نحوه نوشتن گزارش فروش (با الگو و مثال)

گزارش های فروش ابزارهای همه کاره و قدرتمندی هستند که می توانند تفاسیر مختصری از داده های فروش را برای اهداف تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری ارائه دهند. آنها اهداف زیادی دارند، از ردیابی و تشویق نمایندگان فروش گرفته تا درک میزان فروش و بازگشت برای مشاغل خرده فروشی آنلاین. اگر در حال شروع یک موقعیت فروش جدید هستید یا اگر می خواهید اطلاعات فروش خود را بهتر درک کنید، یادگیری نحوه پیش نویس گزارش های فروش می تواند مفید باشد.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می‌دهیم که گزارش فروش چیست، انواع گزارش‌های فروش را که می‌توانید استفاده کنید فهرست می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چگونه گزارش خود را ایجاد کنید، شامل یک الگو و نمونه‌ای از گزارش فروش.

گزارش فروش چیست؟

گزارش فروش سندی است که میزان فروش روزانه، هفتگی یا ماهانه یک شرکت را نشان می دهد. آنها می توانند به ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) که پیشرفت فروش شرکت را اندازه گیری می کنند، کمک کنند. این داده ها به همه کارکنان فروش، از نمایندگان گرفته تا مدیران اجازه می دهد تا روندها را شناسایی کنند، تصمیمات آگاهانه تری بگیرند و برای رسیدن به اهداف بخش کار کنند.

یک نماینده فروش، مدیر فروش یا مدیر بخش که این گزارش‌ها را جمع‌آوری می‌کند ممکن است از نرم‌افزار گزارش‌دهی فروش برای سازمان‌دهی این داده‌ها و ارائه آن‌ها به روشی بصری قانع‌کننده استفاده کند. آنها ممکن است شامل نمودارهایی برای نشان دادن فروش در طول زمان و سایر گرافیک ها برای متمایز کردن آمارهای جداگانه باشند. می توانید معیارهای ردیابی شده در گزارش های فروش را به عنوان معیارهای نتیجه یا معیارهای فرآیند طبقه بندی کنید. معیارهای نتیجه، داده هایی در مورد نتایج فروش، مانند درآمد، تعداد قراردادهای جدید یا تعداد اقلام فروخته شده است. معیارهای فرآیند، داده‌های مربوط به اقدامات فرآیند فروش، مانند تماس‌ها، مخاطبین جدید یا سرنخ‌ها و جلسات هستند.

بیشتر بخوانید:  گزارش فروش چیست؟ ایجاد و استفاده از گزارش های فروش

انواع گزارش فروش

KPI های مختلف برای انواع گزارش های فروش مرتبط هستند. بسته به هدف گزارش فروش، ممکن است بر یک نماینده فروش فردی یا کل تیم تمرکز کند. همچنین ممکن است داده های کلی یا درآمد یا داده های فرآیندی خاص را ارائه دهد. در اینجا چند نوع گزارش فروش آورده شده است:

روزانه

گزارش‌های فروش روزانه عمدتاً از معیارهای فرآیند برای ردیابی عملکرد روزانه یک نماینده واحد، یک مکان خرده‌فروشی یا کل تیم استفاده می‌کنند. اینها ممکن است تعداد جلسات و ایمیل‌هایی را که یک نماینده فروش در یک روز تکمیل می‌کند یا مدت زمانی که طول می‌کشد تا به سرنخ‌ها پاسخ دهد، ردیابی کند. گزارش‌های فروش روزانه در تنظیمات خرده‌فروشی ممکن است شامل برخی معیارهای نتیجه نیز باشد، مانند تعداد فروش، میانگین اندازه تراکنش و کل سفارش‌ها.

گزارش‌های روزانه ارائه‌ای متمرکز از روزهای شلوغ‌تر از روزهای دیگر ارائه می‌کنند. برای تنظیمات خرده فروشی، این می تواند به مدیران کمک کند رفتار مشتری را به صورت ساعتی و روزانه درک کنند. برای تیم‌های فروش، تغییرات فردی در هر روز به این معنی است که این گزارش‌ها ممکن است به طور دقیق بهره‌وری کلی نمایندگان فروش را نشان ندهند.

بیشتر بخوانید: گزارش عملیات روزانه چیست؟ تعریف و نکات

هفتگی

گزارش‌های فروش هفتگی معیارهای فرآیند و نتیجه را دنبال می‌کنند. آنها می توانند برای تجزیه و تحلیل عملکرد نماینده فروش فردی مفید باشند، زیرا آمار هفتگی می تواند اثرات تغییرات روزانه را جبران کند و بازخورد به موقع را فراهم کند. گزارش‌های هفتگی همچنین ممکن است یک عنصر گرافیکی را به جلسات هفتگی تیم کمک کند. KPIهای رایج برای گزارش‌های تیم فروش هفتگی شامل نسبت‌های تبدیل سرنخ، میانگین ارزش خرید، درآمد بسته شده توسط هر نماینده و نرخ‌های افزایش فروش است. برای خرده فروشی، پیگیری فروش بر اساس منطقه یا بازده به صورت هفتگی می تواند مفید باشد.

بیشتر بخوانید:  گزارش فروش هفتگی چیست؟ (به علاوه نحوه قالب بندی یک)

ماهانه

گزارش های فروش ماهانه چشم انداز وسیع تری از پیشرفت تیم یا بخش فروش ارائه می دهد و می تواند برای ارائه پیشرفت فروش به مدیریت و مدیران سطح بالا مفید باشد. یک گزارش ماهانه می تواند اطلاعات دقیق کافی را برای مدیران یا مدیران برای تنظیم استراتژی فروش ارائه دهد. هم برای مشاغلی که به مشتریان می فروشند و هم برای سایر مشاغل، یک ماه معمولاً برای جمع آوری داده ها در مورد کل چرخه فروش، از شناسایی سرنخ تا تکمیل فروش، کافی است.

همچنین یک ماه برای خرده فروشان کافی است تا هم فروش و هم بازدهی را ردیابی کنند، که می تواند درک کامل تری از میزان موثر بودن فروش برای مشاغل آنلاین و بازارهایی که به سطوح بالایی از پذیرش مشتری نیاز دارند، مانند لباس های مجهز، ارائه دهد.

مطالب مرتبط:  تفاوت بین فروش ناخالص و خالص چیست؟

فصلی یا سالانه

شرکت ها ممکن است گزارش های فروش فصلی یا سالانه را نیز منتشر کنند. اینها شامل داده هایی برای کل تیم است و می تواند برای درک روندهای فصلی و تعیین اهداف بلندمدت برای آینده مفید باشد. یک کسب و کار ممکن است در هنگام انجام گزارشات مالی، ثبت مالیات و تنظیم بودجه به این گزارش های فروش طولانی تر نیاز داشته باشد.

نحوه ایجاد گزارش فروش

برای ایجاد گزارش فروش خود مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. نیازهای خود را درک کنید

در نظر بگیرید که چرا به دنبال تهیه گزارش فروش هستید، سپس از اولویت های خود استفاده کنید تا تصمیم بگیرید که گزارش فروش شما چقدر باید باشد و چه مواردی را شامل شود. در اینجا چند سوال وجود دارد که باید از خود بپرسید:

• آیا باید هر نماینده فروش، کل تیم یا فروش انجام شده در یک مکان خرده فروشی را دنبال کنم؟ اگر به دنبال داده های معنی دار در مورد نمایندگان فروش فردی هستید، ممکن است یک گزارش هفتگی یا ماهانه تهیه کنید تا ببینید این کارمندان در طول زمان چگونه پیشرفت می کنند. اگر به دنبال ثبت سوابق دقیق برای بخش فروش خود هستید، یک گزارش روزانه ممکن است بهترین باشد، در حالی که یک مکان خرده فروشی می تواند از هر نوع گزارش فروش بهره مند شود.

• هدف از داده ها چیست؟ برای ارائه به تیم فروش خود، ممکن است داده های فروش خاصی را اولویت بندی کنید، در حالی که ممکن است داده های درآمد و فروش در مقیاس بزرگ بیشتری را برای ارائه به یک مدیر جمع آوری کنید. پاسخ شما به این سوال می تواند به شما کمک کند تا متوجه شوید کدام KPI را باید ردیابی کنید.

• کدام KPI برای این وضعیت مهم است؟ ممکن است فهرستی از همه KPI هایی که می توانید استفاده کنید تهیه کنید و سپس آنها را اولویت بندی کنید تا بدانید که در گزارش خود بر کدام یک تأکید کنید.

موارد مرتبط:  ۱۳ مثال هدف فروش (و نحوه تعیین اهداف در فروش)

۲. داده های خود را جمع آوری کنید

KPIهای فروش خود را برای تمام مدت زمان پیگیری کنید. ممکن است قبلاً این اطلاعات را از طریق نرم افزار نقطه فروش یا سایر نرم افزارهای بازاریابی دنبال کنید. اگر به اطلاعات دقیق تری نیاز دارید، ممکن است سرمایه گذاری در نرم افزار هوش تجاری را در نظر بگیرید. این برنامه‌ها گاهی اوقات یک رابط داشبورد برای تفسیر داده‌ها در زمان وقوع، به اشتراک گذاشتن قابلیت‌های ارسال گزارش به دیگران و ارائه خودکار و تجسم داده‌ها ارائه می‌کنند.

مطالب مرتبط:  بهترین KPI برای فروش چیست؟ ۲۵ نمونه از معیارهای فروش تاثیرگذار

۳. داده های خود را نمایش دهید

موثرترین راه برای انتقال داده های خود به مخاطبان را در نظر بگیرید. تکنیک های تجسم و طراحی گرافیکی می تواند به گزارش شما کمک کند روندها را با وضوح بیشتری نشان دهد و به خوانندگان کمک کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند. مهم است که از این تکنیک‌ها در حد اعتدال استفاده کنید تا گزارش‌های شما بر داده‌های خاصی که می‌خواهید تأکید کند و پیروی از آن ساده باشد.

استفاده از نمودارها می تواند در طول زمان پیشرفت را واضح تر کند و ممکن است به شما امکان دهد اطلاعات دوره های زمانی مختلف یا نمایندگان فروش را پوشش دهید. همچنین می‌توانید تصاویر را با استفاده از نمادها، مانند نمایش داده‌های قیف فروش به شکل مخروطی یا قیفی، ترکیب کنید. همچنین می توانید از نمودارهای دایره ای یا نمودارهای حلقه ای برای نمایش درصدهای یک کل استفاده کنید.

مطالب مرتبط:  انواع نمودارها و گراف ها

۴. ظاهر گزارش را بهبود بخشید

برای جذاب‌تر و قابل فهم‌تر کردن گزارش، از دید مخاطبانتان به چه شکلی به نظر می‌رسد. برچسب‌ها و یادداشت‌هایی را برای توضیح اعداد اضافه کنید، به خصوص اگر گزارش را به شخصی بدون سابقه فروش ارائه می‌دهید. همچنین می‌توانید رنگ‌ها و عکس‌ها را برای توضیح دادن نظر خود و ایجاد گزارش از نظر بصری جذاب کنید.

مطالب مرتبط:  برنامه ریزی فروش چیست؟

KPI برای گزارش های فروش

در اینجا برخی از KPIهای متداول برای گنجاندن در گزارش فروش آورده شده است:

• نرخ تبدیل سرنخ: این اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد چه تعداد سرنخ یا مصرف‌کنندگان بالقوه واقعاً از یک تجارت خرید می‌کنند.

• نقاط تماس: این موارد به زمانی اشاره دارد که یک شرکت یا کسب و کار با مشتریان تعامل دارد. نمونه‌هایی از نقاط تماس شامل ایمیل‌ها، تماس‌ها، پست‌های وبلاگ و جلسات با سرنخ‌ها هستند.

• زمان پاسخگویی سرنخ: این مقدار دقیقه از تماس اولیه سرنخ با یک کسب و کار تا پاسخ نماینده فروش است.

• بهبود عملکرد: این معیار اندازه گیری می کند که یک کارمند چقدر در نقش خود رشد می کند و مهارت های خود را بهبود می بخشد. شما می توانید این را در فواصل زمانی مانند روز، هفته یا ماه اندازه گیری کنید.

مرتبط:  شاخص های کلیدی عملکرد (KPI): تعریف و مثال

چرا گزارش های فروش مهم هستند؟

گزارش‌های فروش مهم هستند زیرا به کسب‌وکارها کمک می‌کنند ارزیابی کنند که چقدر به اهداف فروش خود دست می‌یابند. گردآوری داده‌های فروش، شرکت را قادر می‌سازد تا عملکرد کارکنان را بررسی کند و راه‌هایی را برای بهبود فروش در کوتاه‌مدت یا بلندمدت تعیین کند. همچنین ممکن است به آنها کمک کند تا حوزه های موفق کسب و کار را شناسایی کنند تا بدانند از کدام استراتژی ها استفاده کنند. ایجاد یک فرآیند گزارش‌دهی فروش مداوم می‌تواند به شرکت‌ها در ردیابی معیارها در طول زمان کمک کند، که به آن‌ها کمک می‌کند تا به طور مداوم حوزه‌های کسب‌وکار را برای ایجاد اهداف جدید تجزیه و تحلیل کنند.

قالب گزارش فروش

در اینجا یک نمونه الگوی گزارش فروش ماهانه برای یک تیم فروش کوچکتر آمده است:

[نام شرکت]
[بخش]
گزارش ماهانه از [تاریخ شروع] تا [تاریخ پایان]

داده های عملکرد تیم

نرخ تبدیل سرب
[نماینده فروش یک]: [درصد]
[نماینده فروش دو]: [درصد]
[نماینده فروش سه]: [درصد]

نقاط لمسی
[نماینده فروش یک]: [تعداد نقاط تماس]
[نماینده فروش دو]: [تعداد نقاط تماس]
[نماینده فروش سه]: [تعداد نقاط تماس]

زمان پاسخگویی پیشرو
[نماینده فروش یک]: [تعداد دقیقه]
[نماینده فروش دو]: [تعداد دقیقه]
[نماینده فروش سه]: [تعداد دقیقه]

درآمد بسته شد
[نماینده فروش یک]: [دلار درآمد حاصل از معاملات بسته]
[نماینده فروش دو]: [دلار درآمد حاصل از معاملات بسته]
[نماینده فروش سه]: [دلار درآمد حاصل از معاملات بسته]

بهبود عملکرد نسبت به ماه گذشته
[نماینده فروش یک]: [درصد تغییر]
[نماینده فروش دو]: [درصد تغییر]
[نماینده فروش سه]: [درصد تغییر]

نمونه ای از گزارش فروش

در اینجا نمونه ای از نحوه پر کردن قالب گزارش فروش ماهانه آورده شده است:

Selling Points, Inc.
بخش فروش شرکت
گزارش ماهانه از ۳ می تا ۳۱ می ۲۰۲۲

داده های عملکرد تیم

نرخ تبدیل سرب
کلارنس نوا: ۱۳%
لوئیزا گروبر: ۱۷%
آنجلینا هولت: ۱۶%

نقاط تماس
کلارنس نوا: ۲۴۰
لویزا گروبر: ۲۰۸
آنجلینا هولت: ۲۳۰

زمان پاسخگویی
کلارنس نوا: ۳۵ دقیقه
لویزا گروبر: ۴۲ دقیقه
آنجلینا هولت: ۵۰ دقیقه

درآمد بسته شده
کلارنس نوا: ۴۰۶۰۰ دلار
لویزا گروبر: ۶۰۶۰۰ دلار
آنجلینا هولت: ۵۵۵۰۰ دلار

بهبود عملکرد نسبت به ماه گذشته
کلارنس نوا: +۱۰٪
لوئیزا گروبر: + ۲٪
آنجلینا هولت: -۳٪