۱۰ اصل اساسی مدیریت پروژه

مدیریت پروژه رویکردی سیستماتیک برای دستیابی به اهداف پروژه با توجه به الزامات و محدودیت های تعیین شده است. برای اطمینان از تکمیل دقیق، به موقع و اقتصادی، مدیران پروژه به مجموعه ای از اصول پایبند هستند که آنها و تیمشان را در چرخه عمر پروژه هدایت می کند. اگر پروژه‌ها را مدیریت می‌کنید یا می‌خواهید نقشی به‌عنوان مدیر پروژه داشته باشید، درک این اصول می‌تواند به شما کمک کند تا خود را به‌عنوان یک رهبر مؤثر و قادر به کسب نتایج معرفی کنید.

در این مقاله از ایوسی، شما را با ۱۰ اصل اساسی مدیریت پروژه آشنا می کنیم و هر یک را به طور جامع توضیح می دهیم.

۱۰ اصل مدیریت پروژه

در حالی که هر پروژه ملزم به ارائه مجموعه ای منحصر به فرد از الزامات و چالش ها است، همه آنها یک چرخه زندگی مشترک دارند و می توانند از به کارگیری اصول اساسی بهره ببرند – مفاهیمی که می توانند به شما کمک کنند تا به یک رهبر مؤثرتر و نتیجه گرا تبدیل شوید. ۱۰ اصل اساسی مدیریت پروژه به شرح زیر است:

۱. ساختار پروژه را تعریف کنید

ساختار پروژه طرح کلی عناصر اصلی آن است. تعیین ساختار یک پروژه قبل از شروع کار به شما امکان می دهد جزئیات آن را به صورت استراتژیک برنامه ریزی کنید. هنگام ایجاد ساختار پروژه باید سه مورد تعریف شود:

• بودجه: بودجه میزان پولی است که در اختیار دارید تا روی پروژه خرج کنید.

• زمانبندی: برنامه هم به جدول زمانی – مدت زمانی که شما و تیمتان باید پروژه را تکمیل کنید – و هم به ترتیب فعالیت های درگیر در پروژه اشاره دارد.

• نقاط عطف: نقطه عطف پروژه، تحویلی است که در زمان مشخصی در برنامه زمان بندی می شود. هر نقطه عطف معیار و تأیید پیشرفت است.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد یک برنامه مدیریت پروژه

۲. اهداف پروژه خاص را تعیین کنید

اهداف یک پروژه به اهداف و تأثیری که قرار است محقق شود اشاره دارد. اگر اهداف مشخص و واضحی دارید، تشخیص موفقیت آمیز بودن پروژه آسان تر است. هنگام تعیین اهداف برای پروژه خود، معیارهای SMART را دنبال کنید تا هر یک از مواردی که تعیین می کنید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان باشد.

به عنوان مثال، اگر شما یک پروژه بازاریابی را برای یک کمپین تبلیغاتی جدید مدیریت می‌کنید، هدف SMART ایجاد یک تبلیغ ویدیویی آنلاین است که حداقل ۲۰۰۰۰ بازدید را در عرض یک هفته پس از انتشار داشته باشد. این هدف حداقل آستانه واقعی را تعیین می کند که مستقیماً به پروژه مربوط می شود و یک چارچوب زمانی تعیین می کند. اگر در بازه زمانی به آستانه دست یابید، می دانید که موفق هستید.

مرتبط: اهداف مدیریت پروژه چیست؟ تعریف، مثال ها و نکات

۳. قابلیت های مناسب را پیاده سازی کنید

قبل از شروع یک پروژه، اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم ابزار مناسب برای دستیابی به اهداف خود را دارند. به طور معمول، این بدان معنی است که خود و اعضای تیم خود را با ابزارهای مناسب، مانند مدیریت پروژه یا نرم افزار ارتباطی مناسب، مجهز کنید. پروژه‌های مشابه گذشته را تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید کدام ابزار برای آن تیم‌ها مفید بوده است و از ذینفعان پروژه خود در مورد توانایی‌هایی که ممکن است برای کار مؤثر نیاز دارند، نظرشان را بپرسید. با اجرای قابلیت های مناسب در همان ابتدای پروژه، تولید کارآمد و به موقع را تقویت می کنید.

موارد مرتبط: ۲۴ بهترین ابزار نرم افزار مدیریت پروژه رایگان برای سال ۲۰۲۲

۴. نقش ها و انتظارات را به اشتراک بگذارید

یکی دیگر از اصول مهم مدیریت پروژه، انتقال نقش هر یک از اعضای تیم و انتظارات شما از آنها است. در حالت ایده‌آل، همه افراد درگیر در پروژه دقیقاً می‌دانند چه کاری باید انجام دهند، چرا آن را انجام می‌دهند، چگونه آن را به طور مؤثر انجام دهند و چه زمانی آن را تکمیل کنند. با انتقال مؤثر انتظارات خود به تیم خود قبل از پروژه، اطمینان حاصل می کنید که همه می دانند که چه محصولاتی مسئول هستند و چگونه کار آنها به محصول نهایی کمک می کند.

به عنوان مثال، در یک پروژه توسعه نرم‌افزار، اعضای تیم مسئول توسعه یک ویژگی خاص، الزامات دقیق ویژگی را همانطور که توسط مشتری تعریف شده است، هدفی که ویژگی در محیط کلی نرم‌افزار انجام می‌دهد و مهلت ارسال یک تکرار را می‌دانند.

مرتبط: چگونه نقش ها و مسئولیت های تیم را در ۴ مرحله تعریف کنیم

۵. تیم را پاسخگو نگه دارید

مسئولیت پذیری تضمین این است که هر فرد وظیفه محول شده خود را انجام می دهد. برای مدیر پروژه مهم است که سایر اعضای تیم را مسئول بداند و هر یک از اعضا خود را مسئول بداند، زیرا این امر باعث می‌شود همه کار خود را با پشتکار و به موقع انجام دهند.

یک راه عالی برای بهبود مسئولیت پذیری از طریق ارتباط منظم است. به عنوان مدیر پروژه، با تیم خود تماس بگیرید تا پیشرفت آنها را ارزیابی کنید و ببینید آیا چیزی وجود دارد که آنها نیاز دارند یا خیر. همچنین، اعضای تیم را تشویق کنید تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، زیرا این امر می تواند آنها را به اشتراک گذاری منابع و ایده ها ترغیب کند.

مطالب مرتبط: اهمیت ارتباطات در مدیریت پروژه

۶. سوالات را زودتر مطرح کنید

سوال پرسیدن یک عامل اساسی برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه است. اعضای تیم شما ممکن است در هر مرحله از چرخه عمر پروژه سؤالاتی از شما داشته باشند و شما ممکن است سؤالاتی برای ذینفعان داشته باشید. به محض اینکه سوالی پیش آمد، به دنبال پاسخ باشید. با پرداختن به این سوالات در مراحل اولیه، اهداف پروژه را روشن می کنید و همچنین خطر اشتباهات ناشی از عدم اطمینان یا سوء تفاهم را به حداقل می رسانید.

پاسخ سریع و محترمانه یک سوال همچنین می تواند اعضای تیم را تشویق کند تا مالکیت کار خود را به دست گیرند. به عنوان مثال، یک جوان ممکن است در مورد پروژه سوالی را مطرح کند که ممکن است شما آن را در نظر نگرفته باشید. اذعان به بصیرت اعضای تیم و سؤال آنها نشان می دهد که شما برای ورودی آنها ارزش قائل هستید، که به نوبه خود می تواند مشارکت آنها را در پروژه افزایش دهد.

مطالب مرتبط: ۱۸ سوالی که باید قبل از شروع یک پروژه از مدیر خود بپرسید

۷. نظارت بر پیشرفت

نظارت مستمر پیشرفت به اطمینان از تکمیل به موقع پروژه کمک می کند. مدیران پروژه می توانند با درخواست به روز رسانی از سرنخ های فردی یا برگزاری جلسات پیشرفت که در آن هر یک از اعضای تیم یک به روز رسانی را به تیم ارائه می دهد، به طور موثر بر کار تیم خود نظارت کنند. نرم افزار مدیریت پروژه همچنین می تواند ابزاری را برای اعضای تیم به منظور گزارش پیشرفت خود در زمان واقعی فراهم کند.

پیگیری پیشرفت پروژه به چند دلیل مهم است. ابتدا، اطلاعات مورد نیاز در گزارش های منظم خود را به ذینفعان در اختیار مدیر پروژه قرار می دهد. دوم، می‌تواند نشان دهد که آیا تیم از برنامه عقب مانده است یا خیر، و به مدیر اجازه می‌دهد تا تنظیماتی را انجام دهد، مانند افزودن منابع اضافی یا تنظیم جدول زمانی.

مطالب مرتبط: نحوه نظارت بر پیشرفت پروژه

۸. اولویت ها را تنظیم کنید

در طول یک پروژه، اولویت ها ممکن است به دلیل عواملی مانند محدودیت های بودجه و درخواست های مشتری جدید تغییر کنند. مدیر پروژه مسئول تنظیم پروژه بر اساس این اولویت‌های در حال تغییر است. برای کاهش استرس بالقوه ای که ممکن است از درخواست تغییر ایجاد شود، سعی کنید به طور فعال با مدیریت ارشد و مشتریان ارتباط برقرار کنید. به این ترتیب، اگر تغییری رخ دهد، تیم احتمالاً در اسرع وقت در مورد آنها یاد می کند و به خود فرصت بیشتری برای سازگاری می دهد.

مطالب مرتبط: نحوه اولویت بندی وظایف در محل کار

۹. پروژه را نهایی کنید

نهایی کردن پروژه مستلزم اطمینان از تکمیل هر یک از الزامات توسط تیم شما است. مرحله نهایی سازی زمان خوبی برای مدیر پروژه است تا لیست اصلی اهداف خود را بررسی کند و اطمینان حاصل کند که پروژه مطابق با مشخصات مشتری با هر یک از آنها مطابقت دارد. پس از ارائه پروژه، ذینفعان و مدیریت ارشد ممکن است درخواست اضافات یا تغییرات دیگر را داشته باشند و نهایی‌سازی شامل پاسخگویی به این درخواست‌های جدید نیز می‌شود.

مطالب مرتبط: چگونه در ۸ مرحله یک پروژه بزرگ را با موفقیت به پایان برسانیم

۱۰. موفقیت ها را تجزیه و تحلیل کنید

پس از اتمام پروژه، مدیران پروژه فرصت تجزیه و تحلیل چرخه عمر پروژه را دارند. با تجزیه و تحلیل موفقیت های پروژه و هر زمینه ای برای بهبود، آنها می توانند درس های ارزشمندی را برای استفاده در پروژه های آینده بیاموزند. در طول این مرحله، با تیم خود ملاقات کنید و از آنها بازخورد بگیرید. از آنها در مورد ساختار پروژه و اجرا و پیشنهاداتی برای بهبود بخواهید بازخورد خود را برای آنها نیز ارائه دهید تا آنها روی بهبودهای خود برای اعمال پروژه های آینده کار کنند.