تحلیل علت ریشه ای چیست؟ تعریف، ابزار و مزایا

مهم است که بتوانید در محل کار با حداکثر توانایی کار کنید. با این حال، بروز مشکلات طبیعی است. تجزیه و تحلیل علت ریشه ای راهی برای شناسایی مشکلات و عواملی است که باعث ایجاد آنها می شود تا تیم شما بتواند راه حل هایی ایجاد کند که از تکرار آنها جلوگیری کند.

در این مقاله از ایوسی، به این می پردازیم که تجزیه و تحلیل علت ریشه ای چیست، چگونه کار می کند، مزایای آن و برخی از چالش های آن.

بیشتر بخوانید: گام های موثر حل مسئله در محل کار 

تحلیل علت ریشه ای چیست؟

تجزیه و تحلیل علت ریشه (RCA¹) فرآیند شناسایی علت اصلی یک مشکل است، بنابراین می توانید با راه حل هایی برای جلوگیری از عود مجدد آن به آن نزدیک شوید. این تیم ها و رهبران را تشویق می کند تا از رویکرد سنتی رفع مشکلات عقب نشینی کنند و در عوض، روی یافتن راهی برای جلوگیری از آنها کار کنند.

اگرچه ممکن است یک علت خاص برای یک مشکل وجود داشته باشد، RCA با جستجوی الگوهایی از اثراتی که ممکن است منجر به یک نتیجه منفی شده باشد، به دنبال علل و راه‌حل‌های متعددی می‌گردد یا خیر. RCA به رویدادهای خاص نگاه می کند و سپس از مشکل تا نقطه شروع نهایی آن به عقب کار می کند. RCA همچنین می تواند تشخیص دهد که چه چیزی به خوبی کار می کند تا بتوانید الگوهای مشابه را در سیستم های دیگر اعمال کنید.

بیشتر بخوانید: روش‌های تصمیم‌گیری (با تعاریف و مثال‌ها) 

RCA چگونه کار می کند؟

تحلیل علت ریشه‌ای یک روش رویکرد تیمی است که با درک اینکه سیستم‌ها و اقدامات مرتبط هستند و اینکه یک عمل می‌تواند یک رویداد را آغاز کند و آن رویداد می‌تواند رویداد دیگری را آغاز کند و تا زمانی که مشکل یا چندین مشکل داشته باشید کار می‌کند.

چهار مرحله اصلی در RCA وجود دارد:

۱. مشکل را شناسایی کنید

در این مرحله شما تعریف می کنید که موضوع چیست و چگونه بر سازمان یا یک سیستم خاص تأثیر می گذارد. هنگامی که مشکل را شناسایی کردید، می توانید سعی کنید مشخص کنید که مشکل برای اولین بار چه زمانی شروع شده است.

۲. داده ها را جمع آوری کنید

همانطور که داده ها را جمع آوری می کنید، وضعیت خود را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید تا بیشتر در مورد مشکل درک کنید. در نظر بگیرید که این مشکل چه مدت وجود داشته است، چگونه کشف شد و چگونه بر عملیات شما تأثیر می گذارد. یکی از راه‌های جمع‌آوری داده‌ها مراجعه به کسانی است که بیشتر با مشکل و سیستمی که آن را تحت تأثیر قرار می‌دهد آشنا هستند. همکارانی که دانش دست اول بیشتری دارند، احتمالاً وقتی سیستم بدون مشکل است، بهتر درک می کنند که چگونه کار می کند. نظرات آنها ممکن است ارزشمند باشد زیرا شما در مورد موضوع و راه حل های احتمالی آن بیشتر می آموزید.

۳. مشکل را تجزیه و تحلیل کنید

در این مرحله می‌خواهید علت بروز مشکل را مشخص کنید. می توانید یک نمودار علّی ایجاد کنید تا به شما کمک کند علت(های) اصلی یک مشکل را همراه با هر عاملی شناسایی کنید. در نظر بگیرید که چگونه این عوامل ممکن است به طور بالقوه مشکل را بدتر کنند.

سه گروه اصلی علل وجود دارد:

• بتن: یک علت واقعی بیشتر فیزیکی است، که نشان دهنده موارد ملموسی است که آنطور که باید عمل نکرده اند. به عنوان مثال، کامپیوتری که دچار خرابی هارد دیسک شده است.

• فردی: علت فردی یک خطای انسانی است. این شامل یک فرد یا تیم است که یا کار اشتباهی انجام داده است یا نتوانسته است آنچه را که باید برای جلوگیری از مشکل انجام دهد. به عنوان مثال، رایانه ای که به دلیل اینکه مالک روی یک پیوند هرزنامه در ایمیل خود کلیک کرده، دچار خرابی هارد دیسک شده است.

• سیستم: یک علت سیستمی سازمانی است، به این معنی که یک فرآیند ناکارآمد در محل کار وجود دارد. به عنوان مثال، رایانه ای که دچار خرابی هارد دیسک شده است زیرا مالک روی پیوند هرزنامه در ایمیل خود کلیک کرده است، اما فیلتر ضد هرزنامه روی رایانه همه نصب نشده است.

این مرحله ممکن است از ابزارهای پیشرفته ای مانند تجزیه و تحلیل پارتو یا نمودار استخوان ماهی بهره مند شود که امکان تجزیه و تحلیل قوی تر از تمام بخش های یک سیستم یا مجموعه ای از داده ها را فراهم می کند. هرچه سیستم پیچیده‌تر باشد، احتمالاً داده‌های بیشتری دارید و ابزارهای بیشتری می‌توانند به شما در روند کار کمک کنند. اگر محدودیت‌های خاصی در محل کار دارید، مانند کمبود کارکنان یا زمان کافی برای انجام RCA آنطور که باید، این ابزارها عالی هستند.

مرتبط: ۱۰ راه برای بهبود مهارت های خلاقانه حل مسئله

۴. مشکل را حل کنید

این مرحله شامل درک این است که چه کاری می توانید برای حل مشکل و جلوگیری از عود آن انجام دهید. در طول این مرحله، شما همچنین می خواهید در مورد چگونگی اجرای راه حل ها بحث کنید زیرا تدارکات تغییر یک فرآیند می تواند سایر ذینفعان را درگیر کند. سپس می توانید تصمیم بگیرید که در نهایت چه کسی مسئول اجرای راه حل، شناسایی خطرات و اطمینان از قابل اجرا بودن راه حل است.

نحوه انجام RCA

برای RCA می توان از چندین ابزار استفاده کرد. در اینجا برخی از رایج ترین آنها آورده شده است:

تجزیه و تحلیل ۵ چرا

رویکرد ۵ چرایی شامل شناسایی یک مشکل و پرسیدن “چرا؟” است. تا زمانی که علت اصلی مشکل را مشخص کنید. به دلیل ماهیت باریک سیستم، بهتر است از آن برای مشکلات ساده یا کم‌پیچیده‌ای استفاده شود که احتمالاً دلایل کمی دارند.

بیشتر بخوانید: تجزیه و تحلیل ۵ چرا: چیست و چگونه از آن استفاده کنیم (با مثال)

تجزیه و تحلیل رویداد یا تغییر

یکی دیگر از روش های مفید برای بررسی تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، تجزیه و تحلیل دقیق تغییراتی است که ممکن است منجر به یک رویداد شده باشد. این روش به ویژه زمانی مفید است که تعداد زیادی از علل بالقوه وجود داشته باشد.

در تحلیل رویداد، اعضای تیم به جای نگاه کردن به روز یا ساعت خاصی که مشکلی رخ داده است، به دوره طولانی‌تری نگاه می‌کنند و یک زمینه تاریخی به دست می‌آورند. هنگامی که یک جدول زمانی تعیین شد، می توان عوامل علت و دخیل را شناسایی کرد.

تجزیه و تحلیل تغییر تغییرات ایجاد شده در افراد، تجهیزات، اطلاعات و موارد دیگر را که ممکن است در تغییر عملکرد نقش داشته باشد را بررسی می کند.

مطالب مرتبط: ۱۲ رویکرد برای حل مسئله برای هر موقعیتی

نمودار علت و معلولی استخوان ماهی

یکی دیگر از تکنیک های رایج ایجاد نمودار استخوان ماهی است که به آن نمودار ایشیکاوا نیز می گویند تا به صورت بصری علت و معلول را ترسیم کند. این یک نمودار علت و معلولی است که به راحتی قابل درک است که به تعیین دلایل خرابی، نقص، تغییرات و عیوب کمک می کند. این نمودار طوفان فکری را با دنبال کردن مسیرهای منشعب شده، شبیه به اسکلت ماهی، برای علل بالقوه تشویق می‌کند و به صورت بصری نشان می‌دهد که چگونه راه‌حل می‌تواند سناریو را تغییر دهد.

مطالب مرتبط: ۲۵ تکنیک طوفان فکری برای الهام گرفتن از تیم

تحلیل پارتو

تجزیه و تحلیل پارتو تکنیکی است که می تواند به شما کمک کند بهترین راه حل را برای یک مشکل انتخاب کنید، زمانی که راه حل های بالقوه زیادی برای امتحان وجود دارد اما منابع محدودی برای پیگیری همه آنها وجود دارد. تحلیل پارتو از قانون ۸۰/۲۰ ناشی می‌شود که بیان می‌کند ۸۰ درصد از نتایج یک رویداد حاصل ۲۰ درصد مشارکت‌ها است.

مطالب مرتبط: قانون ۸۰/۲۰ توضیح داده شده و نحوه استفاده از آن (به همراه مثالها)

نحوه بهبود RCA

تجزیه و تحلیل علت ریشه بخش مهمی از موفقیت یک سازمان یا سیستم است. در اینجا روش هایی برای بهبود فرآیند RCA وجود دارد:

• • داده ها را مستند و ذخیره کنید. مؤثرترین راه برای یافتن علت اصلی چیزی، داشتن اسناد و داده‌هایی است که می‌توانید پس از بروز مشکل آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنید. هرچه داده های بیشتری داشته باشید، راحت تر و محتمل تر است که بتوانید علت اصلی را پیدا کنید.

  • روی یک ابزار نرم افزاری سرمایه گذاری کنید. ابزار ممکن است ضروری نباشد، اما احتمالاً می تواند به فرآیند تجزیه و تحلیل شما کمک کند تا بتوانید دلایل اصلی را پیدا کنید. بدون آن، می‌توانید به افرادی که مستعد خطای انسانی هستند، برای فیلتر کردن تمام داده‌ها یا تاریخچه مشکل با امید به یافتن علت، تکیه کنید. یک ابزار همچنین می تواند به شما کمک کند تا برای مشکلات آینده آماده شوید و احتمالاً در زمان و هزینه شما صرفه جویی می کند.

• انتخاب های خود را ارزیابی کنید زمانی را در نظر بگیرید که هر سه تا شش ماه یکبار برای بررسی تصمیمات مهمی که در دوره گذشته گرفته شده اند، وقت بگذارید. تصمیم بگیرید که آیا تصمیمات شما خوب بوده یا کوتاهی کرده و چرا. با انجام این کار، می توانید الگوها را شناسایی کنید و اطلاعات بیشتری در مورد اسنادی که برای یک فرآیند بررسی مناسب نیاز دارید را درک کنید. همچنین، یک فرآیند بررسی رسمی به تیم در مورد علت و معلول و اینکه چگونه تصمیمات آنها می تواند تأثیر بزرگ و ماندگاری داشته باشد، آموزش می دهد.

بیشتر بخوانید: پرسش و پاسخ: نمودار استخوان ماهی چیست؟ 

مزایای RCA

در اینجا مزایای اضافی انجام RCA وجود دارد:

• شما می توانید سریع واکنش نشان دهید. RCA به شما این امکان را می دهد که به سرعت وارد عمل شوید تا مشکل را برطرف کنید و از ایجاد آسیب گسترده جلوگیری کنید. فرآیند تصمیم گیری شما نیز باید بهتر و سریعتر باشد.

• می توانید از بروز مشکلات جلوگیری کنید. هنگامی که RCA را انجام دادید و اقداماتی را برای جلوگیری از تکرار مشکلات انجام دادید، ممکن است ذهنیتی ایجاد کنید که به دنبال مشکلات باشد. ممکن است بتوانید جلوی هر چیزی که می تواند منجر به یک مشکل واقعی شود را بگیرید.

• ارتباطات بهبود می یابد. RCA دلیل بروز مشکل را توضیح می‌دهد و می‌توانید مراحل مربوط به این مشکل را توضیح دهید. هرچه جزییات بیشتری داشته باشید، در بیان علت وقوع مشکل و همکاری با تیم خود برای ایجاد راه حل های آگاهانه مهارت بیشتری خواهید داشت.

چالش های RCA

حتی اگر RCA مزایای عمده ای دارد، چالش هایی نیز وجود دارد که باید از آنها آگاه بود، از جمله:

• ایجاد یک نمودار علّی می تواند زمان و تلاش قابل توجهی را صرف کند، همانطور که جمع آوری داده هایی که برای شروع به آن نیاز دارید می تواند.

• اغلب بیش از یک علت اصلی برای یک مشکل وجود دارد که می تواند نوشتن نمودار علی را دشوار کند.

• ممکن است داده های مهم را از دست بدهید، به خصوص اگر تعداد زیادی از آنها وجود داشته باشد. همچنین ممکن است ذخیره تمام داده‌هایی که برای جمع‌آوری اطلاعات ضروری در هنگام بروز مشکل نیاز دارید دشوار و پرهزینه باشد.

_{[۱]^ Root cause analysis}