اهمیت بازخورد مثبت و نحوه ارائه آن به دیگران

بازخورد ابزاری است که برای تقویت رفتار مثبت و حمایت از تغییرات رفتاری در محل کار استفاده می شود. در حالی که ارائه و دریافت انتقاد سالم در مورد زمینه های بهبود مفید است، استفاده از بازخورد مثبت نیز به همان اندازه ضروری است. در این مقاله به چیستی بازخورد مثبت، نحوه دادن و دریافت آن و مزایای استفاده از بازخورد مثبت در محیط کار می پردازیم.

بازخورد مثبت چیست؟

بازخورد مثبت ارتباطی است که نقاط قوت، دستاوردها یا موفقیت های دیگران را تشخیص می دهد. دادن و دریافت بازخورد و بازخورد برای همه مفید است در حالی که ارائه بازخورد ممکن است یک کار مدیریتی به نظر برسد، مشارکت کنندگان فردی نیز باید شناخت نقاط قوت همکاران خود را در اولویت قرار دهند. استفاده از بازخورد مثبت به افراد کمک می کند تا مهارت های خود را بشناسند و تقویت کنند، زمینه های پیشرفت خود را توسعه دهند و حس کلی مثبت در محیط کار ایجاد کنند.

ارائه بازخورد معنادار

برای اینکه بازخورد مثبت (یا منفی) تاثیرگذار باشد، باید قبل از ارائه به فرد به خوبی فکر شود. اگر در موقعیتی هستید که می توانید بازخورد مثبت بدهید، به این فکر کنید که چگونه می توانید جزئیات خاصی را وارد کنید تا مخاطبان شما دقیقاً بفهمند که چرا کاری که انجام داده اند خوب بوده است. به این ترتیب، آنها می توانند به این کارها ادامه دهند و آنها را بهبود بخشند. در اینجا یک مثال خوب از بازخورد مثبت معنادار آورده شده است:

«کار خوب در ارائه! شما استدلال خود را با حقایق تأیید کردید و تحلیل شما هم خلاقانه و هم دقیق بود. مخاطبان همچنین به مهارت های ارائه شما پاسخ مثبت دادند، زیرا شما در حال تعامل بودید و اطلاعات را به روشی واضح و جالب انتقال می دادید.

در این مثال، جزئیات خاصی را در مورد ارائه یاد می گیرید تا بتوانید در آینده آنها را تکرار کنید. تو می دانی که:

• شما از حقایق قوی برای حمایت از استدلال خود استفاده کردید.
• حقایقی که برای پشتیبانی از تحلیل استفاده کردید مناسب بودند.
• ارائه شما قوی بود و مخاطب را درگیر نگه داشت.

اگر بازخورد کمتر جزئی و مشخص بود، ممکن است ندانید که در طول ارائه چه نقاط قوت دارید یا برای ارائه بعدی خود چه کاری را ادامه دهید. دفعه بعد که در موقعیتی قرار گرفتید که بتوانید بازخورد مثبتی برای تیم یا همکاران خود ارائه دهید، این سناریو را در نظر بگیرید.

نحوه ارائه بازخورد مثبت

در حالی که بازخورد شما باید مختص فرد و موقعیت باشد، چند روش برتر وجود دارد که ممکن است هنگام تهیه بازخورد بعدی خود در نظر بگیرید:

1. در صورت امکان، رفتار مثبت را به نتایج تجاری مرتبط کنید.
2. بازخورد را در زمان ممکن به رویداد ارائه دهید.
3. در صورت امکان و در صورت لزوم، اگر فکر می‌کنید که آنها نیز می‌توانند از آن سود ببرند، در مقابل دیگران بازخورد مثبت ارائه دهید.
4. تا حد امکان دقیق و دقیق باشید تا به گیرنده کمک کنید تا بازخورد مثبت را در موقعیت‌های آینده پیاده کند.
5. از دادن بازخورد مثبت خیلی مکرر یا به دلایل بی اهمیت برای حفظ معنای آن اجتناب کنید.
6. از ارائه بازخورد مثبت به شیوه یا لحن تحقیرآمیز خودداری کنید و هنگام ارائه بازخورد مثبت به مافوق از تدبیر استفاده کنید.

هرگز تمام بازخوردهای مثبت خود را برای بررسی عملکرد سالانه یک کارمند ذخیره نکنید. هم بازخورد مثبت و هم انتقاد سازنده باید نزدیک به زمانی اتفاق بیفتند که رویدادهایی که بازخورد را برمی انگیزند، رخ دهند. ارائه بازخورد به طور منظم به تقویت آن در ذهن گیرنده کمک می کند تا آنها همیشه بدانند در کجا ایستاده اند.

مزایای بازخورد مثبت

در حالی که برخی از افراد در دریافت بازخورد انتقادی پیشرفت می کنند، تاکید بر بازخورد منفی و انتقادی می تواند روحیه را کاهش دهد، بهره وری را کاهش دهد و به طور بالقوه باعث می شود که کارکنان احساس کمتری قدردانی یا عدم اطمینان در مورد تاثیر آنها بر شغل کنند. از سوی دیگر، تبدیل بازخورد مثبت به بخش منظم محل کار، مزایای بسیاری دارد:

۱. بازخورد مثبت باعث افزایش تعامل می شود

بازخورد در مورد آنچه که مردم به درستی انجام می دهند می تواند منجر به افزایش تعامل هم با کار و هم با همکارانشان شود. برخی از مزایای افزایش تعامل شامل راحتی با به اشتراک گذاشتن ایده های جدید و اشاره به مشکلاتی است که باید به آنها رسیدگی شود.

۲. بازخورد مثبت از استاندارد خاصی از کار پشتیبانی می کند

دادن و دریافت بازخورد مثبت که با استانداردهای سازمان شما همسو باشد می تواند به شما و همکارانتان کمک کند تا کیفیت رفتار و کار مورد انتظار کارفرما را حفظ کنید. این می تواند به شما کمک کند تا در نقش خود موفق باشید و راه را برای افزایش حقوق و ارتقاء شغلی باز کنید.

۳. بازخورد مثبت عملکرد را توسعه می دهد

بازخورد مثبت این توانایی را دارد که مهارت ها و ویژگی های خاصی را بهبود بخشد، حتی اگر در حال حاضر عملکرد بالایی داشته باشید یا در یک موقعیت مدیریتی باشید. بهبود عملکرد می تواند بهره وری را افزایش دهد و به دستاوردهایی برای شغل و سازمان شما تبدیل شود.

۴. بازخورد مثبت مقرون به صرفه است

ایجاد یک محیط حمایتی و مثبت می تواند هم بهره وری را افزایش دهد و هم فرسایش را کاهش دهد. اینها با هم، در نتیجه بازخورد معنادار و منسجم بین همکاران و ناظران به گزارش‌های مستقیم، باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شوند.

انتقاد سازنده

در حالی که بازخورد مثبت مطمئناً ضروری است، همچنین مهم است که به دیگران اطلاع دهید زمانی که فرصتی برای بهبود مهارت ها و ویژگی هایی دارند که به آنها کمک می کند در حرفه خود موفق شوند. با این حال، برخلاف بازخورد مثبت، دانستن دقیق زمان و چگونگی ارائه یک نقد سالم می تواند دشوار باشد. در اینجا چند نکته برای ارائه انتقاد سازنده وجود دارد:

اجتناب از “ساندویچ بازخورد”

با بازخورد منفی، مهم است که سازنده باشید. مطمئناً می‌توانید یک نظر مثبت اضافه کنید تا مطمئن شوید که گیرنده می‌داند که کارها را به خوبی انجام می‌دهد، اما قبل و بعد از انتقاد خود از تعریف کردن خودداری کنید. انجام این کار ممکن است آنچه را که می تواند بازخورد مفید و مهم برای مخاطب باشد کمرنگ کند. درعوض، گفتگو را با اشاره به کارهایی که آنها به درستی انجام داده اند شروع کنید و به این پایان دهید که فکر می کنید چگونه می توانند پیشرفت کنند.

بازخورد خود را مفید و سازنده کنید

برخلاف بازخورد منفی، انتقاد سازنده به کارمند کمک می کند تا ببیند کجا باید پیشرفت کند و چرا انجام این پیشرفت ها مهم است. انتقاد سازنده هم یک انتقاد و هم راه حل ارائه می دهد و به کارمند ایده روشنی از نحوه بهبود می دهد.

به عنوان مثال، اگر کارمندان به طور مداوم ایمیل هایی با اشتباهات املایی ارسال می کنند ، توضیح دهید که چرا ارسال یک ایمیل بدون خطا به جای اینکه فقط از آنها بخواهید که اشتباه نکنند مهم است. مثالی ارائه کنید و تکرار کنید که چرا آنها باید قبل از ارسال ارتباطات تصحیح کنند. به آنها کمک کنید تا طرحی برای بهبود املای خود داشته باشند و اشتباهات املایی خود را برطرف کنند.

بازخورد منفی را استثنا قرار دهید، نه قاعده

در حالی که ارائه بازخورد سازنده مداوم بخشی سالم و ضروری از یک شغل است، کمک به محیطی با منفی نگری، شکایت و انتقاد مداوم می تواند ناسالم باشد. یک روش برای جلوگیری از این امر این است که برای هر نظر منفی که می دهید یا می شنوید یک تعریف یا بازخورد مثبت ارائه دهید.

از دادن بازخورد کتبی منفی از طریق ایمیل یا جعبه های چت خودداری کنید

تقریباً در هر موردی ایده بهتری است که شخصاً انتقاد سازنده ارائه دهید. برای دیگران آسانتر است که ارتباطات نوشتاری را اشتباه درک کنند زیرا نمی توانند لحن شما را بشنوند یا حالات چهره شما را بخوانند .

از بازخورد منفی برای تخلیه استفاده نکنید

انتقاد سازنده فقط باید به عنوان روشی برای تشویق دیگران به پیشرفت به عنوان ابزاری برای رشد در حرفه خود استفاده شود. از صحبت با افراد دیگری غیر از فرد در مورد بازخوردی که باید ارائه دهید خودداری کنید.

برای بازخوردی که ارائه می کنید، مثال مثبتی را نشان دهید

چه در حال ارائه بازخورد به یک گزارش مستقیم یا یک همکار دیگر باشید، همیشه بهترین کار این است که آنچه را که نقد می کنید در کار خود تمرین کنید. اگر همان زمینه‌هایی را برای بهبود دارید که می‌خواهید در دیگران اصلاح کنید، بازخورد شما می‌تواند غیرصادقانه یا غیرقابل اعتماد باشد.

خودتان برای دریافت بازخورد باز باشید

از آنجایی که دریافت انتقاد سالم در مورد کارتان ممکن است گاهی سخت باشد، باید تمرین کنید که به انتقاد دیگران گوش دهید و آن را جذب کنید، همانطور که انجام آن را تمرین می کنید. انجام این کار می تواند به شما کمک کند تا مهارت های خود را ارتقا دهید و در طول زمان در حرفه خود موفق شوید.

بپرسید که آیا می توانید بازخورد سازنده ارائه دهید

مگر اینکه به طور خاص از شما خواسته شده است که بازخورد ارائه دهید یا در حال ارائه بازخورد به یک گزارش مستقیم هستید، همیشه از شما بپرسید که آیا می توانید ابتدا انتقاد سازنده ارائه دهید. این باعث ایجاد حس اعتماد می شود و به گیرنده اجازه می دهد تا برای مکالمه شما آماده شود.

نکات بازخورد مثبتی که باید در نظر داشته باشید

چه با بازخورد مثبت یا منفی سروکار داشته باشید، مهم است که واضح و مختصر باشید. در اینجا چند نکته اضافی برای ارائه بازخورد به روشی مؤثر وجود دارد:

فورا بازخورد بدهید

برای مولد بودن، بازخورد باید فوری باشد. هر زمان که فردی را در حال انجام کاری خوب می بینید، به محض اینکه گیرنده زمان و ظرفیت ذهنی برای جذب کامل بازخورد شما را داشت، به آن رسیدگی کنید.

بازخورد مثبت را مثبت نگه دارید

ارائه بازخورد مثبت برای انجام این کار کاملاً قابل قبول است. لازم نیست منتظر بمانید تا انتقاد سازنده ای نیز داشته باشید.

خاص باشید

همیشه با بازخورد مشخص باشید تا مخاطب بفهمد باید به چه کاری ادامه دهد.

دستاوردها را قابل مشاهده کنید

بازخورد مثبت را به صورت حضوری و بازخورد منفی در خلوت بدهید. از جلسات تیم یا ایمیل های تمام کارکنان برای تشخیص کار خوب یک کارمند در صورت لزوم استفاده کنید.

صرف نظر از موقعیت شغلی فعلی خود، مهم است که اهمیت بازخورد مناسب و مثبت را تشخیص دهید. بر تسلط بر تحویل خود تمرکز کنید تا محیط کاری مثبت، سازنده و حمایتی را پرورش دهید یا به آن کمک کنید.