چگونه اهداف پروژه را واضح بنویسیم

اهداف برای هر صنعت و کسب و کاری که علاقه مند به بهبود پروژه ها و عملیات جاری خود برای رسیدن به نتایج مطلوب هستند مفید است. نتایج پروژه باید نتیجه مستقیم اهداف پروژه ای باشد که سازمان شما تعیین می کند. نوشتن اهداف پروژه موثر به کسب و کار شما کمک می کند تا کارآمدتر عمل کند و سطح بالایی از سازمان را حفظ کند.

در این مقاله از ایوسی، ما در مورد اینکه اهداف پروژه چیست، چه چیزهایی را باید و چه مواردی را نباید در اهداف خود بگنجانید و نحوه نوشتن اهداف خود را با مثال هایی بحث می کنیم.

اهداف پروژه چیست؟

اهداف پروژه اهدافی هستند که در یک سازمان برای کمک به تکمیل موفقیت‌آمیز یک پروژه برای دستیابی به اهداف مدیریت پروژه خاص در یک بازه زمانی مشخص ایجاد می‌شوند. اهداف پروژه باید با اهداف کلی صنعت همسو باشد و به حل مسائل در بیانیه مشکل شرکت کمک کند.

اهداف پروژه همچنین ارتباطاتی را برای تیم شما فراهم می کند که به آنها در اجرای پروژه ها کمک می کند به نحوی که کار با کیفیت را نشان دهد و ذینفعان شرکت شما را خوشحال کند.

چه چیزی را در اهداف پروژه خود بگنجانید

اهداف پروژه بر اساس اهداف کلی هر صنعت یا کسب و کار و اهدافی که آنها علاقه مند به انجام پروژه های خود هستند، متفاوت خواهد بود. در اینجا موارد کلی وجود دارد که می توانید در اهداف پروژه خود بگنجانید:

نتایج مورد انتظار

شما باید نتایجی را که انتظار دارید با بکارگیری آن هدف خاص به دست آورید، درج کنید. به عنوان مثال، یک هدف پروژه می تواند به دنبال رفع مشکلی در رابطه با زمان انتظار در یک غرفه فروش بلیط سینما باشد و نتیجه مورد انتظار می تواند کاهش زمان انتظار به بیش از ۵ دقیقه با اجرای کیوسک های فروش بلیط الکترونیکی باشد.

چیزهایی که می توانید کنترل کنید

اهداف باید شامل چیزهایی باشد که می توانید کنترل کنید. این به انگیزه تیم شما برای تکمیل اهداف کمک می کند، زیرا اهداف واقع بینانه و قابل کنترل هستند. هدفی که قابل کنترل نیست این است که هر هفته ۵ مشتری دیگر خدمات خود را رزرو کنند. مشتری کنترل می کند که آیا می خواهد شما را استخدام کند یا نه، بنابراین چیزی نیست که شما بتوانید کنترل کنید.

دوره زمانی برای هر هدف

اهداف شما باید تاریخ تکمیل داشته باشند. این احساس فوریت را فراهم می کند و هدف را مشخص تر می کند و تیم را با ارائه یک مهلت واقعی برای دستیابی به نتایج مطلوبی که هدف تعیین می کند، مسئول نگه می دارد.

مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

چه چیزی را نباید در اهداف پروژه خود لحاظ کنید

در اینجا موارد کلی وجود دارد که نباید آنها را در اهداف خود قرار دهید:

اصطلاحات تخصصی فنی

مهم است که مطمئن شوید که همه اهداف شما را درک می کنند و می توانند بر اساس آنچه هدف شما بیان می کند عمل کنند. هدف پروژه باید تا حد امکان واضح و مختصر باشد.

فهرستی از گزینه ها یا محدوده اعداد هدف

اهداف پروژه ای که تعیین می کنید باید بسیار مشخص و سنجیده باشند. ارائه فهرستی از گزینه‌ها یا محدوده‌های اعداد هدف احتمالاً تیم شما را گیج می‌کند و آنها دقیقاً نمی‌دانند که برای رسیدن به هدف باید با یک پروژه چه کاری انجام دهند.

نحوه نوشتن اهداف پروژه

هنگامی که اهداف پروژه خود را می نویسید، چند مرحله وجود دارد که می توانید برای کارآمدتر کردن فرآیند و ارائه اهداف واضح و مختصر انجام دهید.

1. مشخص کنید که کدام رفتارها یا شرایط سیستمیک نیاز به تغییر دارند.
2. معنای موفقیت برای پروژه خود را مشخص کنید.
3. گروه تمرکز را توصیف کنید.
4. مکان و دوره زمانی را درج کنید.
5. اهداف خود را محدود کنید

۱. مشخص کنید کدام رفتارها یا شرایط سیستمیک باید تغییر کنند

ممکن است چالش هایی در سیستم یا رفتارهای اعضای تیم وجود داشته باشد که مانع از کارآمدی یک هدف پروژه تا حد امکان می شود. پروژه‌های قبلی را ارزیابی کنید و رفتارها یا شرایطی را که می‌توان برای ساده‌سازی پروژه بعدی تغییر داد، شناسایی کرد.

شناسایی این مسائل به شما کمک می کند تا اهداف پروژه را که باید ابتدا شروع به نوشتن کنید، اولویت بندی کنید. این به شما پایه ای را برای ایجاد اهدافی SMART یا خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان ارائه می دهد. این شما را به ایجاد اهداف مناسب هدایت می کند که به موفقیت کمک می کند.

مطالب مرتبط: اهداف SMART چیست؟

۲. معنای موفقیت برای پروژه خود را تعریف کنید

شما باید دلیل ایجاد هدف پروژه خود را مشخص کنید و سپس مشخص کنید که انجام موفقیت آمیز هدف پروژه چه معنایی دارد. این به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که هدف چقدر طول می‌کشد تا پروژه مورد نظر تکمیل شود، به چه چیزی علاقه دارید و چگونه شما و تیمتان می‌توانید برای حل هر گونه چالشی که ممکن است در مورد هدف ایجاد شود، تلاش کنید.

بهترین راه برای تعریف موفقیت پروژه کلی این است که نتایج و چالش های احتمالی را با انجام تجزیه و تحلیل SWOT یادداشت کنید. تجزیه و تحلیل SWOT به شما کمک می کند تا نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای یک پروژه را اندازه گیری کنید.

۳. تمرکز را توصیف کنید

توصیف تمرکز به معنای ارائه اطلاعات دقیق در مورد تمرکز هدف شما است. این لزوماً به معنای گروهی از افراد نیست، بلکه به معنای هر بخشی از تجارت است که بر پروژه یا پروژه های شما تأثیر می گذارد. تمرکز شما ممکن است سرنخ ها، وب سایت ها، سیستم ها، نظرسنجی مشتریان، گردش مالی، فروش، سودآوری و غیره باشد.

به عنوان مثال، اگر شرکت شما می خواهد با کاهش میزان زباله های پلاستیکی پایدارتر شود، می توانید بگویید که تمرکز شما پایداری است. در مورد پایداری فعلی شرکت خود تحقیق و توصیف کنید تا درک بهتری از اینکه چگونه یک هدف پروژه می تواند به تیم شما برای دستیابی به نتایج مورد نظر کمک کند.

تمرکز احتمالاً برای هر هدف متفاوت است و شما باید جزئیات تمرکز را توضیح دهید و سپس می توانید ببینید که آیا تمرکز شما یک اولویت واقع بینانه است که با اهداف و مقاصد سازمانی مطابقت دارد یا خیر.

به عنوان مثال، اگر شرکت شما از شما می‌خواهد که روی سودآوری تمرکز کنید، اما هدفی را برای کاهش زباله‌های پلاستیکی و افزایش پایداری برای تبدیل شدن به یک شرکت دوستدار محیط زیست تعیین می‌کنید. ممکن است به طور بالقوه هزینه های تولید را افزایش دهد و سودآوری شرکت شما را کاهش دهد و بنابراین ممکن است بخواهید در مورد هدف پروژه خاص تجدید نظر کنید.

۴. مکان و دوره زمانی را درج کنید

این مرحله به معنای شناسایی زمان و مکان تکمیل هدف است. اهداف ممکن است شامل بخش‌های مختلف باشد و برای تکمیل موفقیت‌آمیز به مقدار زیادی کار گروهی نیاز دارد. این بدان معناست که اهداف باید سازماندهی شده و مشخص باشند، که شامل اضافه کردن مکان و دوره زمانی است. مکان به این معنی است که شما می‌خواهید این هدف در کجا انجام شود، مانند منطقه، منطقه، کشور یا در یک شعبه خاص. دوره زمانی تاریخ تکمیل یک هدف مانند سه ماهه سوم، سالانه و غیره را نشان می دهد.

۵. اهداف خود را محدود کنید

ممکن است مقدار مناسبی از اطلاعات وجود داشته باشد که باید قبل از نوشتن هدف خود در نظر بگیرید. با این حال، مهم است که اهداف خود را محدود کنید و آنها را تا حد امکان کوتاه کنید و در عین حال تمام اطلاعات لازم را که به تیم شما در تکمیل موفقیت آمیز اهداف کمک می کند، درج کنید. بهترین راه برای انجام این کار این است که قبل از اینکه به هدف نهایی برسید، آنها را به روش های مختلف یادداشت کنید.

مطالب مرتبط: با مدیر پروژه بودن آشنا شوید

نمونه اهداف پروژه

در اینجا چند نمونه از اهداف وجود دارد که ممکن است هنگام نوشتن اهداف پروژه خود به آنها اشاره کنید:

مثال شماره ۱

ما زمان انتظار داروخانه را ۵ دقیقه به ازای هر مشتری کاهش خواهیم داد، با ارائه پردازش نسخه تحویل تلفن همراه از طریق برنامه خود در منطقه X تا پایان سه ماهه چهارم.

مثال شماره ۲

تا اسفند ۱۴۰۱، با اجباری کردن دوره های آموزشی سه ماهه و دوره های تکمیلی برای کارکنان با نمره عملکرد ۳.۴ یا کمتر، میانگین عملکرد کارکنان بخش مالی و امتیاز بررسی سالانه خود را از ۳ به میانگین کلی ۳.۵ از ۴ افزایش خواهیم داد.

مثال شماره ۳

ما تا پایان سه ماهه دوم با ایجاد یک مدل وب سایت کاربرپسندتر برای هر جامعه آپارتمانی در منطقه ای، پرداخت های اجاره تلفن همراه و وب خود را ۵ درصد افزایش خواهیم داد.