هدایای ویژه طراحی سایت

شناسایی ریسک چیست؟ تعریف و ابزار

وحید اکبری
بدون کامنت
بروزرسانی: ۲۷ شهریور, ۱۴۰۲

اگر این مقاله را دوست دارید، لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.

تکنیک‌های قوی مدیریت ریسک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با کمک به آنها ریسک‌ها را برای اهداف خود تحت کنترل نگه دارند. شناسایی ریسک بخش مهمی از این فرآیند کنترل است زیرا هرچه ریسک‌های بالقوه را بهتر شناسایی کنید، بهتر می‌توانید به آنها پاسخ دهید. اگر موقعیت شما شامل مدیریت ریسک است، ممکن است بخواهید روش های مختلف شناسایی و تعدیل ریسک های یک سازمان را بیاموزید.

در این مقاله از ایوسی، شناسایی ریسک و ابزارهای آن را مورد بحث قرار می دهیم تا به شما در درک بهتر این فرآیند کمک کند.

شناسایی ریسک چیست؟

شناسایی ریسک فرآیند ثبت هرگونه خطری است که می تواند یک سازمان یا برنامه را از رسیدن به هدف خود باز دارد. این اولین گام در فرآیند مدیریت ریسک است که برای کمک به شرکت‌ها در درک و برنامه‌ریزی ریسک‌های بالقوه طراحی شده است. نمونه هایی از خطرات عبارتند از سرقت، رکود کسب و کار، حوادث، دعوی قضایی یا نقض داده ها.

هنگامی که ریسک ها را شناسایی می کنید، به دنبال رویدادهایی باشید که ممکن است مانع از دستیابی پروژه به هدف خود شوند. منشا ریسک می تواند خود پروژه یا منابع خارجی باشد. چندین موقعیت وجود دارد که برای آنها ممکن است لازم باشد خطرات را شناسایی کنید، از جمله:

برای حمایت از یک تصمیم سرمایه گذاری
برای ارزیابی عدم قطعیت هزینه یا هزینه های عملیاتی
برای تجزیه و تحلیل گزینه های متعدد
برای تست یک برنامه قبل از دستیابی آن

مرتبط: مدیریت ریسک: راهنمای قطعی

چرا شناسایی ریسک مهم است؟

شناسایی ریسک به کسب و کارها اجازه می دهد تا برای رویدادهای مضر احتمالی آماده شوند و تأثیر آنها را قبل از وقوع به حداقل برسانند. این نه تنها شامل تعیین خطرات احتمالی، بلکه مستندسازی و به اشتراک گذاری آنها با ذینفعان است. این مستندات به عنوان شواهدی از استراتژی مدیریت ریسک شرکت عمل می کند.

راه های شناسایی ریسک های یک پروژه

در اینجا برخی از ابزارها و تکنیک های شناسایی ریسک برای شناسایی ریسک ها آورده شده است:

بررسی اسناد و مدارک

بررسی اسناد مرتبط با پروژه مانند فایل‌های پروژه، طرح‌ها و سایر اطلاعات یک روش رایج برای شناسایی ریسک‌ها است. این شامل مطالعه مستندات پروژه برای دقت، کامل بودن و سازگاری است. اطلاعات نادرست، ناقص یا گم شده و تناقضات می تواند نشان دهنده خطر باشد. برای مثال، می‌توانید یک خطای زمان‌بندی را کشف کنید که ممکن است بر زمانی که موجودی جدید شما به انبار شما می‌رسد تأثیر بگذارد.

فهرست اسنادی که می توانند در آن بررسی شرکت کنند عبارتند از:

طوفان فکری

طوفان فکری شامل جمع آوری گروهی از افراد برای صحبت در مورد پروژه است. شما موضوع بحث را ارائه می دهید، و همه می توانند دیدگاه خود را به اشتراک بگذارند. بحث در مورد چالش های احتمالی با سایر کارکنان، مدیران یا مدیران شرکت می تواند به شما در شناسایی ریسک ها کمک کند.

مصاحبه کردن

برای شناسایی ریسک ها می توانید با سهامداران، شرکت کنندگان پروژه یا کارشناسان مصاحبه کنید. برخلاف طوفان فکری، شما سوالاتی را درباره پروژه هدایت می‌کنید و معمولاً مصاحبه‌های تک به تک انجام می‌دهید. دو نوع مصاحبه وجود دارد:

مصاحبه ساختاریافته: شما لیست مشخصی از سوالاتی را که از قبل آماده کرده اید می پرسید.
مصاحبه بدون ساختار: شما در مورد موضوع بدون لیستی از سوالات از پیش تعریف شده بحث می کنید.

تحلیل SWOT

تجزیه و تحلیل SWOT نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای یک پروژه را تجزیه و تحلیل می کند. با درک مکان هایی که پروژه ممکن است آسیب پذیر باشد، می توانید خطرات بالقوه را کشف کرده و بر اساس آن برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که تامین کننده اصلی شرکت شما در منطقه ای قرار دارد که طوفان در آن رایج است، می توانید سعی کنید از سفارش های بزرگ در طول فصل طوفان اجتناب کنید یا با تامین کننده پشتیبان در منطقه دیگری تماس بگیرید.

بیشتر بخوانید: راهنمای تحلیل SWOT (به همراه مثال)

بررسی دلیل ریشه ای

تجزیه و تحلیل علت ریشه ای یک روش سیستماتیک است که می توانید از آن برای تعیین علت اصلی یک مشکل و ایجاد راهی برای رسیدگی به آن استفاده کنید. در اینجا مراحل اصلی برای انجام تجزیه و تحلیل علت ریشه ای وجود دارد:

مشکل را مشخص کنید.
داده ها را جمع آوری کنید.
عوامل علّی یعنی عواملی که منجر به موضوع شده اند را تعیین کنید.
تعریف کنید که کدام عوامل علت اصلی و کدام یک نشانه هستند.
اقداماتی را برای اصلاح مشکل شناسایی کنید.
راه حل هایی بیابید که می توانند مانع از تکرار مشکل شوند.
راه حل را اجرا کنید.

تحلیل علت ریشه ای ابزاری است که در صورت استفاده مکرر می تواند بهبود مستمر سازمان را ارتقا دهد.

بازخورد کارکنان

دیدگاه کارکنان از یک سازمان می تواند به شناسایی ریسک ها کمک کند، زیرا اغلب با دیدگاه مدیریت سطح بالا متفاوت است. به عنوان مثال، ممکن است به دلیل آموزش ناکافی روی دستگاه، خطر آسیب وجود داشته باشد. کارمندانی که از دستگاه استفاده می کنند ممکن است متوجه نیاز به آموزش اضافی قبل از سرپرستان خود شوند.

مرتبط: اهمیت دادن بازخورد سازنده به کارکنان (با مثال ها و نکات)

تحلیل فرضی

شما می توانید چندین فرض پروژه یا برنامه را شناسایی کنید. سپس، شما تعیین می کنید که آیا آنها معتبر هستند، به این معنی که آیا می توانید صحت آنها را ثابت کنید. ممکن است در حین تصمیم گیری برای پروژه خود چند بار حدس زده باشید. شاید شما فرض کرده اید که تامین کننده شما موجودی مورد نیاز شما را در انبار دارد یا اینکه انبار شما فضای کافی برای ذخیره محموله جدید شما دارد. این حدس ها را فرض می نامند. مفروضات نادرست یا ناسازگار می تواند خطراتی را برای پروژه ایجاد کند.

شما می توانید فرضیات را در طول چرخه عمر پروژه در سندی به نام گزارش فرضی ثبت و پیگیری کنید. هر عضو تیم پروژه مسئول جمع آوری اطلاعات برای تایید یک یا چند فرض است.

ثبت ریسک

ثبت ریسک سندی است که می توانید به طور منظم در طول چرخه عمر پروژه آن را به روز کنید. آن شامل:

خطرات
علل ریشه ای خطرات
پاسخ های بالقوه
دسته های خطر به روز شده

تحلیل مونت کارلو

این یک تکنیک مدل‌سازی ریاضی است که به تعیین احتمال و تأثیر یک ریسک بالقوه کمک می‌کند. هدف از تجزیه و تحلیل مونت کارلو مشاهده این است که اگر پروژه طبق زمان برنامه ریزی شده و برنامه ریزی شده با استفاده از یک کامپیوتر برای اجرای شبیه سازی های بی شمار پیش نرود، چه اتفاقی می افتد.

کامپیوتر با استفاده از اعداد متناسب با معیارهای از پیش تعیین شده، موقعیت‌های مختلف را با هزینه و زمان‌بندی متفاوت شبیه‌سازی می‌کند تا شانس تکمیل یک پروژه را برای یک هزینه خاص و در یک تاریخ خاص مشخص کند.

درخت تصمیم

درخت تصمیم، نموداری است که می‌توانید برای شفاف‌سازی و حل مسئله از آن استفاده کنید. چندین رویداد احتمالی آینده را در نظر می گیرد و آنها را در یک نقطه از زمان تجزیه و تحلیل می کند، و به شما کمک می کند تا جایگزین های مختلفی را که یک تصمیم می تواند منجر به آنها شود کشف کنید. هر شاخه در درخت تصمیم نشان دهنده یک تصمیم یا رویداد احتمالی است در حالی که برگ ها نتایج احتمالی را به تصویر می کشند. درخت تصمیم به شما اجازه می دهد تا رابطه بین رویدادهای مختلف را تجسم کنید و مزایا و معایب احتمالی را قبل از تصمیم گیری در نظر بگیرید.

چرخه حیات شناسایی ریسک چیست؟

چرخه حیات شناسایی ریسک توصیفی از فعالیت هایی است که باید انجام داد و ابزارهایی برای استفاده در اولین مرحله مدیریت ریسک. ریسک عبارت است از عدم قطعیت مرتبط با موفقیت پروژه. راهنماهای مدیر پروژه معمولاً یک روش ساختاریافته برای مدیریت ریسک پیشنهاد می کنند. شناسایی ریسک همچنین می تواند از ساختاری بهره مند شود که به مدیران پروژه کمک می کند تا تصمیم بگیرند از چه ابزاری و چه زمانی استفاده کنند. چرخه شناسایی ریسک مراحلی از فرآیند را تعریف می کند. چرخه حیات شناسایی ریسک به مدیران پروژه در تصمیم گیری کمک می کند.

در اینجا مراحل چرخه حیات شناسایی ریسک آمده است:

۱. بیانیه ریسک

فرآیند شناسایی ریسک مستلزم تعیین فهرست ریسک ها به صورت تدریجی و توصیف آنها است. وقتی اطلاعات را یادداشت می کنید، به آن بیانیه ریسک می گویند. یک بیانیه ریسک توصیف می کند که چه اتفاقی می افتد، چرا اتفاق می افتد، در چه بازه زمانی ممکن است رخ دهد و تأثیر بالقوه آن بر هدف. همچنین اگر ماهیت خطرات را مشخص کنید، بهتر است.

۲. شناسایی اولیه

مرحله شناسایی اولیه شامل پاسخ دادن به دو سوال است:

چرا و چرا نه؟ می توانید با تحلیل SWOT به این سوال پاسخ دهید.
قبلا کجا دیدی؟ برای پاسخ به این سوال، می توانید پروژه های فعلی را با پروژه های گذشته مقایسه کنید و سعی کنید از تجربیات قبلی درس بگیرید.

۳. شناسایی دقیق

هدف این مرحله بررسی عمیق‌تر خطراتی است که در مراحل اول شناسایی کردید. چهار ابزار می توانند به شما در انجام این کار کمک کنند:

طوفان فکری
مصاحبه کردن
بررسی اسناد
تحلیل مفروضات

مطالب مرتبط: نحوه انجام تجزیه و تحلیل ریسک

۴. بررسی متقاطع خارجی

اکنون که لیستی از ریسک ها را بر اساس ایده ها و دانش تیم پروژه خود جمع آوری کرده اید، زمان آن رسیده که لیست خود را گسترش دهید. بررسی متقاطع خارجی مرحله ای است که می تواند به شما کمک کند تا دریابید که آیا اطلاعات مربوطه در خارج از پروژه در دسترس است یا خیر. در اینجا دو ابزار وجود دارد که می توانند به شما در انجام بررسی متقاطع خارجی کمک کنند: چک لیست ها و دسته ها.

چک لیست ها لیستی از ریسک های استاندارد صنعت، علل و پیامدهای معمول آن ها هستند. آنها معمولاً راه حل های ممکن را نیز ارائه می دهند.
دسته بندی ها لیستی از خطرات هستند که توسط گروه هایی سازماندهی شده اند که می توانند شامل زیرمجموعه ها باشند. نمونه ای از روشی برای ایجاد دسته بندی “ساختار شکست ریسک” یا RBS است. با این رویکرد، هر ریسک را در یک دسته قرار می دهید. نمونه هایی از دسته بندی ها عبارتند از فنی، عملیات، بازار و برنامه ریزی. سپس هر دسته را بیشتر تقسیم می کنید.

۵. بررسی متقاطع داخلی

اولین مرحله بررسی متقاطع داخلی، نگاشت به یک ساختار شکست کار یا WBS، یک سند پروژه است که مراحل مورد نیاز برای تکمیل پروژه را فهرست می کند. هنگامی که خطرات را شناسایی می کنید، ابتدا مشخص کنید کدام عنصر WBS با خطر از لیست شما مرتبط است. به عنوان مثال، اگر تیم تبلیغاتی شما در حال ایجاد یک برچسب جدید است، تاخیر احتمالی ممکن است بر زمانی که بتوانید محصولات خود را ارسال کنید، تأثیر بگذارد.

۶. نهایی شدن بیانیه

برای نهایی کردن بیانیه ریسک، گام بعدی این است که تعیین کنید آیا عناصر گمشده وجود دارد یا خیر. سند را دوباره بخوانید و برای صحت اظهارات را دوباره بررسی کنید. ممکن است مفید باشد که چند عضو تیم دیگر نیز بیانیه را بخوانند.

مقالات مرتبط بیشتر: