همکاری بین بخشی: ۱۲ نکته برای تقویت آن در محل کار

کار تیمی قوی یک جزء حیاتی برای کسب و کارها و شرکت های موفق است و همکاری بین بخشی یکی از راه های تقویت کار تیمی است. مشارکت با تیم‌های سراسر یک شرکت به شما کمک می‌کند ایده‌ها، راه‌حل‌ها یا فرصت‌های جدیدی برای افزایش بهره‌وری، درآمد یا رضایت کارکنان پیدا کنید. درک اینکه همکاری بین بخشی چیست و چگونه می توان از آن استفاده کرد، بدون توجه به صنعت یا رشته، می تواند به شما در حرفه شما کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، متوجه می‌شویم که همکاری بین بخش‌ها چیست، مزایای آن، نمونه‌ای از چگونگی بهبود کسب‌وکار و ۱۲ نکته در مورد نحوه استفاده از آن در محل کار.

بیشتر بخوانید: چگونه در محل کار تأثیر بگذاریم

همکاری بین بخشی چیست؟

همکاری بین بخشی زمانی است که گروهی از افراد با مسئولیت‌ها یا وظایف شغلی مختلف گرد هم می‌آیند و برای رسیدن به یک هدف، پروژه یا راه‌حل مشترک تلاش می‌کنند. کار تیمی مشترک اغلب به ایده های بیشتر، حجم کاری مشترک، بهبود فرآیندهای قابل توجه و فرهنگ یادگیری مستمر منجر می شود.

همکاری چیزی فراتر از همکاری است – به یک دیدگاه مشترک، احترام متقابل، درک نقش ها و مسئولیت های یکدیگر و یک هدف مشترک نیاز دارد. از طریق همکاری، اعضای تیم سطحی از راحتی را با یکدیگر ایجاد می‌کنند، یاد می‌گیرند که به طور مؤثرتر ارتباط برقرار کنند و قدردانی عمیق‌تری از مسئولیت‌ها و وظایف موقعیت‌های یکدیگر به دست آورند.

همکاری بین بخشی مهم است، بدون توجه به اندازه یک شرکت یا صنعت آن. می‌توانید با دو کارمند از بخش‌های مختلف یا کل تیم‌هایی از چندین بخش که روی یک پروژه کار می‌کنند، همکاری بین‌بخشی داشته باشید. یک همکاری موفق اغلب منجر به صرفه جویی در هزینه، افزایش درآمد یا منفعت برای مشتری می شود.

مطالب مرتبط: چگونه همکاری را در محل کار افزایش دهیم

مزایای همکاری بین بخشی

همکاری بین بخشی اغلب ارتباطات و عملکرد تجاری را بهبود می بخشد و دارای مزایای قابل توجهی است:

• نوآوری: ایده‌های خلاقانه و راه‌حل‌های متفکرانه اغلب از دیدگاه‌های تازه به دست می‌آیند و زمانی ارائه می‌شوند که گروه متنوعی از افراد روی یک پروژه کار می‌کنند. یک محیط مشارکتی می تواند روش استاندارد انجام کارها را به چالش بکشد و بهبودهای کارایی، صرفه جویی در هزینه یا فرصت های درآمدی را بیابد.
• یادگیری مستمر: وقتی تیم ها با هم کار می کنند و نقش های یکدیگر را بهتر درک می کنند، یادگیری عمیق تری از کسب و کار با هم وجود دارد. برای مثال، هنگامی که یک نماینده روابط انسانی در مورد فرآیند بخش فناوری اطلاعات برای تحویل دستگاه‌ها به یک کارمند جدید اطلاعات بیشتری کسب می‌کند، می‌تواند فرآیند استخدام و راه‌اندازی مواردی مانند رایانه، تلفن‌های همراه یا سایر قطعات فناوری را بهبود بخشد.
• کار تیمی: همکاری بین بخشی همه ایده ها را، صرف نظر از عنوان یا حقوق، تشویق می کند و می تواند تیم سازی را در یک شرکت یا کسب و کار تقویت کند.
• مالکیت پروژه: کار گروهی به ارتقای مالکیت پروژه کمک می‌کند و اغلب هر چه کسی به یک وظیفه متعهدتر باشد، بهره‌وری، اشتیاق و سطح تعهد بیشتری وجود دارد.
• رضایت کارکنان: همکاری همچنین می‌تواند از روحیه تیم و شرکت حمایت کند و به کارکنان نشان دهد که برای نظرات، ایده‌ها و اخلاق کاری آنها ارزش قائل هستید. وقتی کارمندان به محیط کار خود به طور مثبت نگاه کنند، می تواند رضایت شغلی را افزایش دهد و نرخ ماندگاری را بهبود بخشد.

نمونه ای از همکاری بین بخشی

در اینجا یک سناریوی نمونه از همکاری بین بخشی در محل کار برای کمک به نشان دادن چگونگی ترویج کسب و کار بهتر است:

یک شرکت هواپیمایی میان وعده ها و نوشیدنی ها را تغییر می دهد

یک شرکت هواپیمایی ملی می‌خواهد میان وعده‌ها و نوشیدنی‌های رایگان خود را تغییر دهد و برای افزایش درآمد، وعده‌های غذایی برای فروش اضافه کند. آنها یک تیم پروژه را سازماندهی می کنند و از اعضای این بخش ها دعوت می کنند: بازاریابی، ارتباطات، محصول و توسعه، فناوری اطلاعات و گروه کاری مهماندار هواپیما. از طریق همکاری و ایده های تیم ها، آنها پیشنهادات، سوالات و اقدامات زیر را کشف می کنند:

• از طریق مشارکت های جدید میان وعده ها و نوشیدنی ها صرفه جویی در هزینه ها پیدا کنید
• انتخاب محصول را متمایز کنید، مانند ارائه یک گزینه بدون آجیل
• منبع راه حل های ذخیره سازی برای وعده های غذایی برای فروش، از جمله نحوه سرد نگه داشتن آنها
• فروشندگان را برای تولید وعده های غذایی کشف کنید و قیمت ها را مقایسه کنید
• برنامه ریزی کنید که کدام مسیرهای پروازی زمان کافی برای ارائه خدمات اقلام فروش دارند
• برای توسعه برنامه‌های جمع‌آوری پرداخت مشتری و موجودی برای مهمانداران هواپیما با فناوری اطلاعات همکاری کنید
• برای آموزش مشتریان کمپین های بازاریابی جدید ایجاد کنید
• همه مواد بازاریابی مانند وب سایت شرکت، منوهای پشتی صندلی و تبلیغات تلویزیونی داخلی را به روز کنید
• پیش نویس ارتباطات در سراسر شرکت و به گروه کاری مهماندار هواپیما برای آماده سازی آنها برای تغییر
• اسکریپت های اعلامیه را در هواپیما بنویسید تا در پروازها به اشتراک گذاشته شود

از طریق همکاری بین بخشی، شرکت هواپیمایی می‌تواند بهتر برای این تغییر برنامه‌ریزی کند و بینش‌های کلیدی را از همه تیم‌ها به دست آورد تا یک انتقال یکپارچه داشته باشد که برای چالش‌ها آماده می‌شود، راه‌حل‌ها را پیدا می‌کند و هزینه‌ها و خطرات را کاهش می‌دهد.

۱۲ نکته برای همکاری بین بخشی

همکاری در طول زمان توسعه می یابد و نیاز به تلاش دارد. در اینجا آمده است که چگونه می توانید همکاری بین بخشی را از طریق این ۱۲ نکته تقویت کنید:

تقویت همکاری

همکاری می تواند به صورت خود به خود اتفاق بیفتد، اگرچه اغلب نیاز به پرورش در همه سطوح دارد تا اطمینان حاصل شود که در بین تیم ها موثر است. در تقویت همکاری در تیم خود و بین تیم‌ها و اولویت‌بندی آن، آگاه باشید که مزایای آن به دیگر جنبه‌های کسب‌وکار منتقل می‌شود.

با جهت هدایت کنید

مدیران و سایر رهبران سطح بالا باید به طور منظم و واضح از همکاری متقابل برای دیدن دیگران استفاده کنند. با مثال رهبری کنید، جلسات رسمی یا غیر رسمی، رویدادها یا فعالیت های تیم سازی را برای تقویت همکاری تنظیم کنید. مراقب انزوای پروژه یا تردید برای همکاری و کمک به ایجاد ارتباطات و تشویق مشارکت در محل کار باشید به جای اینکه منتظر بمانید تا همکاران خودشان شروع کنند.

ارتباطات را بهبود بخشید

رویه ها یا سیستم هایی را برای به روز نگه داشتن همه در مورد نقاط عطف پروژه، دستاوردها، تغییرات یا ارزیابی ریسک ایجاد کنید. چه یک خلاصه ایمیل هفتگی، چه صفحات گسترده ردیابی وظایف یا نرم افزار مدیریت پروژه، ارتباطات باز به اعضای تیم کمک می کند تا از وضعیت پروژه، تاریخ های مهم و جزئیات برای حفظ بهره وری و همکاری مطلع شوند.

مرتبط: ۶ نکته مهم برای کار تیمی بهتر

تیم را جمع کنید

علاوه بر کار، فرصت‌های تعامل را برای دور هم جمع شدن و معاشرت با یکدیگر پیدا کنید و به افراد اجازه دهید فراتر از همکار بودن، یکدیگر را بشناسند. شما می توانید رویدادهایی مانند ناهار ماهانه، ساعات شاد، کلوپ های کتاب، استراحت قهوه یا رویدادهای داوطلبانه و تناسب اندام را سازماندهی کنید. آنها می توانند اختیاری پس از ساعت کاری باشند یا در طول روز کاری برگزار شوند. این مهم است زیرا آشنایی منجر به روابط کاری جدید می شود که می تواند فرصت های همکاری بین بخشی را در آینده تقویت کند. فعالیت های تیم سازی همچنین به درک نقاط قوت و ضعف هر فرد کمک می کند.

دستاوردها را جشن بگیرید

شما می توانید اعتماد، احترام و انگیزه را در بین تیم ها با جشن گرفتن از دستاوردها و قدردانی از کاری که برای آنها انجام شده است، پرورش دهید. با شناخت دستاوردهای کوچکتر، نه فقط تکمیل نهایی پروژه، به حرکت و انگیزه خود ادامه دهید. جشن ها می توانند از ساده تا پیچیده باشند. به عنوان مثال، یک ناهار کوچک به افراد امکان می دهد دور هم جمع شوند، با هم ترکیب شوند و موفقیت را جشن بگیرند.

یک برنامه شناسایی ایجاد کنید

شناخت استعدادها، دستاوردها و ایده های فردی و تیمی به تقویت تعامل، رضایت شغلی و موفقیت مستمر در پروژه های مشترک کمک می کند. برای برجسته کردن تلاش‌ها و توانایی‌های دیگران و به یاد داشته باشید که شخصاً آنها را نیز تصدیق کنید، برنامه‌ای برای شناسایی رسمی یا پاداش ایجاد کنید.

دید مشترک داشته باشید

اتحاد حول یک هدف مشترک یک راه موثر برای تقویت همکاری بین بخشی است. این به تیم ها بر روی آنچه باید دست یابند تمرکز می کند و می تواند به ایجاد کارکردهایی برای هر گروه یا عضو کمک کند تا به آنجا برسند. اهداف روشنی را ارائه دهید تا اطمینان حاصل شود که همه پروژه، اقدامات و مسئولیت ها را درک می کنند. به اشتراک گذاشتن دلایل مشارکت شخصی برای کمک به ایجاد انگیزه در تلاش‌های همه را در نظر بگیرید.

وضوح ارائه دهید

انتظارات را به وضوح بیان کنید و مطمئن شوید که همه می دانند از آنها چه انتظاری می رود. درباره نقش‌ها، مسئولیت‌ها، برنامه‌ها و پیشرفت‌ها صحبت کرده و مستند کنید و در صورت لزوم، جدول‌های زمانی را لحاظ کنید. در مورد نقش ها، انتظارات یا محدودیت ها و اینکه چگونه کار تیم به ارزش پروژه می افزاید شفاف باشید.

آگاهانه ملاقات کنید

وقتی افراد با هم هستند، مانند تماس‌های کنفرانسی یا ملاقات‌های حضوری، همکاری اغلب بهتر عمل می‌کند. جلسات سازماندهی شده و کارآمدی برگزار کنید که مثمر ثمر باشد و در طول روز زمان کافی برای انجام کارهای همکاران در اختیار آنها بگذارد. یک دستور کار، یک یادداشت برداری و زمانی برای سوالات داشته باشید. هنگام برنامه ریزی جلسات بعدی نیز مراقب باشید و اجازه دهید تا قبل از جلسه مجدد، کارها تکمیل شوند.

تیم را تحت الشعاع یا تمرین متقابل قرار دهید

ایجاد یک برنامه سایه شغلی یا آموزش متقابل را در نظر بگیرید که در آن همکاران می توانند در مورد کارهای یکدیگر، به ویژه در مورد وظایف شغلی یا پروژه هایی که بیش از یک بخش را شامل می شود، اطلاعات بیشتری کسب کنند. این می تواند به تیم ها کمک کند تا تأثیر یا میزان کار مورد نیاز را هنگام درخواست از یکدیگر درک کنند و می تواند منجر به قدردانی عمیق تر در بین نیروی کار شود.

پروژه های بین بخشی بیشتری را شروع کنید

با شروع سایر پروژه های بین بخشی، به شتاب توسعه کار تیمی و همکاری قوی تر ادامه دهید. حتی کار تیم‌های کوچک می‌تواند به نفع یک شرکت باشد و هر چه تیم‌ها بیشتر با هم همکاری کنند، روند آسان‌تر می‌شود و ایده‌ها یا راه‌حل‌های بیشتری خلق می‌شوند. هر پروژه را با دقت در نظر بگیرید تا مشخص کنید آیا سازماندهی یک گروه ارزش افزوده دارد یا خیر.

بازخورد را تشویق کنید

همکاری اغلب ایده های بزرگی را به همراه دارد و بازخورد می تواند همین کار را انجام دهد. ایجاد سیستمی برای اعضای تیم و رهبران برای به اشتراک گذاشتن بازخورد به طور رسمی، محرمانه، خصوصی یا با جلسات پایانی پروژه را در نظر بگیرید. این می تواند به رهبران پروژه کمک کند تا بدانند چه چیزی به خوبی کار می کند، چه چیزی خوب نیست و چگونه برای بهبود تیم و هدف آن بهبودهایی ایجاد کند. اجازه دادن به تیم ها برای به اشتراک گذاشتن بازخورد و نظرات می تواند آنها را توانمند کند و به ساده سازی فرآیندها کمک کند.

مرتبط: ۷ نمونه از مهارت های مهم کار گروهی