اهمیت دادن بازخورد سازنده به کارکنان (با مثال ها و نکات)

کارکنان باید از عملکرد، انتظارات شرکت، اهداف و زمینه های بهبود آگاه باشند. رهبران می توانند با ارائه بازخورد، کارکنان خود را از این اطلاعات مهم آگاه کنند. و راه های مناسبی برای ارائه بازخورد کارکنان وجود دارد که می تواند به نتایج موثر کمک کند. در این مقاله، چرایی اهمیت بازخورد کارکنان، انواع بازخورد کارکنان، نحوه ارائه بازخورد و مثال‌هایی را مورد بحث قرار خواهیم داد.

چرا بازخورد کارکنان مهم است؟

بازخورد سازنده یکی از مهمترین چیزهایی است که یک مدیر می تواند به کارکنان خود ارائه دهد. بازخورد نه تنها برای موفقیت و عملکرد کارکنان ضروری است، بلکه برای موفقیت سازمان یا شرکت شما نیز مهم است. در اینجا چند دلیل وجود دارد که چرا بازخورد کارکنان مهم است:

عملکرد را افزایش می دهد

بیشتر کارمندان احتمالاً نمی دانند که چگونه عمل می کنند، مگر اینکه مدیران درباره عملکردشان به آنها بازخورد بدهند. اگر کارکنان بدانند که مطابق با استانداردهای سازمان نیست، احتمالاً عملکرد خود را تصحیح خواهند کرد یا اگر بخواهند از استانداردهای سازمانی فراتر بروند، عملکرد خود را افزایش خواهند داد.

انتظارات را روشن می کند

هنگامی که انتظارات به وضوح از طریق بازخورد کارمندان منتقل می شود، یک کارمند دقیقاً متوجه می شود که کار او چگونه باید اجرا شود و چه زمانی وظایف خاص باید تکمیل شود. این کار استرس کلی کارکنان را کاهش می دهد و جهت یا جهت گیری مجدد مورد نیاز را برای کارکنان فراهم می کند.

اعتماد به نفس ایجاد می کند

بازخورد سازنده شامل بازخورد مثبت است و کارکنانی که بازخورد مثبت دریافت می کنند شروع به ایجاد اعتماد در مورد موقعیت شغلی و وظایف خود می کنند.

رهبری را بهبود می بخشد

مدیرانی که بازخورد ارائه می‌کنند، کنترل بیشتری بر نتایج توسعه کارکنان احساس می‌کنند و تمایل بیشتری به آموزش کارکنان خود و بررسی پیشرفت آنها در کارها یا پروژه‌ها با آنها خواهند داشت.

وفاداری کارکنان را ترویج می کند

ارائه بازخورد به کارمندان به روشی مؤثر به آنها کمک می کند تا در نقش ها و موقعیت های خود در شرکت احساس حمایت کنند. کارمندانی که احساس می‌کنند توسط مدیریت حمایت می‌شوند، کمتر به دنبال کار در جاهای دیگر هستند. این باعث صرفه جویی در زمان و هزینه شرکت می شود که اغلب برای استخدام و آموزش کارکنان جدید صرف می شود.

مطالب مرتبط: ۲۵۰ عبارت برتر ارزیابی کارکنان که می توانید برای بازخورد موثر استفاده کنید

انواع بازخورد کارکنان

هر نوع بازخورد کارکنان هدف منحصر به فردی را دنبال می کند که می تواند برای کارمندان شما مفید باشد. چهار نوع بازخورد سازنده در محل کار وجود دارد که باید به طور عینی داده شود. در اینجا چهار نوع بازخورد سازنده آورده شده است:

• بازخورد منفی
• بازخورد مثبت
• بازخورد منفی
• بازخورد مثبت

بازخورد منفی

بازخورد منفی شبیه به انتقاد است اما مشابه انتقاد نیست (بازخورد مخرب). می توان بازخورد منفی را به شیوه ای سازنده داد که به نفع کارمند دریافت کننده آن باشد. اساس این نوع بازخورد تمرکز بر مواردی است که ممکن است در گذشته اتفاق افتاده باشد و نادرست بوده یا مطابق با استانداردهای شرکت نباشد.

شما باید یک ارزیابی از این موارد ارائه دهید تا از تکرار آنها در آینده جلوگیری کنید. بازخورد منفی تکرار وظایف نادرست را کاهش می‌دهد و به شما و کارمندتان کمک می‌کند تا روی انجام کارها به مؤثرترین روش‌ها تمرکز کنید.

مطالب مرتبط: حلقه بازخورد منفی چیست؟

بازخورد مثبت

بازخورد مثبت باید بر چیزهای خوب مانند رفتار خوب و انجام موفقیت‌آمیز وظایف یا اهدافی که در گذشته اتفاق افتاده و شایسته ستایش هستند متمرکز شود. این نوع بازخورد باید زمانی ارائه شود که لازم باشد یا با بازخورد منفی متعادل شود.

به این ترتیب از بازخورد مثبت بیش از حد استفاده نمی شود و کارمندان مجبور نیستند بار بازخورد منفی را به تنهایی به دوش بکشند. بهترین راه برای ارائه بازخورد مثبت این است که این کار را با استفاده از داده ها و اطلاعات دقیق برای پشتیبان گیری از بازخوردهایی که در نحوه کار آنها ارائه می دهید انجام دهید.

بازخورد منفی

این نوع بازخورد بر این تمرکز دارد که چه رفتارها یا اعمالی باید در آینده متوقف شوند. این به کارمندان کمک می کند تا زمان صرف شده برای انجام کارهایی را که منجر به نتیجه نمی شود به حداقل برسانند.

بازخورد مثبت

بازخورد مثبت بر رفتارها یا اعمالی متمرکز است که دوست دارید کارمندانتان در آینده ادامه دهند. این بازخورد همچنین باید دارای داده هایی برای پشتیبان گیری از ادعاهای شما باشد. به این ترتیب کارمندان شما می توانند به طور دقیق مزایای کارهای موثری را که انجام می دهند ببینند و در آینده نیز به احتمال زیاد به انجام آن ها ادامه خواهند داد.

نحوه ارائه بازخورد موثر

قبل از ارائه بازخورد سازنده باید عوامل زیادی را در نظر بگیرید. در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید بازخورد مؤثری را به کارمندان خود ارائه دهید:

۱. زمان خود را در نظر بگیرید

هنگام ارائه بازخورد مؤثر، باید زمان را در نظر بگیرید. اگر کارمند شما ذهنیت خوبی ندارد یا اگر ذهنیت خوبی ندارید، ارائه بازخورد باید برای تاریخ آینده تنظیم شود که خلق و خوی خنثی تر باشد.

انتظار تا زمانی که خلق و خوی خنثی شود، محیط مساعدتری را برای تقویت یا هدایت مجدد کارکنان با استفاده از بازخورد سازنده فراهم می کند.

۲. آماده باشید

قبل از ارائه بازخورد باید برای هر کارمندی آماده شوید. بسته به بازخوردی که باید ارائه دهید، احتمالاً نحوه برخورد شما با هر فرد کمی متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال، ممکن است سعی کنید هدف بازخورد خود و اینکه مایلید نتیجه هر کارمند چه باشد را بنویسید.

هنگامی که کارمندان خود را آماده می کنید، با توجه به میزان اطلاعاتی که در مورد کارشان به آنها ارائه می دهید، متوجه خواهند شد. این به آنها کمک می کند تا از بازخوردها به روش های مؤثر استفاده کنند.

۳. مثال های مشخصی ارائه دهید

بازخورد موثر باید با مثال های خاص ارائه شود. کارمندان شما می خواهند بدانند که دقیقا چه کاری را درست انجام داده اند یا چه کاری را اشتباه انجام داده اند تا این رفتار را تکرار کنند یا در آینده آن رفتار را بهبود بخشند.

۴. اخلاص را پرورش دهید

بازخوردی که ارائه می کنید باید صادقانه و واقعی باشد. شما می خواهید کاری کنید که کارمند با دریافت بازخورد از شما احساس راحتی کند. این بدان معنی است که شما با نشان دادن اینکه به موفقیت آنها در محل کار خود اهمیت می دهید، اخلاص را پرورش می دهید.

۵. بازخورد را عملی کنید

هنگام ارائه بازخورد به کارکنان، ارائه اطلاعات یک مرحله مهم است، اما باید بازخورد را نیز قابل اجرا کنید. هدف این است که از انتقاد شخصی در مورد چیزهایی که کارکنان شما نمی توانند تغییر دهند اجتناب کنید. بازخورد باید انگیزشی باشد و بر کارهایی که کارمندان شما می توانند برای رسیدن به اهدافشان انجام دهند تمرکز کند.

بیشتر بخوانید: راهنمای ارائه بازخورد به کارکنان

نمونه هایی از بازخورد کارکنان

هنگامی که بازخورد به صورت حرفه ای انجام شود، می تواند تفاوت مثبتی در تیم شما ایجاد کند. بازخورد باید مستقیم، مستقیم، راه حل محور و مثبت باشد. در اینجا چند نمونه خوب از بازخورد موثر کارکنان آورده شده است:

مثال: «نسبت بسته شدن شما از ۲۰ درصد به ۴۵ درصد در دو ماه گذشته بهبود یافته است و ما همچنین متوجه شده‌ایم که مشتریان شما از مهارت‌های عالی خدمات مشتری شما بسیار قدردان هستند. ما همچنین از کار عالی شما به عنوان یک فروشنده قدردانی می کنیم. به بستن فروش و ارائه خدمات عالی به مشتریان خود ادامه دهید.»

نکته: اطمینان حاصل کنید که بازخورد مثبت شما خاص است و داده های مرتبط را در اختیار کارمندان خود قرار دهید تا دیدی قابل اندازه گیری از پیشرفت خود به آنها ارائه دهید.

مثال: «تحقیقات بازار شما جامع و کارآمد است، اما ما متوجه شده‌ایم که ارائه‌های شما آنطور که می‌خواهیم واضح نیستند. به جای ارائه تمام اطلاعات در یک اسلاید، سعی کنید از فهرست‌های گلوله‌دار، نمودارها و سایر تصاویر بصری استفاده کنید تا ارائه‌های خود را برای خواندن و درک آسان‌تر کنید.

نکته: اگر کارمندان شما در مورد کار دیگری که در ابتدا به خوبی انجام می‌دهند تعریف کنید، احساس تدافعی کمتری نسبت به بازخورد منفی خواهند داشت. هدف این است که آنها را تشویق کنیم تا پیشرفت کنند به جای اینکه بگوییم در چندین جنبه از کارشان خوب نیستند.

مثال: “در حالی که من از سرعت اجرای پروژه های خود قدردانی می کنم، اما همه چیزهایی که در پروژه گنجانده شده است باید تا حد امکان کارآمد باشد. می‌خواهم شما را تشویق کنم که پس از تکمیل پروژه، مدتی را برای تصحیح و دوبار ویرایش همه اطلاعات صرف کنید تا مطمئن شوید که چیزی از دست نمی‌رود.»

نکته: وقتی بازخورد را به این شکل بیان می‌کنید، یک استاندارد و انتظار ایجاد می‌کند که همه کارهای آینده باید قبل از اینکه کامل تلقی شوند، بازبینی شوند. این همچنین به کارمند شما می‌دهد تا برای دفعه بعد، عملی را انجام دهد تا انتظارات شما را برآورده کند.

مثال: «دیروز وقتی تیم خود را جمع کردید و از آنها خواستید که برای XYZ ایده‌هایی داشته باشند، کار شگفت‌انگیزی انجام دادید. کاری کردید که تیم خود احساس کند در این فرآیند مشارکت دارد. من همچنین از روشی که از همه سؤالات مربوط به تخصص خاص آنها پرسیدید قدردانی کردم. شما یک نمونه عالی از کار تیمی را نشان دادید که یکی از ارزش های اصلی ما در شرکت ABC است. به خوبی انجام شد.”

نکته: این بازخورد مثبت نمونه خاصی را در اختیار کارمندان قرار می دهد که نشان می دهد چگونه از کار گروهی به طور مؤثر و مطابق با ترجیحات شرکت استفاده کرده اند. این بازخورد به کارمند شما کمک می کند تا در توانایی های رهبری خود اعتماد به نفس ایجاد کند و اگر به این روش بازخورد داده شود، احتمالاً با تیم خود به خوبی کار خواهند کرد.