استراتژی برون سپاری: مثال ها، مزایا و نحوه ساخت

تیم های داخلی یک شرکت برای موفقیت آن ضروری هستند، اما ممکن است زمان یا تخصص لازم برای انجام برخی وظایف را نداشته باشند. برون سپاری یک استراتژی است که شامل تخصیص وظایف تجاری به ارائه دهندگان شخص ثالث است. اجرای این رویکرد می تواند به سازمان کمک کند تا بهره وری و حاشیه سود خود را افزایش دهد و کیفیت محصولات خود را بهبود بخشد.

در این مقاله از ایوسی، استراتژی برون‌سپاری را توضیح می‌دهیم، مثال‌هایی ارائه می‌کنیم، مزایای آن را مورد بحث قرار می‌دهیم و مراحل ساخت یک برنامه موفق را به اشتراک می‌گذاریم.

استراتژی برون سپاری چیست؟

استراتژی برون سپاری طرحی است که توضیح می دهد چگونه یک شرکت شرکت ها یا افراد ثالث را برای انجام وظایف استخدام می کند. این رویکرد به عنوان جایگزینی برای تکیه صرفا به کارکنان داخلی، می تواند هزینه ها را کاهش دهد، بهره وری را افزایش دهد و کیفیت کلی محصول نهایی را بهبود بخشد.

استراتژی‌های برون‌سپاری شامل استانداردها، رویه‌ها و مقرراتی است که عواملی مانند افرادی را که یک سازمان استخدام می‌کند و چقدر به آنها پرداخت می‌کند، دیکته می‌کند. یک شرکت بسته به نیازش ممکن است به یک فرد واحد، یک کسب و کار کوچک یا یک شرکت بزرگ برون سپاری کند.

نمونه هایی از کارهای برون سپاری شده

یک کسب و کار ممکن است یک پروژه واحد، مانند راه اندازی یک شبکه، یا یک بخش کامل از کسب و کار شما، مانند تولید را برون سپاری کند. در اینجا چند نمونه معمول از کارهایی که شرکت ها می توانند برون سپاری کنند آورده شده است:

• مطالب و وبلاگ نویسی

• طراحی گرافیک

• خدمات برندینگ

• مدیریت شهرت

• خدمات مشتری

• بازار یابی

• مدیریت زنجیره تامین

• مدیریت منابع انسانی

• حسابداری، مشاوره مالی و رعایت مالیات

• مهندسی

• برنامه نویسی کامپیوتر و سایر خدمات فناوری اطلاعات

• تحقیق و طراحی

• نصب و آموزش کارکنان جدید

در اینجا نمونه ای از برون سپاری آورده شده است:

گروه طراحی سارای یک استارت آپ فناوری است که برای رشد سریع در ۱۸ ماه آینده آماده می شود. پس از راه اندازی اپلیکیشن موبایل، نیاز به نیروی انسانی این شرکت ۸۰ درصد افزایش یافت. مدیر عامل و مدیر مالی گروه طراحی سارای زمانی برای اختصاص دادن به نیروی انسانی ندارند، بنابراین با راه حل های کارکنان آماده به کار قرارداد می بندند. شرکت آماده برای کار استخدام متخصص در استقرار کارکنان در استارتاپ ها است. این شرکت استخدام می‌کند، مصاحبه می‌کند و با استخدام‌های جدید در مورد قراردادها مذاکره می‌کند و مدیران گروه طراحی سارای را برای تمرکز بر مسئولیت‌های اصلی خود باز می‌گذارد.

مطالب مرتبط:  برون سپاری چیست و چگونه کار می کند؟

مزایای استراتژی های برون سپاری

یک مزیت مهم استراتژی برون سپاری این است که می تواند در هزینه ها صرفه جویی کند، زیرا نیروی کار یا منابع خارجی ممکن است ارزان تر از گزینه های داخلی باشد. یک شرکت همچنین ممکن است وظایف خود را به کارشناسانی با تجربه و دانش تخصصی بیشتر نسبت به تیم خود برون سپاری کند. به عنوان مثال، یک تیم فناوری اطلاعات را در یک سازمان غیرانتفاعی جدید در نظر بگیرید. در حالی که این تیم ممکن است مهارت های اساسی داشته باشد، ممکن است تجربه لازم برای اجرای اقدامات امنیت سایبری را نداشته باشد. این سازمان غیرانتفاعی می تواند با برون سپاری کار امنیت سایبری به یک شرکت فعال فناوری اطلاعات از دارایی های خود محافظت کند.

سایر مزایای برون سپاری عبارتند از:

• بهره وری افزایش یافته است

• محدودیت ظرفیت کمتر سفت و سخت

• زمان و منابع بیشتر برای وظایف اصلی شرکت

• امکان دسترسی به مجموعه مهارت ها و منابع مختلف

• انعطاف پذیری بیشتر برای به روز رسانی فرآیندها و پاسخ به تغییرات بازار

• کاهش زمان برای عرضه محصولات به بازار

• افزایش همکاری و نوآوری

مرتبط:  برون سپاری: مزایا و معایب

چگونه یک استراتژی برون سپاری بسازیم

در اینجا نحوه ایجاد یک استراتژی برون سپاری موفق آورده شده است:

۱. تصمیم بگیرید که آیا برون سپاری سودمند است یا خیر

برون سپاری می تواند مزایای بسیاری داشته باشد، اما این عمل به نفع برخی شرکت ها بیشتر از دیگران است. با در نظر گرفتن بهره وری بخش های داخلی می توانید تعیین کنید که آیا این برای سازمان شما مناسب است یا خیر. تجزیه و تحلیل کنید که آیا کارکنان وظایف محول شده خود را انجام می دهند و نتایجی را به دست می آورند که با اهداف سازمان همسو باشد. اگر کارمندان نتوانند سهمیه های خود را برآورده کنند یا کار کمتری را تولید کنند، این علائم می تواند نشان دهد که برون سپاری ممکن است به نفع یک شرکت باشد.

۲. توضیحات پروژه را ایجاد کنید

بعد از اینکه تصمیم گرفتید با برون سپاری پیش بروید، می توانید توضیحات پروژه مفصلی ایجاد کنید که مهارت های لازم برای تکمیل وظایف را مشخص می کند. به عنوان مثال، اگر شرکتی بازاریابی یک محصول جدید را برون سپاری کند، مهارت های کلیدی شامل دانش عمیق محصول و تخصص در استراتژی های رسانه های اجتماعی است. این توضیحات پروژه به توجیه برون سپاری به ذینفعان کمک می کند و تضمین می کند که ارائه دهندگان شخص ثالث می دانند که چه انتظاری دارند. همچنین می توانید با استفاده از معیارهایی مانند خروجی تولید یا صرفه جویی در هزینه، اهداف عملکرد مورد انتظار برای ارائه دهنده شخص ثالث را فهرست کنید. تعیین زودهنگام انتظارات، ارتباط شفاف و باز را از همان ابتدا ارتقا می دهد.

۳. اصطلاحات مالی را تعریف کنید

بودجه پروژه و شرایط پرداخت را تعیین کنید. تصمیم بگیرید که بر اساس تولید، زمان کار یا بر اساس هر پروژه به شخص ثالث پرداخت می کنید. برنامه پرداخت، نوع پرداخت و اطلاعات تماس گیرنده را انتخاب کنید. شامل رویه‌هایی برای درخواست و تأیید اضافه هزینه‌ها. برخی از شرکت‌ها بر اساس اتمام مهلت‌ها، پرداخت‌ها را صادر می‌کنند، و این مهم است که قبل از شروع پروژه، محصولات قابل تحویل را تعریف کنیم.

مرتبط:  برون سپاری عملیاتی: تعریف و مزایا

۴. یک مدیر برون سپاری تعیین کنید

در حالی که برون سپاری برخی از مسئولیت های تیم داخلی را کاهش می دهد، انتصاب یک مدیر برون سپاری ضروری است. این حرفه ای یک کارمند داخلی است که ارتباط بین شرکت و ارائه دهنده شخص ثالث را تسهیل می کند. آنها تغییرات مورد نیاز پروژه را به اشتراک می گذارند، به روز رسانی را برای تیم داخلی ارائه می دهند و به هر سؤالی که پیمانکاران ممکن است داشته باشند پاسخ می دهند. در حالت ایده آل، مدیر برون سپاری مهارت های ارتباطی و مدیریت پروژه خوبی دارد.

۵. درخواست پیشنهادات

مدیر برون سپاری می تواند شرح پروژه را برای شرکت های مربوطه ارسال کند و پیشنهادات را درخواست کند. پیشنهادات به شرکت کمک می کند تا مشخص کند کدام گزینه پربازده ترین و مقرون به صرفه است. در این مرحله، شرکت ممکن است مصاحبه هایی با پیمانکاران انجام دهد تا درک بهتری از نحوه مشارکت آنها در اهداف سازمان داشته باشد.

یک عامل اساسی که باید در نظر گرفته شود این است که کار برون سپاری شده از کجا منشا می گیرد. اگر خدمات به نظارت دائمی سازمان شما نیاز ندارد، ممکن است عاقلانه باشد که یک شرکت دریایی در کشوری دوردست انتخاب کنید که بتواند نرخ های مقرون به صرفه تری را ارائه دهد. برون سپاری خشکی یا برون سپاری خدمات به شرکتی در همان کشور، در صورت لزوم همکاری مستقیم تر، ممکن است مناسب تر باشد.

۶. شرکتی را انتخاب کنید

پس از بررسی پیشنهادات و انجام مصاحبه ها، مدیر برون سپاری می تواند شرکتی را انتخاب کند که بیشترین هماهنگی را با اهداف سازمان خود دارد. آنها می توانند درخواست تجدید نظر در شرایط برون سپاری و نهایی کردن قرارداد را داشته باشند. این مقررات به همه تیم‌ها کمک می‌کند فرآیند را ساده و استاندارد کنند و شرکت حتی می‌تواند از این سند به عنوان دستورالعملی برای قراردادهای برون‌سپاری آینده استفاده کند.

۷. خروجی را نظارت کنید

نظارت بر خروجی و فرآیندهای شرکت برون سپاری. از کارمندان بازخورد دریافت کنید تا مشخص کنید که آیا بهره وری آنها به دلیل همکاری در حال افزایش است یا خیر. برای اطمینان از مطابقت با استانداردهای شرکت و مطابقت با مقررات مربوطه، کیفیت کار شرکت را ارزیابی کنید. اگر شخص ثالث نتواند انتظارات شرکت را برآورده کند، مدیر برون سپاری می تواند نگرانی های خود را بیان کند و برای حل هر گونه مشکل تلاش کند.