نحوه اولویت بندی وظایف در محل کار

هنگامی که هر روز وظایف کاری متعددی دارید، ممکن است نیاز به ایجاد یک سیستم موثر برای مدیریت آنها داشته باشید. اولویت بندی راهی است برای تعیین آنچه که باید ابتدا بر اساس اهمیت انجام دهید. درک بهترین راه‌ها برای اولویت‌بندی وظایف می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت شما در محل کار شود.

در این مقاله از ایوسی، اولویت بندی چیست، چگونه وظایف را اولویت بندی کنیم و نمونه هایی از مهارت ها را ارائه می دهیم که به شما در اولویت بندی موثر کمک می کند.

اولویت بندی چیست؟

اولویت بندی شامل تصمیم گیری در مورد وظایف سفارشی است که باید بر اساس اهمیت آنها انجام شود. این استراتژی ممکن است به شما کمک کند زمان خود را به طور مؤثرتری سازماندهی کنید. این به شما کمک می کند یاد بگیرید که چگونه کارهای مهم را ابتدا انجام دهید، ضرب الاجل ها را رعایت کنید و زمان بیشتری برای انجام کارهای بزرگتر داشته باشید. مهارت های اولویت بندی می تواند به شما کمک کند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.

مطالب مرتبط: مهارت های سخت در مقابل مهارت های نرم

نحوه اولویت بندی وظایف در محل کار

هنگام اولویت بندی وظایف در محل کار، این مراحل را در نظر بگیرید:

۱. تصمیم بگیرید که کدام وظایف مهم ترین هستند

ابتدا تصمیم بگیرید که کدام وظایف در لیست کارهای شما حیاتی ترین هستند. شما می توانید این را بر اساس ضرب الاجل های هفته، انتظارات مشتری یا درخواست همکاران تعیین کنید. به عنوان مثال، ممکن است قبل از اینکه به کارهای دیگر بروید، روی گزارش بازاریابی که در پایان روز قرار است تمرکز کنید.

مرتبط: روش های بهره وری برای بهبود زندگی کاری شما

۲. وظایف خود را در یک تقویم قرار دهید

هنگامی که تصمیم گرفتید کدام کار مهم است، آنها را در تقویم خود برنامه ریزی کنید. وقتی لیست کارهای خود را هر روز می بینید، اولویت بندی زمان می تواند آسان تر باشد. ممکن است متوجه شوید که وقتی یادآوری تصویری از هر یک از وظایف روزانه دارید، بهتر روی آن کارهای روزانه تمرکز می کنید. تکمیل آنها همچنین می تواند احساس موفقیت را ایجاد کند.

۳. تعیین حد و مرز

هنگامی که بر روی وظایف خود در آن روز تمرکز کردید، می توانید با تعیین زمان های خاص برای تمرکز بر روی کار خود، اولویت بندی بیشتری داشته باشید. ممکن است همکارانی داشته باشید که مرتباً تماس می گیرند، ایمیل می زنند یا به میز شما می روند تا در مورد مسائل غیر فوری با شما صحبت کنند. مناسب است که به آنها اطلاع دهید که بر روی یک پروژه متمرکز شده اید و بعداً با آنها صحبت خواهید کرد. می توانید از آنها بخواهید که در طول صبح مزاحم شما نشوند، اما خوشحال می شوید که بعد از ظهر صحبت کنید.

یکی دیگر از روش‌های اولویت‌بندی زمان این است که پیام‌های دور از ایمیل را تنظیم کنید تا مردم بدانند در چه ساعاتی از روز به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهید. وقتی زمان‌های خاصی را برای کار بدون وقفه تنظیم می‌کنید، ممکن است متوجه شوید که تمرکز بهتری دارید و کارهای بیشتری را انجام می‌دهید.

بیشتر بخوانید:  ۱۰ راه برای بهبود مهارت های مدیریت زمان

نکاتی برای اولویت بندی در محل کار

در اینجا چند روش وجود دارد که می توانید وظایف خود را در محل کار اولویت بندی کنید، که می تواند شما را به یک کارمند سازنده تر تبدیل کند:

حواس پرتی را در نظر بگیرید

داشتن حواس پرتی در طول روز طبیعی است، چه تمرکز خود را به کار دیگری تغییر داده باشید و چه در حال پاسخگویی به یک همکار باشید. همچنین ممکن است برای استراحت و تمرکز مجدد در طول روز نیاز به استراحت داشته باشید. وقتی می‌پذیرید که حواس‌پرتی اتفاق می‌افتد، ممکن است زمان آسان‌تری داشته باشید که آنها را در برنامه خود بگنجانید. حتی می توانید برای استراحت خود برنامه ریزی کنید، مانند یک استراحت ۱۰ دقیقه ای برای قهوه در اواسط صبح و ۱۵ دقیقه پیاده روی در اواخر بعد از ظهر.

از تکنولوژی کمک بگیرید

با پیشرفت تکنولوژی، ابزارهای بهره وری زیادی در دسترس هستند که می توانند به شما در اولویت بندی و ادامه کار کمک کنند. دانلود یک برنامه کاربردی در رایانه برای پیگیری زمان خود در یک کار خاص به شما امکان می دهد تا ببینید چقدر کارآمد هستید. همچنین می توانید از یک تایمر برای کمک به تمرکز بر روی کارها و برنامه ریزی برای استراحت استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید تایمر خود را برای یک ساعت کار تنظیم کنید و برنامه ریزی کنید که بعد از آن پنج دقیقه استراحت کنید.

هر بار یک کار را اولویت بندی کنید

ممکن است انجام چند کار برای انجام کارهای بیشتر وسوسه انگیز باشد، اما اغلب بهتر است هر بار روی یک کار تمرکز کنید. این استراتژی می تواند اطمینان حاصل کند که توجه کامل شما به آن تکلیف است، بنابراین می توانید قبل از رفتن به مورد بعدی در لیست، آن را به طور موثر تکمیل کنید. زمانی که حواس‌تان به کارهای دیگر پرت نمی‌شود، می‌توانید شانس بیشتری برای انجام کارهای باکیفیت داشته باشید.

از ابزار زمان بندی استفاده کنید

با نوشتن همه چیزهایی که در ماه آینده دارید، وظایف را اولویت بندی کنید. از آنجا، مشخص کنید که چه کاری باید روزانه انجام شود، تا پایان هر هفته و تا پایان ماه. می توانید این را در صفحه گسترده بنویسید و سپس وظایف را در یک تقویم سازماندهی کنید. برنامه ریزی وظایف خود بر اساس ضرب الاجل می تواند به شما کمک کند متمرکز بمانید و کارآمدتر کار کنید.

واگذاری وظایف

اگر می‌توانید وظایفی را تعیین کنید یا مسئولیت‌هایی را با همکارانتان به اشتراک بگذارید، می‌توانید فهرستی از همه چیزهایی که باید تا پایان هفته تکمیل و تهیه کنید و وظایف خاصی را به دیگران محول کنید. تصمیم بگیرید که چه کارهایی را دیگران می توانند بدون نظارت شما به پایان برسانند و آنها را به همکاران خود محول کنید تا بتوانید روی مسائلی تمرکز کنید که نیاز به توجه فوری شما دارند. به این ترتیب می توانید کارهایی را که باید سریع به پایان برسانید اولویت بندی کنید.

چگونه مهارت های اولویت بندی را برجسته کنیم

دانستن اینکه چگونه وظایف خود را اولویت بندی کنید می تواند شما را به یک نامزد شغلی واجد شرایط تبدیل کند. در اینجا چندین روش وجود دارد که می توانید در هنگام درخواست برای یک شغل جدید بر مهارت های اولویت بندی تأکید کنید:

مهارت های اولویت بندی برای رزومه شما

یک رزومه قوی باید نمونه هایی از مهارت های اولویت بندی را که در کارفرمای فعلی یا قبلی خود استفاده می کنید ذکر کند. می توانید چندین مهارت را فهرست کنید و نحوه استفاده از آنها را توضیح دهید. به عنوان مثال، ممکن است در خلاصه یا هدف خود در رزومه خود موارد زیر را بگویید:

“مدیر بازاریابی با سه سال تجربه با استفاده از مهارت های اولویت بندی برای سازماندهی وظایف بر اساس اهمیت و تعیین ضرب الاجل برای بخش بازاریابی برای اطمینان از تکمیل تمام پروژه ها به موقع.”

مطالب مرتبط:  ۶ قانون جهانی برای رزومه نویسی

مهارت های اولویت بندی برای نامه شما

نامه پوششی شما فرصتی است تا در مورد نحوه اولویت بندی وظایف با جزئیات بیشتر صحبت کنید. می‌توانید با مطالعه کامل آگهی شغلی و ذکر کلمات کلیدی خاصی که به شما نشان می‌دهد می‌دانید چگونه اولویت‌بندی کنید، مانند وقت شناس بودن یا منظم بودن، آن را با موقعیتی که برای آن درخواست می‌دهید، تنظیم کنید. برای مثال، می‌توانید در مورد مهارت‌های اولویت‌بندی خود در پوشش نامه خود به روش زیر صحبت کنید:

“در سمت قبلی خود به عنوان پذیرش، هر روز مسئول برنامه ریزی قرار ملاقات برای تیم منابع انسانی بودم. روزانه تعداد زیادی تماس تلفنی و ایمیل از کارمندان احتمالی دریافت می‌کردم، بنابراین وظایفم را با صرف صبح در پاسخگویی به تماس‌های آنها اولویت‌بندی کردم. من ایمیل‌هایم را بعدازظهرها تکمیل می‌کردم، وقتی که آنقدر شلوغ نبود، چون آنقدرها هم فوری نبودند.»