نیازسنجی چیست؟ (به علاوه نحوه انجام یک)

نیازسنجی ابزارهایی هستند که می توانید از آنها برای به دست آوردن بینش ارزشمند در مورد اقدامات یا فرآیندهای یک شرکت برای تعیین کارایی استفاده کنید. این ارزیابی می‌تواند بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی یک شرکت برای تعیین شکاف‌ها یا نیازها و نحوه رسیدگی به حوزه‌های بهبود باشد. درک نحوه انجام این نوع ارزیابی ممکن است به شما در دستیابی به اهداف یک شرکت و بهبود موفقیت آن کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، ما در مورد چیستی نیازسنجی، چرایی اهمیت آن‌ها و نحوه انجام آن بحث می‌کنیم، سپس چند نمونه سوال را فهرست می‌کنیم و نکاتی را که باید در هنگام ارزیابی نیازهای شرکت در نظر گرفته شود، به اشتراک می‌گذاریم.

نیازسنجی چیست؟

نیازسنجی فرآیند شناسایی و تعیین چگونگی پر کردن شکاف بین وضعیت فعلی و مطلوب یک سازمان است. این فرآیند به تشریح فرآیندهایی که یک تیم ممکن است بخواهد اولویت بندی کند، بهبود دهد یا منابعی را برای دستیابی به اهداف شرکت فراهم کند، مشخص می کند. به عنوان مثال، یک سازمان تلاش می کند تا بفهمد رقبای آن چه کسانی هستند، تا به ایجاد تغییرات کمک کند و محصولی جذاب تر به مشتریان خود ارائه دهد. نیازسنجی می تواند به شرکت کمک کند تا بفهمد محصولش به چه چیزی نیاز دارد، چگونه آن را بهبود بخشد و چگونه آن را به طور موثر برای مخاطبان هدف بازاریابی کند.

موارد مرتبط:  ۸ نوع نیاز تجاری (به علاوه تعریف)

چرا نیازسنجی مهم است؟

بسیاری از محیط‌های کاری انجمن‌های پیچیده‌ای هستند که متخصصان، بخش‌ها و اهداف مختلفی را شامل می‌شوند. از آنجایی که عوامل زیادی اغلب در محیط کار وجود دارند، دانستن اینکه دقیقاً چه کاری باید انجام دهید تا شرکت در جهت رسیدن به اهداف مورد نظر خود حرکت کند، می تواند چالش برانگیز باشد. نیازسنجی با بررسی نیازهای خاص شرکت و اقداماتی که می تواند برای دستیابی به آنها انجام دهد، عدم اطمینان را از بین می برد.

زمانی که رهبران سازمان نقاط قوت و ضعف شرکت را درک کنند، می توانند اهداف مشخصی را برای سازمان و کارکنانش ایجاد کنند تا روی دستیابی به آن کار کنند. این نوع ارزیابی می‌تواند کوچک‌ترین و بزرگ‌ترین موقعیت‌ها را در کسب‌وکار، از سطح خرد تا کلان، در نظر بگیرد تا برنامه‌ای برای ارتقای سازمان تعیین کند.

مطالب مرتبط:  ۱۳ نیاز کارکنان و نحوه برآورده کردن آنها

نحوه انجام نیازسنجی

در اینجا چند مرحله برای انجام ارزیابی نیازهای یک شرکت وجود دارد:

۱. نیازهای سازمان را شناسایی و تعریف کنید

برای شروع ارزیابی، از عملکرد شرکت در حال حاضر مطلع شوید. این می تواند شامل بررسی فرآیندهای جاری و امور مالی یا پرسیدن از کارکنان باشد که احساس می کنند شرکت در حال انجام است. به عنوان مثال، شرکت ممکن است به سرمایه گذاری در فناوری های جدید نیاز داشته باشد تا کارآمدتر عمل کند یا کمپین های بازاریابی خود را برای دستیابی بهتر به مخاطبان خود گسترش دهد. نیازها را بر اساس اهمیت در پیشرفت شرکت رتبه بندی کنید و برای دستیابی به آنها برنامه ای ایجاد کنید.

۲. منابع و محدودیت ها را درک کنید

لازم است در مورد منابع و محدودیت های بالقوه کار در جهت هدف یک شرکت فکر کنید. هنگام تعیین اهداف، ارزیابی کنید که آیا سازمان منابع کافی برای حمایت از هدف را دارد یا خیر. به عنوان مثال، ممکن است این هدف، شرکت را ملزم به استخدام کارکنان اضافی با تخصص خاص کند. استخدام و آموزش می تواند برای شرکت هزینه داشته باشد، به این معنی که قبل از متعهد شدن به استخدام افراد حرفه ای جدید، بررسی بودجه ضروری است. علاوه بر این، به محدودیت‌های بالقوه‌ای که یک شرکت ممکن است هنگام تعیین هدف تجربه کند، فکر کنید. راه حل هایی برای محدودیت های احتمالی برای کارمندان شرکت ایجاد کنید تا در صورت مواجهه با چالش ها از آنها استفاده کنند.

مطالب مرتبط:  مدیریت منابع چیست و چرا اهمیت دارد؟

۳. اطلاعات داخلی را جمع آوری کنید

اطلاعات داخلی را جمع آوری کنید تا بتوانید نیازهای فوری شرکت را تعیین کنید. شما می توانید داده ها را از حوزه های مختلف در شرکت جمع آوری کنید که تحقیقات در سطح خرد است. برخی از انواع اطلاعات داخلی که می توانید جمع آوری کنید، داده های کمی هستند، مانند اطلاعات فروش، یا داده های کمی، مانند نظرات سهامداران در مورد سرمایه گذاری مالی خود در شرکت. این اطلاعات می تواند به شما کمک کند تا مشخص کنید شرکت در حال حاضر چگونه عمل می کند و به شما اطلاع می دهد که چگونه می توانید فرآیندهای مختلف را تغییر دهید تا به سمت نتیجه دلخواه حرکت کنید.

۴. جمع آوری داده ها از منابع خارجی

اطلاعات خارجی را از زمینه های خارج از شرکت جمع آوری کنید. شرکت ممکن است داده های لازم را از طریق روش هایی مانند نظرسنجی، مصاحبه یا استراتژی های تحقیقات بازار جمع آوری کند. شما می‌توانید از این روش‌ها در ارتباط با سرنخ‌های بالقوه سازمان و مخاطبان هدف استفاده کنید تا تعیین کنید که آنها در مورد شرکت چه احساسی دارند و چه چیزی ممکن است دوست داشته باشند از آن ببینند. این همچنین ممکن است به شما کمک کند تا تعیین کنید چگونه نسبت به رقبای شرکت برتری پیدا کنید و مشتریان آنها را به دست آورید.

۵. از داده هایی که جمع آوری کرده اید استفاده کنید

داده هایی که به دست می آورید ممکن است شما را به سمت تغییراتی که محل کار می تواند برای رفع نیازهای خود ایجاد کند راهنمایی کند. اطلاعات را سازماندهی کنید و مراحلی را که باید انجام دهید اولویت بندی کنید و با مقایسه هزینه ها و مزایای مختلف اجرای آنها، بدانید کدام راه حل برای هر نیازی مناسب است. می‌توانید گزارشی حاوی توصیه‌هایی درباره کارهایی که برای خلاصه کردن داده‌ها باید انجام دهید ایجاد کنید، که می‌تواند هنگام ارائه یافته‌های خود به دیگران، مانند کارمندان، سهامداران و مشتریان شرکت، مفید باشد.

۶. بازخورد بخواهید

قبل از ارائه، در مورد ارزیابی خود از دیگران بازخورد بخواهید. به اشتراک گذاری آن با دیگران و گوش دادن به بازخورد آنها ممکن است به شما کمک کند تا چالش ها یا محدودیت های بالقوه ای را پیدا کنید که ممکن است قبلاً هنگام کار روی آن متوجه نشده باشید. در نظر بگیرید که از یک همکار یا مدیر نظر بخواهید و اگر ممکن است چیز دیگری به آن اضافه کند یا در مورد حوزه ای از شرکت بیشتر تحقیق کنید تا گام های عملی تری برای انجام آن ایجاد کنید.

۷. یافته ها را به اشتراک بگذارید و فرآیندها را اجرا کنید

پس از اینکه همکاران شما کار شما را بررسی کردند، یافته ها را به اشتراک بگذارید و اجرای فرآیندها را شروع کنید. می توانید ارزیابی خود را با ذینفعان سازمان به اشتراک بگذارید تا توضیح دهید که چگونه شرکت قصد دارد از سرمایه گذاری خود برای پیشبرد کسب و کار به سمت اهدافش استفاده کند. علاوه بر این، می توانید با کارکنان سازمان به اشتراک بگذارید که چگونه فرآیندها، سیستم ها یا ابزارها در چند هفته، ماه یا سال آینده برای کمک به تحقق این اهداف تغییر می کنند. سپس متخصصان شرکت به وضوح وظایف و اهداف خود را درک کرده و می توانند فرآیندها را پیاده سازی کنند.

نمونه سوالات برای نیازسنجی

در زیر سؤالاتی وجود دارد که ممکن است هنگام انجام نیازسنجی در زمینه های مختلف کسب و کار بپرسید:

سوالات حوزه عملیات

در اینجا چند نمونه از سوالات منطقه عملیات آمده است:

• آیا خدمات یا محصولات به موقع به مشتری داده می شود؟

• آیا کارکنان و مدیریت درک می کنند که چه حوزه های عملیاتی بر سود و اهداف شرکت تأثیر می گذارد؟

• آیا سیستمی برای پیگیری محصول و هزینه های شغلی وجود دارد؟

• آیا دفترچه راهنما یا اسناد دیگری وجود دارد که عملیات تجاری را شرح دهد؟

• آیا شرکت اهداف را به طور مداوم ایجاد و مستند می کند؟

مطالب مرتبط:  ۱۹ نکته برای کمک به کسب و کارها در دستیابی به موفقیت عملیاتی

سوالات حوزه مالی

این نمونه سوالات حوزه مالی را در نظر بگیرید:

• آیا درآمد اخیراً افزایش یافته است؟ اگر چنین است، در مقایسه با سال های گذشته چقدر است؟

• آیا شرکت سودآور است یا هر ساله به اهداف مالی خود دست می یابد؟

• آیا شرکت هزینه ها را به خوبی پیگیری و ثبت می کند؟

• آیا سازمان به طور دقیق نقل و انتقالات پول را پیگیری می کند؟

• آیا مدیران یا سایر نقش های رهبری به طور منظم امور مالی کسب و کار را به تیم اطلاع می دهند؟

• آیا شرکت در بودجه سالانه باقی می ماند؟

مطالب مرتبط:  تحلیل و برنامه ریزی مالی: تعریف و نقش های مشترک

سوالات حوزه فروش

می‌توانید این نمونه‌ها را برای ایجاد سؤالات فروش خود مرور کنید:

• مشتریان کجا هستند، چگونه فکر می کنند و شرکت چگونه به آنها کمک می کند؟

• آیا سرنخ ها به طور مداوم تولید می شوند؟

• آیا شرکت به طور منظم با مشتریان گذشته، حال و آینده تماس می گیرد؟

• آیا مشتریان جدید به طور پیوسته وارد می شوند؟

• آیا درآمد حاصل از تلاش متخصصان مختلف است؟

• آیا فعالیت های تولید سرنخ به طور معمول اندازه گیری می شوند؟

• آیا ارزش پیشنهادی شرکت به خوبی درک شده است، بنابراین برای مشتریان مناسب است؟

مطالب مرتبط:  ۱۵ راه برای افزایش فروش در هر کسب و کاری (با نکات)

سوالات حوزه رهبری

در اینجا چند نمونه از سوالات رهبری آورده شده است:

• آیا چشم انداز روشنی برای کسب و کار وجود دارد؟

• آیا زندگی شخصی و کار و زندگی کارکنان متعادل است؟

• آیا چالش ها به راه حل ها یا فرصت هایی برای یادگیری تبدیل می شوند؟

• آیا از زمان به طور موثر در محل کار استفاده می شود؟

• آیا کارمندان می دانند که کجا مناسب شرکت هستند؟

• آیا اهداف شرکت با چشم انداز آن همخوانی دارد؟

مرتبط:  ۱۰ مدل رایج رهبری برای کسب و کار شما

سوالات حوزه مدیریت

در زیر چند نمونه از سوالات حوزه مدیریت آورده شده است:

• آیا تیم در مورد چشم انداز شرکت روشن است؟

• آیا تیم نقش خود در شرکت و ماموریت خود را می داند؟

• آیا شرکت می تواند کارکنان مستعد را به درستی جذب و آموزش دهد؟

• آیا شرکت نامزدهای بالقوه را جذب می کند و آیا آنها می مانند؟

• آیا شرکت به موفقیتش به چند کارمند وابسته است؟

مرتبط:  ۷ نوع نظریه مدیریت محل کار

سوالات رضایت مشتری

هنگام نوشتن سوالات مشتری، می توانید به این لیست مراجعه کنید تا به شما در شروع کار کمک کند:

• آیا مشتریان موجود ارجاعات منظمی می آورند؟

• آیا کیفیت کار به طور مستمر نظارت می شود؟

• آیا تعداد مشتریان تکراری رضایت بخش است؟

• آیا محصولات یا خدمات شرکت فراتر از انتظارات مصرف کننده است؟

• آیا شرکت تجربه مثبتی برای مشتری ارائه می دهد؟

• آیا ظرفیت کسب و کار چیزی است که شما یا دیگران می توانید به خوبی مدیریت کنید؟

مطالب مرتبط:  ۷ نکته برای تضمین و بهبود رضایت مشتری

نکاتی برای تکمیل نیازسنجی

در اینجا چند نکته اضافی وجود دارد که باید هنگام تکمیل ارزیابی نیازهای یک شرکت در نظر بگیرید:

• سوال بپرس. هنگام توسعه یک ارزیابی جامع، ضروری است که دیدگاه گسترده تری از متخصصان شرکت بدست آورید. یکی از راه‌های انجام این کار، ایجاد پرسشنامه‌ای با سؤالات ثابت و واضح و درخواست از افراد برای تکمیل آن است.

• داده ها را برای پشتیبان گیری از ارزیابی خود جمع آوری کنید. در حین کار بر روی ارزیابی، داده‌هایی را جمع‌آوری کنید تا نتیجه‌گیری‌های خود را همانطور که شواهد دارد، پشتیبان بگیرید. هر موقعیتی بسته به صنعت، محیط و افراد درگیر ممکن است به روش جمع آوری داده خاصی نیاز داشته باشد.

• برای آینده برنامه ریزی کنید. مشخص بودن در مورد وضعیت ایده آلی که برای شرکت می خواهید می تواند به شما کمک کند تا جایی که می خواهید در آینده باشید را تجسم کنید، زیرا لازم نیست در طول ارزیابی همه پاسخ ها را بدانید. درک وضعیت ایده آل ممکن است به شما این امکان را بدهد که در جهت دستیابی به هدف قدم بردارید.

• رویکردی خنثی داشته باشید. اطلاعات بیشتری که جمع آوری می کنید می تواند به شما در آماده شدن برای انجام یک ارزیابی بی طرفانه شرکت کمک کند. با رهبران بخش، همکاران و متخصصانی که به طور منظم با سازمان در تعامل هستند کار کنید تا تعیین کنید کدام حوزه ها ممکن است به کمک بیشتری نیاز داشته باشند.

• راه حل های جایگزین ایجاد کنید. هر موقعیتی می تواند به راه حل منحصر به فرد خود نیاز داشته باشد، بنابراین برای تحقیق در مورد رویکردهای جایگزین برای نیازهای مختلف شرکت وقت بگذارید. راه حل می تواند شامل به روز رسانی دوره های آموزشی، تغییر روش های استخدام کارکنان یا سازماندهی مجدد منابع سازمان باشد.