زمان تخمینی برای تکمیل (ETC): تعریف و روش ها

زمان تخمینی تکمیل یا ETC شامل محاسبه تعداد کل ساعاتی است که یک پروژه ممکن است به آن نیاز داشته باشد. مدیران پروژه اغلب از ETC برای تعیین طول عمر پروژه استفاده می کنند تا بتوانند منابع و پرسنل را بر این اساس هماهنگ کنند. اگر به عنوان مدیر پروژه یا در نقشی کار می کنید که نیاز به تکمیل پروژه های مختلف دارد، یادگیری بیشتر در مورد ETC و نحوه تخمین صحیح زمان می تواند به شما در جلوگیری از تاخیر و افزایش بهره وری کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، ETC چیست، یک راهنمای گام به گام ارائه می کنیم تا به شما کمک کند زمان را به درستی تخمین بزنید و برخی از روش هایی را که می توانید برای تخمین زمان استفاده کنید فهرست می کنیم.

زمان تخمینی برای تکمیل چقدر است؟

زمان تخمینی یک پروژه برای تکمیل (ETC) ارزیابی زمان و تلاش مورد نیاز برای تکمیل تمام وظایف درگیر در یک پروژه است. شما می توانید این مقدار را به عنوان تعداد ساعات کاری که برای تکمیل به موقع پروژه لازم است بیان کنید.

اکثر تیم های پروژه ETC را در مراحل اولیه برنامه ریزی پروژه محاسبه می کنند تا تعیین کنند چگونه زمان خود را برنامه ریزی کنند و منابع مورد نیاز خود را ارزیابی کنند. برآورد زمان صحیح می تواند به تیم های پروژه در برنامه ریزی منابع و هزینه کمک کند.

یک ETC دقیق می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا منابع مالی، پرسنل و مواد را برای تکمیل آسان‌تر پروژه تضمین کنند. همچنین به آنها کمک می کند تا مطمئن شوند که زمان کافی برای تکمیل تکالیف پروژه های فردی دارند تا رضایت کارفرما یا مشتری خود را داشته باشند و از تاخیرهای احتمالی جلوگیری کنند.

مدیران پروژه اغلب از ETC برای طراحی برنامه های جامع پروژه استفاده می کنند. این برنامه‌ریزی‌ها، ضرب‌الاجل‌های پروژه را مشخص می‌کنند و وظایف را به کارمندان صحیح محول می‌کنند و نتایج با کیفیت بالا را تضمین می‌کنند.

مطالب مرتبط:  برنامه ریزی پروژه چیست؟ (با مثال)

چگونه زمان را به درستی تخمین بزنیم

در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای تدوین تخمین زمان صحیح برای پروژه ها دنبال کنید:

۱. داده های گذشته را مرور کنید

اغلب مفید است که جدول زمانی پروژه‌های مشابهی را که تیم شما یا سایرین قبلاً تکمیل کرده‌اند، بررسی کنید تا ETC را برای پروژه فعلی که مسئولیت مدیریت آن را بر عهده دارید، تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر شما ساخت و ساز یک ساختمان هشت طبقه را مدیریت می کنید، می توانید جدول زمانی پروژه های ساخت و ساز گذشته را که مشخصاتی مشابه مشخصات خودتان داشتند، مرور کنید.

این ممکن است به شما کمک کند تعیین کنید که تیم ساخت و ساز به طور متوسط ​​شش روز طول کشید تا فونداسیون ساختمان را ایجاد کند و کل پروژه یک سال طول کشید تا تکمیل شود. این جزئیات می تواند به شما در ایجاد طرح کلی پروژه کمک کند.

۲. الزامات را تعیین کنید

برآورد زمان مستلزم شناسایی میزان کار مورد نیاز در پروژه، از جمله تعداد وظایف منظم مانند جلسات، توسعه گزارش و آزمایش است. تمام وظایفی که شما یا تیمتان مسئول تکمیل آنها هستید و اقداماتی که برای موفقیت پروژه حیاتی هستند را فهرست کنید.

این می تواند به شما کمک کند تا تعداد کل کارهایی را که باید تکمیل کنید تعیین کنید و درک اولیه ای از نحوه سازماندهی کار و تعیین وظایف به شما ارائه دهد. تعیین الزامات پروژه همچنین ممکن است مستلزم تعیین اینکه کدام تیم باید به تکمیل و اجرای پروژه کمک کند.

به این فکر کنید که قصد دارید چه کسانی را در فرآیند تصمیم‌گیری در حین انجام وظایف مختلف پروژه مشارکت دهید و نقش‌های خاص آن‌ها چه می‌تواند باشد. درخواست بازخورد آنها در حین ایجاد لیست وظایف به شما کمک می کند تا تخمین دقیق تری از کار درگیر در پروژه ایجاد کنید.

مرتبط: راهنمای شروع پروژه: ۶ گام برای شروع کار موثر

۳. وظایف پروژه را سفارش دهید

هنگامی که تمام فعالیت هایی که پروژه به آن نیاز دارد را شناسایی کردید، می توانید شروع به شناسایی ترتیب انجام آنها کنید. از مرحله برنامه ریزی اولیه پروژه شروع می شود و با تکمیل پروژه و تمام موارد تحویلی آن به پایان می رسد.

برای هر فعالیت فردی یک جدول زمانی ایجاد کنید و هر نقطه عطف مهمی را که در پروژه مورد نیاز است یادداشت کنید. برای مثال، ممکن است تاریخ مشخصی برای خرید مجوزهای مورد نیاز برای پروژه وجود داشته باشد، بنابراین تاکید بر اهمیت کسب مجوز قبل از آن تاریخ در هنگام سفارش دادن کارهای خود می تواند مفید باشد.

۴. خطرات احتمالی را ارزیابی کنید

با ارزیابی ریسک‌های احتمالی مرتبط با پروژه، می‌توانید از هزینه‌های بالقوه بیش از آنچه در بودجه‌تان است و نیاز به زمان‌بندی پروژه جدید اجتناب کنید. خطرات مختلف پروژه را که ممکن است ETC را تحت تأثیر قرار دهند، فهرست کنید.

به عنوان مثال، اگر در حال مدیریت یک پروژه ساخت و ساز هستید، ممکن است آب و هوای نامناسب را به عنوان یک خطر بالقوه در نظر بگیرید، زیرا اغلب این پتانسیل را دارد که با غیرقابل دسترس کردن سایت ها، تاخیر ایجاد کند. در نظر گرفتن هر ریسک می تواند به شما کمک کند تا زمان بیشتری را در برنامه پروژه خود بگنجانید و ممکن است ایجاد یک برنامه احتمالی برای به حداقل رساندن تاخیرهای احتمالی را آسان تر کند.

مطالب مرتبط: ۹ ابزار مدیریت ریسک برای استفاده در مدیریت پروژه

۵. تخمین زمان را ایجاد کنید

پس از بررسی داده هایی که جمع آوری کرده اید، علاوه بر الزامات پروژه و ریسک ها و پرسنل مرتبط با آن، می توانید شروع به تخمین زمان لازم برای تکمیل هر کار کنید. روش های زیادی برای ایجاد تخمین زمان شما وجود دارد، و اگر پروژه پیچیده است و فاکتورهای زیادی برای در نظر گرفتن وجود دارد، ممکن است استفاده از چندین روش مفید باشد. سطح جزئیاتی که تصمیم می‌گیرید در برآوردهای خود لحاظ کنید ممکن است بسته به طول کل پروژه شما متفاوت باشد.

صرف‌نظر از روش‌هایی که انتخاب می‌کنید، گنجاندن کمی زمان اضافی در تخمین‌های خود برای محاسبه رویدادهای غیرمنتظره‌ای که ممکن است رخ دهد، مانند اختلالات زنجیره تامین، می‌تواند مفید باشد. استفاده از فناوری را برای کمک به سازماندهی بهتر کار خود در نظر بگیرید. بسیاری از برنامه های کاربردی صفحه گسترده ابزارهای برآورد پروژه را با ویژگی های مفیدی ارائه می دهند که می توانند به شما در انجام محاسبات کمک کنند و به شما امکان می دهند دقت برآوردهای خود را افزایش دهید.

مطالب مرتبط: ۶ گام برای تخمین زمان دقیق تر برای وظایف

۶. جدول زمانی خود را طراحی و ارزیابی مجدد کنید

هنگامی که تمام تخمین های زمان خود را ایجاد کردید، می توانید یک جدول زمانی پروژه دقیق ایجاد کنید که مشخص می کند چه زمانی برای تکمیل هر کار لازم است. سپس می توانید این جدول زمانی را به اعضای تیم درگیر در پروژه، همراه با مشتریان یا اربابان رجوع مرتبط ارائه دهید. در نظر داشته باشید که سیستمی را برای تیم خود ایجاد کنید تا پیشرفت خود را به اشتراک بگذارد. با شروع پروژه، ممکن است لازم باشد که جدول زمانی خود را مجدداً ارزیابی کنید تا تغییرات داخلی یا خارجی را بررسی کنید.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد یک جدول زمانی (با مراحل، مثال و نکات)

روش های تخمین زمان

در اینجا چند روش برای تعیین ETC پروژه شما وجود دارد:

تخمین از بالا به پایین

برآورد از بالا به پایین ابتدا شامل تعیین جدول زمانی کل پروژه با ملاقات با هر یک از طرف های مرتبط است. پس از تعیین این جدول زمانی، می توانید زمانی را برای کارهای فردی اختصاص دهید. این روش زمانی می‌تواند مفید باشد که در مراحل اولیه یک پروژه تخمین‌هایی از زمان و هزینه ایجاد می‌کنید یا اگر از چارچوب زمانی دقیق آن مطمئن نیستید.

بیشتر بخوانید: برآورد از بالا به پایین: تعریف، مزایا و مثال

برآورد از پایین به بالا

روش پایین به بالا شامل تفکیک پروژه به تکالیف یا فعالیت ها و تخمین زمان لازم برای تکمیل هر کدام است. برآورد زمان کلی برای کل پروژه برابر است با مجموع برآوردهای فردی. تخمین از پایین به بالا می تواند مفید باشد اگر از قبل بدانید که کل پروژه چقدر طول می کشد اما مطمئن نیستید که چه مدت ممکن است برای کارهای فردی نیاز داشته باشید.

بیشتر بخوانید:  تخمین از پایین به بالا چیست؟ (و چه تفاوتی با بالا به پایین دارد)

برآورد مقایسه ای

برآورد مقایسه ای یا مشابه شامل بررسی زمان بندی پروژه های مشابه و اعمال آن برآورد در مورد فعلی است. این روش از داده های تاریخی برای تعیین ETC استفاده می کند. اگر پروژه ای را تکمیل می کنید که دیگران قبلاً در آن تجربه زیادی دارند یا پروژه پیچیده نیست و متغیرهای کمی وجود دارد که باید در نظر بگیرید.

بیشتر بخوانید:  برآورد قیاسی: تعریف، موارد استفاده و مثال

تخمین پارامتریک

این روش شامل تخمین زمان مورد نیاز برای یک کار و ضرب آن زمان در تعداد کارهای مشابهی است که پروژه شامل می شود. به عنوان مثال، اگر تخمین بزنید که یک جلسه نیم ساعت طول می کشد و پنج جلسه در طول هفته برنامه ریزی شده است، می توانید تعیین کنید که در کل هفته دو ساعت و نیم جلسه دارید. تخمین پارامتری می تواند به ویژه در صورتی مفید باشد که داده های زیادی دارید و پروژه ای که مسئولیت آن را بر عهده دارید بسیار پیچیده است.

بیشتر بخوانید: تخمین پارامتریک در مدیریت پروژه (به علاوه مزایا)

برآورد سه نقطه ای

این روش شامل محاسبه سه برآورد است: یک تخمین خوش بینانه، یک تخمین بدبینانه و یک برآورد محتمل. برآورد خوش بینانه ETC را در صورت عدم تاخیر یا رویدادهای غیرمنتظره در طول تکمیل پروژه نشان می دهد، در حالی که تخمین بدبینانه ETC را در صورت وقوع همه خطرات بالقوه یا رویدادهای غیرمنتظره نشان می دهد.

محتمل‌ترین برآورد، هنگام تعیین ETC برای تقریب واقعی‌تر، چند ریسک بالقوه را در نظر می‌گیرد. تخمین سه نقطه‌ای روش مفید دیگری برای پروژه‌های پیچیده است و معمولاً نیاز به تجزیه و تحلیل کامل دارد.