تجزیه و تحلیل ریسک در مدیریت پروژه: مراحل و مزایا

تغییرات در روند، فناوری و آب و هوا بر بسیاری از پروژه‌هایی که شرکت‌ها تکمیل می‌کنند تأثیر می‌گذارد و برنامه‌ریزی مناسب برای کاهش خطرات می‌تواند به آنها کمک کند تا با این تغییرات سازگار شوند. افراد در نقش ها و صنایع مختلف از تجزیه و تحلیل ریسک به عنوان یک ابزار برنامه ریزی استفاده می کنند که به آنها کمک می کند به مشکلات غیر منتظره پاسخ مناسب دهند. درک تحلیل ریسک در مدیریت پروژه می تواند به شما کمک کند تا مسائل را قبل از وقوع آنها شناسایی کنید، که می تواند در زمان و هزینه یک شرکت صرفه جویی کند.

در این مقاله از ایوسی، به تعریف تحلیل ریسک در مدیریت پروژه می پردازیم، نحوه انجام تحلیل های کمی و کیفی ریسک را مورد بحث قرار می دهیم و اهمیت آنها را در مدیریت پروژه توضیح می دهیم.

تحلیل ریسک در مدیریت پروژه چیست؟

تجزیه و تحلیل ریسک در مدیریت پروژه، نظارت ساختاری بر ریسک هایی است که ممکن است بر مهلت ها و کیفیت پروژه تأثیر بگذارد. تجزیه و تحلیل ریسک, ریسک ها را تعریف می کند، احتمال وقوع آنها را ارزیابی می کند، گام هایی را که باید برای اجتناب از آن خطرات برداشته شود و نحوه رسیدگی به آنها را در صورت بروز مشخص می کند. موفقیت یک پروژه اغلب به کیفیت تجزیه و تحلیل ریسک بستگی دارد زیرا یک ریسک غیرمنتظره می تواند بر پروژه تأثیر منفی بگذارد. شما می توانید اطلاعات حیاتی و دقیق را از منابع مختلف مانند طرح های پروژه، پیش بینی فروش، صورت های مالی و پروتکل های امنیتی دریافت کنید.

تجزیه و تحلیل ریسک شامل تعیین تأثیر کمی و کیفی ریسک های شناسایی شده است و نیازهای پروژه ممکن است تعیین کند که از کدامیک استفاده کنید. در اینجا هر نوع تجزیه و تحلیل چیست:

تحلیل کمی ریسک

تجزیه و تحلیل کمی ریسک یک بررسی آماری از تأثیر یک ریسک بر کل پروژه است که به داده‌های عینی، عددی و قابل اندازه‌گیری منجر می‌شود. نتایج مختلف پروژه را با استفاده از ابزارهای خاص برای نتایج دقیق تر در مورد تهدیدات احتمالی در نظر می گیرد. اندازه‌گیری تأثیر ریسک‌های بالقوه، ایجاد برنامه‌های مدیریت ریسک را ارتقا می‌دهد، که به کاهش عدم اطمینان در مورد موفقیت پروژه کمک می‌کند.

بیشتر بخوانید: تحلیل ریسک در تجارت چیست؟

تحلیل کیفی ریسک

تحلیل کیفی ریسک معمولاً شامل سازماندهی و طبقه بندی ریسک ها در ماتریسی است که احتمال، نتیجه و تأثیر هر ریسک را بر موفقیت کلی پروژه نشان می دهد. این روش به سیستم رتبه بندی موضوعی بستگی دارد که اجرای آن را نسبت به تحلیل کمی ریسک آسان تر می کند. می توانید مجموعه های پرسش و پاسخ را سفارشی کنید و زمینه موقعیتی را اضافه کنید تا پاسخ هایی متناسب با اهداف خود دریافت کنید.

نحوه انجام تحلیل کمی ریسک

برای تکمیل یک تحلیل کمی ریسک برای پروژه خود می توانید این مراحل را دنبال کنید:

۱. خطرات احتمالی را شناسایی کنید

ابتدا خطرات موجود و بالقوه ای را که ممکن است با آن مواجه شوید شناسایی و ارزیابی کنید. تعیین مناطق خطر بالقوه برای پروژه بسیار مهم است تا مشخص شود کدام روش تجزیه و تحلیل باید انجام شود. گذراندن هر مرحله از پروژه را در نظر بگیرید تا لیست کاملی از خطرات و نتایج بالقوه ایجاد کنید.

بیشتر بخوانید: ۸ روش شناسایی ریسک برای کشف ریسک های کسب و کار

۲. جمع آوری داده ها برای برآورد خطرات

هنگام جمع آوری داده ها، روشی را انتخاب کنید که به بهترین وجه برای پروژه شما مناسب باشد. می‌توانید با اعضای تیم و سایرین که پروژه‌های مشابهی را اجرا می‌کنند، درباره ریسک‌های بالقوه صحبت کنید، با کارشناسان مشورت کنید یا با افراد دارای تجربه در تحلیل ریسک در مدیریت پروژه مصاحبه کنید. همچنین می توانید معیارهای پروژه های گذشته را بررسی کنید و از داده ها برای محاسبه ریسک های آینده استفاده کنید.

۳. احتمال خطر و تأثیر را محاسبه کنید

پس از شناسایی خطرات، می توانید احتمال وقوع آنها را تعیین کنید. شما همچنین می توانید از محاسبه تأثیر این خطرات بر اساس هزینه آنها بهره مند شوید. محاسبه ارزش مالی هر ریسک به اولویت بندی ریسک هایی که محتمل تر و گران تر هستند کمک می کند. فرمول تعیین ارزش ریسک به صورت زیر است:

ارزش ریسک = احتمال رویداد x هزینه رویداد

به عنوان مثال، اگر احتمال بارش باران در روز رویداد شما ۴۵٪ باشد و انتقال رویداد به داخل خانه برای پروژه شما ۲۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان هزینه داشته باشد، می توانید ۲۰.۰۰۰.۰۰۰ را در ۰.۴۵ ضرب کنید تا ارزش ریسک ۹.۰۰۰.۰۰۰ تومان باشد.

مطالب مرتبط: نحوه تجزیه و تحلیل ریسک: مراحل و مزایا

۴. اهداف را بر اساس داده ها ایجاد کنید

پس از محاسبه ارزش هر ریسک، می توانید از این داده ها برای ایجاد اهداف برای پروژه استفاده کنید. تاثیر هر ریسک بر جدول زمانی و کیفیت پروژه را در نظر بگیرید و روش های مقرون به صرفه را برای مدیریت ریسک ها انتخاب کنید. به عنوان مثال، تیم شما ممکن است بودجه ای را تهیه کند که شما برای جلوگیری از خطر صرف هزینه های بیش از حد بر روی هزینه های منابع، بودجه ای را تهیه کنید.

۵. اهداف را مرور کنید

بررسی اهداف خود پس از مدتی ممکن است به شما کمک کند تا متوجه شوید که آیا روندها تغییر می کنند یا واریانس ها و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام دهید. چنین اقداماتی همچنین می تواند اثرات نامطلوب بر پروژه را کاهش دهد. می توانید از اطلاعات جدید برای محاسبه مجدد ارزش هر ریسک و ایجاد استراتژی های جدید برای نتایج بهینه استفاده کنید.

مرتبط: راهنمای قطعی شغل مدیریت ریسک

نحوه انجام تحلیل کیفی ریسک

برای تکمیل تحلیل ریسک کیفی برای پروژه خود می توانید این مراحل را دنبال کنید:

۱. فهرستی از خطرات ایجاد کنید

برای ایجاد لیستی از خطرات، می توانید داده های مرتبط و قابل اعتماد را برای برآوردهای دقیق جمع آوری کنید. آسیب پذیری سیستم ها و فرآیندهایی را که استفاده می کنید بررسی کنید. این خطرات ممکن است از منابع مختلفی ناشی شوند، از جمله:

• محدودیت های زمانی

• بی نظمی های آب و هوایی

• تناقضات بودجه

• مسائل پرسنلی

• تخصیص منابع

• محدوده پروژه

مطالب مرتبط: مدیریت ریسک: راهنمای قطعی

۲. احتمال ریسک را تعیین کنید

شما می توانید خطرات بالقوه ای را که تیم شما پیدا می کند با استفاده از یک مقیاس احتمال برای تعیین احتمال آنها ارزیابی کنید. به عنوان مثال، به هر ریسک یک رتبه احتمال بالا، متوسط ​​یا پایین اختصاص دهید. اگرچه ممکن است تعیین کمیت این امر دشوار به نظر برسد، اما می‌توانید بر اساس سایر داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنید، تخمین بزنید. به عنوان مثال، اگر تیم شما پروژه مشابهی را در سال گذشته بدون نیاز به منابع اضافی تکمیل کرد، می توانید تخمین بزنید که احتمال نیاز به منابع اضافی در سال جاری کم است.

۳. ایجاد یک ماتریس و طبقه بندی ریسک ها

پس از بدست آوردن احتمال، می توانید ریسک ها را در نمودار یا ماتریس سازماندهی کنید. یک ماتریس احتمال را در مقیاس کم (۰) تا زیاد (۱) ثبت می کند و شدت تأثیر یک ریسک را بر پروژه اندازه گیری می کند. استفاده از یک ماتریس می تواند به شما کمک کند خطرات را در دسته بندی سازماندهی کنید و ممکن است یک نمایش بصری برای وضوح بیشتر و تجزیه و تحلیل دقیق ارائه دهد. این دسته بندی ها عبارتند از:

• مناطق آسیب پذیر: هر پروژه دارای نقاط ضعف است. تجزیه و تحلیل ریسک می تواند به یک تیم کمک کند تا توجه خود را روی این زمینه ها متمرکز کند تا به تقویت آنها کمک کند.

• علل مشترک: برخی از خطرات اثرات مشابهی در مناطق مختلف پروژه دارند. به عنوان مثال، الگوهای آب و هوا بر خطر جابجایی رویداد در داخل خانه و خیس شدن تجهیزات تأثیر می گذارد.

• سطوح تأثیر: ریسک های مختلف می توانند تأثیر قابل توجهی بر کل پروژه داشته باشند. یک ریسک ممکن است بیش از دیگران برای شرکت هزینه داشته باشد.

مطالب مرتبط: نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک (به علاوه مزایای کلیدی و مثال)

۴. راه حل ها را اجرا کنید

هنگامی که احتمال، تأثیر و فوریت هر ریسک را تجزیه و تحلیل کردید، می توانید یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید. کاهش خطرات مستلزم برنامه ریزی دقیق است تا اطمینان حاصل شود که کل تیم می داند در صورت بروز خطرات خاص چه کاری انجام دهد. همچنین می توانید ریسک را بپذیرید یا اقداماتی را برای به اشتراک گذاشتن آن انجام دهید، مانند بیمه یا مشارکت.

۵. خطرات را ارزیابی کنید

ارزیابی داده هایی که جمع آوری می کنید، روش هایی که استفاده می کنید و اقداماتی که در تحلیل ریسک انجام می دهید ضروری است. ممکن است متوجه شوید که برخی از خطرات تغییر می کنند، خطرات جدیدی ظهور می کنند و برخی دیگر افزایش می یابند، کاهش می یابند یا دیگر وجود ندارند. سعی کنید اطمینان حاصل کنید که به طور مداوم پیشرفت پروژه را زیر نظر دارید و خطرات را برای شناسایی و پاسخ مناسب به تهدیدات جدید بررسی می کنید.

بیشتر بخوانید: ثبت ریسک در مدیریت پروژه چیست؟ (با مثال)

مزایای تجزیه و تحلیل ریسک در مدیریت پروژه

در اینجا چند روش مهم تحلیل ریسک در مدیریت پروژه آورده شده است:

• پیشرفت را تشویق می کند: یک برنامه مدیریت ریسک کامل و موفق به پروژه شما اجازه می دهد تا با انحرافات و شگفتی های کمی به جلو حرکت کند. وقتی خطرات و راه‌های کاهش آن‌ها را فهمیدید، می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا پروژه را ادامه دهید یا تغییراتی را انجام دهید.

• آگاهی ایجاد می کند: دانستن خطرات بالقوه به تیم شما اجازه می دهد تا مشکلات و ناکامی های پروژه را با افراد علاقه مند در میان بگذارد. اطمینان حاصل کنید که یک سیستم ارتباطی مناسب قرار داده اید که اعضای تیم را تشویق می کند تا خطرات شناسایی شده را گزارش کنند، بازخورد ارائه دهند و پاسخ های به موقع به تهدیدها را قبل و در زمان وقوع آنها ایجاد کنند.

• ریسک‌ها را قابل کنترل می‌کند: تجزیه و تحلیل ریسک‌ها فرصت‌هایی را ایجاد می‌کند تا تیم شما را برای مدیریت مسائل در صورت وقوع آماده کند و تأثیر آن را بر پروژه شما کاهش دهد. تحلیل ریسک ها در شروع پروژه را در نظر بگیرید تا احتمال تکمیل موفقیت آمیز آن را افزایش دهید.

• بدهی ها را به حداقل می رساند: در حالی که پیشرفت پروژه و کاهش تأثیر مالی ریسک ها نتایج سودمند تجزیه و تحلیل ریسک است، همچنین می تواند منجر به کاهش احتمال آسیب برای افراد درگیر در پروژه شود. تضمین امنیت برای اعضا، از جمله کارکنان و مشتریان، برای فرآیندهای کارآمد و مقرون به صرفه ضروری است.

• بهره وری را بهبود می بخشد: تکمیل تجزیه و تحلیل ریسک در مراحل اولیه می تواند تأثیر آن را بر مناطق پروژه مانند جدول زمانی و منابع نشان دهد. همچنین می تواند به تصمیم گیری شما در مورد مقدار یا هزینه منابع کمک کند.