کارمند ورود اطلاعات چه کاری انجام می دهد؟ (به اضافه حقوق و آموزش)

متصدیان ورود اطلاعات نقش مهمی در تجزیه و تحلیل داده ها و تفسیر سازمان ها دارند. آنها اغلب داده‌هایی را جمع‌آوری می‌کنند که تحلیل‌گران و سایر کارمندان داده‌ها می‌توانند از آنها برای یادگیری در مورد الگوهای عملیات، بازاریابی و سایر فرآیندهای شرکت استفاده کنند. درک اینکه این کارمندان چه کاری انجام می دهند می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که آیا این حرفه برای شما مناسب است یا خیر.

در این مقاله از ایوسی، ما در مورد کارهایی که کارمندان ورود اطلاعات انجام می‌دهند، از جمله ابزار، نرم‌افزار، کنترل کیفیت و دقت، مشاهده نمونه شرح وظایف، میانگین حقوق و چشم‌انداز شغلی و بررسی آموزش و پرورش، دارای یک محیط کاری معمولی صحبت می‌کنیم.

ارقام حقوق و دستمزد منعکس کننده داده های فهرست شده در مورد حقوق واقعی در زمان نوشتن است. حقوق ممکن است بسته به سازمان استخدام کننده و تجربه، سابقه تحصیلی و محل کاندیدا متفاوت باشد. 

کارمند ورود اطلاعات چه می کند؟

کارمند ورود داده ها یک کارمند اداری است که وظایف معمول دفتری مربوط به وارد کردن یا به روز رسانی داده ها در یک سیستم کامپیوتری را انجام می دهد. مسئولیت اصلی کارمند ورود داده ها اطمینان از دقیق، به روز بودن و سازماندهی پایگاه داده سازمان است. متصدیان ورود داده‌ها همچنین ممکن است به حساب‌های دریافتنی در انجام وظایفی مانند پردازش صورت‌حساب‌ها برای پرداخت و بررسی و پردازش برگشت‌های سفارش کمک کنند. برخی از مسئولیت های اضافی ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• جمع آوری داده ها و وارد کردن اطلاعات در پایگاه های داده

• بررسی سوابق برای صحت

• به روز رسانی پایگاه های داده با اطلاعات جدید یا اصلاح شده در صورت لزوم

• پشتیبان گیری منظم از اطلاعات برای اطمینان از حفظ داده ها

• بازیابی سوابق و فایل های الکترونیکی از پایگاه داده

• مرتب سازی و سازماندهی سوابق یا یادداشت های کاغذی پس از ورود داده ها

• آماده سازی مواد یا فایل های دیجیتال برای چاپ

• ارائه داده ها یا اطلاعات درخواستی به اعضای تیم

• انجام تجزیه و تحلیل تطبیقی ​​منابع داده های مختلف برای اهداف اداری

ابزار و نرم افزار برای ورود اطلاعات

متداول ترین ابزارهایی که کارمندان ورود اطلاعات برای مشاغل خود استفاده می کنند، برنامه های صفحه گسترده و پردازش کلمه هستند. قابل تشخیص تر از این برنامه ها در  مجموعه Microsoft Office  مانند Word و Excel هستند. یادگیری این ابزارها می تواند به شما کمک کند تا به یک کارمند ورود داده موثرتر تبدیل شوید زیرا این برنامه ها مشابه بسیاری از برنامه ها هستند که احتمالاً برای نقش های ورود داده استفاده می کنید. برخی از سازمان ها ممکن است نرم افزار اختصاصی داشته باشند که کارمند ممکن است آن را یاد بگیرد.

کنترل کیفیت و دقت

کارمندان ورود اطلاعات به کنترل کیفیت و دقت در سطح بالا نیاز دارند تا اطمینان حاصل شود که همه داده ها معتبر و صحیح باقی می مانند. از آنجایی که آنها با داده های مهم برای سازمان ها کار می کنند، ممکن است داده ها را برای اطمینان از مطابقت با استانداردهای سازمان آزمایش کنند. این بدان معناست که آنها داده های دقیقی را در اختیار سازمان ها قرار می دهند و سازمان از آنها برای تصمیم گیری استفاده می کند.

مطالب مرتبط:  کنترل کیفیت چیست؟ تعریف، اهمیت و روشها

شرح شغل منشی ورود اطلاعات

در زیر نمونه ای از شرح شغل برای کارمندان ورود اطلاعات آورده شده است:

شرکت سلامتی بدنبال یک کارمند ورود اطلاعات قابل اعتماد برای پیوستن به تیم برای کمک به ورود داده ها و سایر وظایف اداری است. مسئولیت ها شامل انتقال داده ها از اسناد فیزیکی به یک سیستم پایگاه داده آنلاین با تایپ و اسکن، ثبت داده ها از مشتریان به طور مستقیم در سیستم آنلاین، ایجاد صفحات گسترده دقیق، به روز رسانی داده های موجود، تأیید داده ها با مقایسه اسناد منبع و بازیابی داده ها یا فایل های الکترونیکی در صورت درخواست است. 

شرکت سلامتی داوطلبان را ملزم به داشتن مدرک دیپلم دبیرستان یا GED می کند. کاندیدای ایده آل جزئیات گرا، تحلیلی و کارآمد است. به داوطلبانی که مهارت تایپ عالی و آشنایی با محصولات مایکروسافت آفیس به ویژه Word و Excel دارند، توجه بیشتری می شود.

حقوق کارمند ورود اطلاعات و چشم انداز شغلی

حقوق کارمندان ورود اطلاعات اغلب بر اساس سطح تحصیلات، تجربه، گواهینامه ها و مجموعه مهارت های مربوطه و مسئولیت های شغلی خاص آن موقعیت تعیین می شود. موقعیت جغرافیایی نیز می تواند بر درآمد بالقوه تأثیر بگذارد. میانگین حقوق ملی برای کارمندان ورود اطلاعات ۹۲۵۱۰۴۰۰ تومان در سال است (بروزرسانی در تابستان ۱۴۰۲).

با توجه به اداره آمار کار ایالات متحده (BLS)، انتظار می رود کارمندان اطلاعات، که شامل کارمندان ورود اطلاعات می شود، از سال ۲۰۲۱ تا ۲۰۳۱ تغییر چندانی نداشته باشند. احتمالاً مشاغل به دلایلی مانند بازنشستگی و تغییرات شغلی باز خواهند شد.

آموزش و پرورش

آموزش و تحصیلات مورد نیاز برای  تبدیل شدن به یک کارمند ورود اطلاعات  به صنعت و مسئولیت های آن موقعیت بستگی دارد. الزامات استاندارد عبارتند از:

تحصیلات

الزامات آموزشی برای کارمندان ورود اطلاعات بر اساس موقعیت و مسئولیت آن متفاوت است. دیپلم دبیرستان معمولاً برای موقعیت های ابتدایی کافی است. اگر می خواهید به سمت یک موقعیت اداری با مسئولیت بیشتر پیشرفت کنید، ممکن است بخواهید یک مدرک کاردانی یا کارشناسی در بازرگانی یا یک رشته مرتبط را دنبال کنید. دوره های آموزشی در برنامه های کامپیوتری مانند نرم افزار صفحه گسترده و پردازش کلمه می تواند برای کسانی که به دنبال بهبود مهارت های خود هستند مفید باشد.

آموزش

کارمندان ورود داده ها می توانند آموزش های خود را در حین کار دریافت کنند، اگرچه بسیاری از کارها نیاز به درک سطح پایه از مهارت های فنی و نرم افزار دارند. در بیشتر صنایع، این آموزش شامل رویه های اداری و دفتری، استفاده از برنامه های کاربردی کامپیوتری، استفاده از تجهیزات اداری، بهترین فرآیندها برای سازماندهی و استفاده از پایگاه داده و سایر الزامات فنی می باشد.

گواهینامه ها

اکثر موقعیت های کارمند ورود اطلاعات به گواهینامه خاصی نیاز ندارند. کارمندانی که به دنبال کسب مهارت قبل از استخدام هستند، ممکن است در یک برنامه گواهینامه در یک مدرسه فنی یا کالج محلی ثبت نام کنند. این برنامه های گواهی، که می تواند به عنوان برنامه های آموزشی آموزشی جایگزین برنامه های درجه کامل باشد، به دانش آموزان می آموزد که چگونه از برنامه های کامپیوتری پایه استفاده کنند و چگونه به طور موثر انواع مختلف داده ها را در انواع مختلف پایگاه های داده وارد کنند.

بسیاری از برنامه های گواهی کارمند ورود اطلاعات یک یا چند مورد از موضوعات زیر را نیز پوشش می دهند:

• پردازش کلمه – Word processing

• محاسبات کامپیوتری – Computer calculations

• سازمان روحانیت – Clerical organization

• حسابداری – Bookkeeping

مطالب مرتبط:  نحوه فهرست کردن گواهینامه ها در رزومه (با مثال)

مهارت ها

کارمندان ورود داده ها ترکیبی از مهارت ها برای موفقیت دارند. مهارت های مرتبط و مهمی که آنها توسعه می دهند عبارتند از:

توجه به جزئیات

وارد کردن حجم زیادی از داده ها در صفحات گسترده یا پایگاه های داده آنلاین و بررسی دقیق داده ها نیاز به دقت دارد. به همین دلیل، متصدیان موفق وارد کردن داده ها برای اطمینان از دقت و به حداقل رساندن زمان صرف شده برای بررسی داده ها در برابر اسناد منبع، جزئیات گرا هستند.

بیشتر بخوانید:  توجه به جزئیات: تعریف و مثال

انعطاف پذیری

بسیاری از کارمندان ورود اطلاعات در محیط‌هایی با سرعت بالا کار می‌کنند که نیاز به انعطاف‌پذیری و کارآمد بودن در عین حفظ دقت دارند. وظایف ممکن است به کارمندان ورود داده ها نیاز داشته باشد تا کار روی ورود داده ها را برای بازیابی یک فایل یا گزارش متوقف کنند.

سواد کامپیوتر

ورود داده ها یک وظیفه اصلی برای این کارمندان است، بنابراین راحت بودن با استفاده از رایانه و تایپ سریع برای این کار ضروری است. علاوه بر این، کارمندان ورود اطلاعات با سیستم‌های رایانه‌ای مختلف و پایگاه‌های داده آنلاین کار می‌کنند که به دانش اولیه رایانه و توانایی یادگیری سریع سیستم‌های جدید نیاز دارند.

مطالب مرتبط:  بهبود سواد کامپیوتری: آنچه باید بدانید

سازمان

متصدیان ورود اطلاعات فایل های پایگاه داده و سایر اسناد دیجیتال را به سرعت و کارآمد بازیابی و به روز می کنند. وظایف آنها همچنین ممکن است از آنها بخواهد که اسناد فیزیکی را که در حال دیجیتالی کردن یا وارد کردن آنها به سیستم آنلاین هستند مرتب و سازماندهی کنند. توانایی ایجاد و نگهداری سیستم های بایگانی و سازماندهی با کاربری آسان این کارمندان را قادر می سازد در محل کار موفق شوند.

ارتباط

این کارمندان اغلب با افراد درون سازمان مانند پرسنل مدیریت یا عملیات ارتباط برقرار می کنند. این وظایف ممکن است مستلزم این باشد که کارمند ورود داده ها سبک ارتباطی خود را برای به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز خود تطبیق دهد.

مطالب مرتبط:  ۱۰ مزیت ارتباط موثر در محیط کار

محیط کاری معمولی

کارمندان ورود اطلاعات معمولاً در دو محیط کار می کنند. اولین مورد از یک محیط اداری، با سایر کارمندان یک سازمان است. دوم این است که  از خانه کار کنید. با هر دوی این مکان ها، کارمندان ورود داده ممکن است برای مدت طولانی بنشینند و از رایانه برای انجام وظایف خود استفاده کنند. بسیاری از کارمندان ورود اطلاعات به عنوان پیمانکار، مترجم آزاد یا کارمند پاره وقت کار می کنند، اگرچه برخی از نقش های تمام وقت نیز در دسترس هستند.

اگر به عنوان پیمانکار کارمند ورود اطلاعات یا فریلنسر کار می کنید، این مزیت را دارید که ساعات کاری خود را انتخاب کنید و فقط زمانی که بخواهید کار کنید. اگر به عنوان یک کارمند تمام یا پاره وقت ورود اطلاعات کار می کنید، ممکن است از سازمانی که با آن کار می کنید مزایایی دریافت کنید اما کنترل کمتری بر ساعات کاری خود داشته باشید. یکی دیگر از مزایای کار به عنوان کارمند ورود اطلاعات، پتانسیل رشد شغلی است زیرا این نقش می تواند به نقش های داده دیگری در یک سازمان تبدیل شود.