برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟

در یک شرکت، فرآیندها و پروتکل های زیادی وجود دارد. همانطور که سازمان رشد می کند، احتمال اینکه داده ها باید در چندین بخش جمع آوری و استفاده شوند تا مجموعه ای از عملکردها را برآورده کنند، افزایش می یابد. برای انجام این کار، بسیاری از شرکت ها یک سیستم یکپارچه مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) را انتخاب می کنند.

در این مقاله از ایوسی، ما توضیح می‌دهیم که ERP چیست، انواع ERP و مزایای آن‌ها، بعلاوه زمانی که ممکن است بخواهید از یک سیستم ERP استفاده کنید و به برخی از سوالات رایج پاسخ دهید.

موارد کلیدی:

• برنامه ریزی منابع سازمانی، همچنین به عنوان ERP شناخته می شود، یک راه حل نرم افزاری یکپارچه است که به شرکت ها این توانایی را می دهد تا تمام عملکردهای تجاری خود را در یک سیستم مدیریت کنند. این به بهبود دسترسی و کارایی داده‌ها کمک می‌کند و علاوه بر ارائه اطلاعات فوری مفیدتر مانند سلامت مالی شرکت.

• انواع ERP ها شامل داخلی، ابری و هیبریدی است. ERP های ابری هزینه های اولیه کمتری دارند.

• مزایای استفاده از سیستم ERP شامل گزارش دهی سریع، بینش بهبود یافته و هزینه های عملیاتی پایین تر، از جمله موارد دیگر است. شرکت‌ها ممکن است زمانی که پردازش‌های داده‌ای ناکافی یا بسیار دستی دارند یا زمان زیادی را صرف کارهای روزانه می‌کنند، پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP را دنبال کنند.

ERP چیست و چگونه کار می کند؟

ERP یک سیستم نرم افزار کاربردی یکپارچه است که به شرکت ها اجازه می دهد تا وظایف اصلی کسب و کار خود را در یک مکان مدیریت کنند. در مجموعه یا سیستم ERP، برخی از برنامه‌ها وظایف مختلفی را بر عهده دارند که به عنوان ماژول‌های ERP شناخته می‌شوند. این برنامه ها می توانند در یک پایگاه داده مشترک با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

این سیستم واحد به برنامه ریزی منابع شرکت با یکپارچه سازی فرآیندهایی مانند:

• منابع انسانی

• امور مالی

• بازار یابی

• حراجی

• خرید موجودی

• برنامه ریزی

• مدیریت پروژه

• مدیریت ریسک

• عملیات زنجیره تامین

• تدارکات

• حسابداری

• انطباق

یک سیستم ERP دسترسی به اطلاعات در سراسر بخش‌ها را فراهم می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد تا داده‌ها را به طور مؤثرتری به اشتراک بگذارد، چندین فناوری ناسازگار را حذف کند و اطلاعات مربوط به سلامت مالی خود را ارتقا دهد. کاربران می توانند مطمئن باشند که سیستم های ERP اطلاعاتی را ارائه می دهند که به روز، کامل و صحیح است زیرا این نرم افزار فناوری ها، فرآیندها و افراد یک شرکت را یکپارچه می کند.

مطالب مرتبط: مدیریت منابع چیست؟ راهنمای تخصیص و برنامه ریزی منابع

انواع ERP

هنگام پیاده سازی یک سیستم ERP، می توانید از سه نوع اصلی انتخاب کنید:

• ERP داخلی: شما می توانید انتخاب کنید که نرم افزار ERP خود را از مرکز داده شرکت خود اجرا کنید تا کنترل و انعطاف پذیری بیشتری داشته باشید.

• Cloud ERP: از طریق محاسبات مبتنی بر ابر، می توانید از طریق اینترنت به نرم افزار خود دسترسی داشته باشید. این روش پیاده سازی معمولاً هزینه های اولیه کمتری دارد.

• ERP ترکیبی: همچنین به عنوان ERP دو لایه شناخته می شود، یک ERP ترکیبی برخی از برنامه ها را در محل و برخی را در فضای ابری اجرا می کند.

مطالب مرتبط: ERP و نرم افزار حسابداری: تعاریف، تفاوت ها و مزایا

مزایای ERP و ویژگی های اصلی

استفاده از سیستم ERP مزایای زیادی دارد، از جمله:

• زمان واکنش بهبود یافته: یک سیستم ERP داده‌های بلادرنگ را در اختیار شما قرار می‌دهد و به آن اجازه می‌دهد فرصت‌های جدید را شناسایی کرده و به سرعت به آنها واکنش نشان دهد.

• فناوری اطلاعات ساده: اکثر برنامه های کاربردی ERP از یک پایگاه داده یکپارچه و مشترک استفاده می کنند که فناوری اطلاعات را ساده می کند و گردش کار را ساده می کند.

• توانایی پیش بینی و جلوگیری از خطرات: با به حداکثر رساندن دید و کنترل شرکت، به راحتی می توانید از رعایت مقررات و الزامات اطمینان حاصل کنید. این به نوبه خود به پیش بینی و پیشگیری از خطرات احتمالی کمک می کند.

• گزارش گیری و بینش سریع: از آنجایی که سیستم های ERP داده های بلادرنگ را از طریق یک منبع واحد ارائه می دهند، می توانید گزارش های تجاری و مالی را با نتایجی که به راحتی قابل اشتراک گذاری است، تسریع بخشید. این همچنین به شرکت ها اجازه می دهد تا بر اساس بینش ها برای بهبود عملکرد عمل کنند.

• بهره‌وری و همکاری بیشتر: با ساده‌سازی فرآیندهای تجاری، می‌توانید در عین استفاده از منابع کمتر، کارهای بیشتری انجام دهید. از آنجایی که تمام داده‌های شرکت – مانند سفارش‌های خرید، درخواست‌ها و قراردادها – در یک مکان به اشتراک گذاشته می‌شوند، اعضای تیم می‌توانند به طور مؤثرتری همکاری کنند.

• نرخ پذیرش کاربر بالاتر: یک تجربه کاربری مشترک، شانس پذیرش و استفاده کارکنان از نرم افزار را افزایش می دهد.

• هزینه های عملیاتی کمتر و زیرساخت کارآمد: هنگامی که فرآیندهای کسب و کار به یک سیستم یکپارچه تبدیل می شوند، هزینه های عملیاتی کلی را کاهش می دهد و ثبات بهتری را فراهم می کند.

مطالب مرتبط: سیستم موجودی چیست؟ (تعریف، انواع و مزایا)

معایب ERP

برای موفقیت یک سیستم ERP، یک شرکت باید در نحوه سازماندهی آن تجدید نظر کند. فرآیندهای قدیمی این شرکت ممکن است با فناوری جدید ناسازگار باشد، که مانع از عملکرد نرم افزار با پتانسیل خود می شود.

علاوه بر این، نرم افزارهای قدیمی، صرف نظر از سودمندی گذشته، برای استفاده کامل از ERP و جلوگیری از افزایش هزینه، باید کنار گذاشته شوند. برخی از ERPها، مانند ERPهای داخلی، ممکن است هزینه اولیه بیشتری نسبت به نرم افزارهای مورد استفاده فعلی داشته باشند.

نشانه هایی که نیاز به ERP دارید

هنگامی که اکثر شرکت ها راه اندازی می شوند، از انواع نرم افزارها و ابزارهای مستقل برای مدیریت فرآیندهای مختلف تجاری استفاده می کنند. با این حال، در یک نقطه خاص، این منابع جداگانه بیش از آنکه مفید باشند، دست و پا گیر می شوند.

در اینجا چند نشانه وجود دارد که نشان می دهد زمان تغییر به یک سیستم ERP یکپارچه فرا رسیده است:

• فرصت‌ها را از دست می‌دهید: اگر فرصت‌های سودآور را از دست می‌دهید، یک سیستم ERP ممکن است به شما کمک کند. اکثر سیستم های ERP تجزیه و تحلیل های پیش بینی کننده ای را ارائه می دهند که به شرکت ها امکان می دهد سرمایه گذاری های جدید و سودآور را شناسایی کنند.

• شما از چندین مجموعه داده برای مدیریت فرآیندها به صورت دستی استفاده می کنید: وقتی چندین بخش مجبور به وارد کردن داده های مشابه هستند، زمان و منابع را تلف می کند. اتخاذ یک سیستم یکپارچه که دسترسی به اطلاعات را در سراسر بخش های شرکت فراهم می کند، احتمال خطا و همچنین زمان لازم برای تصمیم گیری را کاهش می دهد.

• شما اطلاعات کافی در مورد کسب و کار خود ندارید: وقتی تجزیه و تحلیل های کسب و کار شما در چندین سیستم تفکیک شده است، می تواند مانع از جمع آوری چهره های مهم شرکت شود.

• شما زمان زیادی را صرف کارهای روزانه می‌کنید: وقتی همه راه‌حل‌ها و داده‌های کسب‌وکار شما در یک مکان هستند، به کارمندان شما اجازه می‌دهد با کارایی بیشتری ارتباط برقرار کنند و کار کنند.

• شما در حفظ فرآیندهای کسب و کار مشکل دارید: اگر مدیریت تمام جنبه های شرکت برای شما به طور فزاینده ای دشوارتر می شود، ممکن است زمان آن فرا رسیده باشد که ساختار خود را تغییر دهید تا نیازهای شرکت خود را با رشد به بهترین نحو برآورده کنید.

سیستم‌های ERP جدید همچنین از هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی برای خودکارسازی فرآیندهای مختلف تجاری استفاده می‌کنند. این فناوری به بینش‌ها و تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده اجازه می‌دهد که می‌تواند به شرکت‌ها در زمان واقعی اطلاع دهد و تصمیم‌گیری مؤثرتری را ایجاد کند.

موارد مرتبط: ERP در مقابل CRM: تفاوت چیست؟

سوالات متداول ERP

در اینجا به برخی از سوالات متداول در مورد سیستم های ERP پاسخ داده شده است:

ERP به چه معناست؟

ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی است. نرم افزار ERP یک سیستم یکپارچه است که اطلاعات مربوط به کلیه فرآیندهای تجاری یک شرکت مانند منابع انسانی، مالی، فروش، بازاریابی و موجودی را نگهداری می کند.

چرا سیستم های ERP مورد نیاز است؟

بسته به اندازه شرکت شما، یک ERP ممکن است در ساده سازی بسیاری از فرآیندهای تجاری آن مفید باشد، به خصوص اگر هر کدام به شدت به ورود یا نگهداری داده ها به صورت دستی متکی باشد. ERP به کاهش هزینه ها، بهبود تجزیه و تحلیل که منجر به تصمیمات تجاری بهتر می شود و در زمان اعضای تیم که می تواند در زمینه های دیگر صرف شود، صرفه جویی می کند.

چند نمونه از سیستم های ERP چیست؟

نمونه ای از یک سیستم ERP SAP یا سیستم های برنامه ها و محصولات است. امروزه این نرم افزار پرکاربردترین نرم افزار ERP است که به بهبود تبادل داده و ارتباطات مؤثر از طریق صدها ماژول ERP کاملاً یکپارچه کمک می کند.