۱۰ مزیت ارتباط موثر در محیط کار

ارتباط موثر در محیط کار بخش جدایی ناپذیر یک کسب و کار کارآمد و موفق است. این تضمین می کند که همه وظایف و مسئولیت های خود را درک می کنند، به ایجاد روابط با مشتری و کارمند با کیفیت کمک می کند و کارکنان را درگیر و سازنده نگه می دارد. اگر می خواهند رضایت کارکنان را تضمین کنند و عملکرد بالا را ارتقاء دهند، صاحبان مشاغل باید ارتباطات مؤثر در سازمان خود را در اولویت قرار دهند.

در این مقاله از ایوسی، به بررسی این موضوع می پردازیم که ارتباط موثر در محل کار چیست، ۱۰ مزیت ارتباط موثر در محل کار و نکات ارتباطی که باید در نظر گرفته شود.

ارتباط موثر در محیط کار چیست؟

ارتباط موثر در محیط کار زمانی است که تبادل اطلاعات و ایده ها به نحوی کارآمد و مؤثر انجام شود. در حالی که اطلاعات و ایده ها اغلب در یک محیط کار رد و بدل می شوند، آنها نیز به روش دقیق ارسال و دریافت نمی شوند. ارتباط خوب نه تنها مستلزم انتقال اطلاعات، بلکه توانایی توضیح آن به گونه ای است که اطمینان حاصل شود که گیرنده شما را درک می کند.

ارتباط در محل کار شامل چندین روش مختلف برای انتقال و دریافت اطلاعات است. رایج ترین اشکال ارتباط در محیط کار عبارتند از:

• ارتباطات کتبی مانند یادداشت ها و ایمیل ها

• ارتباط شفاهی، مانند صحبت کردن با شخص دیگری

• ارتباط غیرکلامی، مانند تکان دادن سر برای نشان دادن درک

• مهارت های گوش دادن، از جمله گوش دادن فعال

علاوه بر این، یکی از مؤلفه‌های مهم ارتباطات در محل کار این است که کارکنان احساس کنند توسط مدیریت درک شده و شنیده می‌شوند. کارمندانی که احساس راحتی می کنند با سرپرستان و مدیران خود ارتباط برقرار می کنند، احتمالاً آنچه را که از آنها انتظار می رود درک می کنند و در طول روز سازنده باقی می مانند.

۱۰ مزیت ارتباط موثر در محل کار

چندین مزیت وجود دارد که ارتباطات موثر در محل کار برای سازمان فراهم می کند. این مزایا عبارتند از:

۱. کاهش تعارض

ارتباط موثر در محل کار می تواند به کاهش تعارض یا تنش در محل کار کمک کند. بیشتر درگیری‌ها به دلیل تاکتیک‌های ارتباطی ناکارآمد ایجاد می‌شوند که منجر به درک نادرست افراد از آنچه در ارتباط می‌شود، می‌شود. سوء تفاهم‌ها می‌تواند منجر به این شود که کارکنان یا سایر اعضای یک سازمان احساس کنند درک نشده‌اند، مورد بی‌احترامی قرار گرفته‌اند، مورد بی‌اعتنایی قرار می‌گیرند یا به سادگی به شیوه‌ای مورد انتظار عمل نمی‌کنند.

به عنوان مثال، اگر به یکی از اعضای تیم گفته شود که ۲۵ تماس در روز برقرار کند و به یکی دیگر از اعضای تیم در همان موقعیت گفته شود که ۵۰ تماس در روز برقرار کند، ممکن است کارمندی که بیشترین تماس را دارد احساس کند که از آن سوء استفاده شده است. با این حال، اگر رهبر تیم جلسه ای برگزار کند تا مشخص کند که هر کارمند چند تماس قرار است برقرار کند، همه کارمندان اطلاعات یکسانی را دریافت می کنند و فرصت کمتری برای ایجاد درگیری یا تنش وجود دارد.

مطالب مرتبط: مهارت های حل تعارض: تعریف و مثال

۲. افزایش مشارکت کارکنان

ارتباط موثر بیشتر از اطمینان از دریافت دقیق اطلاعات است. همچنین برای ایجاد ارتباط با دیگران و باز نگه داشتن خطوط ارتباطی بین کارمندان و سایر اعضای سازمان کار می کند. این در نهایت باعث ایجاد تعامل بهتر بین کارکنان می شود که می تواند منجر به افزایش رضایت کارکنان و فرهنگ شرکت سالم تر شود.

راه هایی که ارتباطات باعث بهبود مشارکت کارکنان می شود عبارتند از:

• به مدیریت کمک می کند تا اهداف و نیازهای کارکنان و انگیزه آنها را بهتر درک کند

• اطمینان حاصل می کند که مهارت ها و استعدادهای کارکنان شناسایی شده و در صورت امکان مورد استفاده قرار می گیرد

• ارتباط بین کارکنان را برای یک محیط کاری لذت بخش تر بهبود می بخشد

• روابط بهتری بین کارکنان و مدیریت و همچنین بین مدیریت و کارکنان سطح C سازمان ایجاد می کند

۳. بهبود بهره وری

کارمندانی که احساس می‌کنند با کارشان مرتبط هستند و درک روشنی از آنچه از آنها انتظار می‌رود دارند، به احتمال زیاد مولد و کارآمد هستند. هنگامی که کارکنان نقش یا انتظارات خود را در یک موقعیت درک نمی کنند یا منابع محدودی برای انجام وظایف خود دارند، اغلب احساس سردرگمی می کنند یا گویی نمی توانند کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. حصول اطمینان از اینکه اطلاعات به آسانی در دسترس است و به شیوه ای مؤثر منتقل می شود به کارکنان اجازه می دهد وظایف خود را به دقت انجام دهند و می تواند بهره وری را در سراسر سازمان افزایش دهد.

مطالب مرتبط: ۵ راه برای افزایش بهره وری شما (در کمتر از یک هفته)

۴. بهبود روابط با مشتری

ارتباط خوب در محل کار فقط به کارکنان سازمان مربوط نمی شود. ارتباط مؤثر نیز مستقیماً بر روابط مشتری تأثیر می گذارد. سازمان‌هایی که به خوبی با مشتریان یا مشتریان خود ارتباط برقرار می‌کنند، در مقایسه با شرکت‌هایی که ارتباط با مشتری را در اولویت قرار نمی‌دهند، به احتمال زیاد روابط محکمی ایجاد می‌کنند و مشتریان را حفظ می‌کنند. مشتریان به دنبال شرکت‌هایی می‌گردند که برای روابطشان ارزش قائل هستند و آنها را در مورد تغییرات به‌روز نگه می‌دارند و زمانی که احساس می‌کنند با این شرکت‌ها مرتبط هستند وفادارتر هستند.

مرتبط: راهنمای ارتباط با مشتری (با ۷ استراتژی موثر)

۵. فرهنگ محیط کار سالم

ارتباط موثر نقش مهمی در حفظ فرهنگ سالم محل کار دارد. بسیاری از محیط‌های کاری افرادی از همه فرهنگ‌ها، نژادها و عقاید مختلف را استخدام می‌کنند، و به طور طبیعی زمانی که تفاوت‌های زیادی وجود داشته باشد، درگیری ایجاد می‌شود. فرهنگ ارتباطات باز محیطی سالم و قابل قبول را پرورش می دهد که در آن همه کارکنان احساس یکسان و درک کنند.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد فرهنگ شرکت: مثال ها و نکات

۶. بهبود جهت برای کارکنان

ارتباطات باز در محل کار به کارکنان این اطمینان را می دهد که نقش خود را در شرکت درک می کنند و جهت روشنی از نظر انتظارات از آنها دارند. این کار کارکنان را قادر می سازد تا اقدامات لازم را برای تکمیل وظایف خود و کمک به سازمان به عنوان یک کل انجام دهند.

مطالب مرتبط: چگونه نقش ها و مسئولیت های تیم را در ۴ مرحله تعریف کنیم

۷. افزایش رضایت شغلی کارکنان

کارمندانی که بخشی از سازمانی هستند که ارتباطات خوبی را در محل کار انجام می دهند، به احتمال زیاد افزایش رضایت شغلی را تجربه می کنند. یک محیط شفاف و قابل اعتماد با ایجاد یک محیط کاری هماهنگ که کار کردن در آن لذت بخش است و کارکنان را در موقعیت های خود مشغول نگه می دارد، از رضایت کارکنان حمایت می کند.

مطالب مرتبط: کلید رضایت کارکنان و چگونگی دستیابی به آن

۸. افزایش نوآوری

مکان‌های کاری که کارکنان را تشویق می‌کنند تا نظرات و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند، نسبت به مکان‌هایی که این کار را نمی‌کنند، نوآوری بیشتری را تقویت می‌کنند. کارمندانی که احساس قدرت می‌کنند تا به شیوه‌های مختلف صحبت کنند و فکر کنند، اغلب ایده‌ها و استراتژی‌های معناداری را ارائه می‌کنند که نه تنها به کارکنان بلکه به کل سازمان کمک می‌کند.

مرتبط: مهارت های نوآوری: تعریف و مثال

۹. تقویت تیم سازی

به منظور کار موثر با یکدیگر، اعضای تیم باید بدانند که می توانند به سایر اعضای تیم خود اعتماد کنند. ارتباطات یکی از اجزای اصلی اعتماد است و تضمین می کند که همه از نظر انتظارات و وظایف تیم درک یکسانی دارند. دستورالعمل‌های واضحی که به طور مؤثری ابلاغ می‌شوند به اعضای تیم کمک می‌کنند بدانند چگونه به عنوان بخشی از تیم رفتار کنند و در نهایت اعضای تیم را برای تلاش کاری هماهنگ‌تر به یکدیگر نزدیک‌تر کنند.

مطالب مرتبط: ۵۰ بازی تیم سازی که کارمندان شما از آن لذت خواهند برد

۱۰. بهبود برداشت عمومی

شرکت هایی که از نظر ارتباط داخلی و مشتریان از شهرت خوبی برخوردار هستند، اغلب از نظر عمومی قوی و مثبت برخوردار هستند. این به جذب استعداد به شرکت کمک می کند و حتی می تواند علاقه سرمایه گذاران و بانک ها را افزایش دهد.

مرتبط: مدیریت برداشت: تعریف، تکنیک ها و مثال ها

نکاتی برای ارتباط موثر در محل کار

نکات زیر برای افزایش ارتباطات موثر در محل کار باید در نظر گرفته شود:

گوش دادن فعال را تمرین کنید

گوش دادن فعال یکی از جنبه های مهم ارتباط خوب است و اطمینان می دهد که کارکنان در محل کار احساس درک و شنیدن می کنند. مهارت های خوب گوش دادن از به اشتراک گذاری اطلاعات به روشی موثر پشتیبانی می کند و باعث تقویت ارتباط کلی در محل کار می شود.

بازخورد مثبت ارائه دهید

بسیاری از شرکت‌ها اهمیت انتقاد سازنده را درک می‌کنند، اما ارائه بازخورد مثبت به کارکنان برای تقویت ارتباطات و همچنین تلاش کاری کارکنان نیز مهم است. بازخورد مثبت به مدیران این فرصت را می‌دهد تا به روش‌هایی اشاره کنند که در آن کارمندان کار خود را به خوبی انجام می‌دهند و این احتمال را افزایش می‌دهد که کارمندان هر موضوعی را که پیش می‌آیند به زبان بیاورند.

مرتبط: اهمیت بازخورد مثبت و نحوه ارائه آن به دیگران

جلسات حضوری داشته باشید

ارسال یک ایمیل برای انتقال پیام آسان است، اما انجام این کار تضمین نمی کند که گیرنده به طور کامل آنچه را که در حال انتقال است می فهمد. جلسات حضوری فرصتی برای شفاف سازی و تشویق کارمندان به برقراری ارتباط موثرتر با دیگران فراهم می کند.