطلاعات موجود در رایانه خود را سامان‎دهی کنید، و حتی به اطلاعات ذهنی خود نیز نظم داده و سعی کنید اطلاعات زائد را از ذهن خود پاک کنید چه اینکه پیامبر اسلام می‌فرماید:  «خدایا، من از علم بدون فایده به تو پناه مى‌برم» ^{[کنز الفوائد / ج‏۱ / ص ۳۸۵]}

زمان مشخصی برای انجام هر کار در نظر بگیرید

یک اصل مهم در انجام صحیح و سریع کارها، تعهد است. خاتمه‎ی امورتان را به زمانی مشخص محدود کنید؛ به این صورت سعی و تلاش شما در به اتمام رساندن کار موردنظر در همان وقت تعیین شده حداکثر خواهد شد و این گونه شما خود را بیش از پیش در انجام امور متعهد خواهید نمود.

علاوه بر این، “محدودیت زمانی” موجب افزایش تمرکز شما در انجام کار‌ها خواهد شد؛ چراکه اگر انجام کاری در زمان مشخص، برای شما محقق نشود، لازم است بازگشته و با دقت و تمرکز بیشتر جهت به پایان رساندن آن تلاش کنید.

از اصل پارتو استفاده کنید.

اصل پارتو که پایه ‎گذار آن ویلفردو پارتو (Vilfredo Federico Damaso Pareto) جامعه‌شناس و اقتصاددان ایتالیایی می‌ باشد به بیان قانون ۲۰-۸۰ در کسب و کار و زندگی و سایر امور می‌ ‎پردازد؛ بدین‎ صورت که ۲۰ درصد از فعالیت‌های شما، ۸۰ درصد نتیجه برای شما در بر خواهد داشت و ۸۰ درصد از فعالیت‌های شما، ۲۰ درصد نتیجه برای شما در بر خواهد داشت. به کار گیری این قانون ساده و قاعده سرانگشتی در زندگی، یکی از مفیدترین راه ‎‌ها در مدیریت زمان می‌ ‎باشد.

به عنوان مثال اگر فهرست وظایف روزانه شما دارای ۲۰ مورد باشد، ۴ مورد آن به اندازه ۱۶ مورد دیگر و حتی بیشتر اهمیت دارند. و این در حالی است که به انجام رساندن هر یک از این ۲۰ مورد وظایف، ممکن است به یک میزان وقت نیاز داشته باشند. لذا صرف وقت برای به انجام رساندن موارد با اولویت و اهمیت بالا می‌تواند به می‌زان قابل توجهی کارایی روزانه شما را بالا ببرد، و اهمیت چندانی ندارد که وقت کافی برای انجام سایر موارد را نداشته باشید.

در خود عادت‎ های مثبت ایجاد کنید

بدون شک وجود هر فرد با عادت‎‌ها گره خورده است و این عادت‎‌ها هستند که به طور نانوشته برنامه‎ریزی شخصیتی هر فرد را مشخص کرده و عمده‎ی عملکرد روزانه وی را تعیین می‌کنند. لذا لازم است به منظور مدیریت زمان، نسبت به ایجاد عادت‎های مثبت و جایگزینی آن‌ها با عادت ‎های منفی تلاش و ممارست داشته باشید.

برای ساخت عادت ‎های مثبت باید:

• – چیزی را که می‌خواهید یک عادت شود را به صورت واضح و شفاف مشخص کنید
• – از رفتارهای کوچک شروع کرده تا بتوانید آن‎را حفظ کنید، و به مرور بزرگترش کنید
• – به منظور تبدیل رفتار به یک عادت، چندین روز و هفته به‌طور منظم آن را تکرار کنید؛ و این تکرار حتی المقدور در زمان اوج بهره‎وری ذهنی باشد.
• – تکرار منظم رفتار را با یادآوری مکرر محکم کرده و به عادت تبدیل کنید
• – با شکل‎ گیری و بزرگتر شدن عادت، آن‎را به بخش‎های کوچکتر تقسیم کنید
• – در صورت لغزش و ترک عادت، سریع به مسیر ساخت عادت برگردید
• – صبور باشید و با گذر زمان خسته نشوید
• – جهت تثبیت عادت در ذهنتان و جلوگیری از خستگی ذهنی، با دادن پاداش به خود، ذهن را شرطی و آرام کنید

وقتی را برای استراحت خود و مغزتان اختصاص بدهید

باید توجه داشت که بحث مدیریت زمان نباید موجب افراط و زیاده‎روی در فعالیت و تلاش شود. یکی از اشتباهات رایج افراد پرتلاش و سخت‎ کوش، بی‎ توجهی به سلامت بدن و ذهن‌شان است به طوری که وقتی مصمم به انجام کاری می‌شوند، تا زمان اتمام آن کار بخش قابل توجهی از ضروریات زندگی خود همچون خوراک مناسب، خواب و استراحت کافی و ورزش را نادیده می‌ گیرند که این نه تن‌ها بر روی راندمان کاری آن‌ها اثر سوء می‌گذارد بلکه در درازمدت موجب کاهش انگیزه‌شان برای ادامه کار می‌شود.

لذا لازم است در روز زمان‎های کوتاه اما مداومی را برای آرامش و استراحت جسمی و ذهنی درنظر بگیرید، و از سکون شب نیز جهت آسودگی بهره ببرید. همچنین با وقت ‎گذاردن نزد خانواده و دوستان و دوری از کارهای روزمره در روزِ پایان هفته، قوای از دست رفته‌ی خود را برای یک هفته‌ی پرکار دیگر بازیابی کنید.

با ورزش آمادگی جسمانی خود را در حد بالا نگه دارید

این ضرب ‎المثل یک واقعیت است که عقل سالم در بدن سالم است؛ چراکه طبق تحقیقات انجام شده کاملا مشخص است بین سالم زندگی کردن و بازدهی فعالیت‎‌ها ارتباط مستقیمی وجود دارد. پس با تغذیه‎ ی مناسب و ورزش اصولی، انرژی خود را در حد مطلوب نگه دارید و کسالت، خستگی و فرسودگی را از خود دور کنید.