چگونه نقش ها و مسئولیت های تیم را در ۴ مرحله تعریف کنیم

وقتی تیم ها وظایف و مسئولیت های روشنی دارند، می دانند از آنها چه انتظاری می رود و کارآمدتر کار می کنند. دانستن نقش آنها همچنین به آنها کمک می کند تا برای انجام وظایف مختلف خود تشویق و انگیزه داشته باشند.

درک چگونگی ایجاد نقش های مناسب برای تیم خود برای موفقیت آن بسیار مهم است. در این مقاله از ایوسی، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف می‌کنیم و تعیین می‌کنیم که چگونه از مجموعه مهارت‌های هر کارمند برای هدف کلی تیم خود به بهترین شکل استفاده کنید.

نقش ها و مسئولیت ها چیست؟

نقش ها به موقعیت فرد در یک تیم اشاره دارد. مسئولیت ها به وظایف و وظایف نقش خاص یا شرح شغل آنها اشاره دارد. کارکنان برای انجام چندین کار در محل کار پاسخگو هستند. هرچه سرپرست آنها وظایف را واضح تر بیان کند، کارمندان بهتر می توانند به اهداف تیم خود برسند و در نقش خود در شرکت موفق شوند.

با این حال، برای اینکه سرپرست یا رهبر تیم به طور مؤثر تفویض اختیار کند، باید نقش آن فرد را در شرکت درک کند. همچنین درک مزایای اجرای نقش ها و مسئولیت های عملکردی می تواند مفید باشد.

مزایای نقش ها و مسئولیت های عملکردی

در کنار افزایش کارایی تیم، ایجاد نقش‌ها و مسئولیت‌های کاربردی چندین مزیت دیگر را به همراه دارد که می‌تواند به کل شرکت شما کمک کند. درک این مزایا به رهبران تیم انگیزه می‌دهد تا در آینده آن‌ها را اجرا کنند، اگر قبلاً این کار را نکرده‌اند. در اینجا برخی از مزایای ایجاد نقش ها و مسئولیت های عملکردی آورده شده است.

بهره وری بیشتر

وقتی تیم ها بفهمند از آنها چه انتظاری می رود، می دانند که باید روی چه چیزی کار کنند. داشتن تعریف روشنی از مسئولیت های آنها، بهره وری کلی تیم شما را افزایش می دهد. این بهره وری در دراز مدت منجر به افزایش شتاب و موفقیت تیم شما می شود.

موفقیت تیم

با تفویض موثر وظایف ضروری و داشتن یک برنامه زمان بندی مشخص، تیم خود را برای موفقیت آماده می کنید. کارکنان با وظایف و ضرب الاجل های مشخص، تمام ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار و دستیابی به موفقیت مطلوب را در اختیار دارند.

افزایش روحیه و حرکت

زمانی که مسئولیت های یک کارمند به وضوح تعریف شده باشد و آنها در نقش خود موفق باشند، کل تیم از آن سود خواهند برد. موفقیت تیم یک راه عالی برای ایجاد انگیزه برای پروژه های آینده است، بنابراین بهره وری بیشتر را تقویت می کند. همین موفقیت نیز به افزایش اعتماد به نفس تیم کمک خواهد کرد.

چگونه نقش ها و مسئولیت ها را توسعه دهیم

درک اهداف و مقاصد تیم خود راهی عالی برای تعیین نقش ها و مسئولیت های عملکردی است. وقتی کارمندان بدانند باید روی چه چیزی کار کنند، بهره وری بیشتری دارند و توانایی تولید محتوای با کیفیت بالاتر را دارند. در اینجا نحوه توسعه نقش ها و مسئولیت های عملکردی در تیم خود آورده شده است:

۱. تعیین کنید که چه کاری باید انجام شود

فهرستی از تمام کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید. این به شما ایده می‌دهد که چند کار باید محول کنید. آنچه را که تیم شما در حال حاضر روی آن کار می کند و همچنین پروژه های قبلی یادداشت کنید. آیا پروژه های گذشته با موفقیت مواجه شده اند؟ اگر نه، چه چیزی می‌توانست بهبود یابد؟ آیا وظایفی وجود دارد که باید تکمیل شوند اما انجام نشده اند؟ آنها را بشناسید و بر اساس آن به تیم خود تفویض کنید.

مطالب مرتبط: نحوه واگذاری وظایف در محل کار: ۵ نکته

۲. نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید

توجه به نقاط قوت و ضعف تیم خود راهی عالی برای تخصیص مسئولیت هایی است که به شرح وظایف آنها مربوط می شود. هنگامی که ایده ای در مورد جایی که یک کارمند تمایل دارد بدرخشد به دست آوردید، وظایفی را به او محول کنید که به نقاط قوت آنها پاسخ می دهد. اگر در زمینه خاصی ضعف نشان می دهند، آن کار را به یکی دیگر از اعضای تیم که می تواند کار را با موفقیت انجام دهد محول کنید. این به تیم شما کمک می کند تا کارآمدتر کار کند و به آنها کمک می کند تا در دانستن اینکه می توانند کاری را که از آنها خواسته شده است انجام دهند، اعتماد به نفس پیدا کنند. در عین حال، مهم است که به یاد داشته باشید که کارکنان باید همیشه در حال یادگیری و گسترش مهارت های خود در کار باشند.

مطالب مرتبط: نحوه شناسایی و غلبه بر هرگونه ضعف

۳. به شرح شغل یکی از اعضای تیم مراجعه کنید

هنگام تعیین وظایف هر یک از اعضای تیم به شرح وظایف آنها توجه کنید. به یک کارمند باید وظایفی داده شود که به همان چیزی که در وهله اول برای آن استخدام شده اند، پایبند باشد. همچنین مهم است که مهارت های بین فردی، علایق و موفقیت های گذشته آنها را در نظر بگیرید. ترکیبی از شرح شغل و ویژگی های شخصیتی آنها به شما کمک می کند تا وظایف تیم خود را بهتر واگذار کنید.

۴. بازخورد دریافت کنید

درخواست بازخورد می‌تواند بینش بیشتری در مورد چگونگی ایجاد نقش‌ها و مسئولیت‌های تیمی کاربردی به شما ارائه دهد. با درخواست از تیم خود برای بازخورد، همچنین به آنها نشان می دهید که به نظر و بینش آنها اهمیت می دهید. این به ایجاد بحث سالم در مورد انتظارات آنها در شرکت کمک می کند. داشتن یک جریان واضح از ارتباط با تیم شما کلیدی است.

مطالب مرتبط: راهنمای ارائه بازخورد سازنده در محل کار

نقش ها و مسئولیت های اعضای تیم

هر یک از اعضای تیم نقشی را ایفا می کند که بر اساس مجموعه مهارت و تجربه تعریف شده است. برخی ممکن است خوشبین، مشوق، ایده های نوآورانه و مثبت باشند، در حالی که برخی دیگر عملگراتر هستند و اهداف و ساختار قابل تعریف را تشویق می کنند. نکته این است که همه نقش ها ارزش خود را در همکاری یک تیم دارند. در اینجا چند نقش و مسئولیت کلی برای یک عضو تیم آمده است:

• فعالانه شرکت کنید

• شنونده فعالی باشید

• یادداشت بردارید

• وظایف و تکالیف را کامل کنید

نقش ها و مسئولیت های رهبر تیم

نقش اصلی یک رهبر تیم ارائه جهت و پشتیبانی برای تیم است. آنها همچنین مسئول واگذاری وظایف هستند. برای رهبری موثر یک تیم، یک رهبر تیم باید نه تنها هدف اصلی تیم، بلکه وظایفی را که هر کارمند مسئول آن است، مشخص کند. به عنوان یک رهبر تیم موثر، باید:

• مطالبی را برای تیم خود آماده کنید

• یک تقویم یا برنامه تیمی را حفظ کنید

• برنامه ریزی و برگزاری جلسات

• بحث را تسهیل کنید

• با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید

• مسئولیت ها را تعیین کنید

• پیش نویس و تحویل مکاتبات

• نظارت بر اعضای تیم

• از اعضای تیم پشتیبانی کنید

مرتبط: مهارت های رهبری: تعاریف و مثال ها