مدیریت منابع چیست و چرا اهمیت دارد؟

هر کسب و کاری مسئول منابعی است که برای انجام عملیات خود استفاده می کند. هنگامی که شرکت ها به طور موثر دارایی های فیزیکی، امور مالی و کارکنان خود را مدیریت می کنند، می توانند کارایی را به حداکثر برسانند و محیط کاری موفق تری ایجاد کنند.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می دهیم که مدیریت منابع چیست و چرا اهمیت دارد، از جمله انواع مدیریت منابع و تکنیک ها.

مدیریت منابع چیست؟

مدیریت منابع فرآیند برنامه ریزی نحوه استفاده از منابع برای به حداکثر رساندن اثربخشی آنها برای کسب و کارتان است. این شامل شناسایی، سازماندهی و تخصیص منابع ملموس و ناملموس مهم برای شرکت شما است. یک منبع همه چیزهایی است که یک کسب و کار برای تکمیل یک پروژه یا کار به آن نیاز دارد، از جمله کارکنانش.

نمونه هایی از منابعی که شرکت ها مدیریت می کنند عبارتند از:

• مالکیت فکری، مانند ایده ها و اختراعاتی که از اعضای کارکنان می آید

• دفتر، انبار، ویترین خرده فروشی، کارخانه تولیدی یا سایر اموال فیزیکی که شرکت استفاده می کند

• ابزارهای فناورانه برای تجارت دیجیتال، ثبت سوابق، همکاری و ارتباطات

• امور مالی که معمولاً از طریق حسابداری و حسابرسی مدیریت می شوند

• تجهیزاتی مانند ماشین آلات و ابزار لازم برای تکمیل کار روزانه

انواع مدیریت منابع

انواع اصلی مدیریت منابع عبارتند از:

• مدیریت منابع انسانی (HR): مدیریت منابع انسانی شامل استخدام و تخصیص مجدد کارکنان، آموزش کارکنان، نظارت بر معیارهای عملکرد و نظارت بر پاداش و مزایا است.

• مدیریت منابع دیجیتال: متخصصان فناوری اطلاعات منابع دیجیتالی مانند شبکه ها و نرم افزارها را با ردیابی و نگهداری هر حساب یا دارایی دیجیتال مدیریت می کنند.

• مدیریت منابع پروژه: مدیران پروژه بر اساس نیازهای یک کار یا پروژه خاص، از جمله مقیاس پیش بینی، منابع را برنامه ریزی و تخصیص می دهند.

مطالب مرتبط: نحوه مدیریت محدودیت های منابع در مدیریت پروژه

چرا مدیریت منابع مهم است؟

مدیریت منابع به استفاده بهینه از دارایی های یک کسب و کار کمک می کند. شرکت ها می توانند این فرآیند را برای سازماندهی تقریباً هر جنبه ای از تجارت خود اعمال کنند.

در اینجا برخی از مزایای مدیریت منابع آورده شده است:

• بهره وری را بهبود می بخشد: مدیریت منابع به شرکت ها کمک می کند تا به طور استراتژیک منابع خود را برای استفاده مؤثر در تمام جنبه های کسب و کار به حداکثر برسانند.

• ضایعات را کاهش می دهد: تخصیص منابع با یک هدف به کارفرمایان اجازه می دهد تا مناطقی را که می توان از منابع برای افزایش ارزش آنها بهتر استفاده کرد یا جابجا کرد را شناسایی کرد.

• برنامه ریزی را بهبود می بخشد: برنامه ریزی عمدی برای استفاده از منابع به کسب و کارها اجازه می دهد تا مشکلات را قبل از وقوع پیش بینی کنند. از طریق این عمل، شما همچنین می توانید اطمینان حاصل کنید که عرضه برای پاسخگویی به تقاضا کافی است.

• بهره وری را تشویق می کند: منابع تخصیص مناسب به اجرای روان عملیات کسب و کار و افزایش بهره وری در عملکردهای روزانه شرکت کمک می کند.

• تکمیل پروژه را ترویج می کند: وقتی کسب و کارها منابع خود را عاقلانه مدیریت می کنند، کارکنان آنچه را که برای اجرا و تکمیل پروژه ها نیاز دارند، در اختیار دارند.

• به تعیین در دسترس بودن منابع کمک می کند: کسب و کارها می توانند به طور فعال تعداد منابع موجود را در هر زمان مشخص ردیابی کنند.

• ردیابی و گزارش دهی کمک می کند: با ردیابی میزان مصرف منابع خود می توانید عرضه و تقاضا را بهتر تعیین کنید.

مطالب مرتبط: روش‌های کاهش هزینه: جلوگیری از افزایش هزینه‌ها

تکنیک های رایج مدیریت منابع

چهار تکنیک مدیریت منابع که کسب و کارها استفاده می کنند عبارتند از:

تخصیص منابع

تخصیص منابع تکنیکی برای به دست آوردن حداکثر سود از منابع موجود است. این تکنیک هم برای منابع فیزیکی و هم برای منابع نامشهود مفید است. این به معنای سازماندهی منابع موجود تا حد امکان کارآمد برای تکمیل پروژه ها است. کسب‌وکارها اغلب از گزارش‌ها برای کمک به شناسایی بهترین تخصیص منابع بر اساس در دسترس بودن استفاده می‌کنند.

تسطیح منابع

این تکنیک برای استفاده از منابع ناکارآمد یا کم استفاده کار می کند. به عنوان مثال، آموزش متقابل کارکنانی که استعداد خود را برای سایر حوزه‌های کسب‌وکار نشان می‌دهند، یک کارمند را ارتقا می‌دهد و از منابع انسانی که قبلاً از آنها استفاده نشده استفاده می‌کند. برای منابع فیزیکی، این می تواند به معنای کاهش ضایعات با اصلاح تولید برای استفاده بهتر از مواد باشد.

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد اولویت های استراتژیک

پیش بینی منابع

مدیران پروژه اغلب از این روش قبل از شروع کار برای برنامه ریزی محدوده منابع مورد نیاز استفاده می کنند. آنها تمام متغیرهای دخیل در استفاده از منابع محسوس و ناملموس را تجزیه و تحلیل می کنند. پیش بینی منابع همچنین به کسب و کارها اجازه می دهد تا ریسک های بالقوه و هزینه های پیش بینی نشده یک پروژه را پیش بینی کنند.

بیشتر بخوانید: پیش بینی های کمی چیست؟

برنامه ریزی منابع

برنامه ریزی منابع شامل ایجاد یک راهنمای گام به گام برای کمک به توزیع منابع است. شرکت‌ها در چندین صنعت این کار را با کمک برنامه‌های نرم‌افزاری انجام می‌دهند که به برنامه‌ریزان منابع و مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا داده‌ها را برای گزارش‌دهی دیجیتال وارد کنند. این طرح ها شامل حساب های دقیق هر منبع مورد نیاز، نحوه استفاده از منابع و نحوه مدیریت آنها در طول یک پروژه است.

مطالب مرتبط: برنامه ریزی پروژه چیست؟ (و نحوه برنامه ریزی یک پروژه)

ابزارهای مدیریت منابع

ابزارهای مختلف مدیریت منابع برای کمک به تخصیص منابع، سطح بندی، پیش بینی و برنامه ریزی در دسترس هستند، از جمله:

• Resource Management, Inc.: بر مدیریت منابع انسانی، حقوق و دستمزد و مزایا تمرکز دارد

• Wrike: همکاری بین بخشی با اتوماسیون

• Saviom: برنامه ریزی منابع جایگزین سیلوها می شود، به علاوه برنامه ریزی و بهینه سازی ظرفیت

• The Digital Project Manager: پروژه های دیجیتال پیچیده را برای تیم ها و ذینفعان مدیریت می کند

• Planview: بر اجرای استراتژیک و برنامه ریزی چابک سازمانی تمرکز می کند

• Forecast: یک پلت فرم بومی هوش مصنوعی برای اجرای تمام عملیات پروژه

• Mavenlink: ابر صنعت برای خدمات حرفه ای و بهینه سازی کارکنان

• Trello: هیئت مدیره پروژه ها و وظایف را مدیریت می کنند و در عین حال بهره وری را بهبود می بخشد

• Hive: توسط کاربرانش ساخته شده و دارای ویژگی چت بومی است

• Jira: برای برنامه ریزی، ردیابی و انتشار نرم افزار و پروژه های دیگر

• Monday.com: تعداد ۲۰۰ گردش کار را در یک پلت فرم مقیاس می کند

• Float: مدیریت ظرفیت که با ابزارهای تقویم، به علاوه وظایف مرتبط و میانبرهای ویرایش همگام می شود