چگونه یک برنامه مدیریت نیازمندی ها برای یک پروژه تهیه کنیم

در مدیریت پروژه، یک الزام هر قابلیتی است که برای گنجاندن آن در یک محصول یا خدمات، همانطور که توسط ذینفعان مشخص می شود، ضروری است. از آنجایی که یک پروژه می تواند تعداد زیادی نیاز داشته باشد، مدیران پروژه برنامه های مدیریت نیازمندی ها را برای پیگیری همه آنها ایجاد می کنند. اگر در مدیریت پروژه کار می کنید، مهم است که بدانید چگونه این سند می تواند به شما در برنامه ریزی و تسهیل تکمیل وظایف پروژه کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، برنامه‌های مدیریت نیازمندی‌ها و اجزای اصلی آن را تعریف می‌کنیم، راهنمای گام به گام برای ایجاد یک پروژه برای پروژه شما ارائه می‌کنیم، برخی از بهترین روش‌ها برای مدیریت نیازمندی‌ها را مورد بحث قرار می‌دهیم و به برخی از سوالات متداول پاسخ می‌دهیم.

برنامه مدیریت نیازمندی ها چیست؟

برنامه مدیریت نیازمندی ها سندی است که مدیران پروژه برای پیگیری و مدیریت نیازهای ذینفعان ایجاد می کنند. معمولاً شامل اسامی و شرح الزامات، همراه با یادداشت هایی در مورد چگونگی انجام آنها می شود. یک برنامه مدیریت نیازمندی های موثر شامل اجزای زیر است:

• نمای کلی پروژه: نمای کلی پروژه شرح مختصری از هدف پروژه است.

• الزامات: یک نیاز قابلیتی است که ذینفعان آن را برای محصول یا خدمات در حال توسعه ضروری تشخیص داده اند. شرح و یادداشت ها معمولاً هر نیاز را همراهی می کنند.

• نقش‌های اعضای تیم: فهرستی از نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم مشخص می‌کند که چگونه همه باید به تحقق الزامات کمک کنند.

• ابزارها: این طرح احتمالاً ابزارهای مورد استفاده برای مدیریت نیازمندی‌ها را فهرست می‌کند، مانند نرم‌افزار صفحه‌گسترده و برنامه‌های مدیریت پروژه.

مطالب مرتبط: فرآیند جمع آوری نیازمندی ها چیست؟ (با مثال)

نحوه ایجاد یک برنامه مدیریت نیازمندی ها

این هشت مرحله را برای ایجاد یک برنامه مدیریت نیازمندی‌ها برای پروژه خود دنبال کنید:

۱. ذینفعان پروژه خود را شناسایی کنید

اولین قدم برای تدوین برنامه مدیریت نیازمندی‌ها، شناسایی ذینفعان کلیدی است. ذینفعان افرادی هستند که تحت تأثیر پروژه شما قرار می گیرند یا به آنها علاقه دارند، از جمله اما نه محدود به:

• مشتریان

• کارمندان

• سرمایه گذاران

هنگامی که ذینفعان خود را شناسایی کردید، آنها را با توجه به سطح مشارکت آنها اولویت بندی کنید. این می تواند به شما کمک کند تعیین کنید کدام نیازهای ذینفعان برای پروژه شما حیاتی هستند.

مطالب مرتبط: سهامداران در یک کسب و کار چه کسانی هستند؟

۲. هدف گذاری کنید

در مرحله بعد، با تیم و سهامداران خود بحث و اهداف تعیین کنید. این مرحله مهم است زیرا می تواند به شناسایی سایر نیازهای بالقوه کمک کند. همانطور که در این مرحله کار می کنید، مطمئن شوید که چارچوب SMART را دنبال می کنید تا اهداف شما عبارتند از:

• خاص

• قابل اندازه گیری

• قابل دستیابی

• مربوط

• مبتنی بر زمان

مطالب مرتبط: اهداف هوشمند برای مدیران پروژه: تعریف و مثال

۳. با ذینفعان ملاقات کنید

در حین ایده پردازی برنامه خود، با ذینفعان ملاقات کنید تا ایده های آنها را دریافت کرده و الزامات را نهایی کنید. در طول جلسات خود، یادداشت برداری کنید که بعداً در حین تهیه برنامه خود با آنها مشورت می کنید. سعی کنید به مهم ترین الزاماتی که ذینفعان دارای اولویت بالا اشاره می کنند توجه داشته باشید.

۴. هر مورد نیاز را نام ببرید

با نامگذاری هر نیاز، طرح کلی برنامه مدیریت نیازهای خود را تشکیل دهید. به عنوان مثال، اگر در حال ایجاد یک برنامه تلفن همراه برای یک مرکز مراقبت های بهداشتی هستید، یکی از نام های مورد نیاز ممکن است “ویژگی چت زنده” باشد. اگر تعداد زیادی نیاز دارید، به هر یک از آنها شماره اختصاص دهید تا بتوانید برنامه خود را منظم نگه دارید.

۵. توضیحات مورد نیاز را اضافه کنید

برای هر نیاز، توضیحی اضافه کنید که مشخص کند چه چیزی مستلزم آن است. به عنوان مثال، توضیحی برای یک ویژگی چت زنده ممکن است به این صورت باشد: “ویژگی چت زنده کاربران را با متخصصان مراقبت های بهداشتی در زمان واقعی متصل می کند.” این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه کسانی که طرح را می خوانند متوجه می شوند که در تلاش برای رسیدن به چه چیزی هستند. در صورت لزوم، نظرات اضافی را اضافه کنید تا شرایط مورد نیاز بیشتر شود. برای مثال، الزامات بالا ممکن است شامل یادداشتی باشد که می‌خواند: «ویژگی چت زنده را رمزگذاری کنید تا رازداری بیمار را حفظ کنید».

۶. الزامات را دسته بندی کنید

به دنبال روابط بین نیازهای خود باشید و آنها را با توجه به شباهت‌هایشان به دسته‌هایی دسته‌بندی کنید. به عنوان مثال، می توانید یک دسته به نام “ارتباطات بیمار” ایجاد کنید. این دسته ممکن است شامل الزاماتی مانند “ویژگی چت زنده”، “خلاصه قرار ملاقات” و “صندوق دریافت پیام” باشد. دسته بندی الزامات به این روش می تواند بعداً به شما در تکمیل الزامات مرتبط به طور همزمان کمک کند.

۷. وظایف را محول کنید

هنگامی که هر یک از الزامات را در برنامه به تفصیل توضیح دادید، شروع به تفویض وظایف به اعضای تیم پروژه کنید که بهترین توانایی را در تکمیل آنها دارند. سپس با تیم پروژه ملاقات کنید تا طرح را قبل از به اشتراک گذاشتن با ذینفعان بررسی کنید، که به شما امکان می دهد به سوالات اعضای تیم پاسخ دهید و بازخورد دریافت کنید.

مرتبط: نحوه واگذاری کار به کارمندان: سوالات و نکات متداول

۶. طرح خود را با ذینفعان به اشتراک بگذارید

در نهایت، طرح مدیریت نیازمندی ها را با ذینفعان به اشتراک بگذارید. جلسه ای را میزبانی کنید که در آن هر الزامی را با آنها بررسی کنید. به سؤالات آنها پاسخ دهید و بازخورد بخواهید، زیرا این می تواند به شما در اصلاح طرح و ایجاد هرگونه تغییر ضروری کمک کند.

بهترین شیوه ها برای یک برنامه مدیریت نیازمندی های موثر

برای بهینه‌سازی برنامه مدیریت نیازمندی‌ها، بهترین روش‌ها را دنبال کنید:

از تیم خود بازخورد دریافت کنید

یکی از تمرین‌های مهم برای ایجاد برنامه، دریافت بازخورد عمیق از اعضای تیم پروژه است. می توانید جلسات منظم تیم را میزبانی کنید تا مطمئن شوید که همه اعضای تیم برنامه و نحوه برآورده کردن الزامات را درک می کنند. شما همچنین می توانید از تیم خود بخواهید تا قبل از ارائه پیش نویس نهایی به ذینفعان، برنامه مدیریت نیازمندی های شما را بررسی کنند. این می تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم به برنامه و نقش خود در برآوردن الزامات متعهد هستند.

پیشرفت خود را زیر نظر داشته باشید

نظارت بر پیشرفت شما نیز برای اطمینان از تاثیرگذاری برنامه شما ضروری است. شما می توانید با ایجاد معیارهای موفقیت و استفاده دوره ای از آنها برای اندازه گیری پیشرفت پروژه خود، پیشرفت را کنترل کنید. شما همچنین می توانید پیشرفت تیم خود را در جهت انجام هر یک از نیازها پیگیری کنید.

مطالب مرتبط: نحوه نظارت بر پیشرفت (با نکات)

از یک الگو استفاده کنید

همچنین می توانید از یک الگو برای ایجاد طرح مورد نیاز خود استفاده کنید. الگو را همانطور که هست پر کنید یا آن را برای پاسخگویی به نیازهای منحصر به فرد پروژه خود تطبیق دهید. این می تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که می توانید تمام عناصر مهم برنامه خود را بگنجانید.

سوالات متداول در مورد برنامه های مدیریت نیازمندی ها

در اینجا چند سوال متداول در مورد برنامه های مدیریت نیازمندی ها به همراه پاسخ های مربوط به آنها وجود دارد:

نقش ذینفعان در مدیریت نیازمندی ها چیست؟

یک ذینفع در تعیین الزامات یک پروژه مشارکت می کند. آنها برنامه مدیریت نیازمندی ها را که تیم پروژه در طول چرخه عمر پروژه دنبال می کند، بررسی می کنند. مدیران پروژه همچنین برای برآوردن انتظارات ذینفعان تلاش می کنند، زیرا این امر می تواند به موفقیت پروژه کمک کند.

مطالب مرتبط: راهنمای جامع برای ذینفعان در محل کار

چرا شرکت ها نیازمندی ها را مدیریت می کنند؟

شرکت ها نیازمندی ها را مدیریت می کنند زیرا می تواند به آنها در برنامه ریزی پروژه ها کمک کند. مدیریت نیازمندی ها همچنین می تواند احتمال موفقیت پروژه را با موارد زیر افزایش دهد:

• کمک به مدیران پروژه برای برآوردن انتظارات ذینفعان

• هدایت تیم های پروژه در طول یک پروژه

• شفاف سازی اهداف برای همه کارکنان درگیر در پروژه

مزایای استفاده از طرح مدیریت نیازمندی ها چیست؟

استفاده از یک برنامه مدیریت نیازمندی ها می تواند مزایای زیر را برای مدیر پروژه، تیم یا ذینفعان فراهم کند:

• تحویل سریعتر پروژه

• خطرات و عیوب کمتر

• ردیابی نیاز بهبود یافته

• هزینه های پایین تر