گام های موثر حل مسئله در محل کار

حل مسئله بخشی از کار همه است، چه مدیر باشید و چه سطح ابتدایی. یک مدیر پروژه ممکن است مشکلات را برای مشتریان و اعضای تیم خود حل کند، در حالی که مشارکت کنندگان فردی ممکن است مشکلات را برای خود یا همکارانشان حل کنند. از این رو، برای هر کارمندی مهم است که فرآیند حل مسئله را درک کند و مهارت های حل مسئله را توسعه دهد. اگر به دنبال ارتقاء شغلی به سمت یک نقش مدیریتی هستید، باید بر این فرآیند تسلط داشته باشید.

حل مسئله چیست؟

حل مسئله فرآیند درک یک چالش و تلاش برای یافتن راه حل موثر برای آن است. بسته به نوع و پیچیدگی مسئله، ممکن است شامل استفاده از عملیات ریاضی باشد و ممکن است مهارت‌های تفکر انتقادی شما را آزمایش کند.

زمانی که کارفرمایان آینده نگر در مورد حل مشکل صحبت می کنند، معمولا سعی می کنند توانایی و مهارت های شما را برای رویارویی با موقعیت های دشوار و مشکلات پیچیده تجاری بسنجند. تقریباً همه کارفرمایان برای مهارت‌های حل مسئله ارزش قائل هستند و به دنبال داشتن کارکنانی با این ویژگی‌ها هستند تا به فرآیند تصمیم‌گیری در عملکرد روزانه شرکت کمک کنند.

بیشتر بخوانید: مهارت های حل مسئله: تعاریف و مثال ها

مراحل حل مسئله

در اینجا مراحل اساسی مربوط به حل مسئله آمده است:

۱ . مشکل را تعریف کنید

موقعیت را به دقت تجزیه و تحلیل کنید تا در مورد مشکل بیشتر بدانید. یک موقعیت واحد ممکن است مشکلات متعددی را به همراه داشته باشد. هر مشکل را شناسایی کنید و علت آن را مشخص کنید. سعی کنید رفتار و واکنش افراد متاثر از مشکل را پیش بینی کنید.

سپس، بر اساس مشاهدات اولیه خود، مراحل زیر را برای مشخص کردن دقیق تر مشکل انجام دهید:

• حقایق را از عقاید جدا کنید.
• فرآیندی که مشکل وجود دارد را تعیین کنید.
• سیاست ها و رویه های شرکت را تجزیه و تحلیل کنید.
• برای جمع آوری اطلاعات بیشتر با اعضای تیم درگیر بحث کنید.
• مشکل را با عبارات خاص تعریف کنید.
• تمام اطلاعات لازم برای حل مشکل را جمع آوری کنید.

هنگام تعریف یک مشکل، مطمئن شوید که در این مرحله به جای اینکه سعی کنید آن را بر اساس راه حل تعریف کنید، بر روی آن مشکل متمرکز بمانید. به عنوان مثال، “ما باید اسناد آموزشی را بازنویسی کنیم” به جای مشکل بر راه حل تمرکز می کند. در عوض، گفتن «اسناد آموزشی ناسازگار است» راه بهتری برای تعریف یک مشکل است.

بسته به پیچیدگی مشکل، ممکن است بخواهید از ابزارهایی مانند فلوچارت ها و نمودارهای علت و معلولی برای تعریف مشکل و علل ریشه ای آن استفاده کنید.

۲ . راه حل های جایگزین را شناسایی کنید.

طوفان فکری تمام راه های ممکن برای حل مشکل موجود. از همه افرادی که تحت تأثیر این مشکل هستند، پیشنهادات خود را دعوت کنید و با کسانی که ممکن است تجربه بیشتری در مورد نوع چالشی که شما تجربه می کنید، مشورت کنید. همچنین می‌توانید از نظرسنجی‌ها و گروه‌های بحث برای ایجاد ایده استفاده کنید.

هنگام بررسی گزینه های جایگزین، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

• هر جنبه ای را در نظر بگیرید که می تواند روند حل مشکل موجود را کند کند.
• اطمینان حاصل کنید که ایده های تولید شده با اهداف و مقاصد مرتبط مطابقت دارند.
• بررسی کنید که همه در فرآیند تولید ایده شرکت کنند.
• بین گزینه های کوتاه مدت و بلند مدت تمایز قائل شوید.

تمام راه حل های پیشنهادی را یادداشت کنید. شما باید حداقل پنج تا هشت عدد از آنها را برای هر مشکل داشته باشید.

۳ . راه حل ها را ارزیابی کنید.

هنگامی که فهرستی از گزینه ها را تهیه کردید، زمان ارزیابی آنها فرا می رسد. پیامدهای مثبت و منفی هر جایگزین تعریف شده در مرحله قبل را ارزیابی کنید. تجزیه و تحلیل و مقایسه همه گزینه ها از نظر منابع مورد نیاز برای اجرای آنها از جمله زمان، داده ها، پرسنل و بودجه.

۴ . راه حلی را انتخاب کنید.

پس از پایان فرآیند ارزیابی، راه حلی را انتخاب کنید که به احتمال زیاد مشکل را حل کند. در نظر بگیرید که یک راه حل تا چه حد اهداف زیر را برآورده می کند:

• بدون ایجاد مشکل دیگری مشکل را به آرامی حل می کند.
• برای همه دست اندرکاران قابل قبول است.
• عملی و آسان برای پیاده سازی است.
• با خط مشی ها و رویه های شرکت مطابقت دارد.

در هنگام انتخاب راه حل، مهم است که بخش اجرا را در نظر بگیرید. موارد زیر را تصمیم بگیرید:

• کارکنان مسئول اجرای راه حل
• نحوه اجرای راه حل توسط کارکنان
• مقدار زمان و منابع مورد نیاز

۵ . راه حل انتخاب شده را اجرا کنید.

مرحله بعدی شامل اجرای راه حل انتخابی است که معمولاً از شما می خواهد اقدامات زیر را انجام دهید:

• برای اجرای راه حل انتخابی، یک برنامه اقدام تهیه کنید.
• اهداف را تعریف کنید و آنها را به اهداف قابل اندازه گیری برای نظارت بر اجرا تفکیک کنید.
• تعیین جدول زمانی برای اجرا
• برنامه را به همه افراد درگیر انتقال دهید.
• کانال های بازخورد را برای استفاده در طول فرآیند ایجاد کنید.

۶ . نظارت بر پیشرفت و انجام تنظیمات داشته باشید.

اطمینان حاصل کنید که به طور مداوم پیشرفت را اندازه گیری کنید تا مطمئن شوید که راه حل شما کار می کند. داده ها و بازخورد دیگران را جمع آوری کنید تا تعیین کنید که آیا راه حل نیازهای آنها را برآورده می کند یا خیر. اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای رخ داد، ممکن است لازم باشد فرآیند را اصلاح کنید. اگر احساس می‌کنید راه‌حل طبق برنامه عمل نمی‌کند، ممکن است لازم باشد به راه‌حل‌های جایگزین خود بازگردید و یک طرح جدید را اجرا کنید.

مهارت های مهم حل مسئله که کارفرمایان به دنبال آن هستند چیست؟

بسیاری از کارفرمایان به دنبال کاندیداهایی با مهارت های حل مسئله عالی هستند. در اینجا برخی از مهم ترین مهارت های حل مسئله آورده شده است:

• گوش دادن: گوش دادن فعال به شما کمک می کند اطلاعات ارزشمندی را برای حل مسئله جمع آوری کنید. یک حل‌کننده خوب می‌تواند همه افراد درگیر را شناسایی کند، آنها را تشویق کند که درگیر شوند و فعالانه به نظرات مختلف گوش دهد تا مشکل، علت اصلی آن و راه‌حل‌های قابل اجرا را درک کند.
• تفکر تحلیلی: تفکر تحلیلی به شما کمک می کند تا یک مشکل و علل آن را تحقیق و درک کنید. توانایی برقراری رابطه علت و معلولی نیز در پیش بینی اثرات بلند مدت یک اقدام ضروری است. کسانی که مهارت های تحلیلی قوی دارند  می توانند اثربخشی راه حل های مختلف را ارزیابی کرده و بهترین راه حل را انتخاب کنند.
• خلاقیت: حل مسئله مستلزم ایجاد تعادل بین منطق و خلاقیت است. شما باید از خلاقیت خود برای پیدا کردن علت مشکل استفاده کنید. همچنین برای توسعه راه حل های نوآورانه نیاز به خلاقیت دارد. افراد خلاق دیدگاه های منحصر به فردی را به ارمغان می آورند و جهت جدیدی به شرکت می دهند.
• ارتباط: چه به دنبال راه حلی برای یک مشکل موجود باشید و چه می خواهید دیگران مسیر خاصی را دنبال کنند، باید بتوانید به طور موثر ارتباط برقرار کنید. ممکن است لازم باشد شخصاً، از طریق تلفن، از طریق پیامک یا از طریق ایمیل با دیگران صحبت کنید. همچنین ممکن است لازم باشد با افراد مختلف از جمله اعضای تیم، مشتریان و مدیران مکاتبه کنید. ارتباط موثر در کانال های مختلف به شما این امکان را می دهد که حلال مشکل خوبی باشید.
• تصمیم گیری: شما باید بتوانید تصمیم بگیرید که از چه روش هایی برای تحقیق در مورد مشکل استفاده کنید، از کدام راه حل ها استفاده کنید و چگونه راه حل را پیاده سازی کنید. تقریباً در هر مرحله از حل مسئله، شما باید تصمیم بگیرید.
• کار تیمی: حل مسئله مستلزم کار گروهی است. شما از مردم در مورد دیدگاه آنها در مورد مشکل سوال می کنید، آنها را در ایجاد راه حل های موثر مشارکت می دهید، بازخورد آنها را در مورد راه حل انتخابی جستجو می کنید و برای اجرای فرآیند به اعضای تیم تکیه می کنید. درگیر کردن و ایجاد انگیزه در تمام اعضای تیم برای حل موثر مشکل ضروری است.

مطالب مرتبط:  مهارت های سخت در مقابل مهارت های نرم

مهارت های حل مسئله را در رزومه خود برجسته کنید

نشان دادن مهارت های حل مسئله در رزومه می تواند به شما کمک کند تا از سایر نامزدها متمایز شوید.

می توانید مهارت های حل مسئله خود را در بخش مهارت ها یا دستاوردهای رزومه خود ذکر کنید. به جای اینکه به سادگی بنویسید که دارای مهارت های حل مسئله هستید، سعی کنید نشان دهید که چگونه از این مهارت ها برای حل مشکلات خاص در موقعیت های قبلی خود استفاده کرده اید. به مثال های زیر توجه کنید:

• کاهش ۴۰ درصدی موارد تخلفات ایمنی با نصب راهبردی نرده در کف تولیدی
• کاهش ۱۵ درصدی هزینه های نگهداری موجودی با استفاده از نرم افزارهای تخصصی
• «با مستندسازی فرآیند استاندارد و اسکریپت‌هایی برای پاسخگویی به سؤالات عمومی، رتبه‌بندی رضایت مشتری را ۲۵ درصد افزایش داد».

سعی کنید رزومه خود را طوری تنظیم کنید که مهارت های حل مسئله شما با شغلی که برای آن درخواست می کنید مطابقت داشته باشد. ایجاد یک رزومه مناسب می تواند به شما کمک کند تا توجه استخدام کننده یا مدیر استخدام را در حین بررسی رزومه شما جلب و حفظ کنید.