راهنمای نقشه های پردازش (با تعریف و ۶ مثال)

نقشه های فرآیند ابزارهایی هستند که متخصصان می توانند از آنها برای سازماندهی و مدیریت پروژه ها استفاده کنند. نگاشت فرآیند شامل ایجاد یک نقشه بصری از وظایف پروژه، از جمله اقداماتی است که باید براساس نتایج مشروط «اگر/آنگاه» انجام شود. یادگیری بیشتر در مورد نقشه برداری فرآیند می تواند به شما در بهبود کارایی پروژه کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، ما در مورد اینکه نقشه‌های فرآیند چه هستند بحث می‌کنیم و نشان می‌دهیم که چرا مفید هستند، و یک الگو، شش نمونه از انواع مختلف نقشه‌های فرآیند و پاسخ به سوالات متداول را ارائه می‌کنیم.

نقشه فرآیند چیست؟

نقشه فرآیند یک نمایش بصری است که مراحل یا وظایف یک پروژه را نشان می دهد. ممکن است شامل اقدامات لازم برای تکمیل یک کار و نقش هر کارمند باشد. ایجاد یک نقشه فرآیند شامل ترسیم یک شکل، معمولا یک دایره یا مربع، و اتصال آن به اشکال دیگر با استفاده از فلش ها یا خطوط نقطه چین است. کسب‌وکارها می‌توانند از نقشه‌های فرآیند برای طراحی و برنامه‌ریزی پروژه‌های جدید، مستندسازی فرآیندها، تشویق استقلال، انتقال ایده‌ها و تحلیل کارایی کار استفاده کنند. بسیاری از برنامه های کامپیوتری ابزارهایی برای ایجاد نقشه های فرآیندی دارند.

مرتبط: راهنمای نقشه برداری فرآیند: انواع و نکات

مزایای استفاده از نقشه فرآیند

استفاده از نقشه فرآیند مزایای زیر را به همراه دارد:

کارایی را افزایش می دهد

ایجاد یک نقشه فرآیند با ارائه تصویری واضح از هزینه، زمان و کیفیت پروژه، کارایی کلی را افزایش می دهد. این نشان می دهد که پروژه چقدر ممکن است طول بکشد تا به پایان برسد، که به کارکنان اجازه می دهد وظایف پروژه را بر اساس آن برنامه ریزی کنند.

مرتبط: بهره وری کسب و کار: چیست و چگونه آن را بهبود بخشیم

سازمان را تشویق می کند

نقشه‌برداری فرآیند به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا از مهارت‌های سازمانی هنگام تصمیم‌گیری و حل مشکلات شرکت خود استفاده کنند. آنها می توانند وظایف را در نقشه فرآیند سازماندهی کنند تا اولویت ها و حوزه های مختلف تمرکز را نشان دهند. این نقشه همچنین روشن می‌کند که اگر موقعیتی دارای نتایج متعددی باشد، چه کاری باید انجام شود، مانند اینکه یک نامزد استخدام، پیشنهاد شغلی منابع انسانی را بپذیرد یا رد کند. نقشه های فرآیند با ارائه دستورالعمل های واضح، سردرگمی را کاهش می دهند.

مطالب مرتبط: مهارت های سازمانی چیست؟ (با مثال)

تاخیرهای احتمالی را شناسایی می کند

نقشه های فرآیند یک نمای کلی از مراحل پروژه ارائه می دهد که می تواند به کارکنان نشان دهد که در کجا ممکن است تاخیرهای احتمالی وجود داشته باشد. با تجزیه و تحلیل نقشه فرآیند، اعضای تیم می‌توانند بخش‌هایی از پروژه را که می‌توانند از جهت‌گیری بیشتری استفاده کنند، شناسایی کنند، مانند مرحله توسعه محصول که می‌تواند از مرحله کنترل کیفیت بهره‌مند شود. آنها می توانند از این اطلاعات برای تنظیم برنامه های خود و کمک به اجرای روان پروژه استفاده کنند.

امکان طوفان فکری را فراهم می کند

هنگام ایجاد یک نقشه فرآیند، اعضای تیم می‌توانند ایده‌های مختلفی را برای گنجاندن روی نقشه طرح ریزی کنند. این ممکن است یک محیط کاری خلاق را تقویت کند و کار گروهی را تشویق کند. علاوه بر این، اگر کارمندان به ایجاد نقشه فرآیند کمک کنند، ممکن است در تکمیل هر گونه وظایف فرآیندی که تیمشان به آنها محول می کند سرمایه گذاری بیشتری داشته باشند.

باعث صرفه جویی در زمان می شود

نقشه‌های فرآیند با حذف نیاز به جهت، در زمان صرفه‌جویی می‌کنند، زیرا نشان می‌دهند که نقش هر یک از اعضای تیم چیست و چه وظایفی را باید انجام دهند. این می تواند سیستم کارآمدتری ایجاد کند که مسئولیت پذیری را ارتقا می دهد. از آنجایی که اعضای تیم می توانند همه وظایف و تکالیف را مشاهده کنند، ممکن است انگیزه بیشتری داشته باشند تا وظایف محول شده خود را به موقع انجام دهند.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد جدول زمانی پروژه در ۸ مرحله آسان

استقلال ایجاد می کند

نقشه های فرآیند نقش خاصی را به هر کارمند اختصاص می دهند. این می تواند به ایجاد استقلال یا استقلال برای اعضای تیم کمک کند. اگر یک کارمند در مورد نقش خود سوالی دارد، می تواند به نقشه مراجعه کرده و قدم بعدی شخصی خود را تعیین کند.

الگوی نقشه فرآیند

اگرچه نقشه‌های فرآیند بر اساس نوع پروژه متفاوت است، اما همه نقشه‌های فرآیند معمولاً از قالب مشابهی پیروی می‌کنند. در اینجا یک الگوی کلی برای ایجاد نقشه های فرآیند وجود دارد:

[مشکل را شناسایی کنید یا هدفی ایجاد کنید]

↓

[تصمیم بگیرید که چگونه آن مشکل را حل کنید یا به هدف برسید]

↓

[شامل یک کار عملی]

↓

[شامل یک کار عملی]

↓

[شامل یک کار عملی]

↓

[ارزیابی پیشرفت پروژه]

↓

[تغییرات لازم را انجام دهید]

↓

[سند تکمیل پروژه]

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار

۶ نمونه نقشه فرآیند 

در اینجا چند نمونه از انواع مختلف نقشه های فرآیند آورده شده است:

۱. نقشه بهبود فرآیند

نقشه بهبود فرآیند به شما این امکان را می دهد که تغییراتی در یک پروژه برای بهبود کیفیت، هزینه یا مدیریت زمان ایجاد کنید. این شامل انتخاب پروژه ای است که در حال توسعه است، سپس شناسایی یک مشکل و فهرست کردن مراحل لازم برای حل آن مشکل. در اینجا یک نمونه از نقشه بهبود فرآیند آورده شده است:

• اگر پروژه تمام شده است، ارزیابی کنید که آیا به اعضای تیم بیشتری برای کمک به کار نیاز دارد یا خیر

• اگر تشخیص دادید که پروژه به اعضای تیم جدید نیاز دارد، رسماً درخواست کنید تا اعضای تیم جدید را بیاورید

• درخواستی را از طریق ایمیل به سرپرست تیم ارسال کنید

• اعضای جدید تیم را استخدام کنید

• در مورد تغییرات با کارکنان ارتباط برقرار کنید

• اعضای جدید تیم را با پروژه آشنا کنید

• مهلت های پروژه را دوباره ارزیابی کنید

• نحوه کمک تغییرات به ضرب الاجل پروژه را مستند کنید

۲. نقشه فرآیند میز خدمات

نقشه های فرآیند میز خدمات به حل مشکلات مربوط به نرم افزار فناوری اطلاعات (IT) کمک می کند. ایجاد نقشه‌های فرآیند میز خدمات به متخصصان فناوری اطلاعات کمک می‌کند تا به درخواست‌های خدمات پاسخ دهند و به آن‌ها اجازه می‌دهد مشکلات را برای رفع خطاهای فنی حل کنند. در اینجا یک نمونه از نقشه فرآیند میز خدمات آورده شده است:

• درخواست خدمات کارکنان را تجزیه و تحلیل کنید

• خرابی های نرم افزار قبلی مربوط به این حادثه را مرور کنید

• از کارمند در مورد نوع خطای که تجربه می کنند بپرسید

• تست های تشخیصی را روی نرم افزار اجرا کنید

• نتایج آزمون را ارزیابی کنید

• انجام تعمیرات بر اساس تست های تشخیصی

• درخواست خدمات سند

• نرم افزار را دو هفته پس از درخواست سرویس بررسی کنید تا از کارایی آن اطمینان حاصل کنید

۳. نقشه فرآیند استخدام و گزینش

نقشه فرآیند استخدام و انتخاب می تواند به مدیران در هنگام استخدام کارمندان جدید کمک کند. این شامل ترسیم فرآیند استخدام یک شرکت از ابتدا تا انتها است تا شرکت ها بتوانند برنامه ای سازمان یافته برای همراهی با خط مشی استخدام خود داشته باشند. در اینجا نمونه ای از نقشه فرآیند استخدام و گزینش آمده است:

• شرکت قصد دارد کارمندان جدیدی استخدام کند

• ایجاد الزامات برای کارکنان جدید

• آگهی های استخدامی را در شبکه های اجتماعی و وب سایت شرکت ارسال کنید

• یک انگیزه پولی برای معرفی کارمند ارائه دهید

• درخواست های شغلی را تجزیه و تحلیل کنید

• کاندیداها را برای مصاحبه انتخاب کنید

• انجام مصاحبه مجازی

• کاندیداها را برای مصاحبه نهایی انتخاب کنید

• تصمیم بگیرید که آیا برای کار مناسب است یا نامناسب

• اگر مناسب است، پیشنهاد شغلی رسمی بدهید

• اگر مناسب نیست، یک ایمیل تشکر ارسال کنید

مطالب مرتبط: ۱۲ تکنیک جدید استخدام برای فرآیند استخدام شما

۴. نقشه فرآیند فروش

نقشه برداری فرآیند فروش شامل برداشتن گام هایی برای بهبود فروش کلی یک کسب و کار است. این نقشه می‌تواند شامل نحوه تعامل با مشتری، افزایش فروش گردش مالی یا افزایش بهره‌وری باشد. در اینجا نمونه ای از نقشه فرآیند فروش است که بر بهبود فروش تمرکز دارد:

• هدف تیم فروش بهبود ۲۵ درصدی فروش است.

• تبلیغات شبکه های اجتماعی را بخرید

• از کارمندان بخواهید در منطقه محلی با مشتریان تماس بگیرند

• از کارمندان بخواهید بروشورهایی را در اختیار شما قرار دهند

• بعد از هفته اول، تغییر اعداد فروش را ثبت کنید

• تبلیغات در شبکه های اجتماعی را ادامه دهید

• تماس سرد و اطلاع‌رسانی بروشور را بر اساس شماره‌های هفته اول تغییر دهید

• بهبود فروش سند

موارد مرتبط: راهنمای قطعی فرآیند فروش (همراه با مزایا)

۵. نقشه فرآیند خدمات مشتری

نقشه فرآیند خدمات مشتری شامل ایجاد فعالیت‌ها، وظایف و پروژه‌ها برای ارضای بهتر نیازهای مشتری است. کسب و کارها می توانند از این نقشه به عنوان راهی برای بهبود مهارت های خدمات مشتری خود استفاده کنند. در اینجا نمونه ای از نقشه فرآیند خدمات مشتری آورده شده است:

• یک مشتری گزارش می دهد که یک صندوقدار برای سفارش غذای آنها هزینه اضافی پرداخت کرده است

• بازپرداخت به مشتری

• در مورد مسائل مربوط به صندوق پول با کارکنان ارتباط برقرار کنید

• ارائه آموزش های اضافی صندوق پول به کارکنان

• تعداد شکایات مشتریان در مورد مسائل مربوط به صندوق پول را پیگیری کنید

• بر پیشرفت کارمندان در صندوق پول نظارت کنید

• پیشرفت سند

• هر سه ماه یکبار آموزش صندوق فروش بیشتری ارائه دهید

مرتبط: ایده هایی برای بهبود خدمات مشتری

۶. نقشه فرآیند رسید پرداخت

نقشه فرآیند رسید پرداخت، روند پرداخت را از ابتدا تا انتها ردیابی می کند. این نقشه معمولاً کوتاهتر است زیرا تنها هدف آن مستند کردن فرآیندهای دریافت است. می‌تواند به کارمندانی که پرداخت‌های مشتریان را پردازش می‌کنند کمک کند، یا به مشتریان در درک فرآیند پرداخت کمک کند. در اینجا نمونه ای از نقشه فرآیند رسید پرداخت آورده شده است:

• مشتری با استفاده از چک پرداختی را انجام می دهد

• کارمند اطلاعات چک را وارد سیستم می کند

• کارمند چک را با استفاده از اسکنر صندوق پول اسکن می کند

• مشتری یک کپی از رسید خود را دریافت می کند

• کارمند چک را در سینی پایین صندوق پول می گذارد

• مدیر هنگام بسته شدن فروشگاه چک جمع می کند تا در بانک سپرده گذاری کند

سوالات متداول

در اینجا چندین سوال رایج مربوط به نقشه های فرآیند وجود دارد:

چه زمانی از نقشه فرآیند استفاده می کنید؟

هر زمان که تیم شما پروژه ای دارد که نیاز به سازماندهی، برنامه ریزی یا تغییر دارد، می توانید از نقشه فرآیند استفاده کنید. برخی از متخصصان قبل از شروع پروژه نقشه های فرآیند را ایجاد می کنند تا بتوانند پروژه را از ابتدا تا انتها ترسیم کنند، در حالی که برخی از متخصصان فقط از نقشه های فرآیند برای ایجاد تغییرات در پروژه استفاده می کنند.

بهترین رویکرد برای نقشه برداری فرآیند چیست؟

بهترین رویکرد برای نقشه برداری فرآیند این است که با طوفان فکری شروع کنید که پروژه شما به چه چیزی نیاز دارد و می خواهید پروژه شما به چه اهدافی دست یابد. این ممکن است شامل تهیه یک یا دو نقشه فرآیند قبل از رسیدن به بهترین نتیجه باشد. هنگامی که یک جلسه طوفان فکری را کامل کردید، احتمالاً ایده بهتری در مورد اینکه چه وظایف و ایده هایی باید در نقشه فرآیند خود بگنجانید، خواهید داشت.

مطالب مرتبط: ۱۰ گام برای تسهیل طوفان فکری

چه حرفه هایی از نقشه فرآیند استفاده می کنند؟

هر حرفه ای که پروژه ها را مدیریت می کند می تواند از نقشه برداری فرآیند برای سازماندهی وظایف خود استفاده کند. در اینجا برخی از حرفه های رایج که از نقشه برداری فرآیند استفاده می کنند آورده شده است:

• مدیران مالی: این متخصصان ممکن است از نقشه برداری فرآیند برای ایجاد برنامه های مالی شفاف و کارآمد برای مشتریان استفاده کنند.

• معماران: معماران می توانند هنگام تحقیق و برنامه ریزی یک پروژه طراحی از نقشه های فرآیند استفاده کنند.

• مهندسان: این متخصصان می‌توانند از نقشه‌های فرآیند برای ایجاد یک برنامه دقیق از وظایف خود استفاده کنند تا به آنها کمک کند تا با اندازه‌گیری‌ها و ابزارهای زیادی سازماندهی شوند.

• کارکنان مراقبت های بهداشتی: متخصصان در مراقبت های بهداشتی می توانند از نقشه های فرآیند برای ردیابی پیشرفت بیمار، ایجاد برنامه های درمانی و نظارت بر هرگونه تغییر در سلامت بیمار استفاده کنند.

آیا برای ایجاد نقشه های فرآیندی به نرم افزار تخصصی نیاز دارید؟

برای ایجاد نقشه های فرآیندی نیازی به نرم افزار تخصصی ندارید. در حالی که نرم‌افزاری در دسترس است که به کاربران کمک می‌کند تا نقشه‌های فرآیند پیچیده را ایجاد کنند، می‌توانید نقشه‌های فرآیند را خودتان با استفاده از منابع آنلاین رایگان ایجاد کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از مداد و کاغذ، نقشه فرآیند ترسیم کنید.