راهنمای نمودار فرآیند کسب و کار: مزایا و نحوه ایجاد

نمودار فرآیند کسب و کار یک ابزار بصری مهم برای موفقیت کسب و کار است. این جزئیات چندین مرحله در یک فرآیند را از طریق زبان ساده و نمایشگر تمیز توضیح می دهد، که به تیم ها کمک می کند وظایف یا پروژه ها را به طور موثرتری انجام دهند. یادگیری نحوه استفاده از این نوع نمودار می تواند به شما در افزایش بهره وری و بهبود فرآیندهای شرکت کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، نمودار فرآیند کسب و کار را تعریف می کنیم، برخی از مزایای استفاده از آن را فهرست می کنیم و مراحلی را ارائه می دهیم که می توانید برای ایجاد آن دنبال کنید.

نمودار فرآیند کسب و کار چیست؟

نمودار فرآیند کسب و کار نقشه ای است که مراحل جداگانه یک فرآیند را نشان می دهد. حرفه ای ها اغلب از این ابزار برای کارهای رویه ای استفاده می کنند و به عنوان نقشه ای برای دستیابی به یک هدف عمل می کند.

نمودارهای فرآیند کسب و کار گزینه ها و گزینه های جایگزین را در هر مرحله از نقشه در نظر می گیرند. به عنوان مثال، یک نمودار ممکن است دو مسیر داشته باشد که پاسخ آنها ” بله ” یا ” خیر ” است. با توجه به نحوه انتخاب کاربر، آنها مسیر خاصی را در نمودار دنبال می کنند.

این نمودارها به طور مختصر فرآیند فکر یا رویکرد یک کسب و کار را به کار خاص توضیح می دهند و می توانند به کارکنان یا ذینفعان کمک کنند تا اهداف و فرآیندهای یک پروژه را درک کنند. شما می توانید این نمودار را با اشکال مختلف ایجاد کنید تا جنبه های مختلف فرآیند را به تفصیل بیان کنید. این نمادها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• دایره: رویدادها

• میدان: فعالیت ها

• پیکان ثابت: انتقال وظایف

• پیکان نقطه‌دار: پیام‌ها

مطالب مرتبط: اجرای فرآیندها در محل کار: ۹ مرحله

مزایای استفاده از نمودار فرآیند کسب و کار

استفاده از نمودار فرآیند کسب و کار مزایای زیادی دارد. این ابزارها می توانند اطلاعات رویه ای را با تمرکز بر مراحل ارزشمندتر یک فرآیند ساده کنند. در اینجا مزایای دیگری برای نمودار فرآیند کسب و کار و اینکه چرا یک کسب و کار ممکن است آن را ایجاد کند آورده شده است:

ذهنیت متقابل را تشویق می کند

نمودار فرآیند کسب و کار پایه و اساس یک کسب و کار و کارکنان آن را فراهم می کند. در نتیجه، همه افراد در کسب و کار به اطلاعات یکسانی مراجعه می کنند. این منبع اطلاعاتی ثابت، کارکنان را تشویق می‌کند تا رویکردی مشابه با تجارت داشته باشند. یک طرز فکر متقابل می تواند از اختلاف نظرها، سوء تفاهم ها و طیف گسترده ای از نظرات جلوگیری کند زیرا شما استانداردهایی را ایجاد کرده اید.

مرتبط: ۱۳ ابزار نقشه برداری فرآیند برای کارایی کسب و کار

موضوعات پیچیده را ساده می کند

نمودارهای فرآیند کسب و کار بر مهمترین اطلاعات تمرکز می کنند در حالی که جزئیات غیر ضروری را حذف می کنند. این رویکرد می تواند به جلوگیری از سردرگمی کمک کند و به مردم اجازه دهد تا با استفاده از یک زبان مشترک اطلاعات را درک کنند. انجام این کار همچنین می‌تواند به افراد دیگر تیم‌های پروژه اجازه دهد تا وظایفی را که مسئولیت آن‌ها را بر عهده ندارند و هدف کلی که روی آن کار می‌کنند، بهتر درک کنند.

مرتبط: نحوه پیاده سازی مدل سازی فرآیند کسب و کار در ۵ مرحله

مرجع ارائه می دهد

یک نمایش تصویری از یک طرح تجاری می تواند بسیار مفید باشد. هنگام نمایش، نمودار فرآیند کسب و کار به عنوان یک انگیزه و یک مرجع سریع برای اعضای تیم عمل می کند.

به عنوان مثال، اگر کسی از مرحله بعدی مطمئن نیست، می تواند به سرعت برای تایید به نمودار مراجعه کند. این نمودار همچنین ممکن است شامل اطلاعات تماس برای سرپرست تیمی باشد که بر آن مرحله نظارت می کند، بنابراین آنها بدانند در صورت هرگونه سؤال با چه کسی تماس بگیرند.

مطالب مرتبط: ۶ راه برای ساده کردن فرآیندها و گردش کار

پیشرفت اسناد

نمودار فرآیند کسب و کار ابزاری عالی برای مستندسازی فرآیند یک پروژه است. مراحل ذکر شده به کارمندان کمک می کند تا ببینند با پیشرفت در کجا هستند و تا چه حد به اهداف نزدیک هستند. این می تواند به بهبود انگیزه کمک کند و زمانی که یک تیم یک کار را کامل می کند، احساس موفقیت بیشتری ایجاد کند.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد جدول زمانی پروژه در ۸ مرحله آسان

نحوه ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار

در اینجا چندین مرحله وجود دارد که می توانید برای ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار دنبال کنید:

۱. با یک تیم طوفان فکری کنید

در نظر داشته باشید که با تیم خود ملاقات کنید تا در مورد روند صحبت کنید و افکار و ایده هایی را که دارند یادداشت کنید. پس از این، می توانید به نحوه ادغام آنها در نمودار خود فکر کنید. طوفان فکری می تواند راه خوبی برای داشتن یک مکالمه بدون ساختار باشد، بنابراین به بحث ها و سوالات برنامه ریزی نشده خوش آمدید. در جلسات طوفان فکری، سعی کنید تفکر نوآورانه را تشویق کنید و همه ایده ها را در نظر بگیرید.

بیشتر بخوانید: ۱۲ استراتژی برای طوفان فکری موثر

۲. اطلاعات پروژه را جمع آوری کنید

کسب اطلاعات برای یک نمودار فرآیند کسب و کار آگاهانه ضروری است. هرچه اطلاعات بیشتری داشته باشید، نمودار شما پروژه شما را بهتر نشان می دهد. این می تواند شامل منابع مورد نظر شما باشد، مانند نیروی کار، زمان و بودجه. همچنین می توانید در نظر بگیرید که به چه معیارهایی امیدوارید به دست آورید و آیا آنها قابل اندازه گیری هستند یا خیر. انجام این کار به شما این امکان را می دهد که هر مرحله را با دقت برنامه ریزی کنید و یک گردش کار واضح ایجاد کنید.

مطالب مرتبط: تحلیل فرآیند کسب و کار چیست؟ مزایا، انواع و مراحل

۳. کلمات کلیدی مراحل را فهرست کنید

جمع آوری کلمات کلیدی اولین قدم عالی برای ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار است. با در نظر گرفتن اطلاعات اولیه از طوفان فکری و جمع آوری اطلاعات، کلمات کلیدی ایجاد کنید.

سعی کنید روی کلمات منحصر به فرد و مفیدی تمرکز کنید که ارزشمندترین بخش های هر مرحله را به شما یادآوری می کند. به عنوان مثال، اگر به پایان فرآیند نزدیک شده اید و مرحله ای برای نهایی کردن محصول خود دارید، ممکن است از کلمه کلیدی مانند “کنترل کیفیت” استفاده کنید تا به شما یادآوری کند که قبل از عرضه محصول، آن را به طور کامل آزمایش کنید.

مطالب مرتبط: راهنمای کامل اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

۴. از اشکال و نمادهای مختلف استفاده کنید

ترسیم نمودار فرآیند کسب و کار یک کمک بصری برای داده های شما ایجاد می کند. برای خوانایی بهتر می توانید نقشه را با دست ترسیم کنید یا از یک برنامه کامپیوتری استفاده کنید. برخی از کسب و کارها نقشه های روی تخته سفید را ترجیح می دهند تا در صورت لزوم اطلاعات را به راحتی تغییر دهند. پیاده سازی اشکال، مانند دایره، مربع و مثلث، می تواند به شما کمک کند تا مراحل خاصی را مشخص کنید و شناسایی و درک آنها را آسان تر کند.

۵. جریان نمودار را تجزیه و تحلیل کنید

تجزیه و تحلیل جریان نمودار بر ساختار بصری آن و نحوه ارائه اطلاعات تمرکز دارد. نمودار فرآیند کسب و کار را چندین بار با چندین کارمند مرور کنید تا قضاوت کنید که چقدر آسان است و چه مراحلی ممکن است برخی افراد را گیج کند. اگر برای درک بخشی از نمودار مشکل دارید، جایگزین یا بهبود آن جزء را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که هیچ کس دیگری چنین مشکلی را ندارد.

مرتبط: نحوه ایجاد یک فلوچارت در ۴ مرحله (به علاوه انواع و نکات)

۶. دریافت بازخورد از ذینفعان و کارکنان

هنگام ایجاد یک نمودار فرآیند کسب و کار موثر، بازخورد ارزشمند است. نظرات و پیشنهادات صادقانه ذینفعان و کارمندان را تشویق می کند که می توانید از آنها برای اصلاح نمودار استفاده کنید. از آنجایی که نمودار فرآیند برای کل کسب و کار است، مهم است که دیدگاه دیگران را در نظر بگیرید. نظرات اضافی می تواند بینشی در مورد اثربخشی نمودار ارائه دهد.

مرتبط: دادن و دریافت بازخورد: تعاریف و مثال ها

۷. نمودار را برای اجرای بازخورد و ویرایش اصلاح کنید

پس از دریافت بازخورد، آنچه را که می خواهید از نمودار ویرایش و تغییر دهید، در نظر بگیرید. وقت گذاشتن برای نگاه کردن به نمودار خود چند بار دیگر و بازنگری آن قبل از اشتراک‌گذاری می‌تواند به شما در شناسایی اشتباهات یا ویرایش‌هایی که ممکن است انجام دهید کمک کند. اطمینان از اینکه دنبال کردن و درک آن آسان است می تواند به شما کمک کند در زمان صرفه جویی کنید و به اعضای تیم اجازه دهید بدون تاخیر شروع به کار کنند.

۸. نمودار را به اشتراک بگذارید

به اشتراک گذاری نمودار فرآیند کسب و کار می تواند یکی از هیجان انگیزترین مراحل باشد. این زمانی است که مردم با اعمال مستقیم نمودار شما شروع به استفاده از نمودار شما برای کار می کنند. سعی کنید اثربخشی نمودار خود و نحوه واکنش مردم به استفاده از آن را بررسی کنید. این مشاهدات می تواند به شما کمک کند نمودار فرآیند کسب و کار فعلی خود را بهبود بخشیده و در آینده نمودارهای مؤثرتری ایجاد کنید.

مرتبط: راهنمای نقشه های پردازش (با تعریف و ۶ مثال)

نکاتی برای ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار

هنگام ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار خود به نکات زیر توجه کنید:

• خواندن آن را آسان کنید. اگر اعضای تیم بتوانند نمودار شما را به راحتی بخوانند و درک کنند، ممکن است بتوانند آن را به طور موثرتری دنبال کنند. سعی کنید نمودار خود را برای دنبال کردن ساده و برای ارجاع راحت بسازید.

• حجم مناسبی از اطلاعات را ارائه دهید. اطمینان از اینکه اطلاعات زیادی را در نمودار خود قرار نمی دهید می تواند به شما کمک کند تا از سردرگمی یا تحت فشار قرار دادن اعضای تیم خود جلوگیری کنید.

• نمودارهای اضافی ایجاد کنید. اگر فکر می کنید اطلاعات زیادی برای یک نمودار دارید، یک نمودار دیگر ایجاد کنید. این به شما امکان می دهد تا مهمترین موضوعات را اولویت بندی کنید و در عین حال جزئیات بیشتری را برای مراحل پیچیده ارائه دهید.

• نمودار خود را به روز کنید در طول فرآیند خود، ممکن است اطلاعات جدیدی را بیاموزید که گنجاندن آن در نمودار ارزشمند است. اضافه کردن این اطلاعات و به روز رسانی نمودار خود را در صورت کشف آن در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که تیم شما از تغییرات آگاه است و می تواند به سرعت با آنها سازگار شود.

• یک کلید ارائه دهید. اگر از اشکال و نمادها استفاده می کنید، سعی کنید یک کلید برای نمودار خود ارائه دهید تا معنای هر شکل را توضیح دهد. این می تواند به افراد کمک کند تا نمودار را راحت تر بفهمند و دنبال کنند.

• ثبات را حفظ کنید. استفاده از کلمات کلیدی، اشکال و نمادهای ثابت در سراسر نمودار می تواند درک آن را آسان تر کند. اگر از نمودارهای زیادی برای تیم‌های خود استفاده می‌کنید، در نظر داشته باشید که شکل‌هایی داشته باشید که معنی یکسانی روی هر کدام دارند تا زمان لازم برای درک نمودارهای جدیدتان را کاهش دهید.