۱۶ روش برای ارائه بازخورد موثر در محل کار

ارائه بازخورد در محل کار مستلزم ارتباط نحوه ارزیابی یک موقعیت یا وظیفه شغلی خاص با یک کارمند یا همکار است. بازخورد می تواند یک ابزار ضروری برای دستیابی به رشد حرفه ای و بهبود عملکرد کاری باشد و کارکنان ممکن است از نقدهای مثبت بهره مند شوند. فرقی نمی‌کند گروهی را رهبری کنید یا پروژه‌ای را مدیریت کنید، می‌توانید ارزیابی‌های کاملی را به اشتراک بگذارید که می‌تواند به اعضای تیم شما انگیزه دهد.

در این مقاله از ایوسی، فهرستی از ۱۶ روش برای ارائه بازخورد موثر در محل کار ارائه می کنیم.

۱۶ روش برای ارائه بازخورد موثر در محل کار

در اینجا چندین روش وجود دارد که می توانید برای بحث در مورد نحوه تفسیر رفتار در محل کار با همکاران خود دنبال کنید:

۱. مشخص باشید

هنگام ارائه بازخورد، از زبان دقیقی استفاده کنید که هم عملکرد مثبت کاری و هم زمینه هایی را که نیاز به بهبود دارند توضیح دهد. اگر ستایش می کنید، برای کارمند توضیح دهید که چگونه در رسیدن به هدف کمک کرده است. به عنوان مثال، برای یک موقعیت خرده فروشی، ممکن است مشخص کنید که همکار فروش مشتری را با خدمات عالی درگیر کرده و او را متقاعد کرده است که یک محصول را خریداری کند.

اگر می‌خواهید مشکلی را برجسته کنید، با استفاده از نمونه‌ها و راه‌حل‌های دقیق در مورد آن صحبت کنید. به عنوان مثال، زمانی که کیفیت کار یک کارمند کاهش یافته است، می توانید به زمانی که آنها یک ضرب الاجل را از دست داده اند و چند مورد از وظایف خود را با تاخیر انجام داده اند، اشاره کنید. انتقاد خود را با تاکید بر اینکه می خواهید نکاتی را ارائه دهید تا به کارمند کمک کنید روز خود را سازماندهی کند تا بتواند بهره وری خود را به حداکثر برساند، دنبال کنید.

۲. اهدافی را ایجاد کنید که با بازخورد شما مطابقت داشته باشد

همانطور که در مورد عملکرد کاری بحث می کنید، اهداف مشخصی را تعیین کنید که به هر دو طرف کمک کند تعیین کنند که آیا انتظارات برآورده شده است یا خیر. با استفاده از گام‌های واضح با موارد قابل اجرا، برای آنچه می‌خواهید در آینده ببینید، راهنمایی کنید. در مورد یک چارچوب زمانی معقول برای تکمیل این مراحل تصمیم بگیرید و زمانی را برای بازبینی مجدد آن اهداف در فواصل زمانی منظم در آینده تعیین کنید.

به عنوان مثال، اگر در مورد سهمیه های فروش برای سه ماهه بعدی بازخورد ارائه می کنید، هدف شما می تواند دستیابی به مقدار مشخصی پول یا تعداد مشخصی از فروش از طریق افزایش ارتباطات بازاریابی و شبکه سازی باشد.

مطالب مرتبط:  نحوه نوشتن اهداف هوشمند (با مثال)

۳. یک به یک بازخورد بدهید

اگر به جای صحبت در یک محیط اجتماعی یا گروهی با کارمند تک به تک صحبت کنید، تمجید یا انتقاد می تواند موثر باشد. در حالی که برخی از متخصصان ممکن است از توجه تمجید در مقابل همکاران لذت ببرند، برخی دیگر ممکن است ترجیح دهند به طور خصوصی صحبت کنند و احساسات خود را به اشتراک بگذارند. همچنین ممکن است برای پردازش یک نقد به زمان نیاز داشته باشند. زمانی را انتخاب کنید که بتوانید تمام توجه خود را روی گیرنده بدون مخاطب متمرکز کنید و نیازهای آنها را در نظر بگیرید.

مطالب مرتبط:  هدف از جلسات فردی چیست؟

۴. بازخورد مثبت و منفی را به اشتراک بگذارید

ارائه بازخورد مثبت و منفی را در نظر بگیرید. بازخورد مثبت می تواند به تقویت حس اعتماد کمک کند و نشان دهد که شما متوجه کار خوب انجام شده و ارزش آن هستید. گفتن اینکه کارمند چه زمانی خوب کار کرده است می تواند انگیزه ای برای ادامه کار خوب در آینده داشته باشد. همچنین نقد برای بهبود عملکرد کاری و کمک به رشد کارمند ضروری است. نقدی که همراه با تحسین است می تواند به کارمند کمک کند تا نقاط قوت خود را شناسایی کند و زمینه های رشد را به عنوان فرصتی برای کسب بازخورد مثبت بیشتر در آینده ببیند.

۵. اغلب بازخورد ارائه دهید

بازخورد مکرر و مرتبط نیز می تواند برای متخصصان در محل کار مفید باشد. ایجاد یک فضای باز که در آن کارکنان بتوانند انتظار داشته باشند و در طول بحث احساس راحتی کنند، می تواند به پراکندگی تنش کمک کند که اگر بازخورد فقط یک بار در سه ماهه یا حتی در طول بررسی سالانه اتفاق بیفتد، می تواند ظاهر شود. هنگامی که به طور منظم بازخورد می دهید، می توانید مشکلات را زودتر شناسایی و برطرف کنید و محیط کار کلی را بهبود بخشید . هدف ایجاد یک گفتگوی مداوم است که به تنظیم انتظارات واقع بینانه و کار متمرکز بر هدف کمک می کند.

۶. گوش دادن فعال را تمرین کنید

برای گوش دادن به صحبت های کارمند و تنظیم بحث خود بر اساس آن باز باشید. به نیازهای گیرندگان توجه کنید و در عین حال به تمرکز جلسه خود توجه کنید. در صورت امکان، مراحل اقدام را با هم برنامه ریزی کنید. به گیرنده بازخورد اجازه دهید تا ایده ها و راه حل های خود را ارائه دهد.

مطالب مرتبط:  گوش دادن غیرفعال در مقابل فعال: تفاوت چیست؟

۷. بر رفتار خاص تمرکز کنید

هنگام ارائه بازخورد سازنده، از زبانی استفاده کنید که بر رفتارهای عملکردی خاص تمرکز دارد. کنار گذاشتن ویژگی های شخصیتی از بحث می تواند باعث ایجاد یک رابطه کاری حرفه ای تر و مکانی امن برای نقد مفیدی شود که منجر به تغییرات مثبت می شود. به عنوان مثال، به جای اینکه به کارمندی بگویید که تمایل دارد حرف مشتریان را قطع کند، می‌توانید بگویید: «دوست دارم ابتدا به صحبت‌های مشتری گوش دهید تا ارتباط برقرار کنید و نیازهای او را بهتر درک کنید.»

۸. بی طرف بمانید

صرف نظر از احساساتی که در مورد یک همکار یا کارمند خاص دارید، در هنگام انتقاد نسبت به موقعیتی بی طرف بمانید. ۲۴ ساعت منتظر بمانید تا مطمئن شوید که شرایط هنوز مرتبط هستند اما به اندازه کافی نزدیک نیستند که احساسات شخصی شما در هنگام بحث در مورد موضوع دخالت کند. با هر یک از اعضای تیم خود با احترام و تعهد یکسان رفتار کنید تا همه آنها احساس کنند در محیط کار مشارکت دارند.

مطالب مرتبط:  چگونه فراگیر بودن را در محیط کار امروزی تمرین کنیم

۹. از داده های عملکرد برای بهبود اعتبار ایده های خود استفاده کنید

داده ها می توانند به عنوان منبع قابل اعتمادی برای نقد یا تمجید عمل کنند زیرا به جای احساسات بر اطلاعات مربوط به یک رفتار یا یک حادثه تمرکز می کنند. استفاده از داده ها برای هدایت یک بحث همچنین می تواند به ایجاد اهداف عملی کمک کند که می توانید در آینده به وضوح آنها را اندازه گیری کنید. نمونه‌هایی از داده‌ها شامل نمونه‌های کار، معیارهای عملکرد خاص یا بازخورد مشتری است.

مطالب مرتبط:  نحوه نوشتن گزارش عملکرد (به همراه گام ها و مثال ها)

۱۰. با بازخورد خود راهنمایی کنید

دادن بازخورد موثر در محل کار به شما این امکان را می دهد که به کارمند نشان دهید که برای مشارکت آنها ارزش قائل هستید و می خواهید شاهد رشد آنها باشید. صرف نظر از عنوان شغلی آنها در شرکت، مربی باشید که آنها را هم با تحسین و هم با انتقاد تشویق می کند. مدیران و رهبران تیم می توانند از جلسات بازخورد به عنوان فرصتی برای اضافه کردن مسئولیت های جدید برای یک کارمند استفاده کنند.

مطالب مرتبط:  ۱۰ سبک رایج رهبری

۱۱. سوال بپرسید

هنگام بحث در مورد عملکرد، به گیرنده اجازه دهید تا آنجا که ممکن است صحبت کند. پرسیدن سؤالات باز به کارمند یا همکار این امکان را می دهد که احساس کند در بازخورد خود صدایی دارد. به عنوان مثال، می توانید بپرسید، “چگونه با مشتری جدید ما در مورد تمدید قرارداد صحبت می کنید؟” جملات عینی بنویسید که امکان بحث و گفتگو را فراهم کند و گیرنده را وادار به صحبت کند. به عنوان مثال، می توانید بیان کنید: “طبق جدول زمانی خود، شما در این ماه پنج بار در اواخر وقت خود را نشان داده اید.”

مطالب مرتبط:  سوالات مصاحبه پایان باز: انواع و نکاتی برای پاسخ دادن

۱۲. در صورت لزوم بازخورد گروهی را ارائه دهید

هنگامی که یک انتقاد مربوط به یک تیم است، می‌توانید به یکباره به کل گروه بازخورد بدهید. بازخوردی ارائه دهید که نشان می‌دهد چگونه تلاش تیم بر کار تأثیر می‌گذارد. پس از جلسه، به تیم اجازه دهید تا با ایجاد یک کارگروه یا گروه پروژه ویژه، پاسخگویی را به عهده بگیرد تا راه حل ها و مراحل اقدام را طوفان فکری کند. پس از ارائه یک جلسه بازخورد گروهی برای روشن شدن عملکرد خاص بر اساس نقش فرد در پروژه یا فرآیند، به صورت جداگانه با اعضای تیم ملاقات کنید.

مطالب مرتبط:  چگونه یک تیم را مدیریت کنیم

۱۳. یک بحث بعدی را برنامه ریزی کنید

پس از انجام مراحل عملی خاص، اهداف را به موقع مرور کنید. حتی زمانی که کارها شلوغ می شود، زمانی را به بحث در مورد پیشرفت اختصاص دهید و در صورت نیاز اهداف جدیدی را تعیین کنید. این امر اهمیت بازخورد را در محیط کار تقویت می کند زیرا هر دو طرف ممکن است زمانی که از شما انتظار دارند بحث های آزاد را در اولویت قرار دهید، بیشتر روی نتیجه یک جلسه بازخورد سرمایه گذاری می کنند.

۱۴. در پاسخ خود همدلی نشان دهید

موقعیتی را از دیدگاه کارمند در نظر بگیرید و اجازه دهید این همدلی نحوه صحبت شما با کارمند را راهنمایی کند. سعی کنید به بازخورد در محل کار به عنوان یک مکالمه به جای سخنرانی نزدیک شوید. در مورد اهداف مشترک بحث کنید و از زبان برای حمایت از این ایده استفاده کنید.

به عنوان مثال، اگر یک کارمند اشتباهی مرتکب شده است که بر روابط مشتری تأثیر گذاشته است، به او اجازه دهید تعامل خود با مشتری و نحوه برخورد با موقعیت را توضیح دهد. به دلیل این خطا گوش دهید. در مرحله بعد، آنها را دعوت کنید تا راه حل هایی ایجاد کنند که می تواند به ترمیم رابطه با آن مشتری کمک کند.

مطالب مرتبط:  سوالات متداول: همدلی در رهبری چیست؟ (با مزایا)

۱۵. ثبات را حفظ کنید

به همه کارمندانی که به شما گزارش می دهند بازخورد سازنده بدهید. انصاف را با سازگاری در روشی که هم در مورد ستایش و هم انتقاد از عملکرد شغلی دارید، برقرار کنید. هر جلسه بازخورد را مستند کنید تا اگر سؤالی پیش آمد، بتوانید به یک سیستم بحث متعادل برای هر کارمند اشاره کنید.

۱۶. در صورت امکان حضوری ملاقات کنید

وقتی بازخورد را چهره به چهره ارائه می دهید، چه در دفتر یا از طریق کنفرانس ویدیویی، بهتر می توانید با استفاده از لحن صدا و تماس چشمی خود ارتباط موثر برقرار کنید. این می تواند به شنونده کمک کند که به جای خواندن کلمات شما در یک ایمیل یا چت، احساس راحتی بیشتری کند. اگر یک محیط غیررسمی مناسب است، بیرون رفتن برای قهوه یا صرف غذا را در نظر بگیرید تا شخصاً درباره بازخورد صحبت کنید.