راهنمای تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه (با استراتژی ها)

انجام موفقیت آمیز و به موقع یک پروژه اغلب نیاز به برنامه ریزی و سازماندهی دقیق دارد. پروژه‌های بزرگ ممکن است به تلاش بیشتری برای تکمیل نیاز داشته باشند، زیرا ممکن است با چالش‌های غیرمنتظره‌ای مواجه شوید که به انگیزه بیشتری برای کمک به شما برای رسیدن به اهداف پروژه‌تان نیاز دارد. یادگیری نحوه به پایان رساندن موفقیت آمیز یک پروژه می تواند به شما کمک کند تا ضرب الاجل های خود را سریعتر انجام دهید و از تاخیرهای احتمالی پروژه جلوگیری کنید.

در این مقاله از ایوسی، چالش‌هایی را که ممکن است پیش بیاید که می‌تواند مانع از اتمام به موقع یک پروژه شود را مورد بحث قرار می‌دهیم و هشت استراتژی برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه بعدی به شما ارائه می‌کنیم.

چالش هایی که می تواند شما را از به پایان رساندن یک پروژه باز دارد

چالش های زیر ممکن است باعث تاخیر در پروژه شوند:

مهلت های مبهم

تیم ها ممکن است پایان پروژه را در صورتی که مهلت خاصی نداشته باشد به تعویق بیاندازند. اگر پروژه شما ضرب الاجل ندارد، ممکن است تصمیم بگیرید که به جای خود پروژه روی موارد یا کارهای فوری تری کار کنید که سریعتر یا آسان تر تکمیل شوند، زیرا تاریخ خاصی را نمی دانید که باید آن را تکمیل کنید. . داشتن مهلت می تواند به شما انگیزه دهد تا پروژه را به موقع انجام دهید و از به تعویق انداختن آن جلوگیری کنید. حتی اگر پروژه شما ضرب الاجل نداشته باشد، ایجاد یک مهلت برای خود می تواند مفید باشد تا بتوانید انگیزه خود را حفظ کنید.

مرتبط:  چرا ضرب الاجل ها مهم هستند؟

کارهای روتین

کارهای معمولی مانند پاسخ دادن به تماس های تلفنی و ایمیل ها و رفتن به جلسات می تواند مقدار قابل توجهی از زمان شما را بگیرد. اگر روز خود را با کارهای کوچک در لیست کارهایتان شروع کنید، ممکن است برای برآورده کردن الزامات موجود در پروژه خود وقت نداشته باشید. پروژه های بزرگ می توانند به راحتی به دلیل وظایف شغلی کم اهمیت به تاخیر بیفتند. سعی کنید کارهای روزانه خود را تا حد امکان اولویت بندی کنید تا هنوز برای انجام کارهای بزرگتر پروژه خود وقت داشته باشید.

مطالب مرتبط:  ۳۰ عادت کاری که باید در روال محل کار خود بگنجانید

کمبود انگیزه

پروژه‌های جدید می‌توانند هیجان‌انگیز باشند، زیرا چالش‌های منحصربه‌فردی را ارائه می‌دهند. هر چه مدت بیشتری روی پروژه کار کنید، ممکن است هیجان اولیه کاهش یابد. با رسیدن به مراحل نهایی، که اغلب چالش برانگیزتر از کارهای قبلی هستند، ممکن است انگیزه یکسانی برای ادامه کار روی آن نداشته باشید. شما می توانید با یادآوری آنچه پروژه باید انجام شود و ایجاد محدودیت های زمانی برای خود، این کمبود انگیزه را برطرف کنید.

اضافه بار انتخاب

انتخاب بیش از حد یک پدیده روانشناختی است که فرض می‌کند زمانی که انتخاب‌های بیشتری دارید، اغلب تصمیم‌گیری چالش‌برانگیزتر می‌شود. این مفهوم اغلب در مورد پروژه هایی اعمال می شود که شما را ملزم به تصمیم گیری های مختلف می کند. زمانی که صرف تجزیه و تحلیل و تلاش برای انتخاب درست می کنید می تواند تکمیل پروژه را به تاخیر بیندازد. برای جلوگیری از اضافه بار انتخاب، سعی کنید هر بار یک تصمیم بگیرید و زمان کافی برای ارزیابی مجدد تصمیم خود قبل از ادامه کار پروژه بعدی در اختیار خود قرار دهید.

خزش دامنه

خزش دامنه زمانی اتفاق می افتد که محدوده پروژه یا الزامات تعریف شده آن فراتر از پارامترهای اصلی آن افزایش یابد. افراد درگیر در یک پروژه ممکن است با شروع پروژه به اضافه کردن وظایف و الزامات جدید به پروژه ادامه دهند. در نتیجه، پروژه ممکن است بسیار بزرگتر و زمان برتر از آنچه در ابتدا برنامه ریزی شده بود شود. شما می توانید با تعریف واضح، ردیابی و مدیریت تمام جنبه های پروژه از زمان شروع کار روی آن، از خزش دامنه جلوگیری کنید.

مرتبط:  سازماندهی پروژه ها در محل کار: ۱۰ استراتژی برای موفقیت

۸ استراتژی برای به پایان رساندن یک پروژه

در اینجا هشت استراتژی وجود دارد که می توانید از آنها برای غلبه بر چالش های احتمالی و به پایان رساندن یک پروژه بزرگ به موقع استفاده کنید:

۱. زمان خود را مدیریت کنید

اگر مدیرتان پروژه‌ای را به شما محول می‌کند که مهلتی ندارد، یا آن را بخواهید یا خودتان آن را توسعه دهید تا خود یا تیمتان را تشویق کنید و انگیزه دهید. به عنوان مثال، ممکن است ۳۰ روز برای خود فرصت دهید تا پروژه را به پایان برسانید. تاریخ را به وضوح در تقویم خود بنویسید و آن را یک مهلت واقعی در نظر بگیرید. می توانید هر روز را قبل از پایان مهلت در تقویم علامت بزنید تا پیشرفت خود را بهتر تجسم کنید.

به طور مشابه، یک جدول زمانی برای تکمیل وظایف مرتبط با پروژه ایجاد کنید. برای حفظ بهتر تمرکز و جلوگیری از از دست دادن انگیزه و علاقه، فقط چند ساعت از روز روی پروژه کار کنید و از بقیه داده ها برای تکمیل کارهای معمول استفاده کنید. ایجاد محدودیت های زمانی برای خودتان نیز می تواند شما را تشویق کند که از زمان خود خلاقانه تر و موثرتر استفاده کنید.

مطالب مرتبط:  مدیریت زمان: نکاتی برای مدیریت موثر زمان

۲. اهداف کوچکتر ایجاد کنید

اگر روی یک پروژه بزرگ کار می‌کنید، آن را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید و برای هر کار جداگانه ضرب‌الاجل‌ها و اهداف تعیین کنید. این می‌تواند به شما کمک کند تا با ساده‌تر و قابل کنترل‌تر جلوه دادن یک پروژه چالش‌برانگیز، تحت تأثیر قرار نگیرید. همچنین می تواند به شما کمک کند تا از دستیابی به اهداف و پیشرفت در پروژه رضایت داشته باشید. برای مثال، اگر در حال ایجاد یک ارائه مهم برای بخش خود هستید، ممکن است آن را به مراحل زیر تقسیم کنید:

• طرح کلی ارائه.

• تعیین کنید که چه جزئیاتی در هر بخش باید گنجانده شود و در صورت نیاز، داده های حمایتی تحقیق کنید.

• کپی را برای هر اسلاید بنویسید.

• برای هر اسلاید تصاویری را انتخاب یا ایجاد کنید.

• ارائه خود را تمرین کنید.

مطالب مرتبط:  نحوه تعیین اهداف کوتاه مدت در ۵ مرحله ساده

۳. پیشرفت خود را پیگیری کنید

در حین تکمیل پروژه، پیشرفت خود را زیر نظر داشته باشید تا بتوانید تعیین کنید کدام وظایف را تکمیل کرده اید و از تمرکز بیش از حد بر روی کارهای باقی مانده اجتناب کنید. استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه یا یک برنامه فهرست‌سازی آنلاین را برای ردیابی خودکار وظایف خود در نظر بگیرید و در حین اتمام آن‌ها را علامت‌گذاری کنید. پیشرفت خود را به صورت هفتگی مرور کنید تا مشخص کنید که چند درصد از پروژه کامل شده است و آیا به پیشرفت دلخواه خود و رسیدن به اهداف خود می رسید یا خیر. با نظارت بر پیشرفت خود، می توانید مسئولیت پذیرتر شوید و یاد بگیرید که چگونه زمان خود را بهتر اولویت بندی کنید.

مطالب مرتبط:  پیگیری پیشرفت پروژه در ۷ مرحله

۴. عوامل حواس پرتی را کاهش دهید

هنگام تلاش برای به پایان رساندن یک پروژه بزرگتر، سعی کنید هرگونه حواس پرتی را که ممکن است مانع پیشرفت شما شود یا به کلی مانع پیشرفت شما شود را به حداقل برسانید. با به حداقل رساندن حواس پرتی های احتمالی، می توانید تمرکز خود را افزایش دهید و راحت تر بین کارهای مختلف جابجا شوید. داشتن زمان بدون وقفه در هر روز می تواند به شما کمک کند پروژه را با سرعت بیشتری تکمیل کنید. چند راه برای جلوگیری از حواس پرتی عبارتند از:

• درب دفتر خود را ببندید

• هنگام تکمیل وظایف پروژه، اعلان‌های ایمیل و پیام خود را خاموش کنید

• استفاده از هدفون حذف نویز

• توقف موقت برنامه‌ها و برنامه‌های غیرضروری رایانه‌ای

• خاموش کردن یا خاموش کردن تلفن و ایمیل

مطالب مرتبط:  ۱۵ نکته در مورد چگونگی از بین بردن حواس پرتی در محل کار

۵. نقاط ضعف خود را حساب کنید

نقاط ضعف خود را در نظر بگیرید و اینکه چگونه ممکن است مانع از اتمام سریع پروژه شما شود. به عنوان مثال، ممکن است سطح بالایی از کمال گرایی داشته باشید که ممکن است باعث شود زمان زیادی را صرف کارهای خاص پروژه کنید و از تکمیل آن جلوگیری کنید. درک این موضوع می تواند به شما کمک کند تا استراتژی هایی برای کاهش کمال گرایی خود ایجاد کنید و همچنان کار با کیفیت بالا ایجاد کنید. اگر اغلب قسمت‌هایی از پروژه خود را بازنویسی می‌کنید، می‌توانید به جای آن یک پیش‌نویس اولیه ایجاد کنید. اولین پیش نویس می تواند به شما کمک کند تا ایده های جدیدی را برای پروژه ایجاد کنید و به شما امکان می دهد وظایف را به موقع انجام دهید.

مطالب مرتبط:  چگونه می توان نقاط ضعف خود را بهبود بخشید (با گام ها و نکات)

۶- کمک بخواهید

اگر در تکمیل پروژه خود به تنهایی مشکل دارید یا به انگیزه نیاز دارید، از همکاران خود کمک بخواهید. همکارانی که هنوز روی پروژه با شما کار نکرده اند، ممکن است ایده های مفیدی داشته باشند که شما به تنهایی در نظر نخواهید گرفت. آنها همچنین می توانند بازخورد مفیدی را به شما ارائه دهند که می توانید از آنها برای بهبود کیفیت کلی آن و حتی به عنوان انگیزه استفاده کنید. اگر با یک کار پروژه مواجه شدید که یکی از همکاران در آن مهارت بیشتری دارد یا تجربه خاصی در آن دارد، مانند طراحی گرافیک، از او بپرسید که آیا مایلند به شما راهنمایی کنند.

مطالب مرتبط:  نحوه درخواست کمک در محل کار

۷. به یک برنامه زمانبندی متعهد شوید

زمانی از روز را در نظر بگیرید که بیشترین بازدهی را دارید و از آن زمان برای تکمیل پروژه های چالش برانگیز یا وقت گیر خود استفاده کنید. برای مثال، اگر صبح زود تمرکز بهتری دارید، یک یا دو ساعت زمان بدون حواس پرتی را به کار روی پروژه اختصاص دهید. اگر ساعات کاری شما خارج از یک روز کاری عادی است، از مدیر یا سرپرست خود بپرسید که آیا می توانید برنامه خود را تنظیم کنید. ایجاد یک برنامه روزانه برای خود بر اساس زمانی که بیشترین بهره وری را دارید می تواند به شما کمک کند پروژه های خود را راحت تر به پایان برسانید و بهره وری بیشتری داشته باشید.

مطالب مرتبط:  ۱۰ مثال از چگونگی افزایش بهره وری در محل کار

۸. به خود پاداش دهید

هر بار که به یک هدف پروژه فردی رسیدید یا به یک ضرب الاجل مهم رسیدید، به خودتان پاداش کوچکی بدهید. پس از اتمام پروژه، پاداش می تواند بزرگتر شود. به عنوان مثال، ممکن است هر بار که یک پروژه را تکمیل می کنید، زمان استراحت اضافی و پس از اتمام پروژه یک روز تعطیل به خود پاداش دهید. این می تواند به شما کمک کند تا انگیزه و تمایل خود را برای اتمام سریعتر پروژه افزایش دهید.