راهنمای بهبود ارتباطات تیمی در محل کار

ارتباط تیمی موثر برای ایجاد و حفظ روابط در محل کار مهم است. هنگامی که به طور واضح، آشکار و منظم با همکاران خود ارتباط برقرار می کنید، می توانید اطمینان حاصل کنید که همه می دانند اهداف فعلی تیم شما چیست و چگونه به آنها دست یابید.

در این مقاله از ایوسی، به بررسی ارتباطات تیمی می پردازیم و نکاتی را برای بهبود ارتباطات تیمی در محیط کار ارائه می دهیم.

ارتباطات تیمی چیست؟

ارتباط تیمی، تعامل شفاهی و نوشتاری است که با همکاران خود برقرار می کنید. این می تواند شامل جلسات، گفتگوهای یک به یک یا مکاتبات کتبی مانند ایمیل باشد. ارتباط تیمی موثر یک تمرین حیاتی در محل کار است. این می تواند به تشویق همه اعضای تیم برای مشارکت در پروژه ها و به اشتراک گذاری ایده های خود کمک کند، که ممکن است منجر به سطوح بالاتر همکاری و بهره وری در محل کار شود.

روش های موثر ارتباط تیمی

ارتباط تیمی می تواند به اشکال مختلف باشد و انواع خاصی از ارتباطات ممکن است برای موقعیت های مختلف بهتر عمل کنند. به عنوان مثال، اگر بخواهید به تیم خود اطلاع دهید که یک مهلت تغییر کرده است، ممکن است یک ایمیل موثرتر از جلسه تیم باشد. برخی از رایج ترین اشکال ارتباط تیمی عبارتند از:

• جلسات باز
• ایمیل ها
• جلسات یک به یک
• مکالمات در محل کار
• جلسات آموزشی

جلسات باز

یک جلسه آزاد به همه اعضای تیم اجازه می دهد تا ایده های خود را به اشتراک بگذارند و نظرات خود را در مورد یک پروژه یا فرآیند خاص بیان کنند. این معمولا مستقیم ترین راه برای برقراری ارتباط با اعضای تیم شما است.

ایمیل ها

وقتی می‌خواهید به‌روزرسانی‌های کوچکی را که نیازی به برگزاری جلسه برای بحث و گفتگو ندارند، به اشتراک بگذارید، ارتباط از طریق ایمیل سریع است و اغلب ترجیح داده می‌شود. همچنین یک رکورد دائمی در اختیار شما قرار می دهد که بعداً می توانید به آن مراجعه کنید.

جلسات یک به یک

برخی از جلسات زمانی موثرتر هستند که به صورت مکالمه مستقیم انجام شوند. به عنوان مثال، اگر یک رهبر مجبور باشد انتقاد سازنده ای ارائه دهد، ممکن است یک جلسه انفرادی را برای ایجاد یک محیط خصوصی تر انتخاب کند.

مکالمات در محل کار

صرف گفتگوهای منظم در محل کار می تواند به شما کمک کند روابط خود را با همکاران تقویت کرده و ارتباطات سازنده را تشویق کنید. با ایجاد یک محیط پذیرا، می توانید به اعضای تیم خود اطلاع دهید که می توانند برای درخواست کمک یا در میان گذاشتن هر گونه نگرانی نزد شما بیایند.

جلسات آموزشی

جلسات آموزشی می تواند به اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم وظایف و اهداف شغلی خود را درک می کنند و مکانی را برای سؤالات کارکنان ارائه می دهند. تمرین منظم می تواند سطح بهره وری کل تیم شما را بهبود بخشد.

مرتبط: ۱۰ مهارت ارتباطی برای موفقیت شغلی

نکاتی برای بهبود ارتباط با اعضای تیم

با برقراری ارتباط منظم، می توانید همکاران خود را تشویق کنید که بیشتر با هم کار کنند و مهارت های کار گروهی قوی تری را تقویت کنید. در اینجا چند راه برای ایجاد ارتباط موثر بین تیم خود آورده شده است:

• یک محیط باز را تشویق کنید.
• از بازخورد دو طرفه استفاده کنید.
• نقش ها و مسئولیت ها را روشن کنید.
• تمرینات تیم سازی را تسهیل کنید.
• از زبان بدن استفاده کنید.
• از لحن مناسب استفاده کنید.

یک محیط باز را تشویق کنید

یک محیط باز و دلپذیر اعضای تیم را دعوت می کند تا نزد رهبر بیایند و صداقت و شفافیت را تشویق می کند. برخی از مزایای این نوع سیاست عبارتند از دسترسی، جریان باز ارتباطات، دسترسی سریع به اطلاعات و فرهنگ روابط کاری نزدیک.

مرتبط: مهارت های رهبری: تعاریف و مثال ها

از بازخورد دو طرفه استفاده کنید

اگر توصیه یا دستورالعملی برای فردی در تیم خود دارید، اگر به سراغ آن شخص بروید و مستقیماً در مورد موضوع صحبت کنید، ممکن است موفقیت بیشتری کسب کنید. توانایی ارائه بازخورد سازنده و دقیق در مورد پروژه های فعلی در بهبود ارتباطات تیمی بسیار مهم است. به عنوان مثال، وقتی می بینید که یکی از اعضای تیم به هدفی دست یافته است، تشویق کنید. اگر بازخورد شفاهی ارائه می دهید، آن را با بازخورد کتبی دنبال کنید، زیرا این کار سابقه ای از آنچه باید انجام شود را ارائه می دهد و همکار شما را تشویق می کند که پاسخ دهد.

همچنین دیگران را تشویق کنید تا در مورد کار و اقدامات شما بازخورد ارائه کنند. این باید به شما اطلاع دهد که آیا به وضوح با اعضای تیم خود ارتباط برقرار می کنید یا خیر و مشخص می کند که کجا می توانید ارتباطات خود را بهبود بخشید.

نقش ها و مسئولیت ها را روشن کنید

وقتی همه متوجه شوند که چه نقشی در بر می گیرد، هم برای شما و هم برای اعضای تیمتان انجام وظایف آسان تر خواهد بود. روشن کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها به عملکرد مؤثر تیم کمک می‌کند و می‌تواند برای اعضای تیم شما در صورت عدم اطمینان از کاری که انجام دهند، درخواست راهنمایی را آسان‌تر کند.

تمرینات تیم سازی را تسهیل کنید

کارهای سرگرم کننده برای ایجاد روحیه تیمی انجام دهید. این می تواند شامل فعالیت های سنتی باشد – مانند ایفای نقش یا تکمیل یک مسیر مانع – یا ممکن است شامل فعالیت های غیررسمی مانند بازی کلمات یا بازی های رومیزی باشد. تمرین‌های تیم‌سازی نه تنها باعث ایجاد روحیه می‌شود، بلکه ارتباط شفاف را تشویق می‌کند، محیطی را ایجاد می‌کند که در آن همه احساس می‌کنند در نتیجه سرمایه‌گذاری کرده‌اند، حس مسئولیت‌پذیری قوی ایجاد می‌کند و تیم را تشویق می‌کند تا برای دستیابی به اهداف شما سخت‌تر کار کنند.

مطالب مرتبط: ۶ ایده برای فعالیت های تیم سازی

از زبان بدن استفاده کنید

زبان بدن و سایر اشکال ارتباط غیرکلامی می تواند به همان اندازه مهم باشد که شما به تیم خود می گویید. اطمینان حاصل کنید که زبان بدن شما با پیام شما مطابقت دارد، به خصوص اگر در تلاش برای تشویق یا راهنمایی دیگران در تیم خود هستید. به عنوان مثال، صاف بایستید و بنشینید، تماس چشمی برقرار کنید، سر خود را تکان دهید و لبخند بزنید.

همچنین می توانید از دستان خود برای تقویت پیام خود استفاده کنید. حرکات دست نشان می دهد که متوجه می شوید در مورد چه چیزی صحبت می کنید و اعتماد به نفس خود را نشان می دهید. حرکات خود را واضح و قابل درک نگه دارید. یک ژست فیزیکی کوچک می تواند حمایت زیادی برای اظهارات شما ایجاد کند.

مطالب مرتبط: مهارت های ارتباط غیرکلامی: تعاریف و مثال ها

از لحن مناسب استفاده کنید

نحوه بیان چیزی می تواند بر میزان استقبال اعضای تیم از پیام شما تأثیر بگذارد. هنگام صحبت با تیم خود از لحن صدایی مطمئن و دوستانه استفاده کنید تا به آنها کمک کنید احساس کنند یک همکار ارزشمند هستند.

بیان صریح هنگام برقراری ارتباط با اعضای تیم می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که آنها به طور کامل آنچه را که به آنها می گویید درک می کنند. از زبانی واضح و قابل فهم استفاده کنید و مطمئن شوید که پیامی که ارسال می کنید همان پیامی است که آنها دریافت می کنند.

شما همچنین می توانید از این تمرین به نفع خود در هنگام انجام ارائه استفاده کنید. ارائه های خوب نشان می دهد که شما به آنچه می گویید اعتقاد دارید، که می تواند به تشویق اعضای تیم شما برای پیروی از ایده های شما کمک کند.

مرتبط: ۱۰ مزیت ارتباط موثر در محیط کار