۱۲ چالش مدیریت پروژه و نحوه حل آنها

پروژه ای موفق است که تمام الزامات مورد توافق را برآورده کند، به موقع به پایان برسد و هزینه های آن در حد بودجه باشد. همانطور که یک تیم در تلاش برای تکمیل یک پروژه است، احتمالاً با چالش های مختلفی روبرو می شود که ممکن است مانع تحقق این پارامترهای موفقیت شود. به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول پیش‌بینی موانع احتمالی، طراحی برنامه‌های احتمالی و اجرای راه‌حل‌هایی برای غلبه بر مشکلاتی هستید که پیش می‌آیند.

در این مقاله از ایوسی، ۱۲ چالش رایجی که ممکن است در طول عمر یک پروژه با آن مواجه شوید را بررسی می کنیم و نکاتی را ارائه می دهیم که می توانید برای حل هر یک از آنها استفاده کنید.

۱۲ چالش رایج مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک فرآیند چند وجهی است که شامل مراحل متعددی است؛ شروع، برنامه ریزی، اجرا، بسته شدن و نظارت. چالش‌هایی ممکن است در هر مرحله از فرآیند ایجاد شوند و یافتن راه‌حل‌هایی برای چنین مشکلاتی یکی از وظایف اصلی مدیر پروژه است. در اینجا، ۱۲ چالش متداول مدیریت پروژه و آنچه که می توانید برای حل هر یک از آنها انجام دهید را در نظر بگیرید:

۱. خزش دامنه

خزش دامنه زمانی اتفاق می‌افتد که دامنه پروژه فراتر از تعریف یا اهداف اصلی آن باشد. معمولاً زمانی اتفاق می افتد که ذینفعان تغییراتی در پروژه بخواهند. هر گونه تغییر در برنامه پروژه می تواند باعث سردرگمی شود، هزینه منابع را افزایش دهد و انجام ضرب الاجل ها را دشوار کند.

اگر بتوانید از خزش دامنه جلوگیری کنید، می توانید شانس خود را برای تکمیل یک پروژه به موقع و با بودجه افزایش دهید. برای جلوگیری یا مدیریت خزش دامنه، استراتژی های زیر را در نظر بگیرید:

• الزامات و اهداف پروژه را به وضوح تعریف کنید.

• یک برنامه زمانی ایجاد کنید که شامل هر مرحله از فرآیند باشد.

• مشتریان یا ذینفعان را در برنامه ریزی پروژه مشارکت دهید.

• از ابزارهایی مانند نمودار گانت برای برنامه ریزی و پیگیری پروژه ها استفاده کنید.

• با ذینفعان ارتباط برقرار کنید که چگونه تغییرات محدوده ممکن است بر مهلت‌ها و بودجه‌ها تأثیر بگذارد.

• از تغییرات پروژه که ممکن است باعث تاخیر یا هزینه های غیر منطقی شود خودداری کنید.

مطالب مرتبط: مدیریت محدوده پروژه چیست؟ (و چرا مهم است)

۲. ارتباط ضعیف

ارتباط قوی یکی از کلیدهای تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه است. با مهارت های ارتباطی نوشتاری و شفاهی توسعه یافته، یک مدیر پروژه می تواند به طور موثر دستورالعمل ها را ارائه دهد، اطلاعات جمع آوری کند و ذینفعان را به روز کند. در غیر این صورت، تیم آنها ممکن است گیج شود و منجر به تاخیر شود.

بهبود ارتباط بین همه طرف های درگیر در یک پروژه از طریق:

• استفاده از ابزارهای مشارکتی و نرم افزار مدیریت پروژه برای به روز رسانی اعضای تیم

• ارائه بازخورد مکرر در مورد عملکرد کارکنان

• تهیه یک برنامه ارتباطی و برنامه گزارش وضعیت برای ذینفعان

• انجام فعالیت های تیم سازی برای بهبود روابط و ارتباطات بین اعضای تیم

• شفاف بودن در مورد پیشرفت پروژه

به خاطر داشته باشید که ممکن است لازم باشد روش‌های ارتباطی خود را برای تطبیق با سبک‌های ارتباطی مختلف تنظیم کنید

مطالب مرتبط: اهمیت ارتباطات در مدیریت پروژه

۳. اهداف نامشخص

پروژه ها تنها در صورتی می توانند موفق باشند که تیم اهداف کاملاً تعریف شده و قابل اندازه گیری داشته باشد تا روی آن کار کند. در حالت ایده آل، هر عضو تیم از هر هدف پروژه و انتظارات دقیق ذینفعان در مورد هر یک آگاه است. در غیر این صورت، آنها ممکن است زمان و منابع غیرضروری را صرف تلاش برای انجام کاری کنند که ارزش مورد نظر را فراهم نمی کند.

ابداع و ابلاغ اهداف پروژه واضح توسط:

• استفاده از روش SMART برای تعیین اهداف

• تعیین مشخصات پروژه از جمله جدول زمانی قبل از اجرا

• برای تعریف و بحث در مورد اهداف با تیم خود ملاقات کنید

• استفاده از نرم افزار برنامه ریزی پروژه برای تعیین اهداف و نقش هر یک از اعضای تیم در دستیابی به آنها

• شناسایی راه هایی برای نظارت بر پیشرفت، مانند نقاط عطف

مطالب مرتبط: نحوه استفاده از اهداف هوشمند به عنوان مدیر پروژه (۱۱ مثال)

۴. بودجه بندی ضعیف

برنامه ریزی مالی هوشمند و مدیریت ماهرانه هزینه برای اطمینان از استفاده مناسب از بودجه ضروری است. در مقابل، بودجه بندی ضعیف ممکن است منجر به نتایج نامطلوب شود. بدون تسلط قوی بر روی مسائل مالی، ممکن است تیم خود را با هزینه های بیش از حد مواجه کنید، که احتمالا باعث نارضایتی ذینفعان و جلوگیری از تکمیل موفقیت آمیز پروژه می شود.

برای جلوگیری از مشکلات مربوط به بودجه، این اقدامات را انجام دهید:

• بودجه خود را از قبل با استفاده از برآوردهای واقع بینانه برنامه ریزی کنید.

• پروژه های مشابه را مرور کنید تا بودجه آنها را با خودتان مقایسه کنید.

• از کارشناسانی مانند توسعه دهندگان نرم افزار یا متخصصان تضمین کیفیت که با برآورد هزینه و زمان برای نوع پروژه شما آشنا هستند، مشاوره دریافت کنید.

• منابع را مجدداً تخصیص دهید یا تأمین‌کنندگان، خدمات یا فروشندگان را در صورت نیاز تغییر دهید.

موارد مرتبط: ۷ دلیل برای اینکه چرا بودجه بندی برای کسب و کارهای موفق حیاتی است

۵. شکاف های مهارتی

ممکن است متوجه شوید که سطح مهارت برخی از اعضای تیم شما برای ارضای شایستگی های لازم برای تحقق اهداف پروژه کافی نیست. این وضعیت به عنوان شکاف مهارتی شناخته می شود. اگر فردی قادر به انجام وظایف نقش خود نیست، می توانید انتظار شکاف متناظر بین اهداف پروژه و نتایج پروژه را داشته باشید.

اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما از مهارت های کافی برای پروژه شما برخوردار هستند:

• ایجاد فهرستی از مهارت ها یا دانش مورد نیاز یک پروژه

• ارزیابی مهارت های فعلی کارکنان و ارائه آموزش در صورت نیاز

• تخصیص کارمندان برای انجام وظایف بر اساس نقاط قوت و تجربه

• برون سپاری یا استخدام نیروی اضافی برای تکمیل وظایف تخصصی

مطالب مرتبط: ۱۱ مهارت مدیریت پروژه برای برجسته کردن رزومه شما

۶. تحلیل ریسک ناکافی

تجزیه و تحلیل ریسک فرآیند پیش بینی عوامل بالقوه ای است که ممکن است به وجود بیایند و موفقیت یک پروژه را به خطر بیندازند. این یک بخش حیاتی از چرخه عمر پروژه است، اما این فرآیند به خودی خود در معرض خطرات خاصی است. برای مثال، عجله در تحلیل می‌تواند منجر به نادیده‌انگاری‌هایی شود که در پیش‌بینی موانع اصلی ناکام هستند. این به نوبه خود می تواند منجر به نقص در طرح پروژه، مسائل مالی یا متغیرهای ناشناخته شود.

تجزیه و تحلیل ریسک خود را با موارد زیر بهبود بخشید:

• تحقیق در مورد مسائل احتمالی که ممکن است یک پروژه یا تیم در هر مرحله از پروژه با آن مواجه شود

• توسعه اقدامات کنترلی برای جلوگیری از خطرات احتمالی

• ایجاد طرح های جایگزینی که می توانید در صورت تغییر پروژه از آن استفاده کنید

• دانستن اینکه چه منابعی برای به حداقل رساندن یا کنترل خطرات دارید

مرتبط: راهنمای تحلیل ریسک در مدیریت پروژه

۷. عدم پاسخگویی

مسئولیت پذیری به معنای مالکیت بر اعمال و نتایج آن است، به ویژه در مورد اشتباهات. بنابراین، یک فرد پاسخگو حاضر است با عواقب کاری که انجام داده است روبرو شود و تمام تلاش خود را برای حل مسائل بعدی که به وجود آمده است انجام دهد. وقتی رهبران و اعضای تیم مسئولیت پذیر نباشند، می توانند از چند طریق مانع پیشرفت شوند. یکی آسیب زدن به روحیه تیم است که ممکن است عواقب اشتباهات یک فرد خاص را جذب کند. مورد دیگر با کاهش بهره وری است، زمانی که منابع پروژه به تلاش برای شناسایی علت یک مشکل هدایت می شوند.

پاسخگویی تیم خود را در یک پروژه با موارد زیر بهبود دهید

• تعیین وظایف واضح به هر یک از اعضای تیم

• ایجاد یک هدف مشترک و کمک به تیم خود برای رسیدن به آن

• ایجاد مسئولیت پذیری در گردش کار پروژه به طوری که اعضای تیم نقش ها و مسئولیت های خود را درک کنند

• رهبری کردن با مثال به طوری که اعضای تیم شما درک کنند که تا زمانی که مسئولیت اشتباهات را بر عهده بگیرند، انجام اشتباهات قابل قبول است.

• ایجاد اعتماد بین اعضای تیم به طوری که همه از صادق بودن با یکدیگر احساس راحتی کنند

مطالب مرتبط: تعریف مسئولیت پذیری در مدیریت

۸. عدم مشارکت ذینفعان

تعامل با ذینفعان فرآیندی است که طی آن ذینفعان پروژه – کسانی که منافع خاصی در پروژه دارند، مانند مشتری – با تیم همکاری و ارتباط برقرار می کنند.

مشارکت ذینفعان مهم است زیرا آنها می توانند ورودی هایی را ارائه دهند که پروژه را به سمت بهترین نتیجه ممکن هدایت کند. چندین چالش دیگر که پروژه ها با آن روبرو هستند، مانند اهداف نامشخص و تحلیل ناکافی ریسک، زمانی به وجود می آیند که ذینفعان به اندازه کافی درگیر نباشند.

برای اطمینان از مشارکت ذینفعان این مراحل را دنبال کنید:

• مشارکت دادن ذینفعان در فرآیند برنامه ریزی پروژه.

• مرتباً با ذینفعان ارتباط برقرار کنید و به‌روزرسانی‌های منظم پروژه را به آنها ارائه دهید.

• مستقیماً از مشتریان بازخورد آنها را در مورد هر مرحله پروژه بخواهید.

۹. ضرب الاجل غیر واقعی

مهلت غیرواقعی، تاریخ سررسید پروژه است که با توجه به مشخصات و الزامات، برآوردن آن غیرممکن یا غیرمنطقی است. وقتی یک تیم با ضرب‌الاجل‌های غیرواقعی مواجه می‌شود، مجبور می‌شوند فعالیت‌های خود را به گونه‌ای فشرده کنند که کیفیت کارشان را به خطر بیندازند. در نتیجه، وضعیت نهایی پروژه احتمالاً کمتر از انتظارات مشتری است.

اطمینان حاصل کنید که ضرب الاجل های واقعی را در موارد زیر تعیین کرده اید:

• اولویت بندی وظایف

• ایجاد زمان اضافی در ضرب الاجل خود برای در نظر گرفتن موانع احتمالی

• نهایی کردن ضرب الاجل ها با اعضای تیم مربوطه

• بحث در مورد نگرانی های مربوط به ضرب الاجل با ذینفعان قبل از شروع پروژه

• استفاده از تقویم پروژه برای برنامه ریزی و مدیریت برنامه ها و ضرب الاجل ها

مطالب مرتبط: زمان تخمینی برای تکمیل (ETC): تعریف و روش ها

۱۰. کاستی های تکنولوژیکی

امروزه نرم افزار مدیریت پروژه برای برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت پیشرفت پروژه ضروری است. برای تیم های پروژه غیرمعمول نیست که با نرم افزار و سایر ابزارهای فنی که برای کمک به مدیریت چرخه عمر پروژه انتخاب کرده اند، با مشکلاتی مواجه شوند. از آنجایی که مجبور به استفاده از فناوری ناکافی می شوند، ممکن است با تاخیرهای ناشی از ناامیدی، کندی ارتباطات و یادگیری اضافی مورد نیاز برای ایجاد راه حل مواجه شوند.

با انتخاب یک برنامه موثر که نیازهای خاص را برآورده می کند، از کاستی های فن آوری اجتناب کنید یا آنها را برطرف کنید:

• زمان پیگیری

• عملکرد در چندین دستگاه

• سفارشی سازی

• ادغام با ابزارها و نرم افزارهای موجود

• کانال های ارتباطی تیم

• برنامه ریزی

• قابلیت جستجو

• اطلاعیه

• آسان برای استفاده

ویژگی هایی را که برایتان ارزش بیشتری قائل هستید اولویت بندی کنید و یک برنامه مدیریت پروژه پیدا کنید که نه تنها شامل آن ویژگی ها باشد، بلکه متناسب با بودجه شما باشد.

موارد مرتبط: ۲۴ بهترین ابزار نرم افزار مدیریت پروژه رایگان 

۱۱. زمان بندی درگیری ها

تعارض برنامه ریزی موقعیتی است که در آن دو یا چند اولویت برای زمان و توجه شما با هم رقابت می کنند. اگر تیم یا شرکت شما همزمان روی چندین پروژه کار می کند، ممکن است با تضادهای زمان بندی مواجه شوید. در نتیجه، یک یا چند پروژه ممکن است در تخصیص منابع با تاخیر و مشکلات مواجه شوند.

منابع پروژه را به طور موثر به اشتراک بگذارید و پروژه خود را در برنامه زمانبندی نگه دارید:

• هماهنگی برنامه و نیازهای پروژه خود با سایر مدیران پروژه

• بررسی برنامه تعطیلات و زمان استراحت اعضای تیم برای جلوگیری از غیبت های غیرمنتظره

• استفاده از برنامه ریز تقویم آنلاین برای سازماندهی چندین پروژه و منابع آنها به طور همزمان

۱۲. عدم قطعیت

عدم قطعیت شرایطی است که در آن ذینفعان، از جمله اعضای تیم، در مورد هر جنبه ای از پروژه ای که روی آن کار می کنند مطمئن نیستند. آنها ممکن است در مورد توانایی تیم برای دستیابی به اهداف، تأثیر بالقوه پروژه در زمان تکمیل یا استفاده از منابع مرتبط با پروژه احساس عدم اطمینان کنند. هنگامی که عدم اطمینان ایجاد می شود، می تواند روحیه همه افراد درگیر را تحت تأثیر قرار دهد، که می تواند منجر به نتایج ضعیف پروژه شود.

کاهش عدم قطعیت با نظارت بر پیشرفت و ردیابی معیارها، مانند:

• نرخ سوزاندن، یا اینکه چقدر سریع منابع بودجه خود را خرج می کنید

• ساعت ها و هزینه های تخمینی در مقابل ساعت ها و هزینه های واقعی

• حجم کار کارمندان برای اطمینان از اینکه هر یک از اعضای تیم دارای تعداد متعادلی از وظایف هستند

مرتبط: روش های موثر برای افزایش اطمینان و قطعیت در زندگی و کار