۲۲ تکنیک ارتباطی موثر برای استفاده در محل کار

ارتباط موثر نه تنها به یک محیط کاری مثبت کمک می کند ، بلکه می تواند موفقیت یک تجارت را نیز افزایش دهد. برقراری ارتباط شفاف می تواند به یک شرکت کمک کند تا محصولات را ارتقا دهد، روابط با مشتریان ایجاد کند و از رضایت کارکنان حمایت کند. اگر عضوی از یک تیم هستید یا در یک موقعیت رهبری در محل کار هستید، یادگیری اینکه یک ارتباط‌گر ماهر باشید می‌تواند به شما در پیشرفت شغلی کمک کند.

در این مقاله از ایوسی به ۲۲ تکنیک مهم ارتباطی می پردازیم و نکاتی را برای استفاده از آنها در محل کار ارائه می دهیم.

چرا تکنیک های ارتباطی در محیط کار مهم هستند؟

ارتباطات قوی کلامی، غیرکلامی و نوشتاری باعث می شود تبادل اطلاعات کارآمدتر شود. همچنین می تواند فرهنگ محیط کار بهتری را فراهم کند و حس اعتماد و احترام را در بین همکاران پرورش دهد. بهبود در این زمینه ها می تواند منجر به گردش مالی کمتر و افزایش بهره وری کلی شود.

مطالب مرتبط:  ارتباطات بین فردی و اهمیت آن در کار

۲۲ تکنیک ارتباطی برتر برای کار

در اینجا ۲۲ تکنیک وجود دارد که می توانید از آنها برای بهبود نحوه برقراری ارتباط در محل کار استفاده کنید:

۱. دیگران را با نام آنها خطاب کنید

هنگام برقراری ارتباط با یک شخص، از نام او استفاده کنید. می تواند شخصی سازی و توجه به جزئیات را نشان دهد. همچنین به افراد کمک می کند احساس کنند برای شما مهم و ارزشمند هستند. گفتن نام یک نفر در حین مکالمه با او نیز این پتانسیل را دارد که صراحت و صداقت را در مکالمه شما تشویق کند.

۲. یادداشت ها را آماده کنید

چه قصد دارید در مقابل یک گروه بزرگ سخنرانی کنید یا می خواهید با یک تیم فردی یا کوچک صحبت کنید، آماده کردن یادداشت ها در ابتدا می تواند مفید باشد. زمانی که در حال برقراری ارتباط هستید، به این فکر کنید که می خواهید چه کاری انجام دهید. نکات کلیدی را که نیاز به پرداختن دارند یادداشت کنید. مرور این موارد می تواند به روشن شدن هدف شما کمک کند و ارتباط شما را موثرتر کند. هنگام نوشتن یادداشت، ایمیل یا ارائه به این یادداشت ها مراجعه کنید. همچنین می‌توانید هر از گاهی هنگام صحبت رو در رو با شخصی به یادداشت‌های خود نگاهی بیندازید.

۳. زمان انتظار مناسب را تمرین کنید

زمان انتظار مدت زمانی است که به کسی می دهید تا به یک سوال، ایده یا فعالیت فکری پاسخ دهد. زمان انتظار موثر بستگی به شرایط دارد. این می تواند به فردی که با او ارتباط برقرار می کنید زمان کافی را برای بیان کامل خود بدهد.

ارتباطاتی که در این زمینه مهارت دارند، پس از ارائه بازخورد، پرسیدن سوال یا مشاوره، چند لحظه صبر می کنند. انجام این کار به گیرنده زمان می‌دهد تا آنچه را که گفته‌اید پردازش کند و نشان‌دهنده احترام به افکار او در مورد کلمات شماست. زمان انتظار مناسب اغلب منجر به روابط قوی‌تر و درک عمیق‌تر بازخورد یا دستورالعمل می‌شود. علاوه بر این، اجازه دادن به کسی که قبل از پاسخ دادن به شما فکر کند، یک مکالمه را رشد محور و مشارکتی می کند.

۴. در دسترس بودن خود را ارتقا دهید

برای برقراری ارتباط، ممکن است هدف افراد بدانند که می توانند با شما تماس بگیرند. این می تواند حضوری، تلفنی، ایمیل یا از طریق ابزار همکاری دیجیتال باشد. همه تکنیک های ارتباطی شما ممکن است به یک پلتفرم برای استفاده نیاز داشته باشند تا موثر واقع شوند. با اعلام شفاهی آن، ارسال علامتی در نزدیکی محل کارتان، گذاشتن پیام در یک سایت ارتباطی حرفه‌ای یا افزودن اولویت‌های تماس به امضای ایمیل خود، به مردم اجازه دهید بدانند ترجیح شما برای تماس با شما چیست.

۵. قابل دسترس باشید

قابل دسترس بودن نوعی در دسترس بودن عاطفی است. افراد صمیمی دوستانه هستند و شرکای گفتگوی خوبی هستند. رفتارهای محل کار خود را زیر نظر داشته باشید و سعی کنید به گونه ای رفتار کنید که جذاب و دعوت کننده باشد و امکان مکالمه آسان تر را فراهم کند.

۶. سؤالات باز بپرسید

اگر برای پاسخ دادن به آن به بیش از یک یا دو کلمه نیاز دارید، سؤالی بدون پایان است. سوالات بله یا خیر مستقیم و برای وضوح مفید هستند و می توانید در هنگام برقراری ارتباط با دیگران از آنها بپرسید. مطمئن شوید که سؤالاتی را نیز مطرح می کنید که به طرف مقابل اجازه می دهد در مورد موضوعاتی مانند نظر او در مورد یک موضوع بحث کند. این نوع تعامل مشارکتی است و به افراد امکان می دهد در گفتگو شرکت کنند. هنگامی که افراد احساس می کنند شرکت کنندگان فعال در یک مکالمه هستند، احتمالاً پذیرا و باز هستند.

۷. بازخورد منظم بدهید

بازخورد به افراد اطلاعات می دهد. به دیگران این امکان را می دهد که بدانند چه زمانی کاری را به خوبی انجام می دهند یا چگونه می توانند در آینده پیشرفت کنند. تا جایی که ممکن است بازخورد رسمی و غیر رسمی بدهید. این می تواند به سادگی تمجید یا توصیه باشد، یا می تواند یک گفتگوی یک به یک یا ارزیابی کتبی باشد. بازخورد منظم انتظارات را روشن می کند و تحسین مکرر می تواند به افزایش اعتماد به نفس و کارایی در گیرنده کمک کند.

۸. گوش دادن فعال را انجام دهید

گوش دادن فعال یک تکنیک مکالمه است که در آن هنگام صحبت کردن با کسی کاملاً حواسش به کسی است. این برای برقراری ارتباط قوی بسیار مهم است، زیرا به ایجاد محیطی از احترام و درک کمک می کند. وقتی بازخورد می‌دهید یا از کسی سوال می‌پرسید، به همه چیزهایی که می‌گویند گوش دهید. صبر کنید تا پس از پردازش ایده های آنها به پاسخ خود فکر کنید.

بیشتر بخوانید:  نحوه استفاده موثر از گوش دادن فعال در محل کار

۹. بازخورد را بپذیرید

برای اینکه بازخورد را به طور موثر بپذیرید، نسبت به آنچه که شخص دیگری درباره سبک، رویکرد یا عملکرد شما می‌گوید، باز باشید. اگر بازخورد را بپذیرید، می توانید ارزش آن را ببینید و مطابق با آن سازگار شوید. نحوه پاسخگویی شما به بازخورد بخش مهمی از ارتباطات، همکاری و رشد شخصی است. همچنین می تواند به شما کمک کند وقتی یاد می گیرید در هنگام ارائه بازخورد با دیگران همدلی کنید.

بیشتر بخوانید:  ۴ روش بازخورد برای بهبود عملکرد در محل کار

۱۰. یادداشت بردارید

از یک دفترچه یادداشت یا دفترچه یادداشت برای ثبت مکالمات مهمی که دارید استفاده کنید. انجام این کار به ردیابی سطوح فرکانس و اثربخشی ارتباط شما کمک می کند. داشتن گزارش همچنین به شما این فرصت را می دهد که در مورد چگونگی رشد مهارت های خود در طول زمان فکر کنید.

مطالب مرتبط:  نکاتی موثر برای یادداشت برداری

۱۱. نظرات دیگر را بپذیرید

هر فردی پیشینه و دیدگاه منحصر به فردی دارد که از آن جهان را می بیند. این دیدگاه احتمالاً بر نحوه برخورد آنها با پروژه ها و وظایف در محل کار تأثیر می گذارد. هنگام همکاری با یک همکار یا رهبری یک تیم، ممکن است مواقعی پیش بیاید که ایده های شما در تضاد باشد. قبل از پیشنهاد ایده متفاوت، با احترام به نظرات دیگر گوش دهید. این نشان دهنده احترام به شخصی است که با او کار می کنید و احتمالاً باعث می شود که مکالمه بازتر شود.

۱۲. همدل باشید

همدلی توانایی درک احساسات دیگران به گونه ای است که گویی آنها متعلق به شما هستند. در حالی که دانستن دقیقا احساس دیگران می تواند چالش برانگیز باشد، سعی کنید موقعیت را از دیدگاه شخص دیگری تصور کنید. شما می توانید این کار را با توجه به آنچه مردم به شما می گویند و رفتار آنها هنگام برقراری ارتباط با آنها انجام دهید. سعی کنید همانطور که دوست دارید مردم با شما رفتار کنند با مردم ارتباط برقرار کنید.

بیشتر بخوانید:  چگونه در محل کار در ۷ مرحله همدل باشیم

۱۳. موقعیت های عاطفی را کاهش دهید

وقتی یک موقعیت را کاهش می دهید، استرس را برای همه افراد درگیر کاهش می دهید. مردم اغلب احساس می کنند که کار یا ایده هایشان بازتابی از خودشان است. به همین دلیل، دادن یا دریافت بازخورد گاهی اوقات می تواند احساسی باشد. در اینجا چند نکته برای کاهش شدت و آرام نگه داشتن ارتباطات وجود دارد:

• مطمئن شوید که هم سطح چشم هستید و روی طرف مقابل نمی ایستید.

• تنفس خود را آرام کنید و سرعت صحبت کردن خود را کاهش دهید.

• بر حجم صدای خود نظارت کنید.

• اگر متوجه ناامیدی در شخص دیگری شدید، از او بپرسید که چه احساسی دارد.

• به شخصی که با او صحبت می کنید اطمینان دهید که نیت شما مثبت و رشد محور است.

• از شخص بپرسید که آیا می خواهد لحظه ای خلوت باشد یا زمانی را برای به یاد آوردن خود.

۱۴. از زبان محتاطانه استفاده کنید

زبانی که قابل توجه است نشان می دهد که شما نسبت به طرف مقابل احساس احترام و برابری می کنید. در اینجا مواردی وجود دارد که می توانید هنگام برقراری ارتباط با دیگران رعایت کنید:

• فقط زمانی از اصطلاحات صنعتی استفاده کنید که معتقدید طرف مقابل معنی آن را می داند.

• هنگام تلاش برای مشارکت از کلماتی مثل “ما” استفاده کنید.

• در صورت امکان از کلمات تایید کننده استفاده کنید.

مطالب مرتبط:  چگونه فراگیر بودن را در محیط کار امروزی تمرین کنیم

۱۵. روانشناسی زبان بدن را مطالعه کنید

زبان بدن بخش مهمی از برقراری ارتباط با دیگران است. یادگیری نحوه تفسیر صحیح زبان بدن می تواند به شما کمک کند به طور کلی ارتباط موثرتری داشته باشید. در اینجا نکاتی برای استفاده از زبان بدن برای ایجاد احساس امنیت، باز و راحت در مکالمات وجود دارد:

• حفظ تماس چشمی.

• بازوهایتان را باز کنید

• از حرکات دست باز استفاده کنید.

• خود را در سطح چشم یا نزدیک به سطح چشم قرار دهید.

• با فردی که با او صحبت می کنید روبرو شوید.

• به طرز ظریفی وضعیت آنها را منعکس کنید.

بیشتر بخوانید:  ارتباط با نشانه های غیرکلامی: نمونه هایی از زبان بدن

۱۶. مختصر باشید

مختصر بودن به معنای مختصر و اطلاع رسانی است. ارتباطات محل کار واضح است. رمزگشایی و اولویت بندی بسیاری از کلمات و ایده ها در یک زمان ممکن است برای شخص دیگر چالش برانگیز باشد. از حکایات شخصی به اندازه کافی استفاده کنید و در درجه اول بر روی اطلاعاتی که می خواهید به اشتراک بگذارید تمرکز کنید.

۱۷. در ارتباطات نوشتاری از دقت استفاده کنید

اگر در حال نوشتن یادداشت یا ایمیل هستید، مستقیماً هدف ارتباط را در موضوع یا عنوان عنوان کنید. داشتن یک هدف یا دستورالعمل در بالای سند نیز توصیه می شود. اگر از شخصی درخواست می‌کنید که کاری را انجام دهد یا می‌خواهید کاری در تاریخ خاصی انجام شود، از شکستگی صفحه یا حروف درشت برای نشان دادن تمایل خود استفاده کنید. از یک سلام و پیام خداحافظی دوستانه استفاده کنید تا با شخصیت بمانید و متن ایمیل خود را دقیق نگه دارید.

بیشتر بخوانید:  راهنمای کامل برای ارتباطات نوشتاری موثر

۱۸. با ثبات عمل کنید

رفتار با ثبات به معنای حفظ روحیه ثابت و رفتار یکسان با مردم است. ثابت ماندن در استفاده از تکنیک‌های ارتباط مثبت می‌تواند شهرت شما را برای مشارکت‌پذیر بودن، آموزنده بودن و نزدیک‌پذیر بودن تقویت کند. حفظ تعاملات منسجم با دیگران می تواند به قابلیت دسترسی کلی شما بیفزاید.

موارد مرتبط:  ۷ C ارتباط موثر (و چرا آنها مهم هستند)

۱۹. یادآوری ها را تنظیم کنید

برای تماس با افراد در محل کار، یادآورهایی را در تقویم خود تنظیم کنید. به اشتراک گذاری اطلاعات با دیگران می تواند به ایجاد یک محیط مشارکتی کمک کند. همچنین می تواند دانش و مهارت جمعی را که گروهی از افراد دارند بهبود بخشد.

۲۰. با یک مربی مشورت کنید

به کسی که می‌شناسید فکر کنید که در ارتباطات عالی است. اگر از او بپرسید این شخص می تواند راهنمای یا مربی شما باشد. زمانی که سعی می کنید مهارت های خود را تقویت کنید، از آن شخص ایده بخواهید. با آنها در مورد اینکه چگونه معمولاً به دیگران جهت، اطلاعات و بازخورد می دهید صحبت کنید. آنها احتمالاً توصیه یا نکاتی دارند که می تواند به شما در بهبود سبک خود کمک کند.

۲۱. خارج از محل کار تمرین کنید

مهارت های ارتباطی خود را در خارج از محل کار با انجام تمرینات ساختگی تمرین کنید. می‌توانید سخنرانی عمومی و مکالمات فردی را تمرین کنید و بازخورد ارائه دهید. همچنین می توانید ایمیل نویسی حرفه ای را بررسی کنید. سعی کنید این کار را با یک دوست قابل اعتماد، شخصی با تجربه در صنعت یا یک مربی حرفه ای انجام دهید.

مطالب مرتبط:  راهنمای بهبود ارتباطات تیمی در محل کار

۲۲. متخصصان را بیابید

می توانید از کارشناسان صنعت بینش کسب کنید. کتاب و مقاله بخوانید یا در سمینارهایی در مورد ارتباطات در محل کار شرکت کنید. کارشناسان در این زمینه به به روز رسانی بهترین شیوه ها برای انعکاس تغییرات در آداب محیط کار ادامه می دهند.

مطالب مرتبط:  ۱۰ مزیت ارتباط موثر در محیط کار

نکاتی برای تقویت مهارت های ارتباطی

تأمل در گفتار و اعمال خود بخش مهمی از قوی نگه داشتن مهارت های ارتباطی شما است. در اینجا نکاتی برای اطمینان از برقراری ارتباط خوب وجود دارد:

• از خود بپرسید که آیا می توانستید بهتر عمل کنید؟ پرسیدن این سوال امکان تفکر و خودآگاهی را فراهم می کند. اگر فکر می کنید می توانستید بهتر عمل کنید، تصور کنید که چگونه و سپس سعی کنید در آینده از این استراتژی ها استفاده کنید.

• از منظری متفاوت به یک سناریو فکر کنید. همیشه سعی کنید تصور کنید که اگر نقش دیگری را ایفا کنید چه احساسی خواهید داشت. در مورد احساسات خود در یک سناریو فکر کنید اگر کسی با شما همانگونه صحبت کرد که شما با آنها صحبت کردید.

• روی افتخار کردن مربیان خود تمرکز کنید. به یک فرد مثبت در زندگی خود فکر کنید که شما را راهنمایی کرده است، مانند والدین، پدربزرگ و مادربزرگ، مربی یا معلم. اگر آن شخص آنجا بود و می توانست نحوه برقراری ارتباط شما را ببیند، در نظر بگیرید که آیا گفتار و اعمال شما می تواند باعث شود که او از رفتار شما احساس غرور کند.