جمع آوری اطلاعات فروش و گردآوری آن در گزارش فروش بخشی استاندارد از کار در مدیریت فروش یا تجارت است. این گزارش ها به تیم ها توصیف دقیقی از عملکرد و پیشرفت آنها به سمت اهداف ارائه می دهد. داشتن یک استراتژی گزارش دهی و دانستن نحوه تولید گزارش های مفید می تواند عملکرد شما را بهبود بخشد و به شما در شکل دادن به روش های فروش بلند مدت کمک کند.
در این مقاله از ایوسی، گزارش فروش و مزایای آن را مورد بحث قرار می دهیم و نکاتی را برای کمک به شما در ایجاد گزارش فروش دقیق ارائه می دهیم.
گزارش فروش چیست؟
گزارش فروش فرآیند گردآوری، خلاصه و سازماندهی اطلاعات مربوط به فروش یک شرکت است. شرکتها روشهای گزارشدهی فروش را برای ردیابی معیارهای کلیدی، شناسایی الگوها در دادههای فروش و اطلاعرسانی به استراتژیهای فروش کلی خود توسعه میدهند. گزارش های فروش می تواند شامل اطلاعات مختلفی در مورد آمار فروش باشد، از جمله:
- تعداد فروش
- ارزش کل فروش
- میانگین ارزش معامله
- تعداد فروش و افزونه ها
- تعداد ایمیل ها و تماس های خروجی
- میانگین زمان پاسخ دهی
- میانگین طول چرخه فروش
- تعداد چشم انداز فعلی
- تعداد تمدیدها
- نرخ تبدیل
- نرخ بازگشت محصول
گزارش فروش یک فرآیند مداوم است که نیاز به به روز رسانی های مکرر دارد. شرکت ها ممکن است گزارش های روزانه، هفتگی، سه ماهه یا سالانه را بسته به آنچه که می خواهند از داده ها بیاموزند تولید کنند. گزارش ها می توانند بر روی نمایندگان فروش فردی یا عملکرد کلی فروش شرکت تمرکز کنند. می توانید از گزارش های فروش برای بررسی عملکرد، ارائه به سهامداران و جلسات توسعه استراتژی استفاده کنید.
مطالب مرتبط: ۸ نوع گزارش فروش و کاربرد آنها
مزایای گزارش فروش چیست؟
گزارش های فروش مهم هستند زیرا آنها آگاهی از عملکرد کلی یک شرکت را ارتقا می دهند. بینش هایی که از ایجاد و بررسی گزارش های فروش به دست می آورید ممکن است:
-
ارتقای مسئولیت پذیری: ردیابی عملکرد تیم در گزارش های فروش، همه را تشویق می کند تا نسبت به اعداد فروش خود پاسخگو باشند. بررسی اطلاعات گزارشهای فروش، روندهای عملکرد فروشندگان را نشان میدهد که میتوانند از آن برای بهبود استفاده کنند.
-
برجسته کردن استراتژی های موفق: زمانی که یک شرکت استراتژی جدیدی را اجرا می کند، می تواند از گزارش های فروش برای تعیین اینکه چگونه تغییرات سیاست بر فروش تاثیر گذاشته است استفاده کند.
-
شناسایی چالش ها: اگر گزارش های فروش اعداد غیرمعمول کم را برای یک دوره خاص نشان دهد، فروشندگان می توانند به طور فعال منبع آن تغییرات را جستجو کنند و راه هایی را برای غلبه بر چالش ها شروع کنند.
-
بهبود دقت پیش بینی ها: جمع آوری داده ها در گزارش های فروش، روند پیش بینی فروش و پیش بینی رشد را در طول زمان ساده می کند.
-
پیشبرد ارتباطات تجاری: گزارش های فروش یک راه ساده برای جمع آوری و توضیح اطلاعات است. شرکای تجاری و کارمندان هر دو از گزارش های فروش برای درک وضعیت شرکت و ایجاد اهداف مشترک استفاده می کنند.
موارد مرتبط: گزارش های تماس فروش: عناصری که باید شامل شوند، مزایا و نکات
نحوه ایجاد گزارش فروش
هنگام تهیه اسناد گزارش فروش از این دستورالعمل ها به عنوان راهنما استفاده کنید:
۱. موضوعی را برای گزارش انتخاب کنید
در مورد نوع گزارش فروش که می خواهید ایجاد کنید تصمیم بگیرید و یک طرح برای موضوع کلی آن ایجاد کنید. از آنجایی که گزارشهای فروش میتواند شامل طیف وسیعی از معیارها و دادهها باشد، داشتن یک موضوع راهنمایی برای اینکه چه دادههایی باید گنجانده شود و چگونه آنها را تفسیر کرد، ارائه میکند. گزارش فروش که سود فروش یک شرکت را در سال مالی خلاصه میکند، محتوای متفاوتی نسبت به گزارش فروش که به عملکرد یک کارمند خاص میپردازد، دارد.
مطالب مرتبط: نحوه نوشتن گزارش فروش (با الگو و مثال)
۲. مخاطبان هدف را در نظر بگیرید
قبل از نوشتن گزارش، افرادی را که می خواهید گزارش را بخوانید، شناسایی کنید. بسته به مخاطب هدف خود، ممکن است آمارهای مختلفی را ارائه کنید و زمینه سفارشی سازی شده را اضافه کنید. گزارش فروش برای استفاده شخصی شما می تواند فرمت غیررسمی و زبان معمولی داشته باشد، در حالی که گزارش فروش برای سرمایه گذاران بالقوه به گرافیک حرفه ای و تجزیه و تحلیل داده های پیشرفته نیاز دارد. هر بخش یا فرد در یک کسب و کار ممکن است از داده های فروش متفاوت استفاده کند، بنابراین در هنگام تهیه یک برنامه گزارش دهی، در نظر بگیرید که چه اطلاعاتی برای مخاطب هدف بیشتر مرتبط است.
۳. معیارهای فروش را برای تمرکز روی آن انتخاب کنید
شاخص های کلیدی عملکرد را انتخاب کنید که به بهترین وجه به موضوع و مخاطبان شما متصل می شود. محدوده گزارش را تعیین کنید تا تصمیم بگیرید که چه تعداد معیار باید مشخص شود. به اندازه کافی معیارهای منحصر به فرد را انتخاب کنید تا خلاصه کاملی از موضوع خود ارائه دهید و از پرت کردن حواس خواننده با آمارهای نامرتبط جلوگیری کنید. بر مهم ترین داده ها با نشان دادن آن در بالای گزارش تاکید کنید، سپس جزئیات تکمیلی را که به موضوع کمک می کند اضافه کنید.
مرتبط: شاخص های کلیدی عملکرد (KPI): تعریف و مثال
۴. یک دوره فروش تعیین کنید
تاریخ شروع و تاریخ پایان داده های فروش را مشخص کنید. برای ارائه یک تحلیل منسجم و دقیق، از دوره فروش یکسان برای همه معیارها استفاده کنید. هنگامی که دوره فروش کلی گزارش را میدانید، بخشهای فرعی را برای نشان دادن چگونگی پیشرفت فروش در طول دوره فروش در نظر بگیرید. برای مثال، یک گزارش هفتگی ممکن است شامل نموداری باشد که نشان میدهد تیم هر روز در آن هفته چند فروش داشته است.
۵. محاسبات را انجام دهید
هنگام قرار دادن دادههای فروش در گزارش، محاسباتی را برای شناسایی روندها و مقایسه در نظر بگیرید. استفاده از داده های خام برای محاسبه معیارهای کلیدی درک هدف گزارش فروش را برای خواننده آسان تر می کند. به عنوان مثال، یک جدول با شماره فروش خام برای هر فروشنده اضافه کنید، سپس درصد کل فروش را که آنها کمک کرده اند محاسبه کنید. این محاسبات به گزارش ارزش میافزاید زیرا معنی دادههای خام را توضیح میدهد.
مطالب مرتبط: نحوه محاسبه فروش و چرایی اهمیت آن
۶. هر چیز پرت را در نظر بگیرید
داده های گزارش را تجزیه و تحلیل کنید و به دنبال اطلاعاتی باشید که می تواند صحت گزارش را مختل کند. تنظیماتی را انجام دهید تا نقاط پرت و تأثیر آنها بر داده ها را روشن کنید. اگر دفتر برای یک هفته تعطیل شود، ممکن است تعداد فروش آن ماه بسیار پایین باشد. تنظیم دادهها برای حذف آن هفته، اطلاعات دقیقتری از فروش را هنگام مقایسه جزئیات با ماههای گذشته بدون تعطیلی دفتر ارائه میدهد.
۷. شامل وسایل کمک بصری
نمودارهای دایره ای، نمودارهای میله ای و نمودارهای پراکندگی را اضافه کنید تا نمایشی بصری از داده های خود ارائه دهید. گنجاندن وسایل کمک بصری در گزارش فروش به خوانندگان این امکان را می دهد که داده ها را به سرعت پردازش کنند و روندهایی را که ممکن است با مشاهده صفحه گسترده اعداد متوجه نشوند شناسایی کنند. هنگام ایجاد نمودارها از رنگ های خنثی در همان پالت رنگی استفاده کنید تا گزارشی حرفه ای و از نظر بصری جذاب تهیه کنید.
مطالب مرتبط: نحوه استفاده از ارتباطات بصری در ۶ مرحله (نکات به علاوه)
۸. داده ها را کپشن و برچسب گذاری کنید
با زیرنویس هر بخش و افزودن برچسب به هر نمودار یا نمودار، زمینه اطلاعات را در گزارش فروش فراهم کنید. زیرنویس ها می توانند مختصر باشند و از زبان ساده برای افزایش خوانایی گزارش استفاده کنند. فقط اطلاعات مرتبطی را درج کنید که میتواند بر نحوه تفسیر یک خواننده از دادهها تأثیر بگذارد.
مرتبط: مهارت های ورود داده ها: تعریف و ۶ گام برای بهبود مهارت های شما
۹. یک خلاصه گزارش اضافه کنید
اهمیت گزارش را در یک خلاصه کتبی توضیح دهید. خلاصه گزارش داده های موجود در گزارش را بررسی می کند و معنای آن را روشن می کند. خلاصههای گزارش ممکن است شامل تجزیه و تحلیل اولیه دادهها و توضیحاتی در مورد چگونگی تأثیر اطلاعات فروش بر عملیات شرکت باشد. برخی از خلاصههای گزارش شامل توصیههایی برای نحوه تنظیم استراتژیهای فروش بر اساس روند دادهها هستند.
۱۰. کپی ها را ذخیره کنید
چندین نسخه از گزارش فروش ایجاد کنید و آنها را در سوابق خود ذخیره کنید. این به شما امکان می دهد هنگام تهیه گزارش های آینده، داده ها را بررسی کرده و پیشرفت را مقایسه کنید. داشتن مستندات کامل از تمام گزارشهای فروش، یک مرجع مفید در هنگام تصمیمگیری و تولید پیشبینی فروش فراهم میکند.
مطالب مرتبط: نحوه نوشتن گزارش برای کار (با مثال)
نکاتی برای گزارش فروش
در اینجا چند نکته برای بهینه سازی فرآیند گزارش فروش در محل کار شما آورده شده است:
-
الگوهای گزارش فروش را توسعه دهید. الگوهای استاندارد برای انواع مختلف گزارش های فروش ایجاد کنید تا اطلاعات را به راحتی برای هر چرخه فروش به روز کنید و مستندات منسجم را توسعه دهید.
-
از داشبورد فروش استفاده کنید. ابزارهای نرم افزار فروش را دانلود کنید که شامل داشبوردهای فروش است که به طور خودکار داده های کلیدی را برای هدایت تلاش های فروش نشان می دهد. داشبوردهای فروش اغلب دارای ویژگی هایی هستند که به طور خودکار نمودارهایی را برای تجزیه و تحلیل شما ایجاد می کنند.
-
یک برنامه زمانی را دنبال کنید. در طول هر چرخه فروش، زمانی که بر تولید گزارش های فروش تمرکز می کنید، یک روز خاص را تعیین کنید. تنظیم یک برنامه گزارش دهی، تجزیه و تحلیل داده های فروش را قابل مدیریت تر و سازگارتر می کند.
یک پاسخ
گزارش فروش فرآیند تجزیه و تحلیل و خلاصه کردن داده های فروش برای به دست آوردن بینشی در مورد عملکرد فروش، روندها و فرصت های بهبود است. این معمولاً شامل ردیابی معیارهای کلیدی مانند درآمد، مقدار فروخته شده، حاشیه سود، نرخ های جذب مشتری و حفظ و وضعیت خط لوله فروش است. گزارش فروش به کسب و کارها کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه بگیرند، اهداف تعیین کنند و پیشرفت را در جهت دستیابی به اهداف فروش خود بسنجند. این داده ها اغلب در گزارش ها یا داشبوردهایی ارائه می شوند که می توانند با سهامداران کلیدی سازمان به اشتراک گذاشته شوند.