راهنمای جمع آوری نیازمندی ها در مدیریت پروژه

یکی از عناصر ضروری مدیریت پروژه در هر صنعتی، برقراری ارتباط با همکاران و در نظر گرفتن بازخورد آنها هنگام توسعه یک محصول یا ابتکار است. مدیران می توانند از چندین روش از جمله فرآیند جمع آوری نیازمندی ها برای ایجاد فهرستی از اهداف و مقاصد در طول این فرآیند استفاده کنند. درک فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها می‌تواند به شما و تیم پروژه کمک کند تا طرحی را ایجاد کنید که از اولویت‌های همکار پیروی می‌کند.

در این مقاله از ایوسی، جمع‌آوری نیازمندی‌ها را تعریف می‌کنیم، مزایای استفاده از آن را شرح می‌دهیم، مراحل این فرآیند را فهرست می‌کنیم و نکاتی را برای استفاده مؤثر از آن ارائه می‌کنیم.

مرتبط: چگونه یک برنامه مدیریت نیازمندی ها برای یک پروژه تهیه کنیم

جمع آوری نیازمندی ها در مدیریت پروژه چیست؟

جمع‌آوری نیازمندی‌ها فرآیند ایجاد فهرستی از الزامات کاربردی، فنی و سیستماتیک از چندین همکار پروژه، مانند مشتریان، کارکنان فناوری اطلاعات، کاربران محصول یا فروشندگان است. این فهرست اغلب شامل ویژگی‌ها، فعالیت‌ها و وظایفی است که یک تیم باید برای دستیابی به اهداف پروژه به پایان برساند. مدیران پروژه از فرآیند جمع آوری نیازمندی ها برای شناسایی عناصر حیاتی پروژه و ایجاد برنامه های استراتژیک استفاده می کنند. این فرآیند به شرکت ها کمک می کند تا با در نظر گرفتن نتایج مورد نظر همکاران برای یک پروژه، سود و بازده سرمایه گذاری را افزایش دهند. برخی از روش هایی که مدیران پروژه برای این کار استفاده می کنند عبارتند از مصاحبه، پرسشنامه، سناریو و مشاهدات.

معمولاً دو نوع الزام وجود دارد که عبارتند از عملکردی و غیر کاربردی. الزامات عملکردی شامل اطلاعات، تعاملات و فرآیندهایی است که مشتری درخواست می کند. الزامات غیرعملکردی دیگر جنبه های فنی و عملیاتی یک پروژه است. مدیران پروژه اغلب فرآیند جمع آوری نیازمندی ها را در ابتدای پروژه شروع می کنند تا به برنامه ریزی و مدیریت موثر کمک کنند. در اینجا چند جنبه وجود دارد که باید هنگام شروع جمع آوری الزامات در نظر بگیرید:

• جدول زمانی: این مستلزم برآورد طول و زمان کلی یک پروژه است. این می تواند به شما کمک کند تا به طور موثر برای نیازهای آن در کل پروژه برنامه ریزی کنید و اطمینان حاصل کنید که در طول آن آماده هستید.

• افراد: در نظر بگیرید که می‌خواهید چه کسانی را در یک پروژه بگنجانید و نقش‌های مختلف آنها ممکن است چه باشد. سعی کنید الزامات آنها و نحوه همکاری آنها با کل تیم را تعیین کنید.

• اهداف: شناسایی زودهنگام اهداف اولیه می تواند به شما کمک کند تا الزامات یک پروژه را تعیین کنید و اطمینان حاصل کنید که پروژه به طور خاص بر اجرای این اهداف متمرکز است.

مزایای جمع آوری نیازمندی ها

جمع آوری نیازمندی ها به ویژه در پروژه هایی با محدوده محدود یا بودجه کمتر مفید است. تخصیص زمان برای تکمیل فرآیند جمع آوری نیازمندی ها می تواند منجر به افزایش کارایی پروژه و اجرای موفقیت آمیز تمامی ابتکارات شود. برخی از مزایای اضافی جمع آوری نیازمندی ها عبارتند از:

• رضایت مشتری و مشتری را افزایش می دهد: با گنجاندن شرکا و همکاران، مانند مشتریان، در مرحله جمع آوری الزامات یک پروژه، می توانید طرح کسب و کار خود را برای برآورده کردن درخواست ها و اولویت های آنها متمرکز کنید. این می تواند منجر به افزایش رضایت مشتری و مشتری از محصول و شرکت به طور کلی شود.

• تحویل محصول را تسریع می‌کند: جمع‌آوری نیازمندی‌ها به شما این امکان را می‌دهد که رویکردی گسترده برای برنامه‌ریزی پروژه داشته باشید و کارآمدترین راه‌ها را برای تولید و تحویل محصولات خود به فروشندگان توسعه دهید.

• نیاز به کار مجدد را کاهش می دهد: جمع آوری نیازمندی ها تقاضا برای دوباره کاری فرآیند توسعه را کاهش می دهد، که می تواند باعث صرفه جویی در وقت و انرژی تیم شود و منجر به افزایش کارایی و بهره وری شود.

• اعتماد را افزایش می دهد: در نظر گرفتن ترجیحات شرکا می تواند تأکید کند که شما نظرات آنها را جدی می گیرید و روی توسعه محصولی مطابق با اهداف آنها سرمایه گذاری می کنید. این می تواند اعتماد آنها را به شرکت و رضایت آنها از محصول شما را افزایش دهد.

• ارتباطات را تقویت می‌کند: جمع‌آوری موفقیت‌آمیز نیازمندی‌ها ممکن است ارتباطات را بهبود بخشد و تعاملات داخلی و مکالمات با شرکا را ساده‌تر کند و اطمینان حاصل کند که همه هدف و اولویت‌های یک پروژه را درک می‌کنند.

• منجر به نقص‌های کمتر: این فرآیند به دلیل تمرکز بر وضوح و دقت می‌تواند به کاهش عیوب محصولات و ایجاد ویژگی‌های نوآورانه کمک کند.

مطالب مرتبط:  ۱۲ تکنیک برای جمع آوری نیازمندی ها

۵ مرحله برای جمع آوری نیازمندی ها

در اینجا مراحلی وجود دارد که می توانید برای کمک به موفقیت در مرحله جمع آوری نیازمندی های  مدیریت پروژه دنبال کنید:

1. نقش ها را تعیین کنید. در این مرحله شما تمامی شرکای پروژه را که می توانند شرکای خارجی یا داخلی باشند شناسایی می کنید. سایر نقش های رایج برای تعیین در این مرحله شامل مدیر پروژه، طراحان، آزمایش کنندگان، مدیر و توسعه دهندگان است.

2. با همکاران ملاقات کنید. برای کمک به تعیین اهداف، ضرب‌الاجل‌ها و منابع پروژه، مهم است که با ذینفعان ملاقات کنید و از آنها بپرسید که خواسته‌های آنها برای پروژه چیست. این می‌تواند به اطلاع‌رسانی فهرست نیازهای شما کمک کند و اطمینان حاصل کند که در مورد انتظارات، هیچ گونه ارتباط نادرستی وجود ندارد.

3. اطلاعات را جمع آوری و مستند کنید. هنگام بحث در مورد اهداف با شرکا، هر آنچه را که می گویند بنویسید تا یک نقطه مرجع برای آنها یا هرکسی در تیم پروژه ایجاد کنید. این مستندات همچنین می تواند برای تیم مفید باشد زیرا می تواند به مدیریت انتظارات کمک کند و همه را بر روی نقش های خود متمرکز کند.

4. فهرستی از مفروضات و الزامات ایجاد کنید. با استفاده از اطلاعات همکاران، می‌توانید با شناسایی زمان‌بندی پروژه، خطرات احتمالی و افراد درگیر در آن، برای پروژه برنامه‌ریزی کنید. پس از انجام این کار، می توانید آن را به همکاران ارائه دهید تا تأییدیه پروژه را دریافت کنند.

5. نظارت بر پیشرفت پروژه اجرای یک استراتژی را در نظر بگیرید تا به شما و تیم کمک کند تا پیشرفت پروژه را از نظر الزامات و اهداف پیگیری کنید. این می تواند اطمینان حاصل کند که پروژه نیازهای همکاران را برآورده می کند و در بودجه و جدول زمانی تعیین شده خود باقی می ماند.

مطالب مرتبط: ۲۴ مورد از بهترین ابزار مدیریت پروژه رایگان

نکاتی برای جمع آوری موثر نیازمندی ها

به عنوان مدیر پروژه، ممکن است تصمیم بگیرید که از ابزارها و استراتژی های عملیاتی مختلف برای اجرای یک کار حرفه ای بزرگ استفاده کنید. این نکات را برای فرآیند جمع آوری الزامات برای یک پروژه در نظر بگیرید:

اهداف را زودتر تعیین کنید

هدف اصلی این فرآیند شناسایی و تدوین اهداف یک پروژه قبل از اجرای سایر مراحل است. این می تواند چارچوبی برای تصمیم گیری های آینده در اختیار شما قرار دهد. اگر الزامات اضافی در طول یک پروژه وجود دارد، می‌توانید به فهرست اهدافی که از جمع‌آوری نیازمندی‌ها جمع‌آوری کرده‌اید مراجعه کنید و تعیین کنید که آیا نیاز جدید معرفی‌شده به یک هدف می‌پردازد یا هدف.

مرتبط:  سهامداران کلیدی: تعریف، مزایا و نحوه شناسایی

سوابق همه بحث ها را نگه دارید

ممکن است در طول یک پروژه با چندین همکار کار کنید، بنابراین برای در نظر گرفتن اولویت ها و الزامات آنها، می توانید از مستندسازی هر جلسه بهره مند شوید. این می تواند به شما کمک کند تا روی اهداف پروژه متمرکز بمانید و به شما این امکان را می دهد که آنها را در مراحل مختلف پروژه خود بازبینی کنید. علاوه بر اسناد، به اشتراک گذاری این اسناد با همکاران را نیز در نظر بگیرید تا آنها بتوانند در مورد درک شما از ترجیحات خود فکر کنند. این به آنها اجازه می دهد تا نیازهای خود را زودتر روشن کنند.

با کاربران واقعی صحبت کنید

اگرچه پروژه شما ممکن است شامل شرکای زیادی باشد، اما ممکن است از صحبت کردن با افرادی که مستقیماً محصول شما را استفاده و توزیع می کنند نیز سود ببرید. این کاربران ممکن است بینش بهتری در مورد ویژگی هایی که باید پیاده سازی و اولویت بندی کنند، داشته باشند. کاربران واقعی همچنین ممکن است دانش بیشتری در صنعت داشته باشند و بتوانند محصول شما را با محصولات رقبای شما مقایسه کنند. حتی اگر این افراد تصمیم گیرندگان اولیه نباشند، نظرات آنها می تواند به موفقیت پروژه شما کمک کند.

بیشتر بخوانید:  نحوه دریافت بازخورد از کاربران

گوش دادن فعال را تمرین کنید

گوش دادن فعال می تواند ابزار مفیدی در هنگام دریافت بازخورد از شرکا باشد و اطمینان حاصل کند که آنها احساس احترام و درک می کنند. گوش دادن فعال شامل گوش دادن به صحبت های فردی و حفظ توجه به زبان و لحن بدن اوست. این تمرین همچنین می تواند به شما اجازه دهد تا به مفروضات بالقوه، خواسته ها یا اهداف بیان نشده ای که یک شریک به طور کامل به آنها اشاره نکرده است، توجه کنید.

مرتبط:  ۱۱ مهارت گوش دادن فعال برای تمرین (با مثال)

روی ویژگی های محصول تمرکز کنید

ویژگی های یک محصول می تواند به بهبود محصولات شما و پیشی گرفتن از رقبا در صنعت کمک کند. وقتی با شرکا ملاقات می‌کنید و فهرستی از نیازهای آنها را جمع‌آوری می‌کنید، می‌توانید فهرستی از آنچه در محدوده معقول پروژه شما برای راه‌اندازی اولیه است، اولویت‌بندی کرده و شفاف ایجاد کنید. تعیین ویژگی‌های محصولی که می‌توانید در پروژه بگنجانید، انتظارات دقیق و فرصت مذاکره یا بحث در مورد آن انتظارات را قبل از توسعه محصول در اختیار همکاران قرار می‌دهد.

بیشتر بخوانید:  راهنمای سازگاری با محصول

سازگار باقی بماند

در طول یک پروژه، خواسته ها و ترجیحات ممکن است تغییر کند، و شما ممکن است از انعطاف پذیری سود ببرید. به عنوان مثال، شرکای شما ممکن است در میانه یک پروژه با یک نیاز یا درخواست جدید با شما تماس بگیرند. اگر برای این کار برنامه ریزی می کنید، می توانید زمانی را در برنامه زمانبندی پروژه برای مدیریت نیازمندی ها اختصاص دهید و به شما و تیمتان زمان بدهید تا اهداف را تطبیق دهید و تغییر دهید. این می‌تواند اطمینان حاصل کند که تیم شما بر روی فعالیت‌هایی متمرکز می‌ماند که با شرایط تغییر و توسعه مطابقت دارند.

مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه