رهبری شرکت اغلب فرآیندهای کسب و کار خود را بررسی می کند تا مسائلی را که شرکت با آن مواجه است شناسایی کند و امیدوار است که آنها را بهبود بخشد و سود شما را به حداکثر برساند. بهبود فرآیند کسب و کار یک اقدام مداوم است که بسیاری از کسب و کارها با تغییر صنایع و بازارهایشان دستخوش آن می شوند. یادگیری نحوه بهبود بخش‌های مختلف کسب‌وکارتان می‌تواند به بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری و حذف موارد اضافی کمک کند.
در این مقاله از ایوسی، به این می پردازیم که بهبود فرآیند چیست و ۱۰ ایده برای بهبود فرآیند ارائه می دهیم که می توانید از آنها برای کارآمدتر شدن و کسب سود بیشتر استفاده کنید.
۱۰ ایده برای بهبود فرآیند
در اینجا چند ایده وجود دارد که می توانید برای بهبود فرآیندهای کسب و کار خود از آنها استفاده کنید:
۱. کاهش هزینه
کاهش هزینه به معنای تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای تجاری برای کاهش هزینه های شرکت شما است. برای کاهش هزینه‌ها، می‌توانید کارهای اضافی، راه‌های ارزان‌تر برای تکمیل کارها یا منابع بهتر برای کمک به صرفه‌جویی در هزینه را در نظر بگیرید. وقتی هزینه‌ها را به عنوان بخشی از یک ابتکار بهبود کاهش می‌دهید، می‌تواند به این معنی باشد که سود بیشتری خواهید دید.
۲. کار تیمی
هنگامی که در حال تعیین راه هایی برای بهبود فرآیند هستید، با افراد تیم مشورت کنید تا ببینید آنها چه ایده هایی دارند. آنها ممکن است بینشی نسبت به فرآیندی داشته باشند که یک خارجی نمی بیند. برای اینکه یک فرآیند جدید کار کند، در نظر بگیرید که چندین عضو از یک یا چند تیم را درگیر کنید تا ورودی‌های منحصربه‌فردی را در مورد آنچه که ممکن است برای کارآمدتر کار کردن به آنها نیاز دارند یا اینکه چگونه می‌توانید فرآیندهای موجود را تغییر دهید، جمع‌آوری کنید. همچنین می‌توانید ارزیابی کنید که چگونه می‌توانید نقش‌ها را در یک تیم بهینه کنید تا از مهارت‌های منحصربه‌فرد دیگران استفاده کنید.
۳. اتوماسیون
اتوماسیون عبارت است از ادغام فناوری در فرآیندهای کسب و کار شما برای از بین بردن نیاز کارکنان به انجام کارهای تکراری که ارزش کمی اضافه می کنند. اتوماسیون می تواند در زمان صرفه جویی کند زیرا به حذف ناسازگاری ها یا تنگناها برای بهبود فرآیندهای شما کمک می کند. پس از شناسایی وظایفی که باعث این مشکلات می شوند، به دنبال راه حل های فن آوری باشید که می تواند به شما در رفع ناکارآمدی ها کمک کند.
فناوری همچنین جمع‌آوری داده‌ها را بسیار آسان‌تر کرده است، بنابراین هنگامی که فرآیندهای خود را بهبود می‌بخشید، ابزارهای خودکاری را در نظر بگیرید که می‌توانند به شما در جمع‌آوری و سازماندهی اطلاعات کمک کنند. آنها همچنین می توانند ارتباطات را تسهیل کنند، جلساتی را با اعضای تیم برنامه ریزی کنند و به شما در سازماندهی برنامه های خود کمک کنند.
بیشتر بخوانید: اتوماسیون فرآیندها چیست؟
۴. اتاق های فکر
هنگام ایجاد بهبودهایی برای فرآیندهای کسب و کار خود، جلسات منظم اتاق فکر را برای شنیدن ایده های جدید و صحبت با اعضای تیم خود در نظر بگیرید. شما می توانید گروه ها را سازماندهی کنید و اعضای تیم خود را انتخاب کنید که ممکن است اطلاعات ارزشمندی در مورد یک موضوع خاص داشته باشند. سپس می توانید به آنها زمان و مکانی بدهید تا با هم ارتباط برقرار کنند تا ایده هایشان را توسعه دهند.
با جلسات منظم، می توانید به طور مداوم فرآیندهای کسب و کار خود را برای حداکثر بهره وری کنترل و بهبود بخشید. این می‌تواند باعث شود اعضای تیم روی یک فرآیند سرمایه‌گذاری بیشتری کنند و به طور کلی به بهبود کارایی کمک کند. همچنین می تواند بینش ارزشمندی را از دیدگاه های مختلف ارائه دهد.
۵. ارتباطات
ارتباطات سازنده می تواند بر سرعت و دقت هر کار تأثیر بگذارد و به تیم ها کمک کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند. تیم ها باید به صورت داخلی و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند تا اطمینان حاصل کنند که اهداف و رویه ها سازگاری دارند. با این حال، کسب‌وکارها همچنین می‌توانند ارتباطات غیرضروری مانند ایمیل‌های انبوه یا زنجیره‌های ایمیل طولانی را محدود کنند تا از اتلاف وقت یا منابع جلوگیری کنند.
بسیاری از شرکت‌ها بر این موضوع تمرکز می‌کنند که ارتباطاتشان چقدر برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکارشان مؤثر است، زیرا می‌تواند بر هر بخش تأثیر بگذارد. شما می توانید بررسی کنید که چه مواردی در رویه های ارتباطی شما وجود دارد. به عنوان مثال، کوتاه کردن زنجیره ارتباطات می تواند مطمئن شود که افراد بدون از بین رفتن اطلاعات، تمام به روز رسانی های مورد نیاز خود را دریافت می کنند.
۶. نمودارهای علت و معلولی
می‌توانید از نمودارها برای به دست آوردن نمایشی بصری از فرآیندهای خود استفاده کنید، که می‌تواند به شما در شناسایی مشکلات ریشه یا اضافی کمک کند. نمودار شاه ماهی یک نمودار بهبود فرآیند محبوب است زیرا دلایل یک اثر را تجسم می کند، که می تواند به شما کمک کند بفهمید کدام یک از فرآیندهای شما باعث تاخیر می شود.
برای ایجاد یک نمودار استخوان ماهی، که به آن نمودار استخوان ماهی نیز می گویند، یک خط افقی با سه یا چهار خط مورب که هم در بالا و هم در زیر خط مرکزی ظاهر می شوند و به سمت چپ متمایل می شوند، رسم می کنید. با این کار شکلی مانند استخوان ماهی ایجاد می شود و نام آن را به نمودار می دهد. در سمت راست خط مرکزی، مشکلی را که در حال تجزیه و تحلیل هستید نام ببرید. از اینجا، از تیم خود یک جنبه از فرآیند خود را که ممکن است باعث این مشکل شود بخواهید و آن را در نزدیکترین خط مورب قرار دهید. سپس در مورد آنچه بر آن جنبه تأثیر می گذارد، مشورت کنید. این تمرین را تا زمانی ادامه دهید که بعد از آن دیگر نتوانید دلیلی برای اثر پیدا کنید. این ریشه مشکل شماست و جایی است که می توانید برنامه های بهبود خود را متمرکز کنید.
۷. ماتریس خوب
ماتریس GUT نموداری است که می توانید از آن برای ایجاد سلسله مراتبی از بهبودهایی که می توانید در فرآیندهای خود ایجاد کنید استفاده کنید. این می تواند به شما کمک کند تا بهبودهای فرآیند خود را سازماندهی کنید تا به طور مداوم بهتر شوید. می‌توانید با فهرست کردن مسائلی که تیمتان شناسایی کرده‌اند، از نمودار استفاده کنید، مانند تنگناها، فعالیت‌های مخاطره‌آمیز یا فعالیت‌هایی که ارزش افزوده ندارند. سپس می توانید نموداری ایجاد کنید که این مسائل را فهرست کرده و هر یک از آنها را در سه دسته طبقه بندی می کند:
-
جاذبه: عواقب بالقوه ادامه این موضوع چیست؟
-
فوریت: چه مدت قبل از اینکه این موضوع باعث از دست دادن درآمد شود؟
-
روند: آیا این مشکل بدتر می شود یا به همان شکل باقی می ماند؟
به مسائل خود نمره یک تا پنج را برای هر دسته بدهید که یکی از آنها کم وخیم ترین یا بهترین وضعیت و پنج بسیار جدی یا بدترین وضعیت است. می توانید با ضرب مقادیر هر دسته برای هر شماره، یک نمره کلی برای هر شماره ایجاد کنید. سپس می‌توانید آنها را رتبه‌بندی کنید، با بالاترین رتبه‌بندی که نیاز به فوری‌ترین توجه دارد.
مطالب مرتبط: نحوه ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار
۸. تولید ناب
هنگام تجزیه و تحلیل چگونگی بهبود فرآیندهای خود، می توانید از فرآیند ناب بهبود استفاده کنید که بر بهبود مستمر، کاهش ضایعات و قرار دادن نیازهای مشتری و درک آنها از محصول شما در مرکز فرآیندهای شما تمرکز دارد. محیط های تولید معمولا از این استراتژی استفاده می کنند، اما شما می توانید آن را در هر صنعتی پیاده سازی کنید.
برای استفاده از فرآیند ناب ، فرآیندهای خود را در تمام بخش‌ها بررسی کنید، زیرا به طور کلی به کسب و کار شما مربوط می‌شوند، به جای اینکه آنها را بخش به بخش بررسی کنید. نگاهی به کل کسب و کار می تواند به شما کمک کند تا موارد اضافی را در بخش ها پیدا کنید، که روش ناب به شما پیشنهاد می کند آنها را حذف کنید. هدف استفاده از فضای کمتر و منابع کمتر برای ساخت محصول با کیفیت یکسان است. روش ناب همچنین به شما پیشنهاد می‌کند که در برابر سرمایه‌گذاری هنگفت روی سهام یا تجهیزات مقاومت نکنید، بنابراین می‌توانید به سرعت با تغییر تقاضای مشتری همراه شوید.
برای اجرای فرآیند ناب بهبود، می توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
-
هدف خود را مشخص کنید
-
داده های خود را اندازه گیری کنید
-
علل ریشه ای را تجزیه و تحلیل کنید
-
راه حل ایجاد کنید
-
راه حل ها را اجرا کنید
-
فرآیندها را کنترل و نظارت کنید تا مطمئن شوید که راه حل ها به طور مداوم اعمال می شوند.
بیشتر بخوانید: ۶ روش برای ساده کردن فرآیندها و گردش کار
۹. شش سیگما
شما می توانید از استراتژی شش سیگما برای پیکربندی مجدد فرهنگ کاری خود به سمت کمال استفاده کنید. استراتژی شش سیگما برای بهبود فرآیند بر دریافت محصول با بهترین کیفیت با ایجاد فرآیندهایی تمرکز دارد که هر بار که تیم تولید آنها را تکرار می کند، نتیجه یکسانی را ارائه می دهد. این استراتژی اغلب برای شرکت های تولیدی مفید است، اما شما می توانید آن را در هر صنعتی پیاده سازی کنید.
این ایده از اندازه‌گیری آماری سیگماهای مورد استفاده در انحراف استاندارد برای تعیین فاصله تا کامل بودن هر محصول تولید شده ناشی می‌شود. فرآیندی که “در شش سیگما” قرار دارد به ازای هر میلیون فرصت تنها ۳.۴ نقص خواهد داشت. هدف دستیابی به این سطح از کمال از طریق بهبود مداوم فرآیند است تا تولید تا حد ممکن سازگار باشد.
در اینجا دو جنبه مهم از بهبود فرآیند وجود دارد که شش سیگما را موثر می‌سازد:
-
معیارها: شش سیگما برای تعیین تغییرات محصولات و رفع عیوب به تجزیه و تحلیل آماری متکی است. برای استفاده از این استراتژی، می‌توانید داده‌های قابل اندازه‌گیری را جمع‌آوری کرده و آنها را تجزیه و تحلیل کنید تا برنامه‌هایی ایجاد کنید که نتایج قابل اندازه‌گیری داشته باشند.
-
افراد: یک جنبه مهم شش سیگما، نیاز به آموزش همه کارکنان در مورد روش حذف انواع مختلف در تولید است. همه کارکنان می توانند برای ارائه نتایج ثابت با یکدیگر همکاری کنند.
بیشتر بخوانید: شش سیگما چیست؟
۱۰. مدیریت کیفیت برتر
مدیریت کیفیت برتر مانند شش سیگما است زیرا بر حذف خطاها در فرآیند تولید تمرکز دارد. مدیریت کیفیت برتر بر ساده سازی فرآیندها و کوتاه کردن زنجیره تامین برای حذف خطاها در طول فرآیند تمرکز دارد. صنعت خودرو توسعه‌دهنده اولیه این استراتژی بود، اما می‌توانید آن را در هر صنعتی که خدمات مشتری و تضمین کیفیت جنبه‌های کلیدی موفقیت هستند، اعمال کنید.
یکی از اهداف مدیریت کیفیت عالی این است که هر یک از اعضای یک تیم، از مدیران اجرایی گرفته تا کارکنان خط، مسئولیت خروجی خود را بر عهده بگیرند و از بالاترین کیفیت آن اطمینان حاصل کنند. این استراتژی بر آموزش مداوم کارکنان و نظارت بر فرآیندهای آنها برای بهبود کارایی تمرکز دارد.
مطالب مرتبط: مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
اهداف بهبود فرآیند
هنگامی که در حال ایجاد استراتژی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار خود هستید، می توانید زمینه های زیر را برای هدف گذاری در نظر بگیرید:
-
از بین بردن تنگناها: تنگناها بخشی از فرآیند شما هستند که در آن چیزها متوقف می شوند و نمی توانند به سرعت به جلو حرکت کنند. خلاص شدن از تنگناها می تواند فرآیندهای شما را سرعت بخشد و در زمان و هزینه صرفه جویی کند.
-
کاهش نقاط تماس: نقاط تماس مکان هایی هستند که شما با مشتریان خود در تعامل هستید، مانند بخش خدمات مشتری. داشتن نقاط تماس مفید برای مشتریان می تواند تصویر برند بهتری ایجاد کند.
-
به حداقل رساندن فعالیت‌های مخاطره‌آمیز: می‌توانید فعالیت‌هایی را شناسایی کنید که ممکن است از بین بروند یا نتیجه‌ای منفی داشته باشند تا بتوانید آنها را تنظیم یا حذف کنید تا به شما کمک کند کارآمدتر کار کنید. به عنوان مثال، اگر از نرم‌افزار قدیمی استفاده می‌کنید که به طور مداوم اطلاعات را منجمد می‌کند یا به‌طور دقیق ثبت نمی‌کند، ارتقا به یک فناوری جدیدتر و قابل اعتمادتر می‌تواند به شما در صرفه‌جویی در زمان و هزینه کمک کند.
-
بهبود فعالیت‌های با ارزش: اینها جنبه‌هایی از کسب‌وکار شما هستند که بیشترین بازده را از نظر درآمد ارائه می‌کنند. فعالیت های با ارزش کارهایی هستند که می خواهید روی بهبود آنها تمرکز کنید تا به شما در دستیابی به بیشترین بازده بالقوه کمک کند.
-
کاهش فعالیت‌های کم‌ارزش: اینها جنبه‌هایی از کسب‌وکار شما هستند که می‌توانند درآمد کمی داشته باشند یا هیچ بازدهی نداشته باشند. فعالیت‌های کم‌ارزش وظایفی هستند که باید به دنبال کاهش یا حذف آنها باشید.