۸ جزء کلیدی برنامه های مدیریت ریسک

یک طرح مدیریت ریسک به تیم ها کمک می کند تا برای رویدادهای غیرمنتظره آماده شوند تا پروژه خود را به انجام برسانند. در این سند، تیم خطرات بالقوه یا مناطق مشکل را شناسایی می کند و روش هایی را برای اجتناب یا پاسخ به آنها توسعه می دهد. در حالی که برنامه های مدیریت ریسک بر اساس پروژه متفاوت است، یادگیری در مورد اجزای اصلی آنها می تواند به شما در ایجاد این سند کمک کند و پروژه خود را بدون مشکل اجرا کنید.

در این مقاله از ایوسی، به اجزای کلیدی یک برنامه مدیریت ریسک موثر و اهمیت آنها می پردازیم.

برنامه مدیریت ریسک چیست؟

برنامه مدیریت ریسک سندی است که ریسک های بالقوه یک پروژه را شناسایی می کند. این سند همچنین تیم ها را قادر می سازد تا خطرات را تجزیه و تحلیل کرده و احتمال وقوع آنها را ارزیابی کنند. سپس تیم پروژه روش هایی را برای اجتناب از خطرات یا واکنش به آنها و کاهش اثرات بالقوه آنها توسعه می دهد. در مرحله بعد، آنها می توانند نقش ها و مسئولیت های هماهنگ کننده را تعیین کنند تا اطمینان حاصل شود که پروژه به خوبی پیش می رود. یک مدیر پروژه معمولاً این طرح را برای اطلاع رسانی خطرات احتمالی به ذینفعان و روش های کاهش آنها آماده می کند.

بیشتر بخوانید: ۹ ابزار مدیریت ریسک برای استفاده در مدیریت پروژه

چرا برنامه مدیریت ریسک مهم است؟

یک برنامه مدیریت ریسک مهم است زیرا به تیم های پروژه امکان می دهد برای چالش ها آمادگی بیشتری داشته باشند و آنها را به طور مؤثرتری هدایت کنند. در برخی شرایط، تیم ممکن است خطرات را شناسایی کرده و تکنیک هایی را توسعه دهد که به جلوگیری از آنها کمک می کند. در نتیجه، این سند اغلب یک جزء حیاتی از فرآیند مدیریت پروژه را نشان می دهد. با شناسایی ریسک‌های بالقوه‌ای که می‌تواند بر پروژه تأثیر منفی بگذارد و برنامه‌های اضطراری، تیم‌ها ممکن است منابع ارزشمندی را ذخیره کنند و پروژه خود را بدون اختلال قابل توجه در مسیر خود حفظ کنند.

مرتبط: ۱۰ ریسک رایج پروژه (به علاوه نحوه تجزیه و تحلیل و حل آنها)

۸ جزء برنامه مدیریت ریسک

برنامه های مدیریت ریسک اغلب شامل چندین مؤلفه کلیدی است که می توانید بر اساس نیازهای پروژه یا سازمان خود سفارشی کنید. این اجزا عبارتند از:

۱. خلاصه

نسخه نهایی برنامه مدیریت ریسک شما معمولاً شامل خلاصه ای از پروژه و محدوده کاری آن است. این بخش همچنین دانش تیم را در مورد خطرات احتمالی در طول پروژه ارتباط می دهد. در حالی که خلاصه معمولاً خطرات خاصی را تعریف نمی کند، ممکن است یک نمای کلی از سطح یا انواع خطراتی که تیم انتظار دارد با آنها روبرو شود ارائه دهد.

۲. تعاریف

برای اطمینان از درک ذینفعان از روش‌های امتیازدهی و تجزیه و تحلیل ریسک، می‌توانید یک بخش تعاریف اضافه کنید. به عنوان مثال، ماتریس احتمال و تاثیر شما ممکن است خطرات را با استفاده از عبارات تعریف کند. در بخش تعاریف خود، می توانید معنی هر رتبه بندی را توضیح دهید. به عنوان مثال، رتبه “بسیار پایین” نشان دهنده خطری است که احتمال وقوع آن بسیار کم است، در حالی که رتبه “بالا” نشان دهنده خطری است که می تواند به طور منطقی رخ دهد و بنابراین نیاز به بحث بیشتر دارد. ایجاد این تعاریف همچنین به تیم شما کمک می کند تا در طول فرآیند ارزیابی ریسک و مدیریت ثبات داشته باشد.

۳. رویکرد و روش

بخش رویکرد و روش‌شناسی برنامه مدیریت ریسک، رویکرد تیم شما را برای شناسایی، مدیریت و کاهش ریسک‌ها تعریف می‌کند. این بخش ممکن است ابزارها یا تکنیک های خاصی را که توسط تیم شما استفاده می شود، همراه با هر محصول قابل تحویلی که قصد تولید آن را دارید، شرح دهد. هنگام بحث در مورد رویکرد خود، ممکن است جزئیات پروژه مربوط به ارتباطات و ردیابی را نیز درج کنید. به عنوان مثال، طرح شما ممکن است نحوه ارتباط تیم و مستندسازی خطرات و پاسخ های مربوطه را مشخص کند. همچنین ممکن است شامل نحوه نظارت تیم بر خطرات احتمالی و پیشرفت واکنش آن نیز باشد.

۴. نقش ها و مسئولیت های تیم

این بخش نقش ها، وظایف و مواردی را که به اعضای تیم اختصاص داده شده است، تعریف می کند. در یک برنامه مدیریت ریسک، این عوامل ممکن است با سناریوهای ریسک خاصی که توسط تیم شما شناسایی شده است، همسو باشند. شما اغلب می توانید از ماتریس RACI (مسئول، پاسخگو، مشورت شده و مطلع) برای انجام این فرآیند استفاده کنید. ابتدا، تیم شما نقش‌های پروژه و وظایف مدیریت ریسک یا تحویل‌هایی را که تیم شما باید در طول پروژه انجام دهد، تعریف می‌کند.

در مرحله بعد، می‌توانید فهرست وظایف را مرور کنید و هر کدام را به فردی در تیم اختصاص دهید تا مسئولیت مدیریت آن را بر عهده بگیرد. برای مثال، ممکن است خطر تمام شدن یک منبع خاص را شناسایی کنید. طرح شما ممکن است مسئولیت تماس با فروشنده خود را برای خرید بیشتر این منبع در صورت وقوع رویداد مخاطره آمیز به یکی از اعضای تیم واگذار کند. همچنین ممکن است افراد دیگری را که ممکن است نیاز به مشورت داشته باشید یا در مورد پیشرفت و تکمیل هر کار اطلاع دهید، در نظر بگیرید.

۵. بودجه بندی و برنامه ریزی

هنگام مدیریت ریسک، باید ملاحظات بودجه و زمان بندی را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که پروژه شما همچنان در حال انجام کار است. می توانید ارزیابی ریسک و فرآیند مدیریت خود را در صورت نیاز در برنامه و بودجه پروژه خود بگنجانید. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد هزینه منابع یا ابزارهایی را که تیم شما ممکن است برای جلوگیری یا کاهش یک رویداد خطر خاص استفاده کند، برآورد کنید. در طول این فرآیند، همچنین می‌توانید در مورد اینکه چگونه رویدادهای ریسکی که تیم شما شناسایی کرده است، بر برنامه و بودجه کلی شما تأثیر می‌گذارد، بحث کنید. این مراحل به شما کمک می کند پروژه و بودجه جامع تری ایجاد کنید که نیازهای ریسک تیم شما را در بر می گیرد.

مرتبط: برنامه ریزی، بودجه و پیش بینی در ۱۰ مرحله آسان

۶. احتمال و تاثیر ماتریس

این ابزار که به عنوان ماتریس ارزیابی ریسک نیز شناخته می شود، به شما کمک می کند تا ریسک ها را بر اساس احتمال و تأثیر آنها ارزیابی کنید. این نمودار ریسک‌های بالقوه‌ای را که تیم شما شناسایی می‌کند فهرست می‌کند، سپس آنها را بر اساس احتمال وقوع در برابر سطح تأثیرشان ترسیم می‌کند. ممکن است احتمال را با استفاده از درصدها تعریف کنید، معمولاً از ۰٪ (بدون شانس) تا ۱۰۰٪ (احتمال معین). همچنین می توانید از عباراتی از «بسیار بعید» تا «احتمال زیاد» استفاده کنید. هنگام تعریف اثرات، ممکن است اثرات بالقوه هر ریسک را بر برنامه، بودجه یا عملکرد پروژه توصیف کنید. همچنین ممکن است شدت این تاثیرات را از خیلی کم تا خیلی قابل توجه رتبه بندی کنید.

این ماتریس به ارائه بینش‌های ارزشمندی در مورد خطراتی که بیشترین پتانسیل را برای مختل کردن یا تأثیرگذاری بر پروژه شما دارند کمک می‌کند. در نتیجه، تیم شما می تواند آستانه و اولویت هایی برای پاسخ ها ایجاد کند. به عنوان مثال، خطری که شما تعیین می کنید احتمال وقوع آن کم است و تأثیر کمی دارد، نشان دهنده رویدادی است که به تلاش زیادی از تیم شما نیاز ندارد. در همین حال، خطری با احتمال وقوع بالاتر و تأثیر بالقوه قابل توجه، اولویتی را برای تیم شما نشان می دهد که باید برای آن برنامه ریزی کرده و سریعاً برای آن اقدام کند.

مطالب مرتبط: نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک

۷. ساختار شکست ریسک

ساختار شکست ریسک نموداری است که دسته بندی ریسک هایی که پروژه شما ممکن است با آن مواجه شود را به تفصیل شرح می دهد. شما می‌توانید این ریسک‌ها را بر اساس احتمال وقوع و تأثیرات احتمالی آن‌ها بر پروژه خود سفارش دهید. تیم شما و ذینفعان پروژه ممکن است از این ساختار تجزیه ریسک برای سازماندهی و ارزیابی آستانه ریسک پروژه استفاده کنند. به عنوان مثال، ممکن است دسته ریسکی را با بیشترین احتمال یا بیشترین تأثیر را در بالای نمودار خود قرار دهید. در نتیجه، هر خطری که شناسایی می‌کنید و با این دسته‌بندی مطابقت دارد، نشان‌دهنده ریسک‌هایی است که بالاترین اولویت را برای اقدام دارند.

دسته بندی ریسکی که شما شناسایی می کنید اغلب بر اساس پروژه یا صنعت شما متفاوت است. با این حال، می توانید با چندین دسته خطر عمومی شروع کنید:

• ریسک های مدیریت پروژه: این ریسک ها نشان دهنده ریسک های مرتبط با فرآیند مدیریت پروژه است. به عنوان مثال، ممکن است خطرات مرتبط با بودجه پروژه، منابع یا روش های ارتباطی را شناسایی کنید.

• ریسک‌های فنی: ریسک‌های فنی ریسک‌هایی را نشان می‌دهند که مختص پروژه شما هستند. برای مثال، ممکن است خطرات مرتبط با فناوری، ابزارها یا فرآیندهایی را که تیم شما در طول پروژه استفاده می‌کند، شناسایی کنید.

• ریسک های سازمانی: ریسک های سازمانی نشان دهنده ریسک های مرتبط با عملیات داخلی سازمان شما هستند. برای مثال، ممکن است خطرات مرتبط با لجستیک یا در دسترس بودن منابع و بودجه را شناسایی کنید.

• ریسک های خارجی: ریسک های خارجی ریسک هایی را نشان می دهند که به دلیل عوامل خارج از سازمان شما رخ می دهد. به عنوان مثال، ممکن است خطرات ناشی از مشتریان، صنعت یا اقتصاد خود را شناسایی کنید.

بیشتر بخوانید: درک ساختار شکست ریسک

۸. ثبت ریسک

ثبت ریسک جدولی است که ریسک ها، پاسخ ها و مسئولیت ها را در یک مکان ثبت می کند. این ابزار به سازماندهی و برقراری ارتباط برنامه مدیریت ریسک خود در قالبی خوانا و ساده کمک می کند. این به عنوان خلاصه ای از مؤلفه های قبلی عمل می کند که معمولاً حاوی جزئیات بیشتری نسبت به ثبت است. جدول ثبت ریسک معمولاً شامل ستون های زیر است:

• شرح ریسک: این بخش شامل نام رویداد ریسک یا شرح مختصری از آن است.

• احتمال: این بخش شامل احتمال ریسک است که توسط ماتریس تأثیر و احتمال شما تعیین می شود.

• تأثیر: این بخش به طور خلاصه پیامدها یا تأثیرات احتمالی روی پروژه شما را در صورت وقوع خطر توضیح می دهد.

• اولویت: بر اساس احتمال و ماتریس تاثیر خود، می توانید ریسک های خود را به ترتیب از بالاترین به پایین ترین اولویت رتبه بندی کنید.

• پاسخ: برای هر خطر، شرح مختصری از اقدامات برنامه ریزی شده تیم خود برای مقابله یا اجتناب (در صورت امکان) ارائه دهید.

• مامور: در این قسمت نام و اطلاعات تماس فردی که مسئول مدیریت هر ریسک یا وظایف مرتبط با آن است را ارائه دهید.