۱۲ بهترین روش برای رهبری یک تیم مجازی (به علاوه نکات)

رهبری یک تیم مجازی در مقایسه با مدیریت یک تیم در یک محیط اداری می‌تواند به مهارت‌های ارتباطی، رهبری و سبک‌های تصمیم‌گیری متفاوتی نیاز داشته باشد. یادگیری نحوه رهبری موثر یک تیم مجازی می تواند به شما در بهبود و حفظ توانایی های رهبری خود در نقش های از راه دور کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، چالش‌ها و مزایای تیم‌های مجازی را تشریح می‌کنیم، ۱۲ روش برتر برای مدیریت یک تیم مجازی را شرح می‌دهیم و مهارت‌هایی را که می‌توانید در نقش رهبری استفاده کنید، فهرست می‌کنیم.

مزایا و معایب رهبری یک تیم مجازی

تیم مجازی گروهی از کارمندان است که برای یک شرکت از مکان‌های مختلف کار می‌کنند. آن‌ها می‌توانند از فناوری‌هایی مانند پیام‌رسانی فوری، ویدئو کنفرانس، ایمیل و موارد دیگر برای برقراری ارتباط در مورد کار خود و انجام وظایف استفاده کنند. کار بر روی یک تیم مجازی می تواند با چالش ها و مزایای جدیدی همراه باشد. در اینجا چند چالش وجود دارد:

• ارتباطات: فناوری می تواند به کارمندان مجازی توانایی برقراری ارتباط را بدهد، اما تکیه بر فناوری با چالش هایی همراه است. به عنوان مثال، اگر اینترنت یک کارمند از کار بیفتد، این می تواند مانع از کار کردن یک تیم شود.

• ساختار: به دلیل افزایش انعطاف پذیری و آزادی، ساختار کمتری برای اعضای یک تیم مجازی در مقابل کارمندانی که در یک دفتر کار می کنند وجود دارد.

• حواس پرتی: کار از راه دور می تواند باعث ایجاد حواس پرتی در روز کاری شود.

• پاسخگویی: یکی دیگر از چالش های کار بر روی یک تیم مجازی، مدیریت پاسخگویی برای اعضای تیم است.

در زیر به چند مورد از مزایای تیم های مجازی اشاره شده است:

• تعادل بین کار و زندگی: فقدان یک رفت و آمد و ساعات کار از راه دور می تواند تعادل بهتری بین کار و زندگی به کارمندان بدهد.

• روحیه: برنامه ریزی انعطاف پذیر و تعادل بهتر بین کار و زندگی می تواند به روحیه بالاتر تیم های مجازی در مقایسه با تیم هایی که در یک دفتر کار می کنند کمک کند.

• هزینه: شرکت هایی با تیم های مجازی می توانند در هزینه هایی مانند اجاره و لوازم اداری صرفه جویی کنند.

• استخر استعدادها: تیم‌های مجازی به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا از مجموعه استعدادهای بزرگ‌تری استخدام کنند، مانند در نظر گرفتن نامزدها در شهرها یا ایالت‌های دیگر، که می‌تواند کسب‌وکار را قادر به استخدام شایسته‌ترین کارمندان کند.

• بهره وری: توانایی کار با یک برنامه منعطف می تواند منجر به بهره وری بالاتر در بین اعضای یک تیم مجازی شود.

• مقیاس پذیری: استخر استعداد بزرگتر و مزایای مطلوب یک تیم مجازی می تواند به شرکت ها کمک کند تا عملیات خود را به طور موثرتری مقیاس کنند.

مطالب مرتبط: جلسات مجازی: راهنمای قطعی

۱۲ بهترین روش برای رهبری یک تیم مجازی

در اینجا چند مورد از بهترین شیوه هایی که می توانید هنگام رهبری تیم خود به صورت مجازی اجرا کنید آورده شده است:

۱. اعتماد را توسعه دهید

وقتی روی یک تیم مجازی کار می‌کنید، ایجاد اعتماد با کارمندانی که فقط از راه دور با آنها تعامل دارید دشوارتر است. رهبران تیم های مجازی می توانند با استفاده از استراتژی های زیر به تقویت اعتماد در میان اعضای تیم کمک کنند:

• ارتباط باز رهبران تیم مجازی می توانند استانداردی برای ارتباطات باز برای اعضای تیم تعیین کنند.

• اعضای جدید تیم را معرفی کنید. شما می توانید با معرفی اعضای جدید که به تیم اضافه می شوند به اعضای تیم کمک کنید روابط کاری قوی ایجاد کنند و با یکدیگر آشنا شوند.

• روی خروجی تمرکز کنید رهبران می توانند تمرکز خود را بر روی خروجی یک تیم، به جای ساعت های صرف شده، برای جلب اعتماد اعضای تیم خود قرار دهند.

• اهداف مشترک تعیین کنید استراتژی دیگر برای تقویت حس اعتماد در یک تیم مجازی، تعیین اهداف مشترک برای اعضای تیم است. این می تواند به اعضای تیم اجازه دهد تا برای انجام وظایف شغلی خود با یکدیگر همکاری کنند.

مطالب مرتبط: ۱۴ روش برای ایجاد اعتماد در محل کار

۲. فرهنگ سازی کنید

یکی دیگر از چالش های تیم های مجازی ایجاد فرهنگ در محل کار است. به عنوان رهبر یک تیم مجازی، می توانید با کمک به اعضای تیم در ارتباط، فرهنگ مثبتی را ایجاد کنید. در اینجا چند نکته برای ایجاد فرهنگ محیط کار با یک تیم مجازی آورده شده است:

• اجازه مکالمه معمولی را بدهید. می‌توانید کانال‌های چت یا جلسات غیررسمی ایجاد کنید که در آن اعضای تیم می‌توانند درباره موضوعات غیرمرتبط با کار بحث کنند.

• میزبان رویدادهای مجازی بازی‌ها یا رویدادهای مجازی می‌توانند به اعضای تیم فرصتی برای ایجاد روابط کاری و رفاقت بدهند.

• حضوری ملاقات کنید. اگر اعضای تیم مجازی در همان منطقه کار می‌کنند یا در کنفرانس‌های صنعتی شرکت می‌کنند، می‌توانید جلسات حضوری ترتیب دهید که به کارمندان اجازه ایجاد روابط را بدهد.

• مزایای مطلوب را ارائه دهید. راه دیگری که شرکت ها می توانند فرهنگ محیط کار مثبت را برای تیم های مجازی ترویج کنند، از طریق بسته مزایای آنها است. برنامه‌های انعطاف‌پذیر، زمان تعطیلات بیشتر و روزهای داوطلبانه می‌تواند روحیه را تقویت کند و فرهنگ قوی ایجاد کند.

۳. مسئولیت پذیری را مدیریت کنید

رهبران تیم مجازی همچنین می توانند از ابزارهای دیجیتال برای مدیریت مسئولیت پذیری اعضای تیم استفاده کنند. در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید کارمندان را در یک تیم مجازی پاسخگو کنید:

• انتظارات روشنی را تعیین کنید. وقتی کارمندان بدانند مدیرشان چه انتظاراتی دارد، به احتمال زیاد وظایف شغلی خود را به درستی انجام می دهند. تعیین انتظارات واضح می تواند به رهبران تیم مجازی کمک کند تا به طور مؤثرتری مسئولیت پذیری را مدیریت کنند.

• اهداف SMART را تعیین کنید. اهدافی که مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان (SMART) هستند می‌توانند به کارکنان تیم‌های مجازی کمک کنند تا به اهداف خود دست یابند.

• در مورد نحوه اندازه گیری عملکرد خود ارتباط برقرار کنید. وقتی کارکنان بدانند که چگونه یک شرکت عملکرد خود را واجد شرایط یا کمی می کند، بهتر می توانند آنچه را که از نظر عملکردشان اندازه گیری و ارزیابی می شود، درک کنند.

مطالب مرتبط: چگونه اهداف هوشمندانه تعیین می کنید؟ تعریف و مثال

دانلود کتاب: فضای مجازی و سلامت روانی [راهکارهای بهبود روانشناختی در دنیای آنلاین] فرمت: pdf حجم: ۱.۱۴ مگابایت تعداد صفحات: ۱۰۱ صفحه این کتاب به شما فرصتی عالی می‌دهد تا به نقش فضای مجازی در زندگی روزمره پرداخته و تأثیرات آن بر سلامت روانی خود را درک کنید. از طریق مطالعه این کتاب، شما در مسیری خواهید بود که به راهکارهایی ساده واقعی جهت بهبود سلامت روانی خود دست یابید. با توجه به اطلاعات کاربردی و مأموریت الهام بخش این کتاب، احساس خوبی در خصوص خرید و مطالعه آن خواهید داشت. الان دانلود کنید!

۴. از ابزارهای دیجیتال بهره ببرید

ابزارهای دیجیتال می توانند به تیم های مجازی کمک کنند تا زمان خود را ردیابی کنند، کیفیت کار خود را اندازه گیری کنند و از مناطق جغرافیایی مختلف ارتباط برقرار کنند. رهبران تیم‌های مجازی می‌توانند ابزارهای دیجیتالی موجود و مرتبط را تحقیق کنند و بودجه‌ای را برای آن‌ها تعیین کنند تا به کارمندان در انجام موفقیت‌آمیز کارشان کمک کنند. در اینجا چند نمونه از ابزارهای موجود برای تیم های مجازی آورده شده است:

• نرم‌افزار مدیریت زمان: تیم‌های مجازی می‌توانند از نرم‌افزاری استفاده کنند که زمان صرف کارشان را ردیابی می‌کند. این می تواند به شرکت ها کمک کند تا مدت زمان انجام وظایف شغلی را توسط کارکنان اندازه گیری کنند.

• نرم‌افزار ذخیره‌سازی فایل: می‌توانید از نرم‌افزار مبتنی بر ابر برای ذخیره‌سازی فایل استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم می‌توانند به اطلاعاتی که برای شغل خود نیاز دارند دسترسی داشته باشند و اسناد را به‌طور ایمن به اشتراک بگذارند.

• ابزارهای همکاری: بسیاری از ابزارهای دیجیتال دارای اجزای مشارکتی هستند که به اعضای تیم اجازه می دهد تا با هم برای تکمیل پروژه ها کار کنند.

• ابزارهای ارتباطی: ایمیل، ویدئو کنفرانس، تماس های تلفنی و چت از راه هایی هستند که کارمندان مجازی می توانند در حین کار با هم ارتباط برقرار کنند.

• ابزارهای مدیریت پروژه: رهبران مجازی همچنین می توانند ابزارهای دیجیتالی را برای مدیریت پروژه معرفی کنند که به کارکنان اجازه می دهد وظایف خود را سازماندهی کرده و ضرب الاجل ها را مدیریت کنند. این ابزار همچنین رهبران تیم را قادر می سازد تا بر پیشرفت تیم خود نظارت کنند.

۵. اهداف و انتظارات را روشن کنید

بهترین روش دیگر برای پیاده سازی با تیم مجازی، تعیین اهداف و انتظاراتی است که کارمندان آن را درک می کنند. این می تواند به کارکنان کمک کند تا وظایف خود را با موفقیت انجام دهند و از ارتباطات نادرست جلوگیری کنند. در اینجا نکاتی برای روشن کردن اهداف و انتظارات برای کارکنان وجود دارد:

• اهداف قابل سنجش تعیین کنید. وقتی اهدافی را برای کارمندان تعیین می کنید که بتوانند آن ها را پیگیری کنند (به عنوان مثال یک سهمیه)، می توانند مالکیت بیشتری بر کیفیت و کمیت کار خود داشته باشند.

• فرآیندهایی را برای ردیابی اهداف ایجاد کنید. رهبران می توانند نرم افزار یا فرآیندهایی را برای کارمندان معرفی کنند تا کار خود را به صورت جداگانه پیگیری کنند. این می تواند به کارکنان کمک کند که در حین رسیدن به هر هدف احساس موفقیت یا غرور کنند.

۶. گردش کار را تعریف کنید

ایجاد یک گردش کار، یا دنباله ای از وظایف که منجر به دستیابی به هدف می شود، بهترین روش دیگر برای رهبران تیم مجازی است که اطمینان می دهد همه با فرآیندها و رویه های تکمیل کار آشنا هستند. رهبران همچنین می توانند جریان های کاری را برای کمک به کارکنان در سازماندهی محل کار تعریف کنند. در اینجا چند نمونه از نحوه توصیف گردش کار با تیم خود آورده شده است:

• تعریف گردش کار ارتباطی می‌توانید نحوه استفاده از هر کانال ارتباطی را در یک تیم مجازی مشخص کنید تا اعضای تیم بدانند کدام کانال‌ها را باید نظارت کنند. این می تواند ارتباطات باز را در یک تیم مجازی ترویج کند.

• فرآیندها را تعریف کنید. زمانی که رهبران برای تعریف اینکه چگونه کارکنان می توانند وظایف را انجام دهند، وقت بگذارند، می تواند به کارکنان کمک کند تا انتظارات را درک کنند و وظایف خود را با موفقیت انجام دهند.

۷. به طور منظم ملاقات کنید

هنگامی که یک تیم مجازی را رهبری می کنید، می توانید جلسات منظم مشترک و انفرادی برای اعلام هرگونه اطلاعات جدید مربوط به وظایف و اهداف آنها و دریافت بازخورد از اعضای تیم برگزار کنید. جلسات منظم تیم همچنین می تواند به تیم ها در ایجاد اعتماد، ایجاد روابط کاری و درک عملکرد تیم کمک کند. اگر نمی توانید در یک مکان فیزیکی ملاقات کنید، میزبانی یک جلسه مجازی را با استفاده از یک ابزار نرم افزاری جلسه در نظر بگیرید که به همه اعضای تیم اجازه می دهد در آن شرکت کنند.

مطالب مرتبط: ۲۰ ایده جلسه تیم برای مشارکت بیشتر کارکنان

۸. خروجی ها را دنبال کنید

رهبران تیم می‌توانند بر ردیابی خروجی‌های یک تیم مجازی، به جای ساعت‌هایی که اعضای تیم صرف کار می‌کنند، تأکید کنند تا مطمئن شوند که تیم مؤثر باقی می‌ماند. این همچنین به رهبران این امکان را می دهد که متوجه شوند که یکی از اعضای تیم عقب مانده است و در صورت نیاز به آنها کمک کنند. تمرکز بر روی خروجی ها و بررسی منظم آنها به کارمندان اجازه می دهد تا بدانند که از نظر رسیدن به اهدافشان در چه جایگاهی قرار دارند.

۹. بررسی عملکرد منظم را اجرا کنید

استراتژی دیگر برای رهبری تیم های مجازی، ایجاد یک فرآیند بررسی عملکرد منظم برای اعضا است. در اینجا چند مزیت انجام بررسی های مجازی عملکرد کارکنان آورده شده است:

• کوچینگ: اجرای بررسی های عملکرد می تواند فرصت هایی را برای رهبران تیم فراهم کند تا اعضای تیم را مربیگری کنند تا به آنها در بهبود کار یا فرآیندهای خود کمک کنند.

• شناخت: بررسی عملکرد به رهبران فرصتی برای نشان دادن موفقیت‌های یکی از اعضای تیم می‌دهد، که می‌تواند به یک محیط کاری مثبت و افزایش رضایت شغلی منجر شود.

• بازخورد: اعضای تیم می توانند بازخورد ارزشمندی در مورد کار بر روی یک تیم مجازی ارائه دهند که رهبران می توانند از آن برای بهبود فرآیندها و خروجی های یک تیم استفاده کنند. رهبران همچنین این شانس را دارند که در صورت نیاز هر گونه بازخوردی را به کارمندان ارائه دهند.

۱۰. در دسترس بودن خود را در میان بگذارید

رهبران تیم می توانند کارکنان را در مورد در دسترس بودن خود آگاه کنند و اطمینان حاصل کنند که اعضای تیم از بهترین زمان تماس با رهبر آگاه هستند. بحث در مورد در دسترس بودن و بهترین راه‌های دسترسی به شما نیز می‌تواند ارتباط باز بین رهبران و اعضای تیم را ارتقا دهد. می توانید برنامه کاری معمولی خود و همچنین روزهایی را که قصد پرواز دارید با آنها در میان بگذارید و راهی را برای کارمندان فراهم کنید که در صورت نیاز در حین بیرون رفتن با شما تماس بگیرند.

۱۱. تفاوت منطقه زمانی را یادداشت کنید

برخی از تیم های مجازی دارای اعضایی در مناطق زمانی مختلف هستند که به دلیل در دسترس بودن اعضا در زمان های مختلف می تواند منجر به چالش هایی شود. در اینجا چند راه برای متعادل کردن تفاوت منطقه زمانی در تیم های مجازی وجود دارد:

• جلسات را از قبل اعلام کنید. هنگامی که رهبران به کارمندان از قبل از جلسات تیم اطلاع می دهند، می تواند به اعضای تیم اجازه دهد تا ترتیباتی را در برنامه های فردی خود برای حضور در جلسه انجام دهند.

• ساعت کاری را تعیین کنید. در حالی که اعضای تیم مجازی می‌توانند در برنامه‌های خود انعطاف‌پذیری داشته باشند، شما می‌توانید ساعات کاری را برای اعضای تیم تعیین کنید تا از زمان‌هایی مطلع شوید که می‌توانید روی همه در دسترس بودن برای کار حساب کنید. به عنوان مثال، شما می توانید هر کارمند را از ساعت ۹ صبح تا ۵ بعد از ظهر به تعداد روزهای مشخصی در هفته در یک منطقه زمانی خاص بخواهید.

۱۲. مشوق ها را ارائه دهید

وقتی یک تیم مجازی را مدیریت می کنید، یک چالش رایج می تواند انگیزه باشد. ارائه مشوق ها می تواند اعضای تیم مجازی را تشویق کند تا به اهداف خود برسند و انتظارات را برآورده یا فراتر از آن ها برسانند. در اینجا نمونه هایی از مشوق ها برای تیم های مجازی آورده شده است:

• توسعه حرفه ای: یکی از راه های شرکت ها برای ایجاد انگیزه در اعضای تیم مجازی برای انجام کار، ارائه فرصت های توسعه حرفه ای برای کارکنانی است که به طور مداوم در وظایف خود برتر هستند.

• هدایا: کارت های هدیه یا سایر هدایای کوچک می توانند قدردانی شما را به اعضای یک تیم از راه دور نشان دهند و به آنها برای رسیدن به اهداف پاداش دهند.

• افزایش حقوق: اگر یکی از اعضای تیم عملکرد فوق‌العاده‌ای دارد، ممکن است پیشنهاد افزایش حقوق را در نظر بگیرید تا انگیزه و رضایت او را در شغل خود حفظ کنید.

مطالب مرتبط: ۱۶ مزیت کار از خانه برای کارفرمایان

مهارت برای رهبری یک تیم مجازی

مهارت های زیر می تواند به شما در بهبود و حفظ کیفیت رهبری تیم مجازی کمک کند:

• انعطاف پذیری: توانایی انطباق با شرایط در حال تغییر می تواند به رهبران تیم های مجازی کمک کند تا راه حل هایی برای مسائلی که ممکن است پیش بیاید پیدا کنند.

• ارتباطات: رهبران تیم مجازی می توانند از مهارت های ارتباطی نوشتاری و شفاهی استفاده کنند تا اطمینان حاصل کنند که همه افراد تیم دستورالعمل ها و انتظارات را درک می کنند.

• حساسیت فرهنگی: شناخت فرهنگ‌ها و شیوه‌های مختلف از سوی رهبران تیم مجازی می‌تواند فرهنگ و تنوع مثبت را در یک تیم مجازی ترویج کند، به‌ویژه زمانی که اعضای تیم در مکان‌های مختلف در سراسر جهان کار می‌کنند.

• صبر: رهبران تیم های مجازی زمانی که منتظر پاسخ یکی از اعضای تیم هستند یا هنگام مدیریت کارمندان در مناطق زمانی مختلف می توانند از صبر استفاده کنند.

• مهارت های فناوری: توانایی استفاده از نرم افزار و ابزارهای اینترنتی برای مدیریت و ارتباط با اعضای تیم برای رهبر تیم مجازی مهم است و می تواند کارایی و اثربخشی را افزایش دهد.