گزارش های تجاری اغلب بخشی مشترک از مسئولیت های کاری بسیاری از افراد است. چندین نوع گزارش کار وجود دارد که ممکن است از شما خواسته شود که آنها را بنویسید، از جمله گزارش های کاری روزانه، گزارش های فروش و تجزیه و تحلیل. در حالی که هیچ فرمت مشخصی برای نوشتن گزارش کار وجود ندارد، مراحل خاصی وجود دارد که می‌توانید برای اطمینان از ایجاد مؤثرترین و حرفه‌ای‌ترین گزارش ممکن انجام دهید.
در این مقاله از ایوسی، ما درباره چیستی گزارش کار بحث خواهیم کرد، نحوه نوشتن یک گزارش کارآمد را مرور خواهیم کرد، و الگوی گزارش کار و نمونه هایی را برای زمانی که گزارش کار خود را پیش نویس می کنید مرور خواهیم کرد.
گزارش کار چیست؟
گزارش کار یک سند رسمی است که اطلاعاتی را در مورد یک موضوع خاص مرتبط با جنبه ای از شغل شما مورد بحث قرار می دهد. بیشتر گزارش های کاری به مخاطب خاصی مانند یک مدیر ارسال می شود. بسته به نوع گزارش کار، ممکن است یک گزارش مختصر به شما داده شود که به تشریح مواردی که باید در گزارش خود بگنجانید، ارائه شود. بیشتر گزارش ها باید در قالبی ساختاریافته نوشته شوند تا به وضوح آنچه را که گزارش سعی در انتقال آن دارد نشان دهد.
گزارش کار معمولاً شامل مواردی مانند مقدمه، موضوع، هدف و اهداف، روش کار، نتایج، نتیجه گیری و پیشنهادات است. این گزارش ها می توانند در مواقع مختلفی مورد استفاده قرار گیرند، مانند گزارش روزانه کاری، گزارش پروژه، گزارش بودجه و غیره.
به طور کلی، گزارش کار باید اطلاعات دقیق و صحیحی را ارائه کند تا مخاطبان به راحتی بخوانند و درک کنند. علاوه بر این، گزارش کار باید به طور موشکافانه تحلیل شده و واقع بینانه نوشته شود تا به ارائه تصمیمات بهینه برای موضوع مورد بحث کمک کند.
در نهایت، گزارش کار باید به صورت حرفه ای طراحی شده و به زبان مناسب و فنی نوشته شود. اطلاعاتی که در گزارش قرار می گیرد باید قابل اعتماد و قابل اثبات باشد تا بخواننده بتواند به صورت واضح به نتیجه و پیشنهادات رسیدگی کند.
مطالب مرتبط: ۵ مرحله برای نوشتن تجاری عالی (با نکات)
نحوه نوشتن گزارش کار
نوشتن گزارش کار موثر نیاز به تمرین دارد و به مهارت های ارتباطی خوب نیاز دارد. هرچه گزارش های بیشتری بنویسید، کارآمدی بیشتری در نوشتن آنها خواهید داشت. برای نوشتن گزارش حرفه ای در محل کار می توانید مراحل زیر را انجام دهید:
۱. مخاطبان خود را شناسایی کنید
دانستن اینکه چه کسی گزارش شما را می‌خواند، گام مهمی در تعیین نحوه قالب‌بندی گزارش، مواردی که باید در آن گنجانده شود و لحنی که باید هنگام نوشتن آن استفاده کنید، است. به عنوان مثال، اگر شما در حال نوشتن یک گزارش فروش برای مدیر خود هستید، آیا شخص دیگری گزارش را می خواند؟ اگر در حال تهیه گزارش تجزیه و تحلیل کسب و کار هستید، آیا بالاترین شما گزارش را می خوانند یا فقط سرپرست فوری شما؟ مشخص کنید که چه کسی گزارش شما را خواهد خواند و گزارش را به این افراد خاص ارائه دهید.
مطالب مرتبط: ۱۳ نمونه از لحن در نوشتن
۲. تصمیم بگیرید که کدام اطلاعات را درج خواهید کرد
پس از تعیین اینکه مخاطبان شما چه کسانی هستند، باید روی شناسایی هدف گزارش خود تمرکز کنید تا تصمیم بگیرید چه اطلاعاتی باید گنجانده شود. اگر می‌دانید چه کسی گزارش را می‌خواند، می‌توانید در مورد آنچه که انتظار دارند ببینند سؤال کنید. اطلاعاتی را انتخاب کنید که واضح‌ترین تصویر را از آنچه می‌خواهید منتقل کنید ارائه کند.
به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن یک گزارش فروش هستید، ممکن است در گزارش شما نیاز باشد که اطلاعاتی در مورد اینکه آیا اهداف فروش برآورده شده‌اند، محصولات و خدماتی که بیشترین فروش را دارند، چالش‌هایی که شما یا تیمتان با آن مواجه هستید و پیش‌بینی فروش شما برای فروش بعدی باشد. ماه یا سه ماهه
مطالب مرتبط: نحوه ایجاد یک گزارش تحلیلی (و چرا مهم است)
۳. گزارش خود را ساختار دهید
هنگام نوشتن گزارش، باید ساختار آن را به گونه ای تنظیم کنید که به راحتی قابل خواندن و هضم باشد. در حالی که هر گزارش در بخش هایی که باید بگنجانید متفاوت خواهد بود، می توانید هنگام نوشتن گزارش خود از اجزای گزارش زیر به عنوان راهنما استفاده کنید:
-
عنوان یا صفحه عنوان
-
چکیده/خلاصه اجرایی که به طور خلاصه محتوای گزارش شما را شرح می دهد
-
فهرست مطالب (اگر گزارش بیش از چند صفحه باشد)
-
مقدمه ای که هدف شما از نوشتن گزارش را توضیح می دهد
-
پاراگراف بدنه ای که در آن اطلاعاتی را که به همراه گزارش منتقل می کنید درج می کنید
-
نتیجه گیری یا توصیه بسته به هدف گزارش
مطالب مرتبط: محصولات تحویلی پروژه چیست؟ انواع و مثال
۴. از زبان مختصر و حرفه ای استفاده کنید
هنگام نوشتن گزارش باید سعی کنید از زبانی واضح و مختصر استفاده کنید. سعی کنید موضوع را تا حد امکان واضح و سریع بیان کنید و از زبانی ساده و در عین حال حرفه ای استفاده کنید. در صورت امکان از به کار بردن جملات «کرکی» یا لفظی خودداری کنید. به‌عنوان مثال، به جای گفتن «به‌روزرسانی منظم صندوق ورودی‌تان برای به‌روز ماندن در مورد ایمیل‌ها، ممکن است مفید باشد،» می‌توانید بگویید «به طور منظم صندوق ورودی خود را تازه‌سازی کنید».
مطالب مرتبط: چگونه مختصرتر صحبت کنیم (با ۶ مرحله که می توانید دنبال کنید)
۵. گزارش خود را تصحیح و ویرایش کنید
تصحیح گزارش کار شما یک گام اساسی در فرآیند گزارش نویسی است. این به شما این فرصت را می دهد که مطمئن شوید نوشته شما تا حد امکان حرفه ای است و قبل از ارسال آن اشتباهات را تشخیص دهید. تصحیح همچنین به شما این امکان را می دهد که هرگونه اطلاعات غیر ضروری را حذف کنید و مطمئن شوید که گزارش شما تا حد امکان کارآمد و موثر است.
پس از پایان نوشتن گزارش، قبل از اینکه آن را تصحیح کنید، آن را برای یک ساعت یا بیشتر کنار بگذارید. این به شما این امکان را می دهد که به گزارش به شیوه ای تازه نگاه کنید و اشتباهاتی را که ممکن است قبلاً ندیده اید، تشخیص دهید.
مرتبط: راهنمای یادداشت نویسی با نکات و مثال ها
الگوی گزارش کار
در زیر الگویی است که می توانید هنگام قالب بندی گزارش کار از آن استفاده کنید:
[نام پروژه]
[تاریخ]
[تهیه شده توسط: نام و نام خانوادگی شما]
[نام شرکت]
[ خلاصه یا چکیده اجرایی: از این بخش برای یادداشت نتیجه‌گیری یا توصیه‌هایی که در گزارش ارائه خواهد شد استفاده کنید. همچنین باید مهم ترین ایده های مطرح شده در گزارش را نیز درج کنید. اگر در حال نوشتن گزارش کار روزانه یا گزارش پیشرفت هستید، لازم نیست این بخش را وارد کنید.]
[ مقدمه: مقدمه شما باید دو تا چهار پاراگراف باشد که خلاصه ای از آنچه در گزارش پوشش می دهید و همچنین دلیل نوشتن گزارش شما باشد. هنگام نوشتن مقدمه تا حد امکان دقیق و مختصر باشید تا خواننده بتواند به وضوح بفهمد که در گزارش شما چه خواهد یافت. برای گزارش‌های روزانه یا پیشرفت، مقدمه شما فقط باید چند جمله باشد که جزئیات کاری را که تکمیل کرده‌اید و برنامه‌ای که در آینده روی آن کار می‌کنید، باشد.]
[ بدنه: برای متن گزارش خود، باید بر جزئیات اطلاعاتی که می خواهید منتقل کنید تمرکز کنید. شما می توانید نتایج، نتیجه گیری و یافته هایی را که در رابطه با یک پروژه انجام شده است، درج کنید. برای گزارش‌های روزانه یا پیشرفت، دستاوردهایی را که به دست آورده‌اید یا وظایفی را که انجام داده‌اید درج کنید.]
[ توصیه‌ها: در این بخش، باید توصیه‌های خود را بر اساس نتیجه‌گیری یا نتایج یک پروژه یا مشکلی خاص را حل کنید. به عنوان مثال، ممکن است به عنوان یک توصیه بنویسید: « هر هفته یک ساعت برای آموزش کارکنان به کتابچه راهنمای جدید اختصاص دهید ». برای گزارش روزانه یا پیشرفت، می‌توانید اهداف یا وظایف بعدی خود را در این بخش فهرست کنید.]
[ نتیجه‌گیری: گزارش خود را با جمع‌بندی یافته‌ها یا نتایج مورد بحث و تکرار مهم‌ترین توصیه‌ها به پایان برسانید.]
مطالب مرتبط: مهارت های گزارش نویسی: تعریف و مثال
نمونه گزارش کار
در زیر نمونه‌ای از گزارش کار است که می‌توانید هنگام نوشتن گزارش خود در محل کار از آن به عنوان راهنما استفاده کنید:
۵ بهمن ۱۴XX تهیه شده توسط: شرکت ABC
سالی اسمیت
این گزارش به منظور ارائه به روز رسانی در مورد پروژه XYZ است که قرار است در ۵ اسفند باشد. این پروژه منجر به ایجاد یک کتابچه راهنمای جدید برای کارمندان می شود که شامل قوانین و مقررات به روز شده و همچنین افزایش مصوب زمان مرخصی است. این کتابچه راهنما برای افزایش آگاهی کارکنان از انتظارات محل کار و همچنین آگاه کردن آنها از مزایای جدیدی که اخیراً اجرا شده است، کار خواهد کرد.
خلاصه کارهای انجام شده:
از این تاریخ، من موارد زیر را برای پروژه XYZ تکمیل کردم:
-
تمام اطلاعاتی را که در دفترچه راهنما با مدیریت بالا و منابع انسانی وجود دارد تأیید کرد
-
پیش نویس فهرست مطالب
-
طرح بندی قالب بندی شده کتاب راهنما
-
۱۲ صفحه اول کتاب راهنما را تالیف کرد
وظایفی که باید تا ۱۲ بهمن ۱۴XX انجام شوند:
-
پنج صفحه دیگر از کتاب راهنما بنویسید.
-
تمام صفحاتی که تا این تاریخ تکمیل شده اند را تصحیح و ویرایش کنید.
-
از مدیر منابع انسانی بخواهید محتوای کتاب راهنما را برای اطمینان از صحت مطالعه کند.
نتیجه
پروژه XYZ در مسیر تکمیل تا تاریخ برنامه ریزی شده قرار دارد. این پروژه در حال حاضر هیچ مانع یا مشکل آشکاری ندارد، اما در صورت بروز به سرعت به آنها رسیدگی خواهد شد.
سوالات مرتبط:
چگونه یک گزارش را پایان دهیم؟
پایان دادن به یک گزارش باید به نوع و محتوای آن بستگی داشته باشد. اما در کل، برای پایان دادن به یک گزارش می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:
- خلاصه‌ای از نتایج و نتیجه‌گیری‌های مهم گزارش که انجام شده‌اند را ارائه دهید.
- در این بخش می‌توانید نکات کلیدی و پیشنهاد‌هایی برای اقدامات آتی یا بهبود‌های لازم نام ببرید.
- ممکن است به تأکید بر اهداف اصلی گزارش و اهمیت آنها بپردازید.
- پیشنهاد ادامه کار یا پژوهش برای تکمیل موضوع موردبررسی را ارائه دهید.
- در نهایت، شکرگزاری خود را به افرادی که در تهیه گزارش به شما کمک کرده‌اند، اعلام کنید.
اهمیت به این موارد و تمام طرز فکری و تحلیلی خودی که به گزارش داده‌اید، اهمیت بسیار زیادی در تشکیل یک پایان موثر برای گزارش دارد.
گزارش برای کار به چه معناست؟
گزارش برای کار به معنای تجمیع اطلاعات و داده‌های مربوط به یک فعالیت یا پروژه خاص است که به صورت مکتوب یا شفاهی تهیه می‌شود و به مدیران یا تصمیم‌گیران ارائه می‌شود. اهداف اصلی گزارش برای کار شماره‌گذاری داده‌ها، تحلیل اطلاعات و ارائه پیشنهادات برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری است. این گزارش‌ها می‌توانند توسط کارشناسان، مدیران و تیم‌های پروژه تهیه شوند تا به برنامه ریزی و اجرای بهتر واحد یا پروژه کمک کنند.
بهترین ابزار برای ساخت گزارش کار کدامند؟
برخی از بهترین ابزارها برای ساخت گزارش کار عبارتند از:
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- Microsoft Power BI
- Tableau
- Google Data Studio
- Zoho Analytics
- QlikView
- SAS Visual Analytics
- Tibco Spotfire
- IBM Cognos Analytics
هر یک از این ابزارها دارای قابلیت‌های مختلفی برای ایجاد و تصویرسازی گزارش‌های کاری هستند و بسته به نیاز و ترجیح شما، ممکن است یکی از آنها برای شما مناسب تر باشد.
برای اندازه گزارش کار چه نکاتی حائز اهمیت است؟
برای اندازه گزارش کار، موارد زیر باید مدنظر قرار گیرد:
- هدف و محتوای گزارش: باید مشخص باشد که گزارش کار به چه هدفی انجام شده است و محیط، روش‌ها و نتایج به چه صورتی شامل گزارش شده‌اند.
- جامعیت و کاربردی بودن: گزارش باید جامع و کامل باشد و همه اطلاعات مرتبط را دربرگیرد. همچنین باید برای مخاطبان واقعی گزارش، اطلاعات و داده‌های کاربردی داشته باشد.
- استفاده از توضیحات و نمودارها: برای افزایش وضوح و روشنی گزارش، استفاده از توضیحات و نمودارها بسیار موثر است.
- اجتناب از اختصارات و ابهامات: از اختصارات بی ربط یا ابهام‌زا در گزارش کار پرهیز کنید تا ارتباطات درستی بین مفاهیم برقرار شود.
- استفاده از منابع و مراجع: در صورت استناد به منابع و مراجع در گزارش، لازم است این منابع در پایان گزارش ذکر شده و اطلاعات صحیح آنها درج شود.
- بررسی و ویرایش: بعد از نوشتار گزارش، حتماً آن را مرور کنید و ممکن است که خطاها و دستور زبانی غلط را تصحیح کنید.
با رعایت این نکات، می‌توان گزارش کاری تهیه کرد که به صورت مناسب و مفید برای مخاطبان خود باشد.
انواع گزارش کار کدامند؟
گزارش کارها به چند نوع اصلی تقسیم می‌شوند:
- گزارش کار مدیریتی: این نوع گزارش شامل معرفی و بررسی عملکرد تیم‌ها و افراد مختلف در یک سازمان یا شرکت است. این گزارش‌ها به منظور ارزیابی و مدیریت عملکرد شخصی، تیمی یا سازمانی ارائه می‌شوند.
- گزارش کار پروژه‌ای: این نوع گزارش شامل اطلاعات و بررسی‌هایی در مورد پیشرفت و انجام وظایف و فعالیت‌های مربوط به یک پروژه مشخص است.
- گزارش کار علمی: این نوع گزارش شامل بررسی و توضیح نتایج و یافته‌های بررسی‌ها و تحقیقات علمی است.
- گزارش کار مالی: این نوع گزارش شامل اطلاعات مالی و اقتصادی یک سازمان، شرکت یا پروژه است و معمولاً به منظور ارائه اطلاعات به سرمایه‌گذاران، مدیران یا سایر صاحبان سرمایه ارائه می‌شود
- گزارش کار عملیاتی: این نوع گزارش شامل ارائه اطلاعات و بررسی‌هایی در مورد عملکرد و فعالیت‌های روزمره یک بخش یا واحد خاص در یک سازمان است.
- گزارش کار تحقیقی: این نوع گزارش شامل توصیف و تحلیل نتایج و یافته‌های یک تحقیق علمی یا تحقیق بازار است.
- گزارش کار توسعه‌ای: این نوع گزارش شامل ارائه اطلاعات و بررسی‌هایی در مورد فعالیت‌هایی که به منظور توسعه و بهبود فرآیندها، محصولات یا خدمات انجام می‌شود، است.
- گزارش کار مصاحبه: این نوع گزارش شامل شرح و تحلیل مصاحبه‌های انجام شده با افراد، تیم‌ها یا مشتریان مختلف است و به منظور جمع‌آوری اطلاعات و داده‌های مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک ارائه می‌شود.
و بخوانید: