پس از تکمیل تماسهای فروش، معمولاً نمایندگان مکالمات را با ایجاد گزارش تماس فروش مستند میکنند. در گزارش، نمایندگان فروش ممکن است توضیح دهند که تماس با چه کسی بوده است و آنچه را که در طرف دیگر با آن شخص صحبت کرده اند، خلاصه کنند. یک گزارش فراخوان جامع فروش میتواند به شرکت اجازه دهد تا دادههای فروش و کارایی خدمات مشتری خود را تجزیه و تحلیل کند، که میتواند به آنها کمک کند تا بهبودهایی را انجام دهند که در نهایت میتواند روند فروش کلی شرکت را بهبود بخشد.
در این مقاله از ایوسی، ما درباره چیستی گزارش تماس فروش بحث میکنیم، بررسی میکنیم که چه عناصری را باید در گزارش تماسهای فروش لحاظ کنیم، یاد میگیریم که چگونه گزارشها میتوانند برای نمایندگان فروش مفید باشند و نکاتی را که میتوانید در هنگام گزارش تماسها به آنها مراجعه کنید، بررسی میکنیم.
گزارش تماس فروش چیست؟
گزارش تماس فروش سندی است که اطلاعات مهمی را که در یک تماس فروش مورد بحث قرار گرفته اند، ثبت می کند. این به سرپرستان اجازه می دهد تا عملکرد تک تک نمایندگان فروش را ردیابی کرده و ترجیحات مشتریان احتمالی را تجزیه و تحلیل کنند.
نماینده فروش پس از پایان تماس با مشتری احتمالی، گزارش تماس فروش را تکمیل می کند. طول گزارش ها می تواند متفاوت باشد و از جزئیات ساده تا عمیق متغیر باشد. به طور معمول، آنها شامل اطلاعاتی مانند نام مشتری و اطلاعات تماس، یادداشت های آماده سازی نماینده فروش، هدف تماس، خلاصه ای از تماس و اطلاعات بعدی هستند.
مطالب مرتبط: بازاریابی تلفنی چیست؟ راهنمای قطعی و فهرست مشاغل
عناصری که باید در گزارش تماس فروش گنجانده شوند
هر شرکت ممکن است اطلاعات متفاوتی را در گزارش تماس های فروش خود درج کند. برخی از شرکت ها برای ایجاد گزارش های مختصر به نمایندگان نیاز دارند، در حالی که برخی دیگر ممکن است به گزارش های عمیق نیاز داشته باشند. صرف نظر از فرمت گزارش تماس فروش ترجیحی شرکت شما، این اسناد ابزار مفیدی برای اعضای تیم فروش و سرپرستان آنها هستند.
اگرچه هیچ فرمت قطعی برای گزارش تماسهای فروش وجود ندارد، در اینجا برخی از عناصر کلی وجود دارد که میتوانید شامل آنها شوید:
اطلاعات تماس مشتری
در گزارش تماس فروش خود، می توانید با مستند کردن اطلاعات مشتری احتمالی که با آن تماس می گیرید، شروع کنید. این اطلاعات معمولاً شامل نام شرکت مشتری، شخص خاصی است که در تماس با او صحبت میکنید و نقش او در شرکت. علاوه بر این، میتوانید اطلاعات تماس مربوطه، مانند شماره تلفن و داخلی مشتری، آدرس ایمیل و وبسایت شرکت آنها را وارد کنید.
مطالب مرتبط: گزارش فروش چیست؟ ایجاد و استفاده از گزارش های فروش
یادداشت های آماده سازی
قبل از تماس با یک مشتری بالقوه، تحقیقاتی را در مورد شرکت آنها برای آماده سازی در نظر بگیرید. یادگیری در مورد شرکت ممکن است به تسریع روند فروش در طول تماس کمک کند. در طول تحقیق خود، می توانید در مورد خواسته های شرکت یادداشت برداری کنید و بررسی کنید که با چه افرادی می توانید برای تکمیل فروش صحبت کنید.
مطالب مرتبط: ۸ نوع گزارش فروش و کاربرد آنها
هدف تماس و طرح تماس
پس از یادداشت های آماده سازی، هدف تماس را در گزارش تماس فروش خود بنویسید. به عنوان مثال، هدف از تماس فروش شما ممکن است تماس با مشتریان بالقوه ای باشد که قبلا هرگز با آنها صحبت نکرده اید، یا تماس سرد. از طرف دیگر، تماس شما ممکن است یک قرار ملاقات، یک بازدید معمولی، یک تماس فروش ورودی یا یک تماس فروش خارجی باشد.
در طول تماس فروش ورودی، مشتری ممکن است با نماینده فروش تماس بگیرد. در مقایسه، یک نماینده فروش معمولاً در طول یک تماس فروش خروجی با مشتری احتمالی تماس می گیرد. توسعه یک برنامه تماس می تواند به شما کمک کند تا هر تماس را با یک استراتژی برای رسیدن به هدف فروش خود شروع کنید.
تاریخ، زمان و مدت تماس
گنجاندن تاریخ، زمان و مدت تماس در گزارش تماس فروش میتواند به سرپرستان شما در تجزیه و تحلیل معیارهای عملکرد کمک کند. ناظران فروش ممکن است از این اطلاعات برای تعیین روندها استفاده کنند، مانند زمانی که سرنخ به احتمال زیاد به تماس تلفنی پاسخ دهد.
آنها همچنین ممکن است میانگین مدت تماس های فروش شما را بررسی کنند تا روند فروش کلی شما را ارزیابی کنند. به عنوان مثال، اگر یک نماینده موفق به طور مداوم تماس های کوتاهی داشته باشد، سرپرست او ممکن است از اطلاعات مربوط به عملکرد خود برای برنامه ریزی رویدادهای آموزشی آینده برای تیم فروش استفاده کند.
مطالب مرتبط: چگونه مختصرتر صحبت کنیم (با ۶ مرحله که می توانید دنبال کنید)
خلاصه تماس
در خلاصه یک تماس فروش، می توانید نتایج تماس را تشریح کنید. همچنین میتوانید چالشهایی را که مشتری در طول تماس ذکر کرده، موضوعاتی که درباره آن صحبت کردهاید و هر اطلاعات مرتبط دیگری فهرست کنید. افزودن خلاصه تماس فروش می تواند گزارش تماس فروش شما را بهبود بخشد زیرا می توانید در آینده هنگام برقراری تماس با همان مشتری به آن مراجعه کنید. علاوه بر این، سرپرستان ممکن است از این اطلاعات برای شناسایی هر گونه روند در عملکرد کلی تیم شما استفاده کنند.
تاریخ تجزیه و تحلیل و پیگیری
درباره مکالمه و تحلیل تماس خود بازخورد اضافه کنید. این ممکن است شامل قرار ملاقات هایی باشد که رزرو کرده اید، نشانه های کلامی که متوجه شده اید و فروش هایی که بسته اید. افزودن این اطلاعات می تواند به سرپرست شما کمک کند تا روند فروش تیم شما را نظارت کند و در صورت لزوم پیشنهاداتی را برای بهبود ارائه دهد.
موارد مرتبط: نحوه نوشتن تحلیل (با اهمیت و نکات)
مطالب بعدی
در این بخش، میتوانید هر نظری را که در مورد آنچه که میخواهید در طول تماس بعدی با یک مشتری خاص درباره آن صحبت کنید، فهرست کنید. همچنین می توانید مطالبی را که قصد دارید قبل از تماس بعدی برای مشتری ارسال کنید، یادداشت کنید. سرپرستان ممکن است این بخش از گزارش تماس فروش را بررسی کنند تا ارزیابی کنند که یک نماینده چقدر برای تماس بعدی آماده شده است و نکاتی را در مورد چگونگی آماده شدن برای فروش موفق ارائه دهند.
موارد مرتبط: ۲۰ نکته تخصصی برای تماس سرد موثر
مزایای گزارش تماس های فروش
استفاده از گزارش تماس های فروش در تیم های فروش مزایای زیادی دارد. سرپرستان فروش می توانند داده های گزارش ها را تجزیه و تحلیل کنند، از آن برای سفارشی کردن استراتژی های تیم فروش در آینده و مقایسه آن با داده های رقبا استفاده کنند. گزارش تماس های فروش می تواند به شما و شرکت شما کمک کند:
به شناسایی روندها کمک کنید
در طول یک تماس، مشتریان بالقوه گاهی درباره روندهایی که در صنعت رخ می دهد صحبت می کنند، که می تواند به سرپرستان فروش کمک کند تا اطلاعات جدید صنعت را بیاموزند و به روز بمانند. این به آنها فرصتی میدهد تا بفهمند شرکتهای رقیب چه میکنند، که میتواند به آنها کمک کند شما و تیمتان را به سمت بستن فروش بیشتر راهنمایی کنند. شناسایی روندها همچنین می تواند به تیم فروش شما کمک کند تا استراتژی فروش خود را بهبود بخشد.
مطالب مرتبط: تجزیه و تحلیل روند: تعاریف، انواع روندها و سوالات متداول
بینشی برای رویدادهای آموزشی آینده ارائه دهید
سرپرستان اغلب از اطلاعات در گزارش تماس های فروش استفاده می کنند تا عناصر تماس ها را تجزیه و تحلیل کنند و یاد بگیرند که چگونه نمایندگان فروش آنها موفق هستند و در چه زمینه هایی می توانند از آموزش های بیشتری استفاده کنند. به عنوان مثال، سرپرست شما ممکن است بخش خلاصه گزارش تماس های فروش تیم شما را بررسی کند و یاد بگیرد که بسیاری از نمایندگان زمان زیادی را صرف شروع تماس های فروش می کنند. سپس ناظر شما میتواند مواد آموزشی ایجاد کند که مدت زمان صحیح بخشهای مختلف تماس فروش را توضیح میدهد، که ممکن است به شما کمک کند نرخ موفقیت تماس فروش خود را با انتقال مشتریان بیشتر از طریق قیف فروش شرکت بهبود بخشد.
بهبود پاسخگویی کارکنان
گزارش تماس های فروش یک ابزار پاسخگویی موثر است. هنگامی که یک ناظر گزارش های تماس فروش شما را بررسی می کند، می تواند شما را تشویق کند تا بهترین تلاش خود را برای هر تماس انجام دهید، که می تواند نتایج فروش شما را بهبود بخشد. بستن بسیاری از فروشها همچنین میتواند مدیران را برانگیزد تا عملکرد مثبتی را به شما ارائه دهند، که میتواند به شما در پیشرفت شغلی در شرکت کمک کند.
درک کنید که کدام حوزه ها را باید بهبود بخشید
گزارش تماسهای فروش میتواند به شما کمک کند تا در مورد مناطقی که ممکن است بخواهید به دنبال آموزش اضافی باشید، بینشی کسب کنید. برای الهام گرفتن، از سرپرست خود بخواهید چند پیشنهاد بدهد و مطالب آموزشی را ارائه کند. آنها ممکن است آموزش شخصی ارائه دهند که می تواند به شما در بهبود مهارت های خاص کمک کند.
به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که اغلب یک بخش آماده سازی مختصر در گزارش تماس های فروش خود ایجاد می کنید و علاقه مند به افزایش تعداد فروش هایی هستید که با موفقیت بسته می شوید، می توانید قبل از برقراری تماس از سرپرست خود در مورد نحوه آماده سازی راهنمایی بخواهید. که ممکن است به شما کمک کند فروش بیشتری را ببندید.
مطالب مرتبط: مهارت های گزارش نویسی: تعریف و مثال
نکاتی برای گزارش تماس های فروش
در اینجا چند پیشنهاد برای نحوه گزارش گیری موثر تماس های فروش وجود دارد:
گزارشات را سریعا تکمیل کنید
لحظه ای که تماس را تمام کردید، نوشتن گزارش تماس فروش را در نظر بگیرید. این زمان ایده آل است زیرا اطلاعات تماس تازه است و به راحتی قابل یادآوری است. از آنجایی که ممکن است روزانه با چندین مشتری تماس بگیرید، به خاطر سپردن مکالمات متمایز می تواند چالش برانگیز باشد. برای اطمینان از اینکه گزارش تماس های فروش شما تا حد امکان دقیق است، می توانید بلافاصله پس از هر تماس آنها را تکمیل کنید.
مطالب مرتبط: برنامه ریزی قبل از تماس در ۵ مرحله (همراه با نکات، الگو و مثال)
از یک سیستم یا قالب استفاده کنید
هنگام نوشتن گزارش تماس های فروش خود، ایجاد یا استفاده از یک الگو را در نظر بگیرید. داشتن یک روش یکسان برای جمعآوری و ذخیره دادهها میتواند فرآیند نوشتن را ساده کرده و بررسی سریع گزارشها را آسانتر کند. همچنین میتوانید از یک واژهپرداز یا سند ذخیرهشده در فضای ابری استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که شما و تیمتان میتوانید در صورت نیاز به گزارشها و الگوها دسترسی داشته باشید.
تعیین کنید که سرپرستان چگونه قصد استفاده از گزارش ها را دارند
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد هدف از گزارش تماس های فروش خود، از سرپرستان خود بخواهید توضیح دهند که چرا از آنها استفاده می کنند. این می تواند به شما کمک کند تا درک کنید که چگونه گزارش ها بر پیشرفت فروش شما تأثیر مثبت می گذارد. سرپرست شما همچنین می تواند اطلاعات بیشتری در مورد اینکه چگونه گزارش تماس های فروش ممکن است به شرکت در دستیابی به اهداف فروش کمک کند، ارائه دهد.
موارد مرتبط: گزارش فروش چیست؟ با مزایا، مراحل و نکات
گزارش خود را قبل از تماس بعدی بررسی کنید
قبل از شروع تماس بعدی با یک مشتری احتمالی، خلاصه و تجزیه و تحلیل خود را در گزارش تماس اولیه فروش خود مرور کنید. مرور مواردی که قبلاً صحبت کردهاید میتواند ارزشمند باشد تا بتوانید در طول تماس آتی بر روی اطلاعات کلیدی تمرکز کنید، مانند جایی که مشتری در چرخه فروش قرار دارد و علاقهمند به خرید چه چیزی است.
یک پاسخ
کاربردهای گزارش تماس فروش:
– نظارت و پیگیری عملکرد فروش
– شناسایی روندها و الگوها در تماس های فروش
– ارائه داده ها برای پیش بینی و برنامه ریزی فروش
– ارزیابی اثربخشی استراتژی ها و تاکتیک های فروش
– شناسایی زمینه های بهبود و آموزش برای تیم های فروش
– انتقال فعالیت ها و نتایج فروش به مدیریت
– حمایت از فرآیندهای تصمیم گیری و برنامه ریزی استراتژیک
– ارائه سابقه ای از تعاملات و بازخورد مشتری برای مراجعات بعدی